1 .Tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
1. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính
- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế tốn khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán của đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án các đơn vị lựa chọn phải được thiết kế theo nguyên tắc của Hình thức kế tốn Nhật ký chung. Phần mềm kế tốn tuy khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
- Hình thức kế tốn trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Có đủ các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế tốn tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán.
- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế tốn và của Thơng tư này.
- Phần mềm kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế tốn do Bộ Tài chính quy định, phải phù hợp yêu cầu quản lý và điều kiện ứng dụng của các cơ quan thi hành án dân sự.
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nhật ký chung nên sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn này. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ khơng hồn tồn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan).
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chínhxác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế tốn sổ kế tốn được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiệncác thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính được thể hiện trên Sơ đồ số 02.
-
Mỗi doanh nhiệp có những đặc điểm sản xuất, kinh doanh khác nhau. Do vậy, để đảm bảo cho việc quản lý và sử dụng thơng tin tài chính cần phải lựa chọn một hình thức sổ sao cho phù hợp và đạt hiệu quả. Các sổ được lập dựa trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo quy định của Bộ tài chính.
Sổ kế tốn tổng hợp: để phản ánh tình hình xác định kết quả tài chính trong kỳ của doanh nghiệp, kế tốn mở sổ theo dõi tuỳ theo hình thức kế tốn đơn vị áp dụng.
+ Trong hình thức Nhật ký chung kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung, đồng thời căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái các TK 911, 811, 421, 635, 711, 515, 511….
Sổ kế toán chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết các TK 911, 421, 811, 635, 711, 515, 511…. nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KẾT QUẢ KINH DOANH TAI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ THÁI AN
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến kếtốn kết quả kinh doanh tai Cơng ty TNHH thương mại & dịch vụ Thái An. tốn kết quả kinh doanh tai Cơng ty TNHH thương mại & dịch vụ Thái An.
2.1.1. Tổng quan về Công ty TNHH thương mại & dịch vụ Thái An.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÁI AN
1.1.1 Giới thiệu chung về cơng ty
Tên Tiếng Việt : CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÁI AN Tên Tiếng Anh : THAI AN COMPANY LIMITED
Địa chỉ : Tổ 23 - Đường Pháp Vân - Yên Sở - Hoàng Mai - Hà Nội MST : 0102032466
Điện thoại : 043.8615882 Fax : 043.8615882
Email : nguyenvanhai.nb@gmail.com Vốn điều lệ : 6.000.000.000
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty
Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÁI AN hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký mã số thuế: 0102032466 do Sở kế hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 5 tháng 8 năm 2009. Vốn điều lệ: 6.000.000.000 đồng (Sáu tỷ đồng chẵn)
Giám đốc là Ông Cao Thế Kiên
Khái quát q trình hoạt động của Cơng ty qua 3 giai đoạn
Cơng ty được thành lập ngày 5 tháng 8 năm 2009
- Những thuận lợi: Được sự nhất trí ủng hộ góp vốn của các thành viên là Ơng Cao Thế Kiên và Cao Thế Lâm và từ sự tìm hiểu nghiên cứu thị trường tiêu thụ sản phẩm đã nhanh chóng quyết định thành lập nên Cơng ty.
- Những khó khăn bước đầu thành lập là tìm cơ sở nhập hàng hóa và đầu ra của thị trường tiêu thụ.
* Giai đoạn phát triển:
- Những thành cơng: Do đã có sẵn sự am hiểu về ngành nghề kinh doanh và tìm kiếm khách hàng cũng như địa điểm kinh doanh nhiều lợi thế, hiện nay Cơng ty đã có 02 cửa hàng trưng bày cũng như địa điểm để bảo trì sửa chữa bảo dưỡng chăm sóc các loại xe ơtơ.
Đối thủ cạnh tranh. Những khó khăn gặp phải là ngành nghề kinh doanh của Cơng ty hiện nay trên thị trường đã có nhiều nhà kinh doanh sản xuất tiêu thụ
- Triển vọng phát triển.
* Giai đoạn phát triển trong tương lai.
- Kế hoạch phát triển trong tương lai với mục tiêu chiến lược tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ mang lại lợi nhuận cho công ty.
- Tiềm năng của thị trường ngày càng mở rộng với những cơ hội mới.
Ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÁI AN là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực: kinh doanh nội thất ô tô, phụ tùng ô tô, xăm lốp, yếm ô tô các loại.
Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Chức năng
Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nội thất, xăm lốp, yếm, phụ tùng ôtô các loại và dịch vụ thay thế, bảo dưỡng, chăm sóc xe ơtơ
Nhiệm vụ
- Tiếp tục thực hiện các mục tiêu mở rộng thị trường ra các tỉnh lân cận và trong khu vực.
- Nâng cấp ứng dụng các sản phẩm của Công ty. Nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng sử dụng trong công tác quản lý. Để đạt hiệu quả cao nhất và độ chính xác cao, các dịch vụ chăm sóc bảo dưỡng xe ơ tơ.
- Tìm kiếm các hợp đồng kinh doanh lớn mạnh chuyên dụng hơn.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị
Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÁI AN là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực: phụ tùng ô tô, xăm lốp, yếm ô tô các loại, sửa
chữa thay thế phụ tùng.
Đối tượng khách hàng chủ yếu là : các công ty vận tải, các loại xe ô tô cá nhân, gia đình.
2.1.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý và phân cấp quản lý tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thái An.
* Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÁI AN tổ chức bộ máy quản lý theo mơ hình quản lý trực tuyến. Mọi hoạt động của cơng ty đều chịu sự điều hành từ ban Giám đốc, lãnh đạo theo dõi sát mọi hoạt động của cơng ty, chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách Nhà nước theo đúng pháp luật.
Biểu 1.1 . Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÁI AN
Ghi chú:
: Quan hệ tương quan
: Chỉ đạo trực tiếp
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty
Hiện nay cán bộ cơng nhân viên có hợp đồng lao động là: 13 người, ngồi ra cơng ty cịn th thêm lao động theo thời vụ, đơn đặt hàng khi cần thiết.
- Hội đồng thành viên
Hoạt động theo điều lệ: hàng quý làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo Công ty thời gian 01 ngày.
- Giám Đốc Công ty
Giám Đốc công ty là người trực tiếp chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty, về phạm vi hoạt động cũng như hiệu quả của công ty.
- Phịng tổ chức Hành chính
Tiếp nhận tất cả các cơng văn sau đó chuyển đến cho các bộ phận chức năng có liên quan để thực hiện. Tham mưu cho Giám Đốc sắp xếp lại tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của từng bộ phận qua từng thời kỳ.
Căn cứ vào định mức tiền lương làm cơ sở chi trả cho công nhân trực tiếp sản xuất. Đối với bộ phận gián tiếp trả lương theo quy định hiện hành. Tổ chức họp xét nâng lương hàng năm theo đúng quy định.
Tiếp nhận, bố trí cán bộ cơng nhân viên theo u cầu của công việc, dựa trên cơ sở năng lực và trình độ của từng người, có kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên trong công ty, giải quyết các chế độ BHXH, về hưu, mất sức, thôi việc…báo cáo thống kê định kỳ lên cơ quan cấp trên.
- Phòng kỹ thuật kế hoạch
Tiếp nhận các cơng văn do phịng Tổ chức chuyền đến sau khi có ý kiến của Ban Giám Đốc, tiếp nhận yêu cầu đơn đặt hàng của khách hàng. Lập các thủ tục bổ sung, phụ kiện hợp đồng và các văn bản liên quan đến hợp đồng. Lập báo cáo có giá trị cơng trình sửa chữa hồn chinh và các giá trị với các đối tác tham gia cơng trình sửa chữa được hưởng.
- Phịng kế tốn
Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính dựa trên cơ sở kinh doanh của cơng ty. Tổ chức, ghi chép, hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phản ánh đúng tình hình kinh doanh nhằm kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu - chi. Giám sát quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vốn của đơn vị, cụ thể:
- Lập và quản lý, thực hiện kế hoạch thu – chi tài chính của cơng ty từng tháng, quý, năm của từng đơn hàng sửa chữa.
- Thống kê tổng hợp tình hình kinh doanh, thực hiện các nguồn vốn, giá thành, thu nộp ngân sách và quyết toán hàng quý, hàng năm.
Xây dựng phương án huy động vốn và sử dụng vốn, luân chuyển trong kinh doanh.
2.1.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thái An.
* Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ Thái An Bộ máy kế tốn ở Cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ Thái An hạch toán độc lập nên được tổ chức thành phịng kế tốn có những nhiệm vụ sau:
- Tiến hành cơng tác kế tốn theo quy định Nhà Nước.
- Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định Bộ Tài Chính, Tổng Cục Thống Kê và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập.
- Hỗ trợ Giám Đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng và bộ phận thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thơng kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận khác có liên quan
Biểu 2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
- Kế tốn trưởng : Có nhiệm vụ tổ chức, kiểm tra cơng tác kế tốn ở cơng ty,
là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế tốn, tài chính cho Tổng Giám Đốc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám Đốc. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về toàn bộ cơng tác tài chính kế tốn, có nhiệm vụ tổ chức cơng tác phân công phân nhiệm cho phù hợp, theo dõi tất cả các phần hành nghiệp vụ kế toán, kiểm tra báo biểu, kiểm tra cân đối tài chính, quản lý mọi chi phí được hạch tốn lên báo cáo tài chính trình Ban Giám Đốc duyệt. Đồng thời có trách nhiệm lập báo cáo tài chính cấp trên, là người chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính.
- Kế tốn tổng hợp : Chịu trách nhiệm trước kế tốn trưởng trong cơng tác quản lý, theo dõi xây dựng giá thành chi tiết sản phẩm của công ty. Kết hợp với thống kê các phân xưởng tổng hợp số liệu, vật tư hàng hóa xuất cho sản xuất. Cùng kế toán kho đối chiếu vật tư xuất cho sản xuất và thành phẩm nhập kho theo định
KẾ TOÁN VẬT TƯ, CCDC VÀ TSCĐ KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN CƠNG NỢ KẾ TỐN TRƯỞNG KẾ TOÁNTỔNG HỢP KẾ TOÁN NGÂN HÀNG
mức và có trách nhiệm thơng báo trưởng phịng để có biện pháp xử lý khi có sự sai lệch, nhầm lẫn.
- Kế tốn thanh tốn : có trách nhiệm tổng hợp và chi tiết các phần hành kế tốn : cơng nợ, hàng hóa, quỹ tiền mặt, các khoản phải thu phải trả, tài sản cố đinh, nguồn vốn của Cơng ty và các khoản thanh tốn nội bộ, các khoản thực hiện nghĩa vụ về ngân sách với Nhà nước. Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý công nợ đầu vào của các nhà cung cấp dựa trên tờ khai, hóa đơn GTGT đầu vào và phiếu nhập kho. Công nợ đầu ra dựa trên phiếu xuất bán hàng, hóa đơn GTGT đầu ra, sổ thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra chứng từ ban đầu về chi phí của các phịng ban. Theo dõi và quản lý công nợ tạm ứng, các khoản phải thu phải trả. Căn cứ vào hợp đồng và đơn đặt hàng để lên lịch thanh toán phải trả với nhà cung cấp. Chịu trách nhiệm theo dõi tài khoản, tài sản cố định, công cụ dụng cụ thuộc khối văn phịng, trích khấu hao tài sản và cơng cụ phân bổ dài hạn hàng tháng.
- Kế toán ngân hàng : Căn cứ vào số liệu kế toán thanh toán cung cấp, lập ủy nhiệm chi thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp. Theo dõi, hạch toán chứng từ ngân hàng, giúp Kế toán trưởng trong việc giao dịch các hợp đồng tín dụng, vay vốn, hỗ trợ lãi suất, thanh tốn…cũng với ngân hàng. Theo dõi các hợp đồng xuất nhập khẩu vật tư hàng hóa. Theo dõi thanh tốn hàng nhập khẩu nước ngồi, làm các thủ tục thanh tốn, chịu trách nhiệm làm các thủ tục kê khai nhập khẩu hàng nước ngoài với cơ quan chức năng và tổ chức việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
- Kế tốn kho : Kết hợp cùng với thủ kho nhập hàng, thực hiện các cơng tác kế tốn và hạch tốn tại kho hàng, tuân thủ đúng các quy định của pháp luật và luật kế toán. Báo cáo với trưởng kho và trưởng phòng kinh doanh các số liệu theo dõi, thống kê hàng tháng về xuất, nhập, tồn. Kiểm tra hàng nhập về số lượng, chất lượng theo hóa đơn nhập kho. Tính lượng vật tư phát sinh cho bộ phận kinh doanh theo