Bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH MTV thương mại Bình Minh được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung , phịng kế tốn gồm 3 nhân viên được phân chia quyền hành và trách nhiệm rõ ràng.Chi tiết sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty xem tại phụ lục số 01
2.2.1.2.Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
- Cơng ty thực hiện chính sách kế tốn theo đúng quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
- Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 1/1/N và kết thúc ngày 31/12/N - Đồng tiền sử dụng : đồng Việt Nam( VNĐ)
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng
- Phương pháp tính thuế: phương pháp khấu trừ - Hình thức sổ: nhật ký chung
2.1.2.3.Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Cơng ty TNHH MTV thương mại Bình Minh
Phương thức bán hàng
Cơng ty TNHH MTV thương mại Bình Minh sử dụng 2 phương thức bán hàng là bán bn hàng hóa và bán lẻ hàng hóa
-Với phương thức bán buôn bao gồm bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng:
+,Đối với bán buôn qua kho: Bên mua nhận hàng trực tiếp từ kho hàng của công ty hoặc tại kho của bên mua theo hợp đồng ký kết trước đó.
+, Đối vơi bán bn theo phương thức vận chuyển thẳng: khi xi măng được nhập về, công ty tiến hành giao nhận rồi chuyển thẳng cho bên mua hoặc vận chuyển tới 1 địa điểm nào đó mà 2 bên đã thỏa thuận trong hợp đồng.Hàng của công ty chủ yếu được vận chuyển qua Phà Then.
-Với phương thức bán lẻ : nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách, khách hàng có thể lấy hàng tại công ty hoặc giao hàng tận nơi với chi phí vận chuyển do cơng ty chịu được tính vào chi phí bán hàng.Hiện nay, cơng ty vẫn đang chú trọng tới các cửa hàng vật liệu xây dựng, nhằm mở rộng thị trường cung ứng.
Phương thức thanh tốn
Khách hàng có thể thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, sec. Tuy vậy, cơng ty khuyến khích thanh tốn qua ngân hàng do giá trị hàng hóa tương đối lớn.Ngồi ra, cơng ty cho phép khách hàng thanh toán sau một thời gian nhất định thanh tốn để khuyến khích bán, tăng doanh thu. Khách hàng chủ yếu là các đơn vị lớn, uy tín, khả năng tài chính tốt, mua hàng số lượng lớn.
Đặc điểm mặt hàng xi măng
-Xi măng là chất kết dính thủy lực được tạo thành bằng cách nghiền mịn clinker, thạch cao thiên nhiên và phụ gia.Công dụng quan trọng nhất của xi măng chính là sản xuất vữa và bê tơng, chất kết dính của các kết tủa tự nhiên hoặc nhân tạo để hình thành nên vật liệu xây dựng vững chắc, chịu được tác động thường thấy của môi trường.
-Công ty kinh doanh các mặt hàng xi măng sau: Xi măng Chinfon PCB 40 Xi măng Chinfon PCB 30 Xi măng Duyên Hà PCB 40 Xi măng Hải Phòng PCB 30 Xi măng Hải Phòng PCB 40 Xi măng Lộc Sơn PCB 40 Xi măng Nam Sơn 40 Xi măng PCB 30 Xi măng PCB 40
Xi măng Phúc Sơn PCB 40 Xi măng Quang Sơn
Xi măng Quán Triều PCB 40 Xi măng Sông Thao PCB 40 Xi măng Thành Công PCB 40 Xi măng Thăng Long PCB 40 Xi măng Tân Quang PCB 40 Xi măng Vinacomin PCB 40 Xi măng Vĩnh Sơn PCB 40 Xi măng Xuân Thành PCB 40
2.2.2.Kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH MTV thương mại Bình Minh
2.2.2.1.Chứng từ sử dụng
a, Chứng từ kế tốn sử dụng
+ Hóa đơn giá trị gia tăng: Kế toán bán hàng căn cứ phiếu xuất kho và hợp
đồng kinh tế thỏa thuận giữa người bán và người mua để ghi số lượng, đơn giá sau đó ghi tổng cộng thuế GTGT, tổng giá thanh tốn. Đồng thời ghi thơng tin chi tiết trên hóa đơn như tên, địa chỉ, mã số thuế bên mua, bên bán, hình thức thanh tốn bằng tiền mặt hay chuyển khoản…Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống trên quyển hóa đơn. Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Kế toán lưu tại đơn vị làm căn cứ hạch toán
+ Phiếu thu :Được kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực thu về nhập
quỹ, ghi sổ quỹ và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch tiền mặt.Khi nhận được tiền khách hàng thanh toán tiền hàng, thủ quỹ đối chiếu với hóa đơn gia trị gia tăng để lập phiếu thu. Phiếu thu lập làm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống trên quyển hóa đơn. Liên 2: Giao cho khách hàng.
Nếu khách hàng thanh toán, kế toán dựa vào phiếu thu để ghi tăng doanh thu, ghi tăng tiền mặt.Nếu khách hàng nhận nợ, sau đó thanh tốn bằng tiền mặt, kế tốn dựa vào phiếu thu để ghi giảm cơng nợ, tăng tiền mặt.
+ Phiếu chi :Được kế toán lập nhằm phản ánh số tiền mặt thực chi do mua
bán sản phẩm, hàng hóa, và các hoạt động khác trong doanh nghiệp…
+ Giấy báo có ngân hàng + Giấy báo nợ ngân hàng
+ Phiếu nhập kho :Là căn cứ để thủ kho ghi lại nghiệp vụ nhập kho và ghi
chép các nghiệp vụ trả lại hàng bán.Căn cứ hóa đơn GTGT do bên mua lập cho số hàng bán bị trả lại, kế toán bán hàng kiêm thủ kho viết phiếu nhập kho để nhập lại số hàng bên mua trả lại, sau đó thanh toán cho bên mua số hàng bị trả lại theo thỏa thuận của hai bên.
+ Phiếu xuất kho: Là căn cứ để ghi nhận số hàng bán và giá vốn hàng bán, là
căn cứ để thủ kho xuất hóa đơn bán lẻ cho khách hàng.Phiếu xuất kho được lập dựa trên lệnh xuất hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho phản ánh phù hợp với số lượng ghi trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ.
(Mẫu chứng từ kế tốn của đơn vị xem tại mục Phụ lục)
2.2.2.2.Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng các tài khoản theo hệ thống tài khoản theo QĐ 48-BTC- 2006.Các tài khoản thường được sử dụng để phục vụ cho kế toán bán hàng như:
Tài khoản 5111: “Doanh thu bán hàng”
Nội dụng phản ánh: Phản ánh vào tài khoản này doanh thu bán hàng
Kết cấu tài khoản 511 tuân thủ theo Quyết định 48-BTC nhưng doanh nghiệp không xây dựng chi tiết cho từng mặt hàng.
Tài khoản 632: “Giá vốn hàng bán”
Giống như tài khoản 511, kết cấu tài khoản 632 tuân thủ theo Quyết định 48- BTC nhưng doanh nghiệp không xây dựng chi tiết cho từng mặt hàng.
Tài khoản 131: “Phải thu khách hàng” Công ty sử dụng tài khoản này để
Tài khoản 156: “Hàng hóa” Cơng ty sử dụng tài khoản này để phản ánh giá
trị hiện có và tình hình biến động hàng hóa.
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản khác như: TK 157: “Hàng gửi bán”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112: “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331: “ Thuế GTGT phải nộp”…..
2.2.2.3.Quy trình hạch tốn
Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay:
Khi nhận được đơn hàng của khách hàng, kế toán bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT. Căn cứ phiếu nhập xuất kho, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng mã sản phẩm. Từ đó kế toán xác định được giá thực tế hàng xuất kho.Cuối tháng, kế tốn thực hiện tính giá vốn hàng bán xuất kho.
Kế toán ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Giá vốn hàng bán
- Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Khi khách hàng nhận hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt cho công ty, thủ quỹ nhận tiền và tiến hành lập phiếu thu ghi tăng tiền mặt.
Căn cứ vào hóa đơn để ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111: Tổng giá thanh toán
Có TK 5111: Phản ánh doanh thu bán hàng giá chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Ví dụ: Ngày 13 tháng 02 năm 2015, công ty TNHH MTV thương mại Bình
Minh xuất bán 16.6 tấn xi măng Chinfon 30 với đơn giá 1.070.000 đồng chưa thuế GTGT , thuế GTGT 10% cho công ty TNHH MTV TM &XD Mai Hưng Vĩnh Phúc. Khách hàng nhận hàng tại kho hàng hóa và thanh toán ngay bằng tiền mặt.Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu kế tốn hạch toán như sau: (các HĐGTGT, chứng từ ở phụ lục)
Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 111: 19.538.200 đồng Có TK 5111: 17.762.000 đồng Có TK 33311:1.776.200 đồng
Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán CóTK 156: Giá vốn hàng bán
- Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế tốn ghi nhận doanh thu: Nợ TK 112: Tổng giá thanh toán
Có TK 5111: Phản ánh doanh thu bán hàng giá chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Đối với trường hợp khách hàng nhận nợ
Trường hợp khách hàng nhận nợ, kế toán ghi nhận doanh thu khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận nợ.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: Tổng giá thanh tốn
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá chưa thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Khi khách hàng thanh tốn tiền hàng bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản thì căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 111, TK 112: Tổng giá thanh toán Có TK 131 : Tổng giá thanh toán Kế toán phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Giá vốn hàng bán
Ví dụ:Ngày 08 tháng 02 năm 2015, cơng ty TNHH MTV thương mại Bình Minh xuất bán 320 tấn xi măng Chinfon 30 với giá 1.070.000 đồng chưa thuế GTGT, thuế GTGT 10% cho công ty TNHH xây dựng Minh Quang. Khách hàng nhận hàng tại kho hàng hóa và ký nhận nợ sẽ thanh toán bằng chuyển khoản ngày 09/02/2015. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế tốn ghi
Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 376.640.000 đồng Có TK 511: 342.400.000 đồng
Có TK 3331: 34.240.000 đồng
Có TK 156: Giá vốn hàng bán
Ngày 9/02/2015, Nhận được giấy báo Có của ngân hàng báo cơng ty Minh Quang đã chuyển tiền thanh tốn HĐ số 0003517 kế tốn ghi:
Nợ TK 112: 376.640.000 đồng Có TK 131: 376.640.000 đồng
2.2.2.4.Sổ kế toán
Các loại sổ sử dụng bao gồm:
+ Sổ nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng được dùng làm căn cứ ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái: Căn cứ vào nghiệp vụ được ghi chép trên sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ cái tài khoản 111,112,131,156,3331,511,632. Cuối tháng, kế tốn tiến hành khóa sổ, cộng số liệu trên sổ cái, cộng số phát sinh nợ, có và số dư cuối kỳ. Số phát sinh lũy kế trên sổ cái các tài khoản là cơ sở để lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính.
+ Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng: Kế tốn cơng ty mở chi tiết theo dõi từng ngân hàng mà cơng ty có tài khoản. Từ đó giúp kế tốn theo dõi tình hình tiền gửi và chủ động trong lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp. Ngoài ra việc mở sổ chi tiết kết hợp với cuối kỳ đối chiếu sổ phụ của ngân hàng giúp kế toán kiểm tra, kiểm soát được khoản tiền của doanh nghiêp, tránh gian lận.
+ Sổ chi tiết tiền mặt được mở để theo dõi chi tiết các khoản thu chi, giúp xác định chính xác lượng tiền mặt trong quỹ từ đó chủ động trong hoạt động kinh doanh.
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng xi măng tại cơng ty TNHH MTV Thương Mại Bình Minh
3.1.1. Những kết quả đạt được
Là một doanh nghiệp cịn khá trẻ, nhưng trong những năm qua, cơng ty TNHH MTV thương mại Bình Minh đã hoạt động kinh doanh khá hiệu quả, cơng tác hạch tốn kế tốn ln được chấp nhận đúng quy định. Có thể thấy những kết quả đạt được sau:
* Về tổ chức bộ máy kế toán
+ Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức một cách rất khoa học, hợp lý theo mơ hình tổ chức tập trung nên mọi cơng việc kế tốn được tiến hành ở phịng kế toán khá thuận tiện, tập trung, thống nhất. Các phần hành kế tốn được phân cơng chi tiết, rõ ràng. Mỗi nhóm đảm nhận một hoặc một số phần hành khác nhau, có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cũng như với các phịng ban khác như phịng kinh doanh, phịng hành chính nhân sự. Mặt khác do hoạt động bán hàng là khâu chủ đạo của doanh nghiệp nên công ty đã chú trọng tách phần hành kế toán bán hàng riêng và bố trị số lượng nhân viên nhiều hơn, trình độ kinh nghiệm nhân viên tốt hơn so với phần hành khác.
+ Các phần hành trong bộ phận kế tốn có mối liên hệ chặt chẽ, số liệu luôn được đối chiếu trên chứng từ và thực tế do đó mà đơn hàng được thực hiện theo đúng u cầu, khơng xảy ra tình trạng thừa thiếu.
* Về sử dụng chứng từ
Công ty sử dụng đúng mẫu biểu chứng từ phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi nghiệp vụ kinh tế đều được phản ánh trên chứng từ một cách đầy đủ và chính xác theo đúng số liệu và theo đúng quy định. Mọi nghiệp vụ mua bán hàng hóa đều có hóa đơn tài chính.
Các chứng từ được sắp xếp, ln chuyển, phân loại và lưu trữ theo đúng trình tự, khoa học, đảm bảo độ chính xác cao của số liệu đồng thời thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Các chứng từ đã đảm bảo đúng vai trò là những cơ sở ban đầu để thực hiện cơng việc hạch tốn, do vậy chứng từ được đánh giá theo trình tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo. Việc kiểm tra này giúp phân loại, tổng hợp thơng tin tài chính để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện hạch toán đúng, đủ, kịp thời nghiệp vụ kế toán bán hàng.
* Về tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty khá đầy đủ và phù hợp với hệ thống tài khoản theo Quyết định 48 của BTC và có mở thêm một số tài khoản trong phần hành kế toán bán hàng để thuận tiện hơn cho việc theo dõi và quản lý.Cụ thể, cơng ty có mở chi tiết cho các TK 156, 511, 632 tương ứng với từng kho hàng; mở TK 131 tương ứng chi tiết với từng khách hàng…
* Về phương pháp hạch toán
+ Việc ghi nhận doanh thu , giá vốn được thực hiện theo đúng quy định. Kế toán bán hàng đã đảm bảo thống nhất về phương pháp tính toán và các chỉ tiêu kinh tế giữa kế tốn và phịng kinh doanh.
Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin thường xun chính xác về tình hình biến động của hàng hố trong cơng ty tại mọi thời điểm. Số hàng tồn kho được phản ánh trung thực để phòng kế toán nắm được và báo cáo lên Ban giám đốc và phịng kinh doanh để có