5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
1.2. Nội dung kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
1.2.2. Kế toán bán hàng theo Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành (Quyết
hành (Quyết định 48/2006/QĐ-BTCngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính)
1.2.2.1. Chứng từ kế toán.
Hệ thống biểu mẫu, chứng từ kế toán trong kế tốn bán hàng
Hóa đơn giá trị gia tăng: Là hóa đơn dùng cho các đơn vị tính thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ thuế. Hóa đơn do người bán lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Mỗi hóa đơn được lập cho các loại hàng hóa, dịch vụ có cùng mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên( Liên 1 lưu vào sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng làm chứng từ kế tốn).
Hóa đơn bán hàng thơng thường: Là hóa đơn dùng cho các doanh nghiệp nộp
thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng thuộc diện không chịu thuế GTGT.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Là loại chứng từ dùng để theo dõi số
lượng hàng hóa di chuyển từ kho này sang kho khác trong nội bộ doanh nghiệp. Đây là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế tốn ghi sổ chi tiết hàng hóa. Phiếu này do bộ phận cung ứng lập thành 3 liên: Liên 1 lưu vào sổ gốc, liên 2 chuyển cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phịng kế tốn, liên 3 giao cho khách hàng.
Các loại hóa đơn, chứng từ khác
- Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy báo nợ - Giấy báo có
- Bảng kê hàng hóa bán lẻ - Hóa đơn cước phí vận chuyển - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý - Biên bản giảm giá hàng bán
- Biên bản hang bán bị trả lại
Trình tự luân chuyển chứng từ kế tốn bán hàng
- Hóa đơn GTGT
Nguời lập : Kế tốn bán hàng
Mục đích sử dụng: Là căn cứ để hạch toán kế toán khi phát sinh nghiệp vụ bán
hàng. Là chứng từ quan trọng trong việc tính thuế GTGT đầu ra. Là căn cứ để xác định giá trị hàng bán.
Trình tự luân chuyển
+ Người mua hàng đề nghị mua hàng hóa.
+ Sau khi thỏa thuận, kế tốn kho viết phiếu xuất kho.
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, kế tốn lập hóa đơn GTGT . Hóa đơn GTGT gồm 3 liên. Sau đó người lập hóa đơn ký và trình lên thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu. Sau khi lập hóa đơn xong, Liên 1 được lưu quyển hóa đơn, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: giữ tại phịng tài chính kế tốn của cơng ty.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán - Kiểm tốn
+ Kế tốn tiến hành bảo quản hóa đơn.
-Phiếu xuất kho
Người lập : Kế tốn kho
Mục đích:Là căn cứ để kế toán kho tiến hành xuất kho hàng hóa, theo dõi tình
hình vận động hàng hóa của cơng ty. Là căn cứ để tính giá xuất kho.
Trình tự luân chuyển:
+ Bộ phận bán hàng lập giấy xin xuất hàng hóa.
+ Chuyển cho giám đốc hoặc phụ trách đơn vị ký duyệt
+ Khi nhận được giấy xuất hàng, Kế toán kho tiến hành lập phiếu xuất Phiếu xuất kho và trình thủ trưởng ký. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Liên 1 được công ty lưu ở quyển phiếu xuất. Liên 2được chuyển cho bộ phận kho để xuất hàng, và chuyển lên bộ phận kế toán để vào sổ. Liên 3 giao cho người nhận hàng hóa.
+ Kế toán tiến hành bảo quản chứng từ. Hoa đơn được bảo quản trong 10 năm.
-Phiếu thu.
Người lập : Thủ quỹ
Mục đích: Xác định được số tiền mặt thực tế nhập quỹ tại công ty. Là căn cứ để
thủ quỹ thu tiền, ghi sổ sổ kế tốn.
Trình tự ln chuyển
+ Khi nhận được các chứng từ đi kèm : giấy thanh tốn tiền tạm ứng, hóa đơn, biên bản góp vốn... Căn cứ vào chứng từ đi kèm này, thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu, phiếu thu được lập thành 3 liên.Liên 1 được lưu lại quyển phiếu thu, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 được lưu theo chứng của công ty. Sau khi lập xong, phiếu thu được trình lên giám đốc, kế tốn trưởng ký duyệt
+ Tiến hành bảo quản và lữu trữ chứng từ, phiếu thu được bảo quản trong 5 năm.
1.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh các khoản liên quan giá bán, doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng, kế tốn bán hàng sử dụng các tài khoản sau đây:
• TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Dùng để phản ánh doanh thu của khối lượng hàng đã bán, dịch vụ đã cung cấp không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Kết cấu tài khoản. Bên nợ:
Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK, BVMT); Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ;
Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ; Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ;
Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Bên có:
Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.
Tài khoản 511 khơng có số dư cuối kỳ. Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp 2: TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hóa” TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm” TK 5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ” TK 5118 “ Doanh thu khác”
Khi sử dụng tài khoản này, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc hạch toán sau:
+ Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được tiền, hoặc sẽ thu được tiền từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngồi giá bán (Nếu có).
+ Trường hợp doanh nghiệp có doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh hoặc tỷ giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
+ Tài khoản 511 chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu được tiền.
+ Đối với sản phẩm, hàng hố, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế tốn - Kiểm tốn
có thuế GTGT.
+ Đối với sản phẩm, hàng hố, dịch vụ khơng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán.
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (Bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu).
+ Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu chưa thực hiện về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác định.
+ Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này không được coi là đã bán trong kỳ và không được ghi vào Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” mà chỉ hạch tốn vào bên Có Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” về khoản tiền đã thu của khách hàng. Khi thực giao hàng cho người mua sẽ hạch toán vào Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” về trị giá hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu.
• TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”: Phán ánh các khoản giảm trừ doanh
thu trong trường hợp những sản phẩm, hàng hoá được xác định là đã bán nhưng vì lý do về chất lượng, về qui cách kỹ thuật,. . . người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá và được doanh nghiệp chấp thuận; hoặc người mua mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại.
Kết cấu tài khoản 521 Bên nợ:
Số chiết khấu thương mại , giảm giá hàng bán đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng, doanh thu của hàng bán bị trả lại.
Bên có:
Số kết chuyển sang tài khoản 511 Tài khoản 521 có các tài khoản cấp 2:
• TK 5211: “Chiết khấu thương mại” Phản ánh số giảm giá cho người mua hàng với khối lượng hàng hóa lớn được ghi trên hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ khác liên quan đến bán hàng.
Kết cấu tài khoản 5211 : Bên nợ.
Số chiết khấu thương mại chấp nhận thanh tốn cho khách hàng.
Bên có.
Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 511
• TK 5212: “ Hàng bán bị trả lại”. Phản ánh trị giá bán của số sản phẩm, hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại.
Kết cấu tài khoản 5212 : Bên nợ :
Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào khoản phải thu khách hàng về số sản phẩm, hàng hóa đã bán.
Bên có :
Cuối kỳ, kết chuyển sang TK 511
• TK 5213 “ Giảm giá hàng bán”. Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán so với giá bán ghi trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường phát sinh trong kỳ đối với những hàng hoá kém phẩm chất.
Kết cấu tài khoản5213 : Bên nợ :
Số giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng.
Bên có :
Cuối kỳ, kết chuyển sang tài khoản 511.
• TK 632 ‘Giá vốn hàng bán”: Phán ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
Kết cấu tài khoản 632 Bên nợ
Trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ
Các khoản hao hụt, mất mát của hàng hóa tính vào giá vốn Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế tốn - Kiểm tốn
Bên có
Kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh
Hoàn nhập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại Tài khoản 632 khơng có số dư cuối kỳ
● TK 156 “Hàng hóa”:
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản.
Kết cấu tài khoản : Bên nợ
Giá trị của hàng hóa mua vào.
Các loại thuế khơng được hồn lại : thuế NK, TTĐB, thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Giá trị hàng hóa thừa khi kiểm
Kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ ( trường hợp doanh nghiệp kế toán hà tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ).
Bên có :
Giá trị của hàng hóa bán ra.
Giá trị hàng hóa trả lại cho người bán. Tài khoản này có số dư bên Nợ. TK 157 “Hàng gửi bán”:
Để phản ánh trị giá vốn của hàng gửi bán đại lý, hoặc hàng gửi đi bán và chưa được chấp nhận, kế toán sử dụng TK 157 “Hàng gửi bán”, Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại hàng hóa, theo từng lần gửi.
Kết cấu tài khoản 157 Bên nợ
Trị giá hàng hóa gửi bán đại lý.
Trị giá hàng hóa đã cũng cấp cho khách hàng nhưng chưa được xác định là đã bán.
Trị giá hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã bán. Trị giá hàng hóa gửi đi nhưng bị khách trả lại.
Tài khoản này có số dư bên Nợ.
Ngồi ra, kế tốn bán hàng cịn sử dụng một số tài khoản: TK 1331 : “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ”, TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”, TK 111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 331 “ Phải trả người bán”.
1.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Kế tốn bán bn hàng hóa:
Bán bn qua kho
- Kế tốn bán bn theo phương pháp giao hàng trực tiếp
Khi xuất kho hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn ghi tăng cho các khoản tiền (tiền mặt (TK111), TGNH(TK112)) hoặc phải thu khách hàng (TK131) theo giá bán của hàng hóa đã có thuế GTGT. Đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng (TK511) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi thuế GTGT phải nộp (TK3331). Căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán tăng giá vốn hàng bán (TK632), ghi giảm hàng hóa (TK156) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho.
- Kế tốn bán bn qua kho theo phương pháp gửi hàng cho khách hàng”
Trong trường hợp xuất hàng gửi bán: Khi xuất hàng đến một địa điểm để giao hàng theo sự thỏa thuận giữa hai bên, kế toán ghi tăng trị giá hàng gửi bán (TK157) và ghi giảm giá trị hàng hóa (TK156). Khi đã thỏa mãn các điều kiện ghi nhận doanh thu thì kế tốn phản ánh doanh thu và giá vốn của hàng bán . Giá vốn lúc này được hạch toán ghi tăng giá vốn hàng gửi bán (TK632), đồng thời ghi giảm hàng gửi bán (TK157) theo giá trị thực tế xuất kho.
Bán buôn vận chuyển thẳng
- Kế tốn bán bn vận chuyển thẳng theo phương pháp giao tay ba
Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ ghi giảm các khoản tiền ( tiền mặt (TK111), TGNH (TK112)) hoặc phải thu của khách hàng (TK131) theo giá thanh tốn của hàng hóa đã bao gồm cả thuế GTGT, đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng (TK511) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi thuế GTGT phải nộp (TK 3331). Căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp lập, kế toán phản ánh giá vốn tăng giá
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán - Kiểm toán
vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm thuế GTGT đầu vào nếu có (TK133), đồng thời ghi giảm các khoản tiền ( tiền mặt (TK 111), TGNH (TK112)) hoặc tăng phải trả người bán (TK331) theo giá mua đã có thuế GTGT.
- Kế tốn bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng
Khi DN mua hàng sau đó chuyển thẳng đi bán, căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, phiếu gửi hàng đi bán, kế toán ghi tăng hàng gửi bán (TK157) theo giá chưa có thuế GTGT, tăng thuế GTGT đầu vào nếu có (TK133), đồng thời ghi có tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112) hoặc phải trả người bán (TK331), khi hàng gửi bán được xác định là đã tiêu thụ, kế toán ghi tăng tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112), phải thu khách hàng (TK131) theo giá bán đã có thuế GTGT, đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế, tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK3331). Đồng thời phản ánh GVHB: ghi tăng giá vốn hàng bán (TK632), giảm hàng gửi bán (TK157).
Các trường hợp phát sinh trong q trình bán bn
Chiết khấu thanh toán: là khoản chiết khấu cho những khách hàng thanh toán
tiền hàng trước thời hạn ghi trong hợp đồng, chiết khấu thanh tốn được phản ánh vào chi phí tài chính, kế tốn ghi tăng chi phí tài chính (TK635) theo số chiết khấu cho khách hàng, giảm tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112), phải thu khách hàng (TK131) theo tổng số phải thu.
Chiết khấu thương mại: Khi bán bn có phát sinh khoản chiết khấu thương mại
giảm trừ cho khách hàng kế toán ghi giảm chiết khấu thương mại (TK5211) theo số chiết khấu cho khách hàng, giảm thuế GTGT phải nộp (TK3331) tính trên khoản chiết khấu đồng thời ghi giảm tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112) hoặc phải thu của khách hàng (TK131) theo tổng số giảm trừ.
Giảm giá hàng bán: Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho
người mua về số lượng hàng đã bán kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách, hợp đồng thì kế tốn ghi giảm giảm giá hàng bán (TK5213) theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi giảm thuế GTGT phải nộp (TK3331) tính trên giá trị hàng bán bị giảm giá, ghi giảm tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112), hoặc phải thu khách hàng (TK131) theo giá thanh toán.
hàng bán bị trả lại, ghi giảm hàng bán bị trả lại (TK5212) theo giá bán hàng bị trả lại chưa có thuế GTGT, ghi giảm thuế GTGT phải nộp (TK3331) tính trên giá trị hàng bị trả lại, ghi giảm tiền mặt (TK111), tiền gừi ngân hàng (TK112), phải thu của khách hàng (TK131) theo giá thanh toán của hàng bị trả lại.