2.2.2.1.Chứng từ sử dụng
a, Chứng từ kế toán sử dụng
+ Hóa đơn giá trị gia tăng: Kế tốn bán hàng căn cứ phiếu xuất kho và hợp
đồng kinh tế thỏa thuận giữa người bán và người mua để ghi số lượng, đơn giá sau đó ghi tổng cộng thuế GTGT, tổng giá thanh tốn. Đồng thời ghi thơng tin chi tiết trên hóa đơn như tên, địa chỉ, mã số thuế bên mua, bên bán, hình thức thanh tốn bằng tiền mặt hay chuyển khoản…Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống trên quyển hóa đơn. Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Kế toán lưu tại đơn vị làm căn cứ hạch toán
+ Phiếu thu :Được kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực thu về nhập
quỹ, ghi sổ quỹ và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch tiền mặt.Khi nhận được tiền khách hàng thanh tốn tiền hàng, thủ quỹ đối chiếu với hóa đơn gia trị gia tăng để lập phiếu thu. Phiếu thu lập làm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống trên quyển hóa đơn. Liên 2: Giao cho khách hàng.
Nếu khách hàng thanh toán, kế toán dựa vào phiếu thu để ghi tăng doanh thu, ghi tăng tiền mặt.Nếu khách hàng nhận nợ, sau đó thanh tốn bằng tiền mặt, kế tốn dựa vào phiếu thu để ghi giảm công nợ, tăng tiền mặt.
+ Phiếu chi :Được kế toán lập nhằm phản ánh số tiền mặt thực chi do mua
bán sản phẩm, hàng hóa, và các hoạt động khác trong doanh nghiệp…
+ Giấy báo có ngân hàng + Giấy báo nợ ngân hàng
+ Phiếu nhập kho :Là căn cứ để thủ kho ghi lại nghiệp vụ nhập kho và ghi
chép các nghiệp vụ trả lại hàng bán.Căn cứ hóa đơn GTGT do bên mua lập cho số hàng bán bị trả lại, kế toán bán hàng kiêm thủ kho viết phiếu nhập kho để nhập lại số hàng bên mua trả lại, sau đó thanh tốn cho bên mua số hàng bị trả lại theo thỏa thuận của hai bên.
+ Phiếu xuất kho: Là căn cứ để ghi nhận số hàng bán và giá vốn hàng bán, là
căn cứ để thủ kho xuất hóa đơn bán lẻ cho khách hàng.Phiếu xuất kho được lập dựa trên lệnh xuất hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho phản ánh phù hợp với số lượng ghi trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ.
(Mẫu chứng từ kế toán của đơn vị xem tại mục Phụ lục)
2.2.2.2.Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng các tài khoản theo hệ thống tài khoản theo QĐ 48-BTC- 2006.Các tài khoản thường được sử dụng để phục vụ cho kế toán bán hàng như:
Tài khoản 5111: “Doanh thu bán hàng”
Nội dụng phản ánh: Phản ánh vào tài khoản này doanh thu bán hàng
Kết cấu tài khoản 511 tuân thủ theo Quyết định 48-BTC nhưng doanh nghiệp không xây dựng chi tiết cho từng mặt hàng.
Tài khoản 632: “Giá vốn hàng bán”
Giống như tài khoản 511, kết cấu tài khoản 632 tuân thủ theo Quyết định 48- BTC nhưng doanh nghiệp không xây dựng chi tiết cho từng mặt hàng.
Tài khoản 131: “Phải thu khách hàng” Công ty sử dụng tài khoản này để
Tài khoản 156: “Hàng hóa” Cơng ty sử dụng tài khoản này để phản ánh giá
trị hiện có và tình hình biến động hàng hóa.
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản khác như: TK 157: “Hàng gửi bán”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112: “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331: “ Thuế GTGT phải nộp”…..
2.2.2.3.Quy trình hạch tốn
Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay:
Khi nhận được đơn hàng của khách hàng, kế toán bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT. Căn cứ phiếu nhập xuất kho, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng mã sản phẩm. Từ đó kế tốn xác định được giá thực tế hàng xuất kho.Cuối tháng, kế tốn thực hiện tính giá vốn hàng bán xuất kho.
Kế tốn ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Giá vốn hàng bán
- Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Khi khách hàng nhận hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt cho công ty, thủ quỹ nhận tiền và tiến hành lập phiếu thu ghi tăng tiền mặt.
Căn cứ vào hóa đơn để ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111: Tổng giá thanh toán
Có TK 5111: Phản ánh doanh thu bán hàng giá chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Ví dụ: Ngày 13 tháng 02 năm 2015, cơng ty TNHH MTV thương mại Bình
Minh xuất bán 16.6 tấn xi măng Chinfon 30 với đơn giá 1.070.000 đồng chưa thuế GTGT , thuế GTGT 10% cho công ty TNHH MTV TM &XD Mai Hưng Vĩnh Phúc. Khách hàng nhận hàng tại kho hàng hóa và thanh tốn ngay bằng tiền mặt.Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu kế toán hạch toán như sau: (các HĐGTGT, chứng từ ở phụ lục)
Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 111: 19.538.200 đồng Có TK 5111: 17.762.000 đồng Có TK 33311:1.776.200 đồng
Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán CóTK 156: Giá vốn hàng bán
- Trường hợp khách hàng thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 112: Tổng giá thanh toán
Có TK 5111: Phản ánh doanh thu bán hàng giá chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Đối với trường hợp khách hàng nhận nợ
Trường hợp khách hàng nhận nợ, kế toán ghi nhận doanh thu khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận nợ.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: Tổng giá thanh tốn
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá chưa thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản thì căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 111, TK 112: Tổng giá thanh toán Có TK 131 : Tổng giá thanh toán Kế toán phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Giá vốn hàng bán
Ví dụ:Ngày 08 tháng 02 năm 2015, cơng ty TNHH MTV thương mại Bình Minh xuất bán 320 tấn xi măng Chinfon 30 với giá 1.070.000 đồng chưa thuế GTGT, thuế GTGT 10% cho công ty TNHH xây dựng Minh Quang. Khách hàng nhận hàng tại kho hàng hóa và ký nhận nợ sẽ thanh toán bằng chuyển khoản ngày 09/02/2015. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế tốn ghi
Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 376.640.000 đồng Có TK 511: 342.400.000 đồng
Có TK 3331: 34.240.000 đồng
Có TK 156: Giá vốn hàng bán
Ngày 9/02/2015, Nhận được giấy báo Có của ngân hàng báo cơng ty Minh Quang đã chuyển tiền thanh toán HĐ số 0003517 kế tốn ghi:
Nợ TK 112: 376.640.000 đồng Có TK 131: 376.640.000 đồng
2.2.2.4.Sổ kế toán
Các loại sổ sử dụng bao gồm:
+ Sổ nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng được dùng làm căn cứ ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái: Căn cứ vào nghiệp vụ được ghi chép trên sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ cái tài khoản 111,112,131,156,3331,511,632. Cuối tháng, kế tốn tiến hành khóa sổ, cộng số liệu trên sổ cái, cộng số phát sinh nợ, có và số dư cuối kỳ. Số phát sinh lũy kế trên sổ cái các tài khoản là cơ sở để lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính.
+ Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng: Kế tốn cơng ty mở chi tiết theo dõi từng ngân hàng mà cơng ty có tài khoản. Từ đó giúp kế tốn theo dõi tình hình tiền gửi và chủ động trong lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp. Ngoài ra việc mở sổ chi tiết kết hợp với cuối kỳ đối chiếu sổ phụ của ngân hàng giúp kế toán kiểm tra, kiểm soát được khoản tiền của doanh nghiêp, tránh gian lận.
+ Sổ chi tiết tiền mặt được mở để theo dõi chi tiết các khoản thu chi, giúp xác định chính xác lượng tiền mặt trong quỹ từ đó chủ động trong hoạt động kinh doanh.