2.1.1 .Tổng quan về Công ty Cổ phần thương mại và Chuyển phát nhanh Nội Bài
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng kế toán các khoản thanh
khoản thanh toán với người lao động tại Công ty cổ phần thương mại và chuyển phát nhanh Nội Bài.
3.1.1. Các kết quả đạt được.
a) Về tổ chức bộ máy quản lý
Về cơng tác tổ chức bộ máy quản lí: Cơng ty đã xây dựng được bộ máy quản lí hạch tốn tương đối khoa học và hợp lí, phù hợp với địa bàn hoạt động, quy mô và những đặc thù của công ty trong nền kinh tế thị trường, chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Với mơ hình quản lí này, Cơng ty đã tạo ra chỗ đứng vững chắc trên thị trường, ngày càng nâng cao uy tín của mình.
Về cơng tác tổ chức hoạt động kinh doanh: Cơng ty đã xây dựng được mơ hình kinh doanh phù hợp với đặc điểm hoạt động của ngành Bưu chính – Chuyển phát. Các phòng ban chức năng, trung tâm khai thác, trung tâm giao dịch được tổ chức hoạt động chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng đã phát huy được hiệu quả thiết thực trong tổ chức lao động góp phần cho cơng ty khơng ngừng phát triển.
Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức chặt chẽ, quá trình làm việc khoa học, các nhân viên được bố trí hơp lí, phù hợp với khả năng trình độ của mỗi người, mỗi phần hành kế tốn đều được giao việc cụ thể, khơng chồng chéo lẫn nhau, có quy trình làm việc rõ ràng. Công ty luôn chú trọng đến việc bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ nhân viên kế tốn. Vì vậy đội ngũ kế tốn khá vững vàng, có trình độ chun mơn, nghiệp vụ cao, có năng lực làm việc. Phịng kế tốn ln đóng vai trị cầu nối giữa văn phịng trụ sở chính và các chi nhánh, trung tâm khai thác, trung tâm giao dịch, đội xe; giúp cho ban lãnh đạo cơng ty nắm bắt được tình hình hoạt động cũng như tình hình tài chính của cơng ty một cách kịp thời nhất. Bên cạnh đó, Phịng kế tốn cịn có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phịng ban để đảm bảo các cơng tác hạch tốn nói chung và hạch tốn chi phí kinh doanh nói riêng.
Khoa Kế toán – Kiểm toán
b) Về cơng tác kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động tại Công ty Cổ phần thương mại và Chuyển phát nhanh Nội Bài.
Cơng tác hạch tốn kế tốn hiện đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, một loại hình hạch tốn khơng chỉ phù hợp với quy mơ cơng ty mà cịn thuận tiện cho việc kết hợp sử dụng phần mềm EFFECT. Trong q trình xây dựng chứng từ, kế tốn đảm bảo đúng nguyên tắc về biểu mẫu, trình tự luân chuyển, ký duyệt, đồng thời cũng tuân thủ các chế độ kiểm tra, ghi sổ, bảo quản lưu trữ và hủy chứng từ. Khi tập hợp đầy đủ chứng từ, kiểm tra chính xác mới tiến hành ghi sổ. Chứng từ phát sinh ở các chi nhánh, trung tâm giao dịch đều được chuyển về trụ sở chính, đảm bảo cơng tác hạch tốn thống nhất, chặt chẽ.
Công ty cũng đã cập nhật kịp thời các chế độ thông tư ban hành, cụ thể là Thông tư 200/2014TT-BTC thay thế cho Quyết định 15/2006QĐ-BTC.
Bộ phận kế toán tiền lương và thanh tốn của cơng ty đã thực hiện việc tính tốn tiền lương cho cán bộ nhân viên trong cơng ty rất cụ thể chính xác đáp ứng được nhu cầu của nhân viên, đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán theo đúng quy định về tiền lương, các chế độ BHXH… Bên cạnh đó, cơng ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian phù hợp với loại hình kinh doanh của Cơng ty, phản ánh chính xác hiệu quả cơng việc. Ngồi ra, trả lương theo hình thức doanh thu khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, thúc đẩy doanh số của tồn cơng ty. Việc hạch toán BHXH, BHYT, BHTN cũng được cơng ty quan tâm, cơng ty ln hồn thành nộp các quỹ này đúng, đủ theo quy định. Công ty cũng luôn quan đến việc tính và nộp thuế thu nhập cho cá nhân nhân viên trong cơng ty trung thực, đúng thời gian, hồn toàn thực hiện đúng nghĩa vụ đối xã hội, Nhà nước và người lao động.
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại, ngun nhân của cơng tác kế tốn cáckhoản thanh tốn với người lao động tại Công ty cổ phần thương mại và chuyển khoản thanh toán với người lao động tại Công ty cổ phần thương mại và chuyển phát nhanh Nội Bài.
3.1.2.1. Những mặt hạn chế, tồn tại.
a. Về hình thức thanh tốn tiền lương và phương pháp tính lương.
- Cơng ty quy định ngày thanh toán tiền lương cho người lao động là ngày 15 hàng tháng nhưng hầu như tháng nào cũng kéo dài từ ngày 15 đến ngày 25 của
Khoa Kế tốn – Kiểm tốn
tháng Cơng ty mới có thể thanh tốn tiền lương cho toàn bộ nhân viên. Thời gian thanh toán tiền lương kéo dài, chậm trễ gây ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống người lao động tại Công ty.
- Công ty chưa chú trọng đến phụ cấp thâm niên cho nhân viên. Nhân viên có thâm niên làm việc nhiều hơn nhưng lại có mức lương cơ bản bằng với nhân viên mới. Công ty chưa phân bậc lương theo số năm làm việc cho các nhân viên lâu năm. Ngoài ra, các bộ phận làm đêm như lái xe, điều hành ko có phụ cấp ăn đêm.
- Nhân viên làm thêm ngày chủ nhật chỉ được nhận 150% lương cơ bản. Theo Điều 6, Thông tư 23/2015/TT-BLĐTBXH ngày 23/06/2015: Mức ít nhất bằng 200% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần.
b. Về tài khoản và phương pháp hạch tốn
Cơng ty khơng thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên. Như vậy khi nhân viên nghỉ nhiều sẽ gây biến động đột ngột cho chi phí kinh doanh.
c. Về chứng từ và luân chuyển
-Thời gian luân chuyển chứng từ thanh tốn tiền lương của Cơng ty hiện nay chưa hợp lý. Chứng từ lương hàng tháng phải cần sự xác nhận của nhiều bộ phận, Bảng lương phải qua sự xét duyệt của quá nhiều cá nhân mà lại khơng có quy định cụ thể về thời gian xét duyệt, việc chờ đợi nhau gây mất thời gian.
-Cơng ty chỉ có một kế tốn ngân hàng, mà việc thanh toán tiền lương và các khoản thanh toán hầu như được thanh tốn bằng hình thức chuyển khoản. Khối lượng lại công việc quá nhiều nên việc giải quyết chứng từ lương là quá tải, đây cũng là nguyên nhân gây chậm trễ tiền lương của nhân viên.
-Cơng ty có chi nhánh ở 63 tỉnh thành trên cả nước, chỉ có 3 chi nhánh lớn là HCM, Đà Nẵng, Hà Nội có bộ phận kế tốn. Hàng tháng, tất cả chi nhánh phải chuyển hết chứng từ lương ra Phịng kế tốn của trụ sở chính tại Hà Nội để lưu giữ, khối lượng chứng từ lớn nên việc giải quyết, lưu trữ, tìm kiếm, sắp xếp chứng từ rất khó khăn đối với Phịng kế tốn.
-Ban lãnh đạo chưa thống nhất mẫu biểu, bảng lương nhất định, thường xuyên thay đổi dẫn đến sự khó khăn trong việc theo dõi các khoản lương và các khoản thanh toán với người lao động, kiểm sốt khơng chặt chẽ.
Khoa Kế toán – Kiểm toán
3.1.2.2. Nguyên nhân.
Nguyên nhân của những hạn chế trên là:
- Do đặc thù ngành dịch vụ Bưu chính –Chuyển phát: Cơng ty hiện nay có quy mơ lớn, đã có chi nhánh, trung tâm trên 63 tỉnh thành, dẫn đến việc quản lý, luân chuyển chứng từ sẽ gặp khó khăn về thời gian.
- Khối lượng lao động của Công ty tương đối nhiều, rải rác trên khắp cả nước nên việc quản lý chấm công cũng sẽ phức tạp hơn.
- Trình độ nhân viên kế tốn ln được công ty đào tạo để trau dồi kiến thức, kỹ năng nhưng vì khối lượng cơng việc q lớn nên khơng thể tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn.
- Hiện nay, chính sách về kế tốn tiền lương và các khoản trích có nhiều biến động so với năm 2017 nên việc áp dụng các thông tư, quyết định mới vẫn phải mất một số thời gian nhất định.