Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 36 của Nghị định Nghị định 23/2015/NĐ- CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Nghị định 23) quy định: “1. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây: a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe
dọa đến tính mạng. Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.” Như vậy thành hồ sơ rất đơn giản, rất thuận tiện cho người dân tham gia các hợp đồng, giao dịch được thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã.
Chính vì quy định q đơn giản về thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực, nên cán bộ Tư pháp - Hộ tịch của UBND xã không dám thụ lý hồ sơ để giải quyết việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định mà phải yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch cung cấp thêm hồ sơ để chứng minh quan hệ nhân thân của một trong các bên giao dịch hoặc phải có căn cứ xác định rõ quyền đối với tài sản của hợp đồng, giao dịch. Ví dụ: Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; tài sản chuyển nhượng là quyền sử dụng đất của hộ ông Đỗ Văn A, khi ký vào hợp đồng, giao dịch của bên chuyển nhượng chỉ có ơng Đỗ Văn A. Do đó, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải u cầu ơng Đỗ Văn A phải xuất trình Sổ hộ khẩu để xác định rõ các thành viên trong hộ gia đình mới đủ cơ sở xác định rõ quyền của bên chuyển nhượng quyền sử dụng đất là hộ gia đình. Hoặc trường hợp một bên chuyển nhượng quyền sử dụng đất là ông Nguyễn Văn A; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thể hiện ông Nguyễn Văn A đứng tên, tuy nhiên khi thụ lý hồ sơ chứng thực hợp đồng, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch yêu cầu ông Nguyễn Văn A cung cấp Giấy xác nhận tình trạng hơn nhân hoặc nếu ơng Nguyễn Văn A đã có vợ thì phải có xác nhận là vợ của ơng Nguyễn Văn A khơng có liên quan đến tài sản của ơng Nguyễn Văn A.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải cung cấp bản sao các giấy tờ khác như Giấy phép lái xe để thay thế cho Chứng mình nhân dân; biên bản họp gia đình; văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế…