Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang.
UBND Xã Thường Thắng là một cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện việc cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch. Vì hiện nay sổ hộ tịch được lưu trữ ở hai cấp UBND Huyện Hiệp Hòa và cấp xã. Khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì theo quy định của pháp luật phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao trong ngày khi tiếp nhận yêu cầu. Trên thực tế tại UBND Xã Thường Thắng thì việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật. Cán bộ tư pháp đảm bảo được nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được thì đơi lúc vẫn cịn nhũng vướng mắc bởi trên thực tế có khi Chủ Tịch và phó Chủ Tịch UBND xã bận họp khơng có mặt tại trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch do tư pháp xã thực hiện tiếp nhận nên không thể giải quyết những yêu cầu của người dân ngay được mà phải hẹn lại sang ngày hôm sau mới giải quyết. Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ Tư pháp xã có 02 người, trong đó 01 người đang đi học nâng cao trình độ nên có lúc khơng thể giải quyết kịp thời được những công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng của nhân dân.
Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì chậm nhất là trong ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao, phải gửi bản sao cho người yêu cầu. Trên thực tế hoạt động này tại UBND xã Thường Thắng rất ít nên khi có u cầu thì đều được cấp đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật thì UBND xã, phường, thị trấn chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng tiếng việt và văn bản song ngữ.
Tại UBND Xã Thường Thắng, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung thực, khách quan, chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên cơng tác chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác
thực hiện tại địa phương cũng gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Hiện nay lời chứng đã được khắc dấu nên việc chứng thực được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo được thời gian và hình thức, Theo quy định thì việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó. Nhìn chung tại UBND Xã Thường Thắng đã thực hiện tốt quy định này tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp để lại sang ngày hơm sau vì thực chất tại UBND xã, Chủ Tịch hoặc phó Chủ Tịch ký giấy tờ thì thường đi cơng tác, đi họp, đi học nên yêu cầu chứng thực của người dân phải gác lại ngày hôm sau. Điều này không đảm bảo được quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật thì cán bộ tiếp dân phải mang thẻ cán bộ về vấn đề này tại UBND Xã Thường Thắng chưa được thực hiện tốt. Cán bộ tư pháp hộ tịch khi tiếp dân chưa mang thẻ cán bộ, điều này chưa đảm bảo quy định của pháp luật.
Đối với vấn đề bản chính cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo thì khơng được chứng thực nhưng tại UBND Xã Thường Thắng do đội ngũ cán bộ tư pháp còn thiếu các dụng cụ hỗ trợ, đôi khi không nhận biết được những văn bản cấp sai thẩm quyền hoặc giả, mạo, khi mà các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi khó phát hiện nên dẫn tới việc chứng thực những giấy tờ giả mạo này. Về điều này không thể đổ lỗi cho cán bộ tư pháp được. Vì ngày nay giấy tờ giả mạo rất khó phát hiện hơn thế nữa không thể phát hiện bằng mắt thường được. Thực tế cơng tác chứng thực bản sao từ bản chính là một cơng tác chiếm số lượng yêu cầu nhiều và các giấy tờ, văn bản chứng thực thì đa dạng. Trong công tác chứng thực cán bộ tư pháp thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực, chính xác. Bên cạnh đó thì cán bộ tư pháp hộ tịch phải đảm nhiệm tới 15 công việc của hộ tịch, nay Nghị Định 79/2007/NĐ-CP ra đời cán bộ Tư pháp phải đảm nhiệm thêm cơng tác chứng thực, cơng việc đó thật sự là quá tải đối với cán bộ tư pháp, chưa nói là q tầm. Tại UBND Xã Thường Thắng, cơng tác chứng thực vẫn đảm bảo thực hiện theo yêu cầu của người dân đúng thời gian, trình tự theo pháp luật, đây là điều rất đáng biểu dương.