5. Kết cấu chính của luận văn
2.2.6. Kếtốn chi phí bán hàng
2.2.6.1. Nội dung của chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là tồn bộ chi phí liên quan đến q trình bán sản phẩm, hàng hố và cung cấp dịch vụ.
Chi phí bán hàng của Cơng ty bao gồm:
- Chi phí nhân viên bán hàng: bao gồm tiền lương của nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển hàng, nhân viên giao hàng và tiền cơng tác phí phục vụ cho bán hàng
- Chi phí khấu hao: kế tốn tính khấu hao cho các tài sản phục vụ cho hoạt động bán hàng như hệ thống máy tính,…
- Chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ phục vụ bảo quản,… : bao gồm chi phí văn phịng phẩm phục vụ cho bán hàng
- Các chi phí dịch vụ mua ngồi như: tiền điện thoại, nước, tiền thuê phịng nghỉ cho cán bộ cơng nhân đi cơng tác, …
- Chi phí khác bằng tiền như: chi phí tiếp khách, tiền đi cơng tác phí, …
*Chứng từ sử dụng :
- Bảng tính lương và các khoản trích theo lương của nhân viên văn phịng
- Bảng tính khấu hao TSCĐ - Hóa đơn dịch vụ mua ngồi
- Ủy nhiệm chi hay giấy thu tiền của ngân hàng
*Tài khoản sử dụng:
2.2.6.2. Quy trình kế tốn cho từng nội dung:
* Các chi phí vật liệu, dịch vụ mua ngồi và các chi phí bằng tiền khác mà có hóa đơn, chứng từ:
Những khoản chi này đều được kế toán lập phiếu chi hoặc công ty trả tiền qua tài khoản ngân hàng. Trong tháng kế tốn theo dõi các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng. Kế tốn tập hợp chứng từ và nhập vào máy. Căn cứ vào chứng từ hóa đơn kế tốn nhập vào máy, máy sẽ tự động xử lý và kết chuyển vào các sổ kế toán liên quan. Cuối quý hoặc trong bất kỳ thời điểm nào, kế tốn có thể xem Sổ cái TK 6421. Khi kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng, sổ dư
TK 6421 sẽ được kết chuyển sang TK 911.
Cuối quý kế toán tiến hành cộng sổ cái để đối chiếu với sổ chi tiết chi phí bán hàng
Ví dụ : Ngày 4/12/2018 chi tiền cho chị Ngơ Thị Dung mua văn phịng phẩm, số tiền là 5.544.000 đồng
Kế tốn dựa vào Hóa đơn GTGT và phiếu chi tiền nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán như sau:
BẢNG 2.3: HĐGTGT SỐ 4652
CỤC THUẾ HÀ NỘI HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu 01BX/18P Ngày 4 tháng 12 năm 2018
Liên 2: Giao người mua Số 00065001 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị trường học Hà Nội Mã số thuế: 0100110303
Địa chỉ: Số 45 B Lý Thường Kiệt, phường Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội.
Điện thoại : 0439361052 Số Tài khoản: Họ và tên người mua hàng: Ngô Thị Dung
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Phú Nam Mã số thuế: 0101065892
Địa chỉ: Số 8, ngõ 14 Đức Giang,Long biên, Hà Nội Số Tài khoản:
ST T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Văn phòng phẩm ( kèm bảng kê) 5.040.000 Cộng tiền hàng : 5.544.000 Thuế suất : 10% Tiền thuế GTGT : 554.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.098.400
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu khơng trăm chín mươi tám nghìn bốn trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
BẢNG 2.4: PHIẾU CHI TIỀN MUA VĂN PHÒNG PHẨM CHO BỘ PHẬN BÁN HÀNG.
Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Phú Nam
Địa chỉ: Số 8, ngõ 14, Đức Giang Long Biên, Hà Nội
PHIẾU CHI
Ngày 04 tháng 12 năm 2018
Họ và tên người nhận tiền: Ngô Thị Dung Địa chỉ: Phịng bán hàng
Lý do chi: chi thanh tốn chi phí mua văn phòng phẩm cho bộ phận bán hàng Số tiền : 6.098.400 đồng . (Viết bằng chữ): Sáu triệu khơng trăm chín mươi tám nghìn bốn trăm đồngchẵn Kèm theo:............................1...............................Chứng từ gốc:........................ ...................................... Ngày 04. tháng 12 năm 2018 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiế u (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : Sáu triệu khơng trăm chín mươi tám nghìn bốn trăm đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ................................................................. ................................
+ Số tiền quy đổi: .............................................................................................. Trên cây chức năng chọn “ Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng” => chọn “
Mẫu số 02 – TT Ban hành theo TT 133/TT-- BTC ngày 28/06/2019 của BTC) Quyển số: 15 Số: 754 Nợ: 6421 Có: 111
+mã khách hàng : chọn “KH000” – khách lẻ đã cập nhật trong danh mục của phần mềm.
+ Điền đầy đủ các thơng tin “Địa chỉ: Phịng Kế toán” và “ Người nhận tiền: Ngô thị Dung”
+ TK Nợ : chọn “6421 – Chi phí bán hàng
+ Ps Nợ VNĐ : điền số tiền chưa có thuế GTGT
+ Diễn giải: chi mua văn phòng phẩm cho bộ phận bán hàng Điền đầy đủ thông tin nhập liệu
Cuối cùng ấn “ Lưu” để lưu chứng từ.
Bút toán mà phần mềm tự động hạch toán: Nợ TK 6421:
Nợ TK 133: Có TK 111: *Với chi phí tiền lương: Kế tốn sử dụng các chứng từ
- Bảng chấm cơng, bảng chấm cơng làm thêm giờ
- Bảng thanh tốn tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng tạm ứng lương cho nhân viên
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Phiếu nghỉ hưởng BHXH
Kế toán dựa vào bảng chấm cơng và bảng thanh tốn tiền lương của kế toán tiền lương theo các bộ phận mà tổng hợp , tính được tiền lương và các khoản trích theo lương của cơng nhân viên bộ phận bán hàng.
Định khoản:
* Với KHTSCĐ và phân bổ CP CCDC vào chi phí bán hàng:
Chứng từ sử dụng:
+ Bảng tính và phân bổ KHTSCĐ + Bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn Định khoản:
+ Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi: Nợ TK 6421 - Chi phí bán hàng
Có TK 214 - Hao mịn TSCĐ. + Phân bổ chi phí CCDC
Nợ TK 6421 - Chi phí bán hàng
Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.
2.2.7. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.7.1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến tồn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng được cho bất kỳ hoạt động nào.
Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty TNHH Thương Mại Phú Nam gồm tất cả các khoản chi phí liên quan tới hoạt động quản lý của cơng ty:
- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp bao gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu dung cho quản lý: giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý, sửa chữa TSCĐ
- Chi phí khấu hao TSCĐ: KHTSCĐ dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như văn phòng…
- Chi phí bằng tiền khác ngồi các khoản kể trên.
*Chứng từ sử dụng :
- Bảng tính lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp
- Bảng tính khấu hao TSCĐ - Hóa đơn dịch vụ mua ngồi
- ủy nhiệm chi hay giấy thu tiền của ngân hàng
*Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.7.2. Quy trình kế tốn từng nội dung:
* Các chi phí vật liệu, dịch vụ mua ngồi và các chi phí bằng tiền khác mà có hóa đơn, chứng từ:
Những khoản chi phí quản lý doanh nghiệp này đều được kế tốn lập
phiếu chi hoặc cơng ty trả tiền qua tài khoản ngân hàng. Trong tháng kế toán theo dõi các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế tốn tập hợp hóa đơn, chứng từ và nhập vào máy. Căn cứ vào chứng từ hóa đơn kế tốn nhập vào máy, máy sẽ tự động xử lý và kết chuyển vào các sổ kế toán liên quan. Cuối tháng hoặc trong bất kỳ thời điểm nào, kế tốn có thể xem Sổ cái TK 642. Khi kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng, sổ dư TK 642 sẽ được kết chuyển sang TK 911.
Ví dụ trong tháng 4/12/2018,có phiếu chi tiền mặt cho giám đốc Đàm Tuấn Anh thanh tốn chi phí tiếp khách , khoản chi này sẽ được hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp
BẢNG 2.5: PHIẾU CHI CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Phú Nam
Địa chỉ: Số 8, ngõ 104 Đức Giang Long Biên Hà Nội
PHIẾU CHI
Ngày 04 tháng 12 năm 2018
Họ và tên người nhận tiền :Đàm Tuấn Anh Địa chỉ: Phòng Giám Đốc
Lý do chi: chi thanh tốn chi phí hội nghị, tiếp khách
Số tiền : 6.400.000 đồng . (Viết bằng chữ): Sáu triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo:............................1...............................Chứng từ gốc:............................... ................................ Ngày 04. tháng 12 năm 2018 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : Sáu triệu bốn trăm nghìn đồng.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ....................................................................... ............................................................................... Mẫu số 02 – TT Ban hành theo tt số 133/20 16/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Quyển số: 15 Số: 757 Nợ: 6422 Có: 111
Trên cây chức năng chọn “ Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng” => chọn “ Phiếu chi tiền mặt”, xuất hiện màn hình nhập liệu, kế toán nhập:
+ mã giao dịch: chọn “ 2” – giao dịch bằng tiền mặt
+mã khách hàng : chọn “KH000” – khách lẻ đã cập nhật trong danh mục của phần mềm.
+ Điền đầy đủ các thơng tin “Địa chỉ: Phịng giám đốc” và “ Người nhận tiền: “ Đàm Tuấn Anh”
+ TK Nợ : chọn “6422 – chi phí quản lý doanh nghiệp + Ps Nợ VNĐ : điền số tiền chưa có thuế GTGT
+ Diễn giải: chi mua văn phịng phẩm cho bộ phận bán hàng
Kết thúc q trình chọn “Quay ra” máy tính sẽ tự kết chuyển số liệu vào Sổ cái TK 6422.
Cuối tháng để xem xét tổng các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh thì kế tốn in sổ cái TK 6422 và Tổng hợp số phát sinh của TK 6422. Trước khi in kế toán xác định và so sánh số liệu xem đã đầy đủ và chính xác chưa. Cách in sổ tương tự như với TK 511 và TK632
*Với các khoản tiền lương nhân viên quản lý và KHTSCĐ và chi phí phân bổ CCDC tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp tương tự như kế tốn chi phí bán hàng .
Định khoản:
+ )Nợ TK 6422 Có TK 334 +) Nợ TK 6422 Có TK 338
+ Phân bổ chi phí CCDC
Nợ TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
BẢNG 2.6: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642
ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày SH Nợ Có … … … … … ….
06/10 PC731 Thanh toán tiền cước điện thoại
111
6.900.000
… … … … … …
04/12 PC752 Thanh tốn tiền chi phí hội nghị, tiếp khách 111 7.040.000 … … … … …. …. Kết chuyển chi phí 911 Cộng 301.100.000 301.100.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2018 Mẫu số S38b – DNN
(Ban hành theo Thông tư số:133/2016/TT-BTC Của Bộ Tài Chính
Đơn vị: Cơng ty TNHH Thương Mại Phú Nam
Địa chỉ: Số 8 ngõ 108 Đức Giang, Long Biên, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Quý 4 năm 2018
Tài khoản : 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Người ghi sổ Giám đốc
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
2.2.8. Kế tốn xác định kết quả bán hàng
Việc xác định kết quả bán hàng được kế toán thực hiện vào cuối tháng khi tập hợp được đầy đủ số liệu trong tháng của các chi nhánh và các phịng ban trong cơng ty.
Cuối tháng kế tốn tổng hợp sẽ tiến hành bút toán kết chuyển tự động. Từ màn hình FAST ACCOUNTING chọn “Tổng hợp” => “Cập nhật số liệu” => “bút toán kết chuyển tự động”
Máy sẽ tự động kết chuyển kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả được thể hiện trên Sổ cái TK 911 và Báo cáo kết quả kinh doanh.
Kế toán tách doanh thu từng mặt hàng,chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, sau đó phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng theo doanh thu bán hàng của mặt hàng đó. Do cịn hạn chế nên ciệc pha bổ này vẫn phải làm theo phương pháp thủ công dựa trên doanh thu tách được của từng mặt hàng và chi phí tổng hợp chiết suất được từ phần mềm.
2.2.9. Trình bày thơng tin kế tốn bán hàng và kế toán xác định kết quả quả
Kết quả được thể hiện trên Sổ cái TK 911 và Báo cáo kết quả kinh doanh.
Số liệu trên Báo cáo kết quả kinh doanh được máy tự động kết chuyển từ số liệu các Sổ cái liên quan. Để in Báo cáo từ màn hình FAST chọn “ Báo cáo Tài chính” chọn “ Báo cáo kết quả hoạt đông sản xuất kinh doanh”. Để in báo cáo ta chọn “In chứng từ”.
“ Báo cáo chi tiết về doanh thu, kết quả ”. Để in báo cáo ta chọn “In chứng từ”.
Do hạn chế về phần mềm kế toán FAST nên các báo cáo quản trị khác như : dự toán giá vốn hàng bán, dự tốn chi phí kinh doanh, báo cáo dự tốn doanh thu và tiêu thụ, báo cáo kiểm sốt và đánh giá tình hình thực hiện dự tốn kế tốn viên tại cơng ty làm theo phương pháp thủ công
2.3. Đánh giá chung về thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng tại công ty TNHH Thương Mại Phú Nam
Sau thời gian thực tập tại phịng kế tốn của Cơng ty TNHH Thương Mại Phú Nam,, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế cơng tác quản lý nói chung, cơng tác kế tốn hàng hố nói riêng em nhận thấy cơng tác quản lý cũng như cơng tác kế tốn đã tương đối hợp lý. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn hàng hố ở cơng ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng ở công ty như sau:
2.3.1. Ưu điểm
Là công cụ của quản lý, cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng của cơng ty trong những năm qua đã khơng ngừng được hồn thiện cho phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng nhu cầu thực tế quản lý đặt ra có những ưu điểm nổi bật sau:
Bộ máy kế toán:
Với mạng lưới kinh doanh trên địa bàn 2 tỉnh Hà Nội và Hải Phịng,cơng ty đã áp dung hình thức tổ chức kế tốn vừa tập trung vừa phân tán là phù hợp. Thông qua việc sắp xếp tại mỗi chi nhánh, kế toán viên của các chi nhánh được giao nhiệm vụ theo dõi, ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong q trình kinh doanh. Bộ máy kế tốn được tổ chức
cao của các đối tượng sử dụng. Giữa các nhân viên có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ đảm bảo tính thống nhất về pham vi và phương pháp ghi chép, tính tốn.
Về chứng từ kế tốn sử dụng và trình tự ln chuyển chứng từ:
Các chứng từ công ty sử dụng theo đúng mẫu và quy định của Bộ Tài chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ hoá đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng, nguyên tằc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Chứng từ là cơ sở ban đầu để thực hiện cơng việc hạch tốn, do đó các chứng từ đều được đánh số thứ tự theo thời gian và kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra về con số, chữ ký… Các chứng từ từ khâu bán hàng được chuyển đến phịng Tài chính Kế tốn một cách khẩn trương, liên tục, đầy đủ. Do vậy hệ thống chứng từ của Cơng ty đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ phục vụ cho q trình hạch tốn.
Về hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh, hiện nay cơng ty sử dụng tài khoản kế tốn do Bộ Tài Chính ban hành theo thơng tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính. Với việc mở thêm tài khoản cấp 2,3 … để tiện theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hoá, từng nội dung kinh tế