5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2 Thực trạng kế toán bán sách giáo khoa và đồ dùng học tậptạicông ty TNHH Tư
2.2.1 Đặc đểm nghiệp vụ bán sách giáo khoa và đồ dùng học tậptạicông ty TNHH Tư
TNHH Tư vấn và Thương mại Trường Thành.
2.2.1 Đặc đểm nghiệp vụ bán sách giáo khoa và đồ dùng học tậptạicông tyTNHH Tư vấn và Thương mại Trường Thành TNHH Tư vấn và Thương mại Trường Thành
2.2.1.1. Phương thức bán hàng
Hiện nay công ty TNHH tư vấn và thương mại Trường Thành đang thực hiện bán hàng theo các hình thức: Bán bn, bán lẻ lớn, bán theo đơn đặt hàng.
Hình thức bán bn: Hiện nay cơng ty sử dụng hình thức bán bn qua kho
Sơ đồ 2.3: Quy trình bán bn( phụ lục số 16)
Theo hình thức này, cơng ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phịng kế tốn lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua. Hàng hoá đựợc coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh tốn tiền hàng có thể bằng tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng. Khách hàng đặt hàng đặt hàng với phòng kinh doanh, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm duyệt đơn đặt hàng sau đó chuyển đơn đặt hàng sang phịng kế tốn bán hàng, kế tốn bán hàng lập hóa đơn, phiếu xuất kho chuyển xuống cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán đã lập để xuất hàng cho khách hàng.
Bán bn cho các phịng giáo dục, trường học( trường tiểu học Đại Mỗ, trường tiểu học Mỹ Đình 1,....)
Ưu điểm: Bán được số lượng sách và đồ dùng học tập lớn, không bị lưu kho
nhiều hàng
Nhược điểm: Chậm thu được tiền hàng do các trường học làm thủ tục thanh toán
chậm (phải qua nhiều khâu kiểm duyệt), như trường tiểu học Nghĩa Dũng rất hay thanh toán chậm.
Bán lẻ lớn: Phương thức bán lẻ lớn thì cũng gần giống như phương thức bán
bn tuy nhiên bán với số lượng ít hơn bán bn và khách hàng khơng thường xuyên như bán buôn. Phương thức bán lẻ lớn, cơng ty áp dụng hình thức bán qua kho.
Đầu tiên cũng là khách hàng đặt hàng đặt hàng với phòng kinh doanh, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm duyệt đơn đặt hàng sau đó chuyển đơn đặt hàng sang phịng kế tốn bán hàng, kế tốn bán hàng lập hóa đơn, phiếu xuất kho chuyển xuống cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán đã lập để xuất hàng cho khách hàng.
Theo hình thức này, công ty cũng xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phịng kế tốn lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua. Hàng hoá đựợc coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh tốn tiền hàng thì chỉ thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt
Ưu điểm: Bán được số lượng hàng lớn và không bị lưu kho nhiều hàng, thu tiền
được ngay, không bị rủi ro do khách chậm trả như bán buôn.
Nhược điểm: khách hàng không thường xun như bán bn. 2.2.1.2 Phương thức thanh tốn.
Phương thức thanh toán ngay: khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi nhận
được sách giáo khoa hoặc đồ dùng học tập cho cơng ty có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của cơng ty , hình thức thanh tốn này được công ty áp dụng đối với tất cả các đối tượng khách hàng của công ty.
Ưu điểm: phù hợp với những giao dịch nhỏ lẻ, giao dịch hàng ngày của công ty ,
cách thức thanh tốn nhanh chóng tiện lợi, các bên thanh tốn cảm thấy yên tâm hơn nhất là thanh toán bằng tiền mặt.
Nhược điểm: Hình thức thanh tốn này cũng có nhiều hạn chế đối với công ty,
do khách hàng của công ty chủ yếu là khách buôn và các trường học lấy với số nhiều nên khơng phù hợp với những hợp đồng có giá trị lớn như vậy.
Phương thức thanh tốn trả chậm: Khách hàng sẽ trả chậm số tiền mua sách
giáo khoa hoặc đồ dùng học tập sau một khoảng thời gian cho cơng ty, hình thức thánh tốn này được áp dụng đối với các đối tượng khách hàng mua hàng với số lượng lớn,
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán - Kiểm toán
khách hàng thường xun của cơng ty.Do đó mà hình thành khoản cơng nợ phải thu của khách hàng.
Ưu điểm: đây là một trong những hình thức thu hút khách hàng lớn của cơng ty Nhược điểm: Phát sinh những khoản nợ phải thu khó địi, ứ đọng vốn kinh doanh,
ảnh hưởng tới công ty.
2.2.1.3 Các chính sách bán hàng được cơng ty áp dụng
Cơng ty áp dụng chính sách miễn phí vận chuyển tới địa chỉ của khách hàng hợp đồng đặt hàng với giá trị hàng lớn và trong phạm vi 10 Km.
Trong trường hợp khi nhận hàng khách hàng khơng kiểm tra hàng hóa mà tiến hành nhận hàng chuyển về kho, sau khi nhập kho phát hiện hàng hóa khơng đúng với hợp đồng, công ty sẽ nhấp nhận phần hàng bán bị trả lại do không đúng với hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
Chính sách bán hàng tại cơng ty linh hoạt và đưa ra mức chiết khấu bắt đầu áp dụng cho các khách hàng mua với số lượng nhiều, tùy thuộc vào từng loại mặt hàng doanh nghiệp đưa ra mức chiết khấu thương mại khác nhau ( sách giáo khoa chiết khấu 10%, sách tham khảo chiết khấu 12%...)
2.2.1.4 Phương pháp xác định giá vốn tại cơng ty.
Cơng ty tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Ðối với hàng hoá khi xuất kho để bán hàng, căn cứ vào giá ghi trong hợp đồng và trị giá nhập kho của lô hàng nhập trước để ghi trị giá vốn của hàng xuất kho trên phiếu xuất kho. Trị giá vốn hàng nhập kho bao gồm cả trị giá mua và chi phí thu mua. Trị giá mua là giá mua của hàng hóa trên hợp đồng mua hàng (hố đơn mua hàng), cịn chi phí thu mua là chi phí bỏ ra để mua lơ hàng đó.
Giá hàng nhập kho = Trị giá mua ghi trên hóa đơn +
Chi phí thu mua - Cơng ty tính giá vốn hàng hóa theo phương pháp bình qn tháng
Đơn giá (giá trị tồn đầu kỳ + tổng giá trị nhập trong kỳ) xuất kho (Số lượng tồn đầu ky + số lượng nhập trong kỳ)
Đơn giá xuất kho của Hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình qn tháng, căn cứ vào tổng giá trị tồn đầu kỳ và tổng giá trị hàng nhập mua trong kỳ đi cùng là tổng số lượng hàng tồn đầu kỳ và tổng số lượng hàng Nhập mua trong kỳ
Ví dụ : Ngày 11/11/2015 xuất bán sách giáo khoa cho trường tiểu học Đại Mỗ
theo hoá đơn số 0000096 số lượng như sau: 220 bộ sách giáo khoa lớp 1giá 208.600 đồng/ bộ, 100 bộ sách giáo khoa lớp 2 giá 201.080 đồng/ bộ
Ví dụ số dư đầu tháng 11 của các mặt hàng: sách giáo khoa lớp 1: 20 bộ, số tiền 2.160.000đ, sách giáo khoa lớp 2: 50 bộ, số tiền 7.625.000đ
Trong tháng 11 phát sinh ngày 10/ 11/2015 công ty nhập một lô hàng sách giáo tri giá 39.010.000 đồng bao gồm: sách lớp 1: 220 bộ, số tiền 23.760.000, lớp 2 100 bộ, số tiền 15.250.000.
( phiếu xuất kho: phụ lục số 20) Đơn giá xuất kho
Sách giáo khoa lớp 1 =
2.160.000 + 23.760.000 20 +220
= 108.000đ
Đơn giá xuất kho
Sách giáo khoa lớp 2 =
7.625.000 + 15.250.000 50 + 100
= 152.500đ
2.2.1.5 Phương pháp xác định giá bán.
Giá bán được xác định sao cho bù đắp được các chi phí mà cơng ty đã bỏ ra như : giá vốn, tiền lương nhân viên, chi phí điện, nước... và đem lại lợi nhuận cho công ty.
Giá bán = Giá vốn + Thặng số thương mại
Hay : Giá bán = Giá vốn( 1+ % thặng số thương mại)
Tùy theo tình hình kinh doanh trong từng thời điểm của cơng ty cũng như tùy vào từng loại mặt hàng khác nhau, từng đối tượng khách hàng khác nhau (khách hàng thường xuyên và khách hàng mới, khách hàng vãng lai, khách buôn, khách lẻ, khách mua lẻ với số lượng lớn,....) và tùy vào số lượng hàng mà khách hàng mua để công ty đưa ra mức thặng số thương mại chứ không có một mức thặng số thương mại cố định và chung cho tất cả các mặt hàng, cho mọi thời điểm.
Giá bán được xác định sao cho bù đắp được các chi phí mà cơng ty đã bỏ ra như : giá vốn, tiền lương nhân viên, chi phí điện, nước... và đem lại lợi nhuận cho cơng ty.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán - Kiểm toán
Cụ thể mức thặng số thương mại mà công ty TNHH Tư vấn và thương mại Trường Thành đưa ra cho khách mua lẻ như sau :
- Bộ đồ dạy toán lớp 1, lớp 2: 40%- 50% - Bộ đồ dạy toán lớp 3, lớp 4, lớp 5 : 60%- 65%
- Bảng Hàn quốc, đồ dùng học tập các khối lớp của Nhật Bản : 65 % -90% - Đồ dùng đọc vần lớp 1: 40%- 50%
Ví dụ : Ngày 12/11/2015 công ty nhập một lô hàng đồ dung dạy học trị giá
15.469.680 đồng bao gồm những mặt hàng sau:
Bộ đồ dung dạy toán lớp 1: 5 bộ, số tiền 3.460.000 đồng Bộ đồ dung dạy toán lớp 3: 11 bộ, số tiền 4.840.000 đồng Bảng hàn quốc: 10 cái, số tiền 4.130.000 đồng
Bộ chữ đọc vẫn lớp 1: 5 bộ, số tiền 3.039.680 đồng
(Các mặt hàng trên có số dư đầu kỳ bằng 0)
Đơn giá nhập kho bộ
đồ dung dạy toán lớp1 =
3.460.000
5 = 692.000
Đơn giá nhập kho bộ
đồ dung dạy toán lớp3 =
4.840.000
11 = 440.000
Đơn giá nhập kho
Bảng Hàn quốc =
4.130.000 10
= 413.000
Đơn giá nhập kho
Chữ đọc vần lớp 1 =
3.039.680 5
= 607.936
Ngày 13/11/2015 công ty xuất bán đồ dùng dạy học cho trường tiểu học Nghĩa Dũng theo hố đơn số 0000097 có số lượng như sau:
Bộ đồ dung dạy tốn lớp 1: 5 bộ, đơn giá 985.000đồng /bộ Bộ đồ dung dạy toán lớp 3: 11 bộ, đơn giá 710.000 đồng/ bộ Bảng hàn quốc: 10 cái, đơn giá 905.000 đồng/ cái
Bộ chữ đọc vần lớp 1:5 bộ, đơn giá 774.000 đồng/ bộ (Hoá đơn số 0000097: phụ lục số 18
Phiếu xuất kho : phụ lục số 19)
Đơn giá xuất kho bộ
đồ dung dạy toán lớp1 =
0 + 3.460.000 0 + 5
= 692.000
Đơn giá xuất kho bộ
đồ dung dạy toán lớp3 =
0 + 4.840.000 0 + 11
= 440.000 Đơn giá xuất kho
Bảng Hàn quốc =
0 + 4.130.000 0 + 10
= 413.000 Đơn giá xuất kho
Chữ đọc vần lớp 1
0 + 3.039.680
0 + 5 = 607.936
Giá bán bộ đồ dạy toán lớp 1: 692.000 ( 1 + 42,35 %) = 985.000 Giá bán bộ đồ dạy toán lớp 3 : 440.000 ( 1 + 61,37 %) = 710.000 Giá bán bảng Hàn quốc : 413.000 ( 1 + 87,4 % ) = 774.000 Giá bán chữ đọc vần lớp 1: 607.936 ( 1 + 48,87 %) = 905.000
2.2.2 Thực trạng kế toán bán sách giáo khoa và đồ dùng học tập tại công tyTNHH Tư vấn và Thương mại Trường Thành. TNHH Tư vấn và Thương mại Trường Thành.
2.2.2.1 Chứng từ kế tốn
Tại cơng ty TNHH tư vấn và thương mại Trường Thành kế toán bán sách giáo khoa và đồ dùng học tập áp dụng Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006, sử dụng một số chứng từ để hạch tốn giá vốn như sau:
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán - Kiểm toán
- Phiếu xuất kho
Người lập : Kế tốn bán hàng
Mục đích:Là căn cứ để kế tốn kho tiến hành xuất kho hàng hóa, theo dõi tình hình vận động hàng hóa của cơng ty.
Trình tự luân chuyển:
+ Bộ phận bán hàng lập giấy xin xuất hàng hóa.
+ Chuyển cho giám đốc hoặc phụ trách đơn vị ký duyệt
+ Khi nhận được giấy xuất hàng , Kế toán kho tiến hành lập phiếu xuất Phiếu xuất kho và trình thủ trưởng ký. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên.Liên 1 được công ty lưu ở quyển phiếu xuất.Liên 2được chuyển cho bộ phận kho để xuất hàng.
+ Kế toán tiến hành bảo quản chứng từ, phiếu xuất kho được công ty lưu trữ 5 năm..
Minh chứng : (Phụ lục số 19)
Hóa đơn GTGT
Người lập : Kế tốn bán hàng
Mục đích sử dụng : Là căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để xác định giá trị hàng bán, so sánh đối chiếu với xuất kho, biên bản giao hàng để ghi sổ kế tốn.
Trình tự ln chuyển:
+ Người mua hàng đề nghị mua hàng hóa.
+ Sau khi thỏa thuận, kế toán kho viết phiếu xuất kho
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT . Hóa đơn GTGT gồm 3 liên : liên 1 được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại cơng ty.
+ Kế tốn bảo quản và lưu trữ chứng từ. Hoá đơn GTGT được lưu trữ 10 năm. Minh chứng : (Phụ lục số 17,18)
- Chứng từ thanh tốn: giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu
Giấy báo có (Lệnh chi) : Là chứng từ thanh tốn điện tử liên ngân hàng được chuyển đến công ty xác nhận khoản tiền khách hàng đã thanh tốn cho cơng ty.
Người lập: kế toán thanh toán
để thủ quỹ thu tiền, kế toán ghi sổ các khoản phải thu liên quan.
Các chứng từ khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển, hợp đồng kinh tế mua bán
hàng hóa, hóa đơn thuê kho, bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng trong kế tốn bán SGK và đồ dùng học tập
- Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 48 /2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC. Các tài khoản sử dụng chủ yếu là:
-TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
TK 5111 “Doanh thu bán hàng”. Phản ánh doanh thu của SGK, dồ dùng học tập
Bên nợ:
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển ;
- Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ;
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Bên có:
- Doanh thu bán SGK, dồ dùng học tập của công ty. Tài khoản 5111 khơng có số dư cuối kỳ.
-TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra”
Bên nợ
- Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong kỳ;
- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp vào Ngân sách Nhà nước; - Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải nộp;
- Số thuế GTGT SGK, dồ dùng học tập bán bị trả lại, bị giảm giá.
Bên Có:
- Số thuế GTGT đầu ra
- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp vào Ngân sách Nhà nước. Số dư bên Có
-TK 632 – “Giá vốn hàng bán”
Tại công ty TNHH tư vấn và thương mại Trường Thành kế toán mở 2 tài khoản chi tiết cho TK 632 là:
-TK 6321: Giá vốn Sách giáo khoa -TK 6322: Giá vốn đồ dung dạy học
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán - Kiểm toán
Bên nợ:
- Phản ánh giá vốn của SGK, dồ dùng học tập tiêu thụ trong kỳ.
Bên có:
- Kết chuyển trị giá vốn của SGK, dồ dùng học tập đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả.
- Trị giá vốn của số SGK, dồ dùng học tập đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại.
Tài khoản này khơng có số dư cuối kỳ. -TK 156 – “Hàng hóa”
Kết cấu tài khoản :
Bên nợ
- Giá trị của SGK, dồ dùng học tập mua vào. - Giá trị SGK, dồ dùng học tập thừa khi kiểm Bên có :
- Giá trị của SGK, dồ dùng học tập bán ra. Tài khoản này có số dư bên Nợ.
-TK 521 - “Các khoản giảm trừ doanh thu” TK 5211: “Chiết khấu thương mại”
Kết cấu tài khoản :
Bên nợ.
Số chiết khấu thương mại chấp nhận thanh toán cho khách hàng.
Bên có.
Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 511
TK 131 “ Phải thu khách hàng “
Kết cấu tài khoản
Bên nợ
Số tiền phải thu của khách hàng về việc bán chịu SGK, dồ dùng học tập trong kỳ
Bên có
Số tiền khách hàng đã trả nợ trong kỳ