2 .Thực trạng kế tốn NVL sản xuất chè tại Cơng ty TNHH chè Á Châu
2.2.3. Kế toán tổng hợp NVL
Căn cứ vào quy mô sản xuất, đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ và yêu cầu tổ chức quản lý, cơng ty chè Á Châu áp dụng hạch tốn tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xun. Phương pháp này giúp cho cơng ty có thể theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống về tình hình nhập, xuất, tồn NVL trên sổ kế toán tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Tồn bộ NVL cơng ty đều mua ngồi, số lượng mua lớn và chất lượng NVL đầu vào ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng chè xuất khẩu. Chính vì vậy q trình nhập NVL ở cơng ty được tổ chức rất chặt chẽ: từ khâu tìm nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng, lập chứng từ, xử lý chứng từ.
a. Tài khoản sử dụng
TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này không mở chi tiết thành tài khoản cấp 2, 3. Mọi nguyên vật liệu đều được phản ánh chung trong tài khoản tổng hợp 152 và được mã hố để quản lý (như đã trích trong mục phân loại nguyên vật liệu).
TK 331: Phải trả người bán. Được dùng để theo dõi chi tiết tình hình thanh tốn với từng nhà cung cấp.
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung
Cơng ty cũng tổ chức mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng mã số riêng rồi vào sổ chi tiết đối tượng thanh toán. Số liệu các sổ liên quan đều dựa trên mã số, khi cần chỉ cần truy cập vào mã số đã có, tự động máy sẽ cho ta những thơng tin cần thiết về đối tượng đó.
BẢNG MỘT SỐ NHÀ CUNG CẤP (phục lục số 08)
b. Sổ sách sử dụng
Nhật ký-sổ cái
Nội dung: Đây là sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ cho việc ghi Sổ cái.
Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán
phản ánh các nghiệp vụ phát sinh (Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu nhập mua hàng, Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu kế toán…) được kế toán cập nhật, số liệu được tự động vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Thời gian ghi sổ là thời gian xác định trên các chứng từ kế tốn. Mỗi nghiệp vụ phát sinh ghi trên một dịng. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang, cuối trang sổ cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Sổ cái tài khoản 152:
- Nội dung: Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản kế toán được mở một Sổ Cái.
- Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào số liệu được ghi vào sổ Nhật ký chung, xác định các tài khoản liên quan để vào Sổ Cái của tài khoản tương ứng. Đầu trang sổ ghi số cộng luỹ kế và số dư trang trước chuyển sang, cuối trang sổ ghi cộng số phát sinh luỹ kế, tính số dư để chuyển sang trang sau.
Kế tốn tổng hợp tăng ngun vật liệu:
Tại Cơng ty TNHH chè Á Châu, việc hạch toán tăng giảm NVL đều được hạch toán trên phầm mềm kế toán EFFECT. Với việc áp dụng phầm mềm này kế toán vật tư khi nhập, xuất NVL chỉ cần nhập số liệu một lần duy nhất ở cửa sổ nhập liệu, các số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết, bảng tổng hợp, nhật ký- sổ cái và sổ cái của các tài khoản có liên quan.
Tăng nguyên vật liệu do mua ngồi
Hàng ngày, kế tốn vật tư căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, kiểm tra tính đúng đắn hợp pháp của chứng từ rồi nhập số liệu vào phầm mềm kế toán. Kế toán ghi tăng NVL ( chi tiết cho từng loại), ghi tăng thuế GTGT đầu vào ( tất cả các loại NVL đều có thuế suất thuế GTGT là 10%), đồng thời ghi tăng khoản phải trả cho khách hàng ( chi tiết từng khách hàng)
Kế toán ghi:
Nợ TK 152 ( chi tiết NVL) 848.339.200
Nợ TK 133 84.833.920
Có TK 331( chi tiết khách hàng) 933.173.120
Sổ chi tiết các TK 152, TK 133, TK 331
Bảng tổng hợp các TK 152, TK 133, TK 331
Nhật ký sổ cái TK 152, TK 133, TK 331
Sổ cái TK 152, TK 133, TK 331
Khi Cơng ty thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ…) kế tốn cơng nợ hạch tốn ghi nợ các khoản phải trả ( chi tiết khách hàng) và ghi có tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Nợ TK 331 (chi tiết khách hàng) 933.173.120
Có TK 112, TK 111 933.173.120
Sau khi nhập liệu xong, số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào:
Sổ chi tiết TK 331, TK 112
Bảng tổng hợp TK 331
Nhật ký- sổ cái TK 331, TK112
Sổ cái TK 331, TK 112
Ví dụ: ngày 09/10/2014 căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0000166 của Doanh nghiệp tư nhân Phú Thịnh, PNK số 0295 và hợp đồng kinh tế số 53/AS-P thịnh/14. Kế toán vật tư nhập liệu vào phầm mềm kế toán. Kế toán ghi:
Nợ TK 152 848,339,200
Nợ TK 133 84,833,920
Có TK 3311 933,173,120
Khi kế toán nhập liệu xong số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào:
Sổ chi tiết các TK 152, TK 133, TK 331
Bảng tổng hợp các TK 152, TK 133, TK 331
Nhật ký sổ cái TK 152, TK 133, TK 331
Sổ cái TK 152, TK 133, TK 331
Ngày 28/10/2014, Công ty vay vốn ngân hàng Vietinbank trả tiền mua chè cho hóa đơn số 0000166 của Phú Thịnh. Căn cứ vào Giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi
Nợ TK 331 (chi tiết khách hàng) 933.173.120
Có TK 11215 933.173.120
Sau khi nhập liệu xong, số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào:
Sổ chi tiết TK 331, TK 112
Bảng tổng hợp TK 331
Sổ cái TK 331, TK 112
- Công ty không sử dụng TK 151 để hạch toán trường hợp nguyên vật liệu mua về nhưng cuối tháng chưa về nhập kho, mặc dù đã nhận được chứng từ, kế toán đợi khi hàng về mới tiến hành nhập kho.
Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu:
Xuất kho NVL dùng cho sản xuất
Cơng ty TNHH chè Á Châu khơng có hoạt động xuất kho NVL để góp vốn, để bán, khơng có tình trạng mất mát, hao hụt do kho NVL được quản lý rất chặt chẽ do đó nguyên nhân làm giảm NVL duy nhất là xuất kho cho sản xuất.
Kế toán căn cứ Phiếu xuất kho để ghi vào sổ Nhật ký-sổ cái, sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết TK 621. Kế toán ghi
Nợ TK 621 412.532.000
Có TK 152 ( Chi tiết cho từng loại) 412.532.000
Ví dụ: Ngày 03/10/2014 căn cứ vào PXK số 143, xuất kho chè sơ chế cho xưởng sản xuất. Số lượng là 20.750 kg, trị giá xuất kho là 404.132.000 đồng. Kế tốn ghi:
Nợ TK 621 404.132.000
Có TK 152 404.132.000
Sau khi nhập liệu xong, số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào:
Sổ chi tiết TK 152, TK 621
Nhật ký- sổ cái TK 152, TK 621
Sổ cái TK 152, TK 621
Hiện nay, Công ty TNHH chè Á Châu mỗi năm chỉ tiến hành kiểm kê đánh giá lại NVL tài sản một lần duy nhất vào cuối năm. Kết quả đánh giá lại chỉ được phản ánh trên hệ thống kế tốn nội bộ của Cơng ty.
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU SẢN XUẤT CHÈ TẠI CƠNG TY TNHH CHÈ Á CHÂU
3.1. Các kết luận phát hiện qua nghiên cứu kế tốn NVL sản xuất chè tại Cơng ty TNHH chè Á Châu
3.1.1. Những kết quả đã đạt được
Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty được xây dựng trên mơ hình tập trung
là phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của Công ty. Các phòng ban phối hợp chặt chẽ với phịng kế tốn đảm bảo cơng tác hạch toán thống nhất về nguyên vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng. Các bộ phận kế tốn trong Cơng ty đảm nhiệm những phần hành kế toán riêng biệt nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau đảm bảo xử lý thông tin được nhanh nhất cung ứng kịp thời cho Ban lãnh đạo Công ty để đưa ra các quyết định và giám sát công việc đạt hiệu quả cao.
Chế độ hạch tốn tại Cơng ty phù hợp với quy định của Bộ Tài chính. Hệ
thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lý, đầy đủ. Quy trình luân chuyển chứng từ đúng quy định đề ra.
Hình thức kế tốn mà Cơng ty áp dụng là Nhật ký-sổ cái. Đây là hình thức
kế tốn với ưu điểm là tổ chức hệ thống sổ sách khá đơn giản, dễ thực hiện và đặc biệt rất thích hợp khi vận dụng kế tốn máy. Cơng ty đã trang bị cho phịng kế tốn hệ thống máy tính với phần mềm kế tốn Effect có nhiều ưu điểm: dễ sử dụng, cung cấp thơng tin nhanh chóng, chính xác, thực hiện tốt việc quản trị người dùng. Việc áp dụng kế tốn máy vào Cơng ty đã giúp cho các kế toán viên phần hành giảm tải khối lượng công việc mà họ phải thực hiện, đồng thời cho độ chính xác cao, nhanh chóng, kịp thời trong việc cung cấp thơng tin. áp dụng kế tốn máy cịn đảm bảo một bộ máy kế tốn viên gọn nhẹ với hiệu quả công việc cao.
Về phương thức kế tốn: Q trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty diễn ra
liên tục thường xuyên nên Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch tốn là hợp lý. Như vậy có điều kiện để quản lý tốt NVL và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kiểm tra kế tốn tại công ty.
Về việc cung cấp và lập kế hoạch thu mua: Cơng ty xây dựng quy trình quản lý nguyên vật liệu tương đối khoa học từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc phân công trong công tác quản lý khá rõ ràng, hợp lý: phòng kỹ thuật sản xuất lập định mức nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu kỹ thuật, theo hợp đồng mua hàng, nhu cầu sản xuất; phòng cung ứng vật tư chịu trách nhiệm thu mua nguyên vật liệu theo u cầu, tìm hiểu, thăm dị các nguồn hàng mà Công ty đang cần đặc biệt là các nguồn hàng chất lượng tốt giá cả hợp lý, tiết kiểm chi phí, đảm bảo q trình sản xuất. Sự phối hợp của hai phòng ban đảm bảo cho việc cung ứng đạt hiệu quả cao nhất, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong cơng việc kiểm sốt ngun vật liệu.
Về phương pháp hạch tốn chi tiết ngun vật liệu: Cơng ty đã vận dụng
phương pháp ghi thẻ song song phù hợp với điều kiện thực tế (sử dụng phần mềm kế tốn, danh điểm ngun vật liệu khơng q nhiều…) dễ đối chiếu kiểm tra, phát hiện sai sót.
Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Về sổ sách kế toán: kế toán sử dụng chứng từ phù hợp với quy định hiện hành: mẫu chứng từ, công tác ghi chép chứng từ đảm bản phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ phát sinh, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan. Hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ, hệ thống sổ kế tốn theo biểu mẫu mà Bộ TC quy định, có sự linh hoạt trong việc thiết kế kết cấu sổ cho phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin kế tốn cần thiết cho cơng tác quản lý.
Tài khoản sử dụng: các tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với hệ thống tài khoản do BTC quy định. Đối với TK 152 tuy không được chi tiết thành các TK cấp 2,3 nhưng tất cả nguyên vật liệu đều đã được mã hoá thuận tiện cho việc theo dõi quản lý.
Trình tự kế tốn: kế tốn vật tư đã thực hiện kế tốn ngun vật liệu theo trình tự phù hợp với thực tế phát sinh của các nghiệp vụ.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm chi phí vật liệu và cơng cụ dụng cụ thì q trình hạch tốn kế tốn NVL tại cơng ty cũng gặp những khó khăn nhất định.
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Hệ thống kho bảo quản vật tư: cơng ty chỉ có một kho bảo quản vật tư chung cho toàn cơng ty cơng ty cần bố trí theo các phân xưởng để tiện cho việc vận chuyển bên cạnh đó cũng cần phải phân chia mỗi kho đó thành các kho nguyên vật liệu nhỏ hơn dựa trên công dụng kinh tế của nguyên vật liệu: kho vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, …Việc phân chia này sẽ tạo điều kiện để bảo quản ngun vật liệu tốt hơn vì mỗi nhóm ngun vật liệu có chất lượng và giá cả khác nhau do đó địi hỏi điều kiện kho tàng bảo quản cũng khác nhau, giúp công tác quản lý nguyên vật liệu cũng dễ dàng hơn mỗi khi nhập, xuất, chất xếp các loại nguyên vật liệu vào kho.
Kế tốn khơng sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” để phản ánh nghiệp vụ hàng mua cuối tháng chưa về nhập kho. Khi đó phát sinh nghiệp vụ hố đơn về trước nhưng hàng chưa về nhập kho. Khi phát sinh nghiệp vụ hoá đơn về trước nhưng hàng vẫn chưa về thì kế tốn vẫn để lại chờ hàng về mới tiến hành hạch toán. Việc ghi chép như vậy của Công ty không quản lý được tài sản. Khi hàng mua đã nhận được hố đơn thì hàng mua đó đã thuộc quyền sở hữu của Công ty, đồng thời phải phản ánh khoản công nợ phải trả người bán. Cơng ty phải ghi sổ kế tốn để theo dõi tài sản, công nợ đồng thời kê khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ngay trong tháng nhận được hoá đơn.
Kế toán lập dự phịng giảm giá ngun vật liệu: Cơng ty chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu là chưa hợp lý. Phần lớn nguyên vật liệu của Công ty là mua ngồi thị trường, mà giá cả thị trường ln biến động nên việc lập dự phịng này là rất cần thiết, giúp Cơng ty giảm thiểu những rủi ro trong biến động bất lợi của giá nguyên vật liệu.
Hiện nay công tác kiểm kê trong Công ty không được chú trọng. Cuối tháng hoặc cuối quý, cuối năm Công ty không đưa ra biên bản kiểm kê vật tư, hay phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo quy định về quản lý hàng tồn kho.
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế tốn NVL sản xuất hóa chất tại Cơng ty TNHH chè Á Châu
Hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu phải dựa theo những nguyên tắc sau:
Phải tuân thủ chế độ tài chính, kế tốn hiện hành, các văn bản pháp luật của Nhà nước có liên quan, phù hợp với chuẩn mực kế tốn, thông lệ chung.
Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh riêng của Công ty. Việc
vận dụng sáng tạo chế độ kế tốn tài chính vào cơng tác hạch tốn ngun vật liệu sẽ nâng cao hiệu quả công tác kế tốn, đồng thời khơng trái với quy định chung.
Việc hồn thiện cơng tác kế tốn phải được đặt ra trong mối liên hệ giữa chi
phí bỏ ra là lợi ích đạt được, đảm bảo yếu tố kinh tế mà lại nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn ngun vật liệu.
3.2.1. Hồn thiện cơng tác bảo quản nguyên vật liệu
Hệ thống kho bảo quản NVL của Công ty nên được nâng cấp, bố trí khoa học, thuận tiện cho việc theo dõi kiểm kê:
Tại mỗi phân xưởng nên có kho bãi riêng và phân chia kho đó thành các kho nhỏ hơn gồm kho NVL chính, kho NVL phụ, kho thành phẩm, kho nhiên liệu phục vụ cho sản xuất tại chính phân xưởng đó, để thuận tiện cho việc theo dõi bảo quản kiểm