CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG TẠI
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại Công ty
TNHH Du lịch và Dịch vụ Di sản Việt Nam
3.2.1. Xây dựng định mức lao động phù hợp hơn
Định mức lao động cần được xác định một cách rõ ràng và buộc các nhân viên phải đảm bảo lao động theo đúng định mức. Cần thực hiện biện pháp khảo sát thực tế về thời gian làm việc của nhân viên để đo lường tỷ lệ thời gian làm việc hiệu quả với thời gian làm việc lãng phí để đánh giá lại định mức lao động.
Việc xác định định mức lao động cần được giao cho cán bộ có chun mơn và được đào tạo bài bản tại chuyên ngành kinh tế lao động. Cán bộ xây dựng định mức lao động này cần phải kiêm nhiệm công việc kiểm tra, giám sát để đảm bảo việc nhân viên làm việc thoe đúng định mức đã đề ra. Đồng thời, trong quá trình giám sát, cán bộ đó sẽ đánh giá được mức định mức mà cơng ty áp dụng đã hợp lý chưa để cịn có các biện pháp điều chỉnh lại định mức sao cho hợp lý nhất.
3.2.2. Phân công công việc hợp lý giữa các bộ phận, giữa các nhân viên
Có một tình hình chung tại các DNLH nói chung và tại Cơng ty TNHH Du lịch và Dịch vụ Di sản Việt Nam nói riêng là q trình phân cơng cơng việc cịn chưa rõ ràng, một nhân viên cịn đảm nhiệm nhiều vị trí cơng việc khác nhau và có sự bất hợp lý trong phân cơng cơng việc. Ví dụ như nhân viên điều hành đôi khi phải kiêm nhiệm thêm công việc của nhân viên marketing, điều này sẽ làm giảm chất lượng của công việc và đôi khi sẽ làm ảnh hưởng tới doanh số của phịng kinh doanh. Nếu cơng tác marketing được phân chia tại hai bộ phận sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ tới mục tiêu và phương thức làm việc của phòng kinh doanh, dẫn đến sự không thống nhất về phương thức làm việc và thiếu sự liên kết.
Để tránh tình trạng này, Công ty cần thiết lập ra một bảng phân công công việc thật rõ ràng và chi tiết cho từng phịng ban, sau đó các trưởng phịng sẽ lấy đó làm căn cứ phân công công việc chi tiết cho các nhân viên của mình để làm việc. Trong quá trình phân cơng, cần phân chia cơng việc theo từng mảng khách hàng như:
- Đối với nhân viên điều hành: Các nhân viên sẽ đảm nhiệm công tác điều hành tour theo đối tượng khách hàng của mình như: Với bốn nhân viên điều hành, sẽ có hai nhân viên chuyên trách về mảng khách du lịch quốc tế và hai nhân viên chuyên trách về mảng khách du lịch nội địa. Trong mảng khách du lịch quốc tế, sẽ có một nhân viên chuyên các tour du lịch Đông Nam Á và Trung Quốc, một nhân viên sẽ chuyên trách về các mảng còn lại. Trong mảng khách du lịch nội địa, sẽ phân thành chuyên trách đối với các tour miền Bắc và các tour miền Trung trở vào Nam. Việc phân công như
vậy sẽ giúp các nhân viên nắm vững được thông tin về tour, tuyến để phục vụ nhu cầu của du khách.
- Đối với nhân viên kinh doanh: Các nhân viên phòng kinh doanh cũng cần phân công công việc theo mảng thị trường khách tương tự như nhân viên phòng điều hành để các nhân viên có thể nắm bắt được thị hiếu, nhu cầu và đặc điểm của các khách hàng trong tập thị trường khách hàng của mình để chăm sóc trước, trong và sau bán. Đồng thời hiểu nhu cầu của khách hàng để tư vấn những tour phù hợp nhất. Riêng các nhân viên thị trường thị lại cần phải có sự liên kết thất tốt trong q trình chăm sóc khách hàng vì đối với 1 khách hàng, họ có thể có nhu cầu đi du lịch nhiều nơi, nhiều quốc gia cùng một khoảng thời điểm và chỉ khi có sự liên kết thì phịng kinh doanh mới đạt hiệu quả làm việc cao.
Ngoài ra, cần phải sử dụng các nhân viên linh hoạt, một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vị trí, có sự hỗ trợ cao trong công việc giữa các bộ phận. Nhất là vào dịp cao điểm của mùa du lịch, các nhân viên kinh doanh rất có thể sẽ phải tham gia dẫn tour để đảm bảo nhân lực cho các bộ phận này.
3.2.3. Điều chỉnh quy chế làm việc cho phù hợp
Quy chế làm việc tại Cơng ty chính là một yếu tố để đảm bảo rằng các nhân viên ln làm việc khoa học và có ngun tắc. Với thực trạng trong giờ làm việc cịn thiếu tập trung, hay nói chuyện, ăn quà vặt trong giờ làm, hay dùng internet để giải trí chứ khơng phục vụ cho cơng việc, hay đi làm muộn... thì cơng ty cần phải đưa ra quy chế làm việc chi tiết và chặt chẽ hơn.
Thứ nhất, Công ty nên lắp đặt một chiếc máy chấm công bằng vân tay để tránh tình trạng nhân viên hay đi làm muộn. Tuy các nhân viên chỉ làm muộn 5 đến 10 phút so với giờ quy định nhưng đây lại là một phần thể hiện ý thức làm việc không tốt, không khoa học. Nếu điều này tạo thành thói quen sẽ khơng tốt cho cơng việc vì nhiều khi, các nhân viên phải ra ngoài gặp gỡ đối tác hoặc khách hàng nên ln địi hỏi sự đúng giờ, nếu một nhân viên đã quen với thói quen cũ rất có thể sẽ làm mất đi sự chuyên nghiệp trong công việc.
Thứ hai, Công ty nên có sự giám sát chặt chẽ hơn trong q trình nhân viên làm việc. Khơng nên để tình trạng ăn q vặt, nói chuyện riêng trong giờ làm việc tiếp diễn vì sẽ làm nhân viên mất tập trung, sao nhãng cơng việc; hơn nữa lại làm mất đi hình ảnh cơng ty nếu để khách hàng nhìn thấy. Trong cơng việc nên có sự nhắc nhở trong việc sử dụng internet sao cho đúng mục đích cơng việc, khi nhân viên ra ngồi vì cơng việc cần phải có sự xin phép và giới hạn thời gian…Về chế độ xin nghỉ phép cũng cần phải được báo trước để có sự bố trí cơng việc sao cho hợp lý.
Thứ ba, quy chế nên công bố rộng rãi, tuân thủ đúng nguyên tắc nhưng khơng được q máy móc, tránh tâm lý khơng thoải mái hay căng thẳng trong quá trình làm việc của đội ngũ lao động.
3.2.4. Tổ chức chỗ làm việc khoa học, hợp lý hơn
- Thiết kế không gian làm việc khoa học hơn:
Khơng gian làm việc giữa các phịng vẫn cịn chưa được bố trí hợp lý. Các bàn được kê khá sát với nhau, không gian đi lại hơi chật hẹp và máy in được đặt ngay trên bàn củ một nhân viên. Điều này gây bất tiện không nhỏ cho nhân viên đó khi mà có các nhân viên khác in bài. Ban lãnh đạo công ty nên thiết kế lại vị trí các bàn làm việc và các trang thiết bị. Nên kê các bàn ra xa, áp về gần tường và để máy in, máy scan, máy fax ra một vị trí riêng.
- Tăng cường các cơ sở vật chất tại cơng ty:
Hiện nay, văn phịng giao dịch của công ty đã được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như bàn làm việc, điều hóa, máy tính, máy in, máy fax, máy photo, máy scan, nhưng những thiết bị này đã được sử dụng nhiều năm và năng suất làm việc bị giảm xuống. Cơng ty cần phải có những phương án đầu tư sửa chữa và mua mới. Cơng tác này có thể thực hiện từng phần để giảm áp lực về nguồn vốn. Riêng vế máy in của phòng điều hành, chiếc máy này thường xun bị hỏng hóc trong q trình làm việc nên cơng ty cần có kế hoạch mua mới để thay thế ngay.
Ngồi ra, cơng ty cũng nên mua hai chiếc ô tô 16 chỗ và 35 chỗ để có sự chủ động hơn trong việc thuê xe du lịch. Vì lương khách của cơng ty thì khá lớn, mà vào những dịp cao điểm, việc thuê xe của các cơng ty vận chuyển gặp rất nhiều khó khăn và cơng ty không thể chủ động được về giá cả cũng như chất lượng xe. Việc mua sắm thêm ô tô vừa phù hợp với nguồn vốn của công ty vừa mang lại hiệu quả nhất định cho q trình kinh doanh của cơng ty.
3.2.5. Xây dựng các kế hoạch đào tạo cho phù hợp
Xét về thực trạng, đội ngũ nhân viên còn thiếu một số kỹ năng và kinh nghiệm trong công việc và cần phải đào tạo thêm. Trong đó cần chú trọng một số nội dung đào tạo như: Nâng cao khả năng nghe và nói tiếng Anh trong nhân viên vì có một số lượng khơng nhỏ các nhân viên bị kém về kỹ năng này. Ngồi ra nên có một số chính sách đào tạo ngoại ngữ khác như tiếng Trung, tiếng Pháp… Thêm vào đó, cơng ty nên có một số buổi họp định kỳ để đào tạo thêm cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên trẻ một số kỹ năng mềm trong giao tiếp và ứng xử với khách hàng, người đào tạo có thể là các nhân viên có nhiều kinh nghiệm làm việc tại công ty để tiết kiệm chi phí.
Tăng cường các kiến thức thực tế cho các nhân viên, đối với nhân viên điều hành và kinh doanh, cần tạo nhiều cơ hội để cho họ có cơ hội đi khảo sát thực tế chất lượng dịch vụ của các đơn vị đối tác cũng như tình hình thực tế của các tuyến điểm để có thể
dễ dàng sắp xếp các dịch vụ (đối với nhân viên điều hành) và tư vấn cho khách hàng thuyết phục hơn (đối với nhân viên kinh doanh).
Công tác đào tạo nên thực hiện vào những lúc trái vụ, khi mà lượng khách hàng có nhu cầu du lịch ít hơn, cơng việc của các phịng ban đều bớt căng thẳng. Khi ấy công tác đào tạo sẽ nâng cao được kỹ năng của nhân viên mà khơng ảnh hưởng q nhiều đến cơng việc hàng ngày.
3.2.6. Có các chính sách đãi ngộ phù hợp để nâng cao năng suất lao động
Đãi ngộ chính là yếu tố quan trọng để góp phần khuyến khích tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên, nâng cao năng suất lao động. Trước hết là về đãi ngộ vật chất, cơng ty có chính sách lương theo quy định của nhà nước nên có sự tăng lương theo cấp bậc, điều này sẽ diễn ra một tình trạng là cứ làm lâu năm thì mức lương cở bản sẽ cao dù năng lực làm việc như thế nào. Điều này làm cho các nhân viên trẻ sẽ bị thiếu sự nhiệt tình trong cơng việc. Để khắc phục tình trạng này, Cơng ty cần có chính sách tăng lương đặc biệt. Trong đó, những nhân viên nào có sự đóng góp lớn cho cơng ty thì sẽ được tăng thêm một mức lương để giúp các nhân viên phát huy hết khả năng của mình. Về chế độ thưởng, cơng ty cũng có chế độ thưởng theo doanh số và có thêm thưởng vượt định mức, điều này sẽ giúp các nhân viên tích cực làm việc hơn, hiệu quả cơng việc sẽ rất cao.
Ngoài đãi ngộ vật chất, Cơng ty nên có các chế độ đãi ngộ về tinh thần cho các nhân viên như thường xuyên tổ chức các buổi tiệc nhỏ, các chương trình văn nghệ gắn bó tình cảm các nhân viên, tổ chức các chuyến đi khảo sát kèm với du lịch để vừa nâng cao kinh nghiệm thực tế vừa có chuyến đi nghỉ ngơi. Thêm nữa, Cơng ty nên quan tâm hơn đến đời sống tinh thần của nhân viên như thường xuyên hỏi thăm về gia đình, có chế độ đến thăm khi nhân viên bị ốm, hỗ trợ thuê nhà đối với các nhân viên khó khăn… Những sự quan tâm đó sẽ khiến các nhân viên gắn bó với Cơng ty hơn, giúp nhân viên nỗ lực làm việc vì Cơng ty, điều này sẽ nâng cao tối đa hiệu quả công việc.
3.2.7. Mở rộng thị trường khách
Công ty đang đề ra mục tiêu mở rộng thị trường khách để nâng cao uy tín và thương hiệu trên thị trường. Cơng ty nên tiến hành các chính sách mở rộng thị trường ra các tỉnh thành lân cận Hà Nội như: Bắc Ninh, Hải Dương, Bắc Giang, Thái Nguyên… đây là những nơi kinh tế mới phát triển và tập trung nhiều khu cơng nghiệp mà lại ít các doanh nghiệp lữ hành lớn. Nếu nắm bắt được thị trường khách ở khu vực này thì cơng ty sẽ có số lượng khách lớn hơn rất nhiều. Khi lượng khách nhiều hơn, các nhân viên sẽ làm việc với năng suất cao hơn, giảm sự nhàn rỗi trong trái vụ. Để làm được điều này Công ty cần đề ra một số hành động cụ thể.
Công ty nên chú trọng hơn vào công tác nghiên cứu thị trường và các chính sách xúc tiến, quảng bá. Để làm được điều này, Công ty cần xây dựng ngân sách đủ lớn và lựa chọn các công cụ phù hợp nhất. Về xúc tiến, ngoài việc sử dụng website www.dulichdisanviet.vn Công ty nên xây dựng thêm một số trang diễn đàn để chia sẻ kinh nghiệm du lịch nhằm quảng cáo về Công ty tới khách hàng một cách tự nhiên và hiệu quả hơn. Kết hợp thêm một số kênh quảng bá khác như quảng cáo trên google, quảng cáo trên tivi và các tờ báo du lịch, tham gia các hội chợ về du lịch, phát tờ rơi quảng cáo vào các thời điểm quan trọng như trước kỳ nghỉ hè, nghỉ lễ dài ngày… Bên cạnh đó, Cơng ty nên đưa ra các chương trình khuyến mại để thu hút khách hàng và thúc đẩy họ sử dụng sản phẩm của Công ty.