2 .Thực trạng kế tốn NVL sản xuất chè tại Cơng ty TNHH chè Á Châu
2.2.2. Kế toán chi tiết NVL
Phương pháp hạch tốn chi tiết hàng tồn kho Cơng ty TNHH chè Á Châu sử dụng phương pháp thẻ song song.
Thủ tục nhập kho:
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài. Khi nhận được đơn đặt hàng, hoặc căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu NVL của các bộ phận sản xuất đã được giám đốc phê duyệt, phịng vật tư dưới sự điều hành của phó giám đốc phụ trách sản xuất sẽ tổ chức tiến hành các thủ tục mua bán. Tất cả NVL mua về phải được Phòng KCS kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm. Nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn mới được nhập kho. Các bước nhập kho như sau:
Cán bộ thu mua đề nghị nhập kho
Khách hàng đến giao hàng tại Nhà máy của Cơng ty xuất trình phiếu xuất
kho và hóa đơn GTGT
Phịng KCS lấy mẫu kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm
Quản đốc nhà máy xem xét kết quả phân tích mẫu của phịng KCS và đưa ra
quyết định nhập kho hay không
Thủ kho và cán bộ thu mua tiến hành nhập kho, kiểm tra số lượng trên phiếu
xuất kho của khách hàng với số lượng thực nhập, nếu chính xác thì ký PXK, ghi thẻ kho, chuyển PXK của khách hàng và sổ nhập kho cho kế toán kho để viết phiếu nhập kho cho khách hàng.
Kế toán kho kiểm tra đối chiếu thông tin rồi lập phiếu nhập kho 3 liên. Liên1
lưu, liên 2 giao khách hàng và liên 3 gửi kế tốn văn phịng
Kế tốn kho nhập phiếu nhập kho vào phần mềm kế toán
Thủ tục mua vật tư
Lấy báo giá vật tư của các nhà cung cấp
Lập biên bản phê duyệt giá (nhằm đưa ra quyết định chọn nhà cung ứng)
Liên hệ với nhà cung cấp tuỳ theo yêu cầu hai bên có thể lập hợp đồng hoặc khơng.
Các loại chứng từ cần thiết:
Hợp đồng kinh tế
Biên bản họp hội đồng giá
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Hoá đơn GTGT
Biên bản thanh lý hợp đồng
Phiếu nhập kho(phụ lục số05 )
Thủ tục xuất kho:
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư để phục vụ cho sản xuất, người có yêu
cầu (Bộ phận sản xuất, phân xưởng, phòng kế hoạch vật tư) lập Phiếu yêu cầu vật tư.
Quản đốc nhà máy ký phiếu yêu cầu vật tư
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, quản đốc nhà máy ký PXK
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất vật liệu cho bộ phận sản xuất theo
đúng chủng loại quy cách ghi trên phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vào thẻ kho.
Kế toán kho kiểm tra đối chiếu và nhập số liệu vào phần mềm kế toán
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại phịng kế tốn kho nhà máy + Liên 2: Giao cho bộ phận sử dụng
+ Liên 3: giao phịng vật tư
Phiếu nhập kho và xuất kho có thể được lập cho một hoặc nhiều NVL khác nhau. Tùy thuộc vào từng kho kế toán phải lập phiếu xuất kho cho phù hợp. Nếu trong yêu cầu xuất có nhiều NVL tại nhiều kho khác nhau thì buộc phải viết nhiều phiếu xuất kho cho các NVL đó theo kho quản lý.
Phiếu xuất kho(phụ lục số 06)
Phương pháp hạch tốn chi tiết ngun vật liệu tại Cơng ty
Tại Cơng ty TNHH chè Á Châu, hạch tốn chi tiết vật liệu áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Với ưu điểm đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác, phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán khối lượng vật liệu nhiều và đa dạng ở Cơng ty.
Chu trình kế tốn chi tiết vật liệu tai Cơng ty được khái quát theo sơ đồ Sơ đồ
hạch tốn NVL của cơng ty (phụ lục số 07)
Tại kho:
Việc phản ánh tình hình nhập, xuất kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi chép vào thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng nhập, xuất. Khi nhận được các chứng từ
nhập, xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, sau đó tiến hành phản ánh thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho theo cơng thức:
Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong tháng - Số xuất Trong tháng
Kế tốn kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho nhập liệu vào phần mềm kế toán. Số liệu tồn kho phải được cập nhật thường xuyên, liên tục và chính xác theo yêu cầu quản lý của quản đốc nhà máy, bộ phận kế toán văn phịng và Ban giám đốc Cơng ty
Tại Phịng Kế tốn:
Định kỳ hai lần một tuần kế tốn kho gửi tồn bộ chứng từ gốc phát sinh bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kèm theo bản mềm bảng tổng hợp hàng hóa về bộ phận kế tốn văn phịng. Tại bộ phận kế tốn văn phịng kế tốn vật tư sẽ kiểm tra đối chiếu số liệu, tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế tốn theo đúng quy định của Cơng ty và quy định hạch toán kế toán.
Tại Cơng ty TNHH chè Á Châu việc hạch tốn được kế toán thực hiện bằng máy vi tính, khi kế tốn nhận được bộ chứng từ gốc do kế tốn kho chuyển giao thì kế tốn vật tư căn cứ vào đó để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các chứng từ này sau khi được cập nhật vào máy, thì mọi dữ liệu (về số lượng, đơn giá, trị giá nhập xuất..) sẽ được tạo thành và lưu giữ dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu kế tốn. Máy tính sẽ quản lý nguyên vật liệu trong từng kho chi tiết theo mã số từng loại (mã vật tư), số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất kho…máy tính với phần mềm Effect sẽ tự động thực hiện q trình tính tốn vào sổ, lên các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp N-X-T), các báo cáo tổng hợp (sổ Nhật ký-sổ cái, Sổ cái các tài khoản 152, 331..) theo yêu cầu của nhà quản lý ngay tại thời điểm đó, có thể xem và in các báo cáo này vào bất kỳ thời điểm nào.
Khi cập nhật chứng từ, kế toán chỉ cần vào: Mã khách, người giao/nhận hàng, diễn giải nội dung, số hiệu chứng từ, ngày tháng nhập/xuất, mã vật tư, mã kho và mã vụ việc (đối với phiếu xuất kho) thì máy sẽ tự động cho hiện số tồn kho hiện thời. Đối với NVL nhập kho, kế toán chỉ cần vào số lượng nhập, đơn giá, máy tự động tính
thành tiền. Đối với NVL xuất kho, kế toán nhập số lượng, giá xuất kho, máy tính sẽ tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình qn liên tục.
Ví dụ: Nhập kho NVL
Ngày 01/10/2014 nhập kho NVL sản xuất chè đen sơ chế của Công ty TNHH MTV lâm nghiệp Ngịi Lao. Thủ kho căn cứ vào PXK và hố đơn GTGT số AA/13P- 0000163 để nhập kho. Sau khi nhập đủ số lượng ghi trên hoá đơn, thủ kho chuyển số liệu cho kế toán kho để viết phiếu nhập kho. Kế toán kho sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu sẽ viết PNK, liên 1 sẽ được lưu tại phịng kế tốn kho, liên 2 giao khách hàng và liên 3 cùng với hoá đơn GTGT gửi bộ phận kế toán tổng hợp tại văn phịng. Kế tốn kho căn cứ vào phiếu nhập kho sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán tổng hợp theo dõi số lượng tồn kho thực tế tại nhà máy. Thủ kho cập nhật vào thẻ kho và hàng tuần phải đối chiếu số liệu với kế toán kho.
Tại phịng kế tốn tổng hợp, kế toán vật tư căn cứ vào hoá đơn GTGT tiến hành nhập liệu vào phầm mềm kế toán. Từ bút toán nhập liệu ban đầu, số liệu sẽ được cập nhật vào các sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp vật tư, thẻ kho, sổ cái và các tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Xuất kho NVL
Ngày 03/10/2014 xuất kho chè sơ chế cho bộ phận sản xuất. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu đề nghị cấp vật tư đã được quản đốc nhà máy phê duyện xuất kho NVL cho bộ phận sản xuất. Sau khi xuất kho xong, thủ kho cập nhật vào thẻ kho, mở sổ chi tiết giao NVL cho từng tổ sản xuất để đối chiếu với thành phẩm sản xuất thu hồi sau khi chế biến.
Kế toán kho căn cứ vào phiếu xuất kho cập nhật vào phần mềm kế toán tổng hợp theo dõi lượng tồn kho thực tế. Hàng tuần kế tốn kho gửi tồn bộ chứng từ gốc về phịng kế tốn tổng hợp
Tại đây, kế toán vật tư căn cứ vào chứng từ thực tế tại nhà máy tiến hành nhập liệu xuất kho NVL. Cuối tháng, trên cơ sở số lượng, giá trị NVL xuất kho cho sản xuất, kế tốn vật tư tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm nhập kho. Số liệu vật tư
xuất kho sản xuất sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp vật tư, thẻ kho, sổ cái và các loại sổ của các tài khoản đối ứng.