Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
2.1.2. Tổng quan về tài sản bằng tiền tại công ty
- Tài sản bằng tiền tại công ty chỉ gồm tiền mặt tại quỹ là tiền Việt Nam và tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam được hình thành từ các nguồn:
+ Nợ phải trả: là nguồn tạo nên tài sản của đơn vị bằng cách tạm thời chiếm dụng của các đối tượng khác nhau và đơn vị có trách nhiệm phải thanh tốn khi đến hạn, bao gồm: Nợ phải trả người bán, lương phải công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước, vay ngắn hạn, dài hạn.
+ Nguồn vốn chủ sở hữu: là nguồn được tạo lập từ sự đóng góp của các nhà đầu tư thơng qua đóng cổ phần, được cấp, nguồn bổ sung từ kết quả kinh doanh. Đây là nguồn vốn mang tính lâu dài và đơn vị khơng phải thanh tốn, bao gồm: vốn của các nhà đầu tư, thặng dư vốn cổ phần, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ như quỹ dự trữ, quỹ dự phòng, quỹ đầu tư phát triển, lợi nhuận giữ lại, chênh lệch tỷ giá, chênh lệch đánh giá lại tài sản.
* Nguyên tắc quản lý chung về tiền mặt tại công ty.
Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, công ty luôn cần một lượng tiền mặt. Số tiền mặt được ổn định ở một mức hợp lý nhất. Tiền mặt tại quỹ cơng ty ln được đảm bảo an tồn và thực hiện một cách triệt để đúng theo chế độ thu, chi, quản lý tiền mặt.
Hiện tại, công ty chỉ sử dụng loại tiền Việt Nam tại quỹ để thanh toán. Nhằm quản lý và hạch tốn chính xác tiền mặt tại quỹ ở doanh nghiệp nói chung và Cơng ty CP thương mại và dịch vụ cơng nghệ Đại Bảo nói riêng đều tn thủ ngun tắc sau:
- Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lý, hợp pháp để chứng minh (phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền....). Sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu hoặc chi tiền và giữ lại các chứng từ đã có chữ ký của người nộp tiền hoặc người nhận tiền.
- Việc quản lý TM tại quỹ phải do thủ quỹ, giám đốc chỉ thị. Khi thủ quỹ có cơng tác đột xuất buộc phải vắng mặt ở nơi làm việc hoặc có sự thay đổi thủ quỹ thì phải có văn bản chính thức của cơng ty. Khi bàn giao quỹ phải tiến hành kiểm kê, thủ quỹ tuyệt đối không được nhờ người khác làm thay, không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa của cơng ty hay kiểm nghiệm cơng tác kế toán.
- Việc kiểm tra quỹ khơng chỉ tiến hành định kỳ mà cịn phải thường xuyên kiểm tra đột xuất nhằm ngăn chặn tình trạng vay mượn gây thất thốt cơng quỹ.
- Số tiền mặt tồn quỹ luôn phải khớp đúng với số liệu trong sổ quỹ. Mọi sai lệch đều phải tìm ngun nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
* Nguyên tắc quản lý chung về tiền gửi ngân hàng tại công ty.
- TGNH là số tiền thuộc sở hữu của DN nhưng được gửi tại Ngân hàng. Do đó doanh nghiệp với kế toán Ngân hàng phải thường xuyên đối chiếu số phát sinh nhằm đảm bảo sự khớp đúng về số liệu. Nếu phát sinh số chênh lệch thì hai bên phải tìm nguyên nhân và kịp thời xử lý. Tại thời điểm cuối kỳ, số chênh lệch vẫn chưa được xử lý thì kế tốn phản ánh số chênh lệch vào TK 138(1) – Tài sản thiếu chờ xử lý hoặc TK 338(1) – Tài sản thừa chờ xử lý, sang kỳ sau tiếp tục tìm ngun nhân xử lý.
- Để hạch tốn tăng, giảm tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112(1). TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động TGNH tại công ty.
- Tác dụng của số tiền mà công ty gửi vào Ngân hàng với hoạt động sản xuất kinh doanh là đảm bảo ngun tắc thanh tốn an tồn, nhanh chóng, dù khơng phải đầu tư vào sản xuất vẫn sinh ra một khoản lãi.
Nhà Nước, chỉ giữ lại một khoản tiền nhất định ở quỹ nhằm phục vụ nhu cầu chi tiêu thường xuyên, còn lại tất cả phải gửi vào Ngân hàng nhằm mục đích bảo vệ tốt, được Nhà Nước quản lý, điều hòa tránh thất thoát.