Đơn vị: % ST T Căn cứ Khơng sử dụng Rất ít Khá thường xun Thường xun Rất thường xun
1 Nhu cầu nhân lực của công ty 0 0 0 28,6 71,4
2 Thực trạng đội ngũ hiện có 0 0 14,3 28,6 57,1
3 Kết quả phân tích cơng việc 0 0 28,6 28,6 42,8
Phòng TCNS dựa trên mục tiêu, kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Phịng TCNS kết hợp với các phòng ban khác, tiến hành đánh giá đội ngũ nhân lực hiện có và xác định nhu cầu nhân lực cần có để thực hiện các kế hoạch, yêu cầu của hoạt động SXKD. Từ đó cân đối số lao động cần bổ sung, tổng hợp trình giám đốc phê duyệt. Công việc này thường được thực hiện cuối năm, khi lập kế hoạch cho năm sau. Đây cũng là thời điểm để chuẩn bị ứng phó cho sự biến động nhân lực đầu năm
Bên cạnh đó, mỗi phịng ban có thể dựa vào tình hình nhân lực của phịng ban tại mỗi thời điểm, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng được hết khối lượng cơng việc thì trưởng phịng gửi đề nghị tuyển thêm nhân viên tới phòng TCNS (Xem phụ lục 05).
* Tiêu chuẩn tuyển dụng
Dựa trên kết quả của phân tích cơng việc từ bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn từng công việc cụ thể của từng vị trí, nhân viên tuyển dụng sẽ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng cho từng vị trí. Có thang điểm từ 1,2,3,4,5 cơng khai cho mỗi tiêu chí tuyển dụng.
- Ngoại hình, tác phong, giao tiếp, tính cách, thái độ - Ngoại ngữ, năng lực và kiến thức.
- Khả năng thích nghi
- Kỹ năng cá nhân khác (quản lý lãnh đạo) - Kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ.
- Kiến thức, kỹ năng khác: Tinh thần hợp tác, giải quyết vấn đề, kỹ năng thích ứng , nắm bắt cơng việc, phân tích thơng tin…
Như vậy việc xác định nhu cầu nhân lực của cơng ty xuất phát từ cả hai phía Ban giám đốc do phịng TCNS đảm nhận và từ phía các phịng ban. Điều này tăng tính linh hoạt trong việc xác định nhu cầu nhân lực, các phịng ban khơng bị gị bó về nhân lực khi số lượng cơng việc quá tải. Mặc dù bộ phận tuyển dụng nhìn nhận được chính xác tính chất cơng việc để đưa ra các tiêu chuẩn phù hợp nhất. Tuy nhiên các tiêu chuẩn tuyển dụng về chuyên môn, kỹ năng, thái độ…chưa được cụ thể hóa dựa trên cách đưa ra các định nghĩa, giải thích cụ thể cho từng tiêu chuẩn ứng với mỗi thang điểm. Ngồi ra, cơng tác xác định nhu cầu tuyển dụng chỉ dự đoán được thời điểm nhân lực biến động do có sự biến động theo chu kỳ nhưng khơng thể dự đốn được số lượng bao nhiêu để chuẩn bị phương án đối phó.
Phương án tuyển dụng : Cơng ty Cổ phần Tập đồn Thăng Long thường sử dụng phương án tuyển dụng qua phỏng vấn trực tiếp. Khi cơng ty có nhu cầu tuyển nhân sự cấp cao sẽ tiến hành hai vịng phỏng vấn : Vịng 1 có sự tham gia của chuyên viên tuyển dụng và trưởng phòng nhân sự, qua vịng 1 ứng viên sẽ có phỏng vấn ngắn với trưởng bộ phận công ty trong 10-20 phút. Tuyển nhân sự cấp thấp chỉ cần một vòng phỏng vấn trực tiếp với chuyên viên tuyển dụng hoặc có cả trưởng phịng nhân sự. Căn cứ trên số lượng, chất lượng của các ứng viên phịng Hành Chính phối hợp cùng với các phòng ban chuẩn bị nội dung cho việc thi tuyển nhân sự theo một số hoặc tất cả các phương thức thi tuyển sau đây:
+ Tuyển qua hồ sơ (lao động đơn giản: Tạp vụ, lao công, bảo vệ, công nhân..) + Kiểm tra kiến thức tay nghề.
+ Kiểm tra kỹ năng, trình độ chun mơn.
+ Phỏng vấn: Là hình thức cuối cùng và bắt buộc tất cả các vị trí (trừ lao động đơn giản) Thành lập hội đồng tuyển dụng có thể từ một đến bốn người gồm: Trưởng phịng Hành Chính, chuyên viên tuyển dụng, trưởng bộ phận cần nhân sự, thư ký hỗ trợ.
Kế hoạch từng bước khi tiến hành tuyển dụng được nêu ra cụ thể, chi tiết. Ngân sách tuyển dụng: Khơng q tốn kém vì cơng ty sử dụng phương thức truyền thông tuyển mộ qua web công ty, các web đăng tuyển việc làm miễn phí hoặc có phí thì cũng khơng q nhiều, qua sự giới thiệu của bạn bè, hay phát tờ rơi. Công ty khơng bị mất phí cho việc thuê trung gian tuyển ứng viên hay thuê địa điểm phỏng vấn.
Bảng 3.2 Thống kê về chi phí tuyển dụng Cổ phần Tập đồn Thăng Long
STT Năm 2012 2013 2014
1 Số lượng tuyển dụng (người) 15 17 13
2 Chi phí tuyển dụng (triệu đồng) 3,4 5,1 6
3 Chi phí tuyển dụng 1 người 0,226 0,3 0,46
(Nguồn: Phịng TC-HC))
Năm 2012, 2013 và 2014 chi phí tuyển dụng cũng chỉ ở mức ngang nhau. Hàng năm công ty cũng tuyển thêm nhân viên kĩ thuật, nhân viên cơ khí và nhân viên văn phịng họ cũng là ứng viên dễ kiếm, chỉ cần truyền thơng trên các web là có thể dễ dàng tiếp cận được.
3.3.2. Thực trạng xác định nguồn tuyển mộ và thông báo tuyển dụng tại cơng ty
Căn cứ vào vị trí tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng tiến hành xác định nguồn tuyển mộ trước khi đăng thơng báo tuyển dụng nhân lực. Có 2 nguồn tuyển mộ chính mà cơng ty áp dụng là nguồn tuyển mộ bên trong và nguồn tuyển mộ bên ngồi. Trong đó:
Nguồn bên trong: Là những người đang làm việc tại công ty. Công ty sử dụng nguồn này rất ít và chủ yếu để sử dụng tuyển những vị trí quan trọng trong cơng ty như trưởng phịng, phó phịng của các phịng ban trong công ty, hoặc các chức vị giám đốc bị thiếu. Năm 2013, công ty tiến hành bổ nhiệm 2 vị trí phó giám đốc, 1 kế tốn trưởng và 1 phó phịng vật tư bằng hình thức thăng tiến trong nội bộ công ty.
Nguồn bên ngồi là nguồn tuyển mộ chủ yếu của cơng ty. Trong đó những ứng viên từ sự giới thiệu của nhân viên và ứng viên tự nộp đơn.
* Hình thức tuyển dụng
Phương thức truyền thông tại Cơng ty Cổ Phần Tập đồn Xây dựng Thăng Long chủ yếu là qua mục tuyển dụng của web http://thanglongtci.vn/ các website việc làm (hn.vieclam.24h.com, vietnamwork.com) hoặc qua sự giới thiệu của người quen. Với nhân sự ở vị trí cấp quản lý cần có ngân sách hỗ trợ để thúc đẩy nhanh chóng tìm kiếm ứng viên, cơng ty sẽ sử dụng thêm dịch vụ từ bên ngoài từ các sàn giao dịch việc làm uy tín. Thực hiện điều tra nhân sự đang làm việc tại số lượng nhân sự biết đến thông tin tuyển dụng qua các phương tiện truyền thông tuyển mộ được thống kê theo bảng như sau
Bảng 3.3: Phương tiện truyền thông tuyển mộ Công ty
STT Phương tiện truyền thông Số người biết thông tin tuyển dụng Tỷ lệ (%)
1 Báo giấy 2 8
2 Website việc làm 7 28
3 Facebook 3 12
4 Tờ rơi dán trên bảng tin 1 4
5 Website công ty 5 20
6 Người thân, bạn bè 7 28
Tổng 25 100
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm
Công ty sử dụng đa dạng phương thức truyền thông tuyển mộ: báo giấy, web việc làm, web công ty, facebook , tờ rơi, người thân, bạn bè. Như vậy, nguồn ứng viên tiếp cận thông tin tuyển dụng chỉ qua một số phương tiện quen thuộc. Hoạt động truyền thông thành công khi số lượng ứng viên ứng tuyển biết đến nhu cầu nhân sự chủ yếu thông qua
web công ty. Nhưng khơng phải vì thế mà cơng ty xem nhẹ khi sử dụng các phương tiện truyền thông khác.
Hoạt động truyền thông tuyển mộ của Công ty Cổ Phần Tập đồn xây dựng Thăng Long khơng chỉ dừng lại ở việc chờ đợi ứng viên nộp hồ sơ mà chính cán bộ phụ trách tuyển dụng nhân lực phải chủ động tìm kiếm ứng viên đã có hồ sơ ứng tuyển trên các web việc làm để thu thập được danh sách các ứng viên tiềm năng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu bổ sung gấp nhân sự của công ty.
* Thông báo tuyển dụng
Thiết kế thông báo tuyển dụng được coi là bước quan trọng để đảm bảo thu hút sự quan tâm của ứng viên. Thông báo tuyển dụng của Cơng ty Cổ Phần Tập đồn Xây dựng Thăng Long thường bao gồm các nội dung chính sau:
- Thơng tin về cơng ty; vị trí tuyển dụng, số lượng, mức lương. - Yêu cầu về điều kiện tiếp nhận như bằng cấp, giới tính, độ tuổi. - Quy định về các tài liệu cần có trong hồ sơ.
- Địa chỉ nộp hồ sơ và số điện thoại liên lạc.
Nguồn: Kết quả nghiên cứu của sinh viên
Có thể thấy, thơng báo tuyển dụng của cơng ty cịn đơn giản, chưa cung cấp đầy đủ thông tin cho các ứng viên, tiêu chuẩn tuyển dụng không rõ ràng. Điều kiện làm việc, địa điểm làm việc, thời gian chưa cụ thể rõ ràng hoặc không được đề cập. Theo điều tra, phần lớn các ứng viên được tuyển dụng đều đánh giá mức độ cung cấp thông tin trong thông báo tuyển dụng ở mức trung bình (30%) và kém (26%), chưa đáp ứng được hết nhu cầu
HỘP 3.1: THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
Do yêu cầu công việc, trong tháng 10/2012, Công ty chúng tơi cần tuyển dụng vị trí sau:
*Vị trí tuyển dụng: Kỹ sư xây dựng *Số lượng: 02
*Địa điểm làm viêc: Các cơng trường tồn quốc *u cầu:
-Tốt nghiệp đại học ngành có liên quan
- ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong ngành thi cơng giám sát thi cơng thủy lợi - Có khả năng lập Kế hoạch và biện pháp thi cơng, lập dự tốn thi cơng, kiểm tra
- Có khả năng lập bản tổng hợp vật tư, tiến độ cung cấp vật tư, kiểm sốt vật tư, nhân lực thực hiện thi cơng tại hiện trường.
- Nắm vững quy trình thi cơng, quy trình quản lý chất lượng, nghiệm thu thanh quyết tốn cơng trình
hiểu biết của ứng viên, các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, mơ tả cơng việc của vị trí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng chưa cung cấp cụ thể, rõ ràng.
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm
Hình 3.2. Mức độ cung cấp thơng tin của thông báo tuyển dụng3.3.3. Thực trạng thu nhận và xử lý hồ sơ tại công ty 3.3.3. Thực trạng thu nhận và xử lý hồ sơ tại công ty
*Việc thu hồ sơ dưới hai hình thức: - Trực tiếp tại văn phòng gồm các giấy tờ: + Đơn xin tuyển dụng
+ CV hoặc bản khai lý lịch có chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phương, thị trấn. + Giấy chứng nhận sức khỏe cơ sở y tế cấp
+ Các chứng chỉ, bằng tốt nghiệp các trình độ chun mơn, nghiệp vụ, các kỹ năng cần thiết của người lao động.
* Qua thư điện tử: các ứng viên sẽ gửi hồ sơ trực tuyến qua hòm thư emai nhansuthanglong2011@gmail.com.
*Xử lý hồ sơ bằng cách nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc cần tuyển dụng để đảm bảo ứng viên phù hợp với yêu cầu. Sau đó, chuyên viên tuyển dụng lên danh sách ứng viên tham gia vòng phỏng vấn. Tiến hành lên lịch và tạo cuộc hẹn phỏng vấn với các ứng viên.
Để tránh việc bỏ sót hồ sơ ứng viên cơng ty thu hồ sơ dưới hai hình thức trực tiếp và qua thư điện tử. Bằng cách này, công ty nhận được hồ sơ của các ứng viên cả ở gần và ở xa, rút ngắn thời gian tiếp cận các đơn ứng cử. Hơn nữa, nhận hồ sơ ứng viên qua thư điện tử có số lượng nhiều, tiện lợi cho cách quản lý và cập nhật hồ sơ ứng viên. Từ số liệu của phiếu điều tra cho thấy có đến 72% hài lịng với các yêu cầu về cách thức thu nhận cũng như giấy tờ cần thiết. Theo họ sự đơn giản gọn nhẹ này giúp tiết kiệm thời gian của ứng viên và cũng làm ứng viên cảm thấy muốn nộp đơn ứng tuyển hơn.
3.3.4. Thực trạng thi tuyển và phỏng vấn tại cơng ty
Hiện tại các hình thức thi tuyển cơng ty áp dụng cho khối văn phòng là thi tự luận và thi trắc nghiệm (phụ lục 06). Địa điểm tổ chức tại phịng họp của cơng ty. Thời gian thi khoảng từ 20 - 30 phút. Nội dung dung của phiếu trắc nghiệm là những câu hỏi trả lời nhanh để kiểm tra về chuyên môn cơ bản, kỹ năng về máy tính, kiểm tra sự hiểu biết của các ứng viên về công ty. Theo điều tra của NV trog công ty, 46% nhân viên tham gia hình thức thi trắc nghiệm và 34% tham gia hình thức thi có trắc nghiệm và tự luận, số nhân viên tham gia thi tự luận chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ 4% .
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm
Hình 3.3. Ý kiến của nhân viên về hình thức thi tuyển tại cơng ty Cổ phần Tập đồn Xây dựng Thăng Long
Hình thức thi trắc nghiệm được cơng ty áp dụng chủ yếu. Thi tự luận riêng rất ít khi được áp dụng mà thường được kết hợp trong phiếu trắc nghiệm với một vài câu hỏi tự luận ngắn để đánh giá hiểu biết của ứng viên về cơng ty. Ứng viên nhận kết quả để biết có được phỏng vấn hay khơng trong khoảng 20 phút.
Thi tuyển có thể được để phân loại ứng viên, loại bỏ thêm những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. Tuy nhiên, cán bộ tuyển dụng là người đánh giá bài thi theo đáp án có sẵn với thời gian đánh giá bài ngắn, sẽ dẫn đến trường hợp loại những ứng viên có tiềm năng vượt trội trong các lĩnh vực khác, ứng viên có chun mơn sâu nhưng có kiến thức về xã hội, về công ty bị hạn chế. Nội dung của bài thi mới chỉ tập trung kiểm tra vào những chuyên môn, kiến thức cơ bản, cần thiết cho vị trí cơng việc tuyển dụng và sự hiểu biết của ứng viên về công ty. Chưa đề cập đến các câu hỏi kiểm tra các chỉ số IQ, trắc nghiệm cá tính, sở thích, trắc nghiệm tính trung thực.
* Phỏng vấn
Hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc cần tuyển, dựa vào bài thi tuyển, các ghi chú về hồ sơ của ứng viên để đặt câu hỏi cho từng ứng viên. Hội đồng tiến
hành phỏng vấn ở cấp độ chuyên sâu, các câu hỏi phỏng vấn đưa ra để tìm hiểu và rõ các ứng viên về nhiều phương diện như mức độ chun mơn, kiến thức, tính cách, các khả năng giao tiếp, hịa đồng, thích nghi… của ứng viên.
Phỏng vấn chuyên sâu được công ty luôn được công ty áp dụng thường xuyên. Nhưng bên cạnh đó, cơng ty cũng tiến hành tổ chức phỏng vấn sơ bộ trực tiếp ứng viên, tuy nhiên tần suất áp dụng rất ít, tỷ lệ nhân viên đã tham gia hình thức phỏng vấn sơ bộ chỉ chiếm 12% (Xem hình 3.3). Các ứng viên không tham gia thi tuyển sẽ được phỏng vấn sơ bộ. Công ty sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp sẽ kiểm tra được trực diện ứng viên và khẳng định rõ ràng hơn chuyên môn, khả năng ứng xử, giao tiếp của ứng viên. Ngoài ra với phỏng vấn trực tiếp cịn cho ứng viên thấy hình ảnh chun nghiệp và năng lực của cán bộ tuyển dụng của cơng ty nói riêng và đội ngũ nhân lực của cơng ty nói chung. Tuy nhiên cơng ty áp dụng hình thức phỏng vấn khơng theo mẫu dẫn đến hạn chế có hiện tượng bỏ sót thơng tin về ứng viên, những câu hỏi đưa ra mang tính chủ quan của người phỏng vấn, khơng thống nhất giữa các ứng viên.
3.3.5. Thực trạng đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng tại công ty
Chuyên viên tuyển dụng cập nhật kết quả đánh giá ứng viên trong từng vòng từ sơ tuyển cho đến phỏng vấn, thi tuyển sẽ được ghi chép lại, tổng hợp trong bảng đánh giá ứng viên theo biểu mẫu báo cáo phỏng vấn. So sánh ASK của ứng viên với tiêu chuẩn tuyển dụng. Lập danh sách ứng viên trúng tuyển đã có xét duyệt của trưởng phòng Hành