3.3. Kết quả phân tích dữ liệu về thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực Cơng ty Cổ phần
3.3.2. Thực trạng xác định nguồn tuyển mộ và thông báo tuyển dụng tại công ty
Căn cứ vào vị trí tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng tiến hành xác định nguồn tuyển mộ trước khi đăng thơng báo tuyển dụng nhân lực. Có 2 nguồn tuyển mộ chính mà cơng ty áp dụng là nguồn tuyển mộ bên trong và nguồn tuyển mộ bên ngồi. Trong đó:
Nguồn bên trong: Là những người đang làm việc tại công ty. Cơng ty sử dụng nguồn này rất ít và chủ yếu để sử dụng tuyển những vị trí quan trọng trong cơng ty như trưởng phịng, phó phịng của các phịng ban trong công ty, hoặc các chức vị giám đốc bị thiếu. Năm 2013, công ty tiến hành bổ nhiệm 2 vị trí phó giám đốc, 1 kế tốn trưởng và 1 phó phịng vật tư bằng hình thức thăng tiến trong nội bộ công ty.
Nguồn bên ngồi là nguồn tuyển mộ chủ yếu của cơng ty. Trong đó những ứng viên từ sự giới thiệu của nhân viên và ứng viên tự nộp đơn.
* Hình thức tuyển dụng
Phương thức truyền thơng tại Cơng ty Cổ Phần Tập đồn Xây dựng Thăng Long chủ yếu là qua mục tuyển dụng của web http://thanglongtci.vn/ các website việc làm (hn.vieclam.24h.com, vietnamwork.com) hoặc qua sự giới thiệu của người quen. Với nhân sự ở vị trí cấp quản lý cần có ngân sách hỗ trợ để thúc đẩy nhanh chóng tìm kiếm ứng viên, cơng ty sẽ sử dụng thêm dịch vụ từ bên ngoài từ các sàn giao dịch việc làm uy tín. Thực hiện điều tra nhân sự đang làm việc tại số lượng nhân sự biết đến thông tin tuyển dụng qua các phương tiện truyền thông tuyển mộ được thống kê theo bảng như sau
Bảng 3.3: Phương tiện truyền thông tuyển mộ Công ty
STT Phương tiện truyền thông Số người biết thông tin tuyển dụng Tỷ lệ (%)
1 Báo giấy 2 8
2 Website việc làm 7 28
3 Facebook 3 12
4 Tờ rơi dán trên bảng tin 1 4
5 Website công ty 5 20
6 Người thân, bạn bè 7 28
Tổng 25 100
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm
Công ty sử dụng đa dạng phương thức truyền thông tuyển mộ: báo giấy, web việc làm, web công ty, facebook , tờ rơi, người thân, bạn bè. Như vậy, nguồn ứng viên tiếp cận thông tin tuyển dụng chỉ qua một số phương tiện quen thuộc. Hoạt động truyền thông thành công khi số lượng ứng viên ứng tuyển biết đến nhu cầu nhân sự chủ yếu thơng qua
web cơng ty. Nhưng khơng phải vì thế mà cơng ty xem nhẹ khi sử dụng các phương tiện truyền thông khác.
Hoạt động truyền thông tuyển mộ của Công ty Cổ Phần Tập đồn xây dựng Thăng Long khơng chỉ dừng lại ở việc chờ đợi ứng viên nộp hồ sơ mà chính cán bộ phụ trách tuyển dụng nhân lực phải chủ động tìm kiếm ứng viên đã có hồ sơ ứng tuyển trên các web việc làm để thu thập được danh sách các ứng viên tiềm năng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu bổ sung gấp nhân sự của công ty.
* Thông báo tuyển dụng
Thiết kế thông báo tuyển dụng được coi là bước quan trọng để đảm bảo thu hút sự quan tâm của ứng viên. Thông báo tuyển dụng của Cơng ty Cổ Phần Tập đồn Xây dựng Thăng Long thường bao gồm các nội dung chính sau:
- Thơng tin về cơng ty; vị trí tuyển dụng, số lượng, mức lương. - Yêu cầu về điều kiện tiếp nhận như bằng cấp, giới tính, độ tuổi. - Quy định về các tài liệu cần có trong hồ sơ.
- Địa chỉ nộp hồ sơ và số điện thoại liên lạc.
Nguồn: Kết quả nghiên cứu của sinh viên
Có thể thấy, thơng báo tuyển dụng của cơng ty cịn đơn giản, chưa cung cấp đầy đủ thông tin cho các ứng viên, tiêu chuẩn tuyển dụng không rõ ràng. Điều kiện làm việc, địa điểm làm việc, thời gian chưa cụ thể rõ ràng hoặc không được đề cập. Theo điều tra, phần lớn các ứng viên được tuyển dụng đều đánh giá mức độ cung cấp thông tin trong thông báo tuyển dụng ở mức trung bình (30%) và kém (26%), chưa đáp ứng được hết nhu cầu
HỘP 3.1: THƠNG BÁO TUYỂN DỤNG
Do u cầu cơng việc, trong tháng 10/2012, Công ty chúng tơi cần tuyển dụng vị trí sau:
*Vị trí tuyển dụng: Kỹ sư xây dựng *Số lượng: 02
*Địa điểm làm viêc: Các cơng trường tồn quốc *u cầu:
-Tốt nghiệp đại học ngành có liên quan
- ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong ngành thi công giám sát thi cơng thủy lợi - Có khả năng lập Kế hoạch và biện pháp thi cơng, lập dự tốn thi cơng, kiểm tra
- Có khả năng lập bản tổng hợp vật tư, tiến độ cung cấp vật tư, kiểm soát vật tư, nhân lực thực hiện thi công tại hiện trường.
- Nắm vững quy trình thi cơng, quy trình quản lý chất lượng, nghiệm thu thanh quyết tốn cơng trình
hiểu biết của ứng viên, các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, mơ tả cơng việc của vị trí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng chưa cung cấp cụ thể, rõ ràng.
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm
Hình 3.2. Mức độ cung cấp thông tin của thông báo tuyển dụng3.3.3. Thực trạng thu nhận và xử lý hồ sơ tại công ty 3.3.3. Thực trạng thu nhận và xử lý hồ sơ tại công ty
*Việc thu hồ sơ dưới hai hình thức: - Trực tiếp tại văn phịng gồm các giấy tờ: + Đơn xin tuyển dụng
+ CV hoặc bản khai lý lịch có chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phương, thị trấn. + Giấy chứng nhận sức khỏe cơ sở y tế cấp
+ Các chứng chỉ, bằng tốt nghiệp các trình độ chun mơn, nghiệp vụ, các kỹ năng cần thiết của người lao động.
* Qua thư điện tử: các ứng viên sẽ gửi hồ sơ trực tuyến qua hòm thư emai nhansuthanglong2011@gmail.com.
*Xử lý hồ sơ bằng cách nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc cần tuyển dụng để đảm bảo ứng viên phù hợp với yêu cầu. Sau đó, chuyên viên tuyển dụng lên danh sách ứng viên tham gia vòng phỏng vấn. Tiến hành lên lịch và tạo cuộc hẹn phỏng vấn với các ứng viên.
Để tránh việc bỏ sót hồ sơ ứng viên cơng ty thu hồ sơ dưới hai hình thức trực tiếp và qua thư điện tử. Bằng cách này, công ty nhận được hồ sơ của các ứng viên cả ở gần và ở xa, rút ngắn thời gian tiếp cận các đơn ứng cử. Hơn nữa, nhận hồ sơ ứng viên qua thư điện tử có số lượng nhiều, tiện lợi cho cách quản lý và cập nhật hồ sơ ứng viên. Từ số liệu của phiếu điều tra cho thấy có đến 72% hài lịng với các yêu cầu về cách thức thu nhận cũng như giấy tờ cần thiết. Theo họ sự đơn giản gọn nhẹ này giúp tiết kiệm thời gian của ứng viên và cũng làm ứng viên cảm thấy muốn nộp đơn ứng tuyển hơn.
3.3.4. Thực trạng thi tuyển và phỏng vấn tại công ty
Hiện tại các hình thức thi tuyển cơng ty áp dụng cho khối văn phòng là thi tự luận và thi trắc nghiệm (phụ lục 06). Địa điểm tổ chức tại phịng họp của cơng ty. Thời gian thi khoảng từ 20 - 30 phút. Nội dung dung của phiếu trắc nghiệm là những câu hỏi trả lời nhanh để kiểm tra về chuyên mơn cơ bản, kỹ năng về máy tính, kiểm tra sự hiểu biết của các ứng viên về công ty. Theo điều tra của NV trog công ty, 46% nhân viên tham gia hình thức thi trắc nghiệm và 34% tham gia hình thức thi có trắc nghiệm và tự luận, số nhân viên tham gia thi tự luận chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ 4% .
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm
Hình 3.3. Ý kiến của nhân viên về hình thức thi tuyển tại cơng ty Cổ phần Tập đồn Xây dựng Thăng Long
Hình thức thi trắc nghiệm được cơng ty áp dụng chủ yếu. Thi tự luận riêng rất ít khi được áp dụng mà thường được kết hợp trong phiếu trắc nghiệm với một vài câu hỏi tự luận ngắn để đánh giá hiểu biết của ứng viên về công ty. Ứng viên nhận kết quả để biết có được phỏng vấn hay khơng trong khoảng 20 phút.
Thi tuyển có thể được để phân loại ứng viên, loại bỏ thêm những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. Tuy nhiên, cán bộ tuyển dụng là người đánh giá bài thi theo đáp án có sẵn với thời gian đánh giá bài ngắn, sẽ dẫn đến trường hợp loại những ứng viên có tiềm năng vượt trội trong các lĩnh vực khác, ứng viên có chun mơn sâu nhưng có kiến thức về xã hội, về cơng ty bị hạn chế. Nội dung của bài thi mới chỉ tập trung kiểm tra vào những chuyên môn, kiến thức cơ bản, cần thiết cho vị trí cơng việc tuyển dụng và sự hiểu biết của ứng viên về công ty. Chưa đề cập đến các câu hỏi kiểm tra các chỉ số IQ, trắc nghiệm cá tính, sở thích, trắc nghiệm tính trung thực.
* Phỏng vấn
Hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc cần tuyển, dựa vào bài thi tuyển, các ghi chú về hồ sơ của ứng viên để đặt câu hỏi cho từng ứng viên. Hội đồng tiến
hành phỏng vấn ở cấp độ chuyên sâu, các câu hỏi phỏng vấn đưa ra để tìm hiểu và rõ các ứng viên về nhiều phương diện như mức độ chuyên mơn, kiến thức, tính cách, các khả năng giao tiếp, hịa đồng, thích nghi… của ứng viên.
Phỏng vấn chuyên sâu được công ty luôn được công ty áp dụng thường xuyên. Nhưng bên cạnh đó, cơng ty cũng tiến hành tổ chức phỏng vấn sơ bộ trực tiếp ứng viên, tuy nhiên tần suất áp dụng rất ít, tỷ lệ nhân viên đã tham gia hình thức phỏng vấn sơ bộ chỉ chiếm 12% (Xem hình 3.3). Các ứng viên khơng tham gia thi tuyển sẽ được phỏng vấn sơ bộ. Công ty sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp sẽ kiểm tra được trực diện ứng viên và khẳng định rõ ràng hơn chuyên môn, khả năng ứng xử, giao tiếp của ứng viên. Ngồi ra với phỏng vấn trực tiếp cịn cho ứng viên thấy hình ảnh chuyên nghiệp và năng lực của cán bộ tuyển dụng của cơng ty nói riêng và đội ngũ nhân lực của cơng ty nói chung. Tuy nhiên cơng ty áp dụng hình thức phỏng vấn khơng theo mẫu dẫn đến hạn chế có hiện tượng bỏ sót thơng tin về ứng viên, những câu hỏi đưa ra mang tính chủ quan của người phỏng vấn, không thống nhất giữa các ứng viên.
3.3.5. Thực trạng đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng tại công ty
Chuyên viên tuyển dụng cập nhật kết quả đánh giá ứng viên trong từng vòng từ sơ tuyển cho đến phỏng vấn, thi tuyển sẽ được ghi chép lại, tổng hợp trong bảng đánh giá ứng viên theo biểu mẫu báo cáo phỏng vấn. So sánh ASK của ứng viên với tiêu chuẩn tuyển dụng. Lập danh sách ứng viên trúng tuyển đã có xét duyệt của trưởng phịng Hành Chính. Với lao động đơn giản, sau khi tuyển qua hồ sơ, trưởng các đơn vị sẽ thông báo qua email cho phịng Hành Chính những trường hợp trúng tuyển để ký kết hợp đồng lao động thử việc bằng thư mời nhận việc
Bảng 3.4: Số lượng ứng viên đáp ứng nhu cầu tuyển dụng
STT Năm 2012 2013 2014
1 Số ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển dụng 15 17 13
2 Tổng số ứng viên nộp hồ sơ 42 38 35
3 Tỷ lệ ứng viên đáp ứng nhu cầu (%) 36 45 37
Nguồn: Phòng HC-NS
Tỷ lệ ứng viên đáp ứng nhu cầu tuyển dụng so với tổng số hồ sơ nhận qua 3 năm cũng chỉ ở mức trung bình cho thấy cơng tác truyền thông yêu cầu cốt lõi đến các ứng viên thành công, nhưng tỷ lệ hồ sơ bị loại còn cao. Cả 3 năm gần đây tỷ lệ ứng viên đạt
yêu cầu còn thấp do hiện tượng “rải” hồ sơ ồ ạt của ứng viên. Bởi 3 năm gần đây tỷ lệ thất nghiệp ở nước ta khá cao.
3.3.6. Thực trạng hội nhập nhân lực tại công ty
Thời gian thử việc kéo dài trong 2 tháng và sau đó tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Trong thời gian này, chủ yếu nhân viên sẽ làm quen với các công việc sẽ phải đảm nhận về sau. Công ty không tiến hành tổ chức các buổi đào tạo, giới thiệu về truyền thống, văn hóa cơng ty cũng như các quy định của công ty cho nhân viên mới. Người đảm nhận công việc hội nhập cho các nhân viên mới là người giám sát trực tiếp công việc của nhân viên mới như trưởng phịng, phó phịng hoặc tổ trưởng.
Q trình hội nhập mơi trường làm việc diễn ra nhanh chóng và đơn giản, nhân viên mới được trưởng phịng giới thiệu với đồng nghiệp trong ngày đầu tiên, giới thiệu vị trí làm việc và hướng dẫn sơ qua về nội quy của cơng ty. Chỉ khi, cơng ty có các hoạt động ngoại khóa về như kỷ niệm ngày thành lập công ty, các hoạt động thể thao, thi đua, nhân viên mới có cơ hội tiếp cận, làm quen với các đồng nghiệp, văn hóa, truyền thống của cơng ty.
Đối với hội nhập cơng việc, tùy thuộc vào cách đánh giá, nhìn nhận năng lực của trưởng phịng, nhân viên mới sẽ được đảm nhận những công việc phù hợp dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của nhân viên trong cơng ty đã có kinh nghiệm. Trong thời gian làm quen với công việc, nhân viên mới được giao nhiều việc khác nhau, từ mức cơ bản trở lên và có thể được thử sức với các công việc phức tạp để phát huy hết khả năng của bản thân. Đánh giá của các nhân viên sau khi được tuyển dụng về quá trình hội nhập nhân lực của cơng ty được thể hiện trong hình dưới đây.
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm
Thơng qua biểu đồ, có thể thấy hội nhập cơng việc được đánh giá cao hơn so với hội nhập môi trường làm việc, trong khi 34% nhân viên đánh giá tốt về cơng tác hội nhập cơng việc thì 40% cho rằng hoạt động hội nhập cơng việc ở mức trung bình và 16% đánh giá ở mức kém. Bên cạnh đó, qua phiếu điều tra 12% nhân viên cho biết chưa được hội nhập môi trường làm việc. Như vậy, trong quá trình hội nhập nhân viên mới, cơng ty chú trọng đến hội nhập công việc hơn so với hội nhập môi trường làm việc.
3.3.7. Thực trạng đánh giá tuyển dụng nhân lực tại công ty
Công tác đánh giá tuyển dụng của công ty được thể hiện thông qua báo cáo tổng kết về đợt tuyển dụng. Cán bộ tuyển dụng tiến hành viết báo cáo về việc triển khai hoạt động tuyển dụng để gửi trưởng phòng TCNS vào cuối đợt tuyển dụng. Báo cáo tổng kết đánh giá công tác tuyển dụng của công ty bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Đánh giá từng bước của quy trình
-Đánh giá chất lượng nhân lực được tuyển dụng -Đánh giá sử dụng kết quả tuyển dụng
- Các khoản chi phí của hoạt động tuyển dụng.
Sau 2-3 tháng làm việc tại công ty. Người chịu trách nhiệm giám sát có nhiệm vụ viết báo cáo nhận xét về năng lực, chuyên môn, thái độ làm việc, các năng khiếu khác của nhân viên mới, khả năng thích nghi, hịa đồng với mơi trường làm việc. Sau đó nộp về phịng TCNS để bổ sung vào báo cáo tổng hợp hoạt động tuyển dụng và làm cơ sở để đào tạo, phát triển nhân viên mới.
Như vậy, cơng ty có tiến hành đánh giá tuyển dụng, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế. Báo cáo xác định rõ một số thông tin số liệu về đợt tuyển dụng nhưng chưa có phân tích, xử lý các số liệu để đánh giá cụ thể hiệu quả của các phương tiện truyền thông tuyển mộ. Cá nhân người chịu trách nhiệm là người thực hiện viết báo cáo, khơng đánh giá được tính khách quan trong việc nhìn nhận các hạn chế, thành cơng do báo cáo này thể hiện kết quả thực hiện công việc của họ. Người đánh giá nhân viên mới không dựa trên