- Nhược điểm: Theo Quy định của Luật Công chứng 2007 và Nghị định
3.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực.
quan đến hoạt động chứng thực.
Qua quá trình tham khảo hoạt động chúng thực tại UBND xã nơi em thực tập bên cạnh những mặt tích cực, pháp luật về chứng thực cịn bộc lộ một số điểm chưa phù hợp, đòi hỏi phải sớm được khắc phục để nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực, góp phần cải cách hành chính, tạo mơi trường pháp lý thuận lợi để người dân thực hiện các quyền, lợi ích hợp pháp của mình trong thời kỳ hội nhập hiện nay, bản thân xin có một số kiến nghị sau:
Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn chưa phù hợp:
- Về chứng thực bản sao:Theo quy định của Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Phịng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và song ngữ, cịn Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Quy định này đã gây ra tình trạng quá tải tại các Phòng Tư pháp, bởi hiện nay, rất nhiều giấy tờ, văn bản được cấp dưới dạng song ngữ. Để giải quyết vấn đề này, việc phân định lại thẩm quyền chứng thực giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã một cách hợp lý là rất cần thiết. Hiện nay, quy định về chứng thực bản sao trong một số trường hợp còn chưa rõ ràng, dẫn đến tùy tiện khi áp dụng, cụ thể như: Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính đã hết hiệu lực pháp luật, chứng thực bản sao từ “phó bản”… do pháp luật chưa có quy định cụ thể có được chứng thực bản sao từ các giấy tờ thuộc trường hợp này hay khơng, do đó đã gây ra tình trạng khơng thống nhất khi áp dụng (có cơ quan vẫn tiếp nhận chứng thực bản sao từ những “bản chính” này, có cơ quan lại từ chối). Bên cạnh đó, đối với bản chính do cơ quan có thẩm quyền của nước ngồi cấp có cần phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi chứng thực bản sao từ bản chính hay khơng; bản chính giấy
hiện chứng thực bản sao hay không, hiện nay cũng chưa có quy định cụ thể. Đặc biệt, tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực đang ngày càng trở nên phổ biến, gây phiền hà cho người dân, lãng phí cho xã hội. Mặc dù tại khoản 2 Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã quy định cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao khơng có chứng thực có quyền u cầu đương sự xuất trình bản chính để đối chiếu, song quy định này không phát huy được hiệu quả trên thực tế, do các cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ không tự nguyện áp dụng quy định này. Do đó, cần có quy định chặt chẽ, cụ thể hơn về việc cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải tự tổ chức đối chiếu bản 29 sao với bản chính, khơng được u cầu nộp bản sao có chứng thực (trừ trường hợp bản sao được gửi qua hệ thống bưu chính) để khắc phục tình trạng này.
- Về chứng thực chữ ký: Hiện nay, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể về những trường hợp khơng được chứng thực chữ ký, nên tình trạng lợi dụng chứng thực chữ ký để hợp pháp hóa hợp đồng, giao dịch cịn diễn ra phổ biến (tức là những việc về bản chất là hợp đồng, giao dịch, phải được chứng thực theo trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, nhưng các bên đã lợi dụng, yêu cầu chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký nhằm trốn tránh lệ phí chứng thực và đơn giản hóa thủ tục). Mặt khác, đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký mất năng lực hành vi dân sự hoặc văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội… người thực hiện chứng thực cũng khơng có cơ sở để từ chối. Do đó, để khắc phục tình trạng này, cần quy định cụ thể những trường hợp không được thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký để hạn chế tình trạng lợi dụng thủ tục chứng thực chữ ký cũng như tạo thuận lợi cho người thực hiện chứng thực khi thực hiện nhiệm vụ. Mâu thuẫn giữa việc thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông và nguyên tắc người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã gây khó khăn cho các địa phương khi tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực theo cơ chế “một cửa”, do đó, cần nghiên cứu quy định cho phép người yêu cầu chứng thực chữ ký ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ để giải quyết vướng mắc này.
- Về chứng thực hợp đồng, giao dịch: Trên thực tế, việc giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, do nhiều cán bộ chứng thực còn chưa được đào tạo chuyên ngành luật, mặt khác cán bộ chứng thực cịn bị phân tán bởi cơng việc quản lý nhà nước, trong khi đó hợp đồng, giao dịch (đặc biệt hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản) là loại việc phức tạp, có giá trị lớn, dễ nảy sinh tranh chấp, đòi hỏi sự chuyên nghiệp của người thực hiện chứng thực. Do đó, cần quy định tách bạch trình tự, thủ tục chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản chứng thực với trình tự, thủ tục công chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, để người dân thực hiện quyền tự định đoạt và tự chịu trách nhiệm về quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
3.2. Một số giải pháp đối với hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thường Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang.
Khi Nghị định 79/2007/NĐ-CP được triển khai thực hiện tại UBND Xã Thường Thắng công việc của cán bộ Tư pháp trở nên quá tải, cán bộ Tư pháp không thể nào nhận biết được văn bản, giấy tờ giả mạo hay cấp sai thẩm quyền. Đối với vấn đề này cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý để việc lưu trữ và kiểm tra dữ liệu được thực hiện nhanh chóng, an tồn, có khoa học.
Để nâng cao hiệu quả công tác chứng thực, đáp ứng nhu cầu của nhân dân; bảo đảm tính an tồn pháp lý trong giao dịch của các tổ chức và cá nhân cần thực hiện tốt một số giải pháp sau:
Một là, nâng cao vai trò, trách nhiệm của cấp uỷ đảng, chính quyền cấp cơ
sở trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ công chứng, chứng thực cũng như thực hiện tốt Luật công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ.
Hai là, cần rà sốt , đánh giá hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp đề từ đó có sự sắp xếp bố trí cán bộ làm cơng tác công chứng chứng thực phù hợp với năng lực, trình độ, tiêu chuẩn theo đúng hướng dẫn tại các văn bản của cấp trên.
Ba là, đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến GDPL về chứng thực đến
đông đảo các tầng lớp nhân dân với nhiều hình thức thiết thực như: Tuyên truyền thông qua hoạt động của câu lạc bộ pháp luật và các buổi sinh hoạt của các tổ
nữ... Thực hiện niêm yết công khai tại trụ sở UBND xã các thủ tục từ trình tự về cơng chứng, chứng thực để nhân dân được biết để tiện theo dõi, giám sát và thực hiện theo quy định.
Bốn là, tăng cường tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn về công tác chứng
thực cho cán bộ làm công tác công chứng, chứng thực gắn với làm tốt công tác thanh tra, kiểm tra để phát huy những mặt tích cực, những việc làm hay để nhân rộng, đồng thời kịp uốn nắn, khắc phục những sai phạm. Phòng Tư pháp cần tăng cường hơn nữa công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành việc chứng thực của UBND cấp xã để kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn những sai sót.
Năm là, UBND xã thực hiện tốt việc thu lệ phí chứng thực theo đúng quy
định hiện hành và dành kinh phí hợp lý để tăng cường cơ sở vật chất phục cụ có hiệu quả cho nhiệm vụ cơng chứng, chứng thực. Có chế độ đãi ngộ động viên, khen thưởng kịp thời đối với cán bộ trực tiếp thực hiện cơng tác chứng thực có thành tích./.
KẾT LUẬN
Được sự đống ý của Ban giám hiệu, Khoa Luật trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân em đã đăng ký thực tập tại UBND Xã Thường Thắng với đề tài "Hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thường Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang thực trạng và giải pháp”.
Qua việc nghiên cứu và tìm hiểu về đề tài em càng nhận thức được vai trị và tầm quan trọng của cơng tác công chứng, chứng thực đối với yêu cầu của người dân và cơng cuộc cải cách hành chính của Nhà nước. Hoạt động công chứng, chứng thực đã giải quyết được rất nhiều khó khăn cho cả người đi chứng thực và người làm công tác chứng thực. Tuy một tháng thực tập là không nhiều nhưng đây là khoảng thời gian vô cùng quý giá. Em được cọ sát với thực tế, được vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn cơng việc. Bên cạnh đó em được quan sát cách làm việc của các anh chị ban tư pháp xã và rút được những bài học kinh nghiệm cho bản thân. Để khi ra trường em sẽ vững tin hơn với kiến thức đã học và những trải nghiệm thực tế từ khố thực tập để phục vụ cho cơng việc sau này.Trong thời gian thực tập tốt nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình và đầy đủ trách nhiệm của thầy, cô giáo trong Khoa đặc biệt là giảng viên Đào Thu Hà, các thầy, cô giáo trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân và các anh chị đang công tác tại UBND Xã Thường Thắng, nhân dịp này cho em được bày tỏ lịng biết ơn đến q thầy cơ giáo, các anh chị đã tận tình hướng dẫn và hỗ trợ cho bản thân tơi trong thời gian qua.
Do năng lực bản thân còn hạn chế nên báo cáo tốt nghiệp chắc chắn cịn nhiều sai sót. Rất mong được sự góp ý tận tình của Q Thầy Cơ giáo, em xin chân thành cảm ơn!