Số : 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng thiết bị y tế tại công ty công ty TNHH sản
và thương mại Nhân Việt
2.2.1 Đặc điểm bán hàng tại công ty
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhân Việt được thành lập vào ngày 06/2003 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0105346397 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp.Công ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng trong đó có mặt hàng thiết bị y tế. Cơng ty đã nỗ lực hết mình thích ứng điều kiện mơi trường kinh doanh trong nền kinh tế thị trường không ngừng nâng cao, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, mở rộng thị trường và tăng cường quan hệ ngoại giao cũng như quan hệ bạn hàng với các thành phần kinh tế khác. Bởi vậy, trong những năm qua công ty đã thực hiện tốt chức năng cung cấp hàng hóa đến tận tay khách hàng, sản phẩm của cơng ty được nhiều bạn hàng biết đến.
Trong điều kiện kinh tế thị trường và với sự cạnh tranh của nhiều công ty thương mại khác, để nâng cao lợi nhuận và uy tín của mình trên thị trường địi hỏi các phương thức bán hàng của công ty vừa phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đồng thời cũng phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty. Để làm được điều đó cơng ty phải đa dạng hóa phương thức bán hàng và thanh tốn tiền hàng.
Hiện nay công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhân Việt áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán bn và bán lẻ. Cơng ty có quan hệ với nhiều đối tượng khách hàng bán buôn và bán lẻ chủ yếu là bán qua đơn đặt hàng của từng khách hàng. Với những khách hàng có giao dịch thường xuyên, có sự tin cậy cơng ty cho phép thanh toán chậm, với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn, khách hàng thanh tốn ngay, cơng ty có chính sách chiết khấu, giảm giá cho họ.
Về hình thức thanh tốn cơng ty áp dụng các hình thức: tiền mặt, séc. ủy nhiệm chi qua ngân hàng…
Trong quá trình bán hàng, trừ những khách hàng nhận hàng hóa tại kho cơng ty và tự bố trí vận chuyển cịn những khách hàng có nhu cầu vận chuyển cơng ty sẽ cung cấp và hạch tốn như một khoản chi phí bán hàng. Nhờ thực hiện chính sách trên mà uy tín của cơng ty ngày càng cao hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển quy mô kinh doanh của công ty.
2.2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng thiết bị y tế tại cơng ty TNHH sản xuất và thương mại Nhân Việt
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Để phục vụ cho công tác bán hàng tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhân Việt, công ty sử dụng những chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho(MS 02-VT):
Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT(MS 01 GTGT-3LL):
Khi bán hàng thì kế tốn lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá,
thành tiền. Có dịng ghi tổng tiền hàng, một dịng ghi tổng tiền thuế GTGT. Dịng tổng tiền thanh tốn ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, viết một lần qua giấy than:
+ Liên 1 (Màu tím): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại cơng ty.
- Phiếu thu (Mẫu số 01-TT)::
Kế tốn lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ ghi tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT):
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
- Giấy báo có của Ngân hàng:
Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
Quy định chung của Công ty về lập và luân chuyển chứng từ:
Đối với nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng, khi nhận được biên bản giao nhận, đối chiếu với hợp đồng kinh tế đã ký kết và phiếu xuất kho, kế tốn lập hóa đơn GTGT ghi nhận số lượng hàng hóa đã tiêu thụ.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phịng kinh doanh ghi vào “Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra” cho từng tháng và cuối tháng lập “Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra”.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Đối với kế toán bán hàng thiết bị y tế, Công ty sử dụng những TK sau: - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Trong đó chi tiết thành:
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng
+ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 521: (5211-Chiết khấu thương mại, 5212: hàng bán bị trả lại, 5213: giảm giá hàng bán)
- TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết cho từng loại hàng hóa). - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. TK 33311: Thuế GTGT đầu ra.
- TK 131: Phải thu khách hàng( chi tiết cho từng khách hàng). - TK 111: Tiền mặt.
2.2.2.3. Trình tự hạch tốn
* Kế tốn doanh thu bán hàng - Theo hình thức bán buôn
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, kế tốn tiến hành kiểm tra hàng hóa tồn kho. Sau đó, kế tốn tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành hai bản. Một bản ở kho giữ làm cơ sở để theo dõi tình hình xuất hàng hóa và là chứng từ gốc để lên thẻ kho, một bản kế tốn sử dụng để viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên trong đó liên 2 giao cho khách hàng, cịn lại làm căn cứ để kế tốn ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 131.
Căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ Cái tài khoản 511, 131. Kế toán hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 111, 112, 131: Số tiền cần phải thanh tốn
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 (3331): Thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bán Kế toán ghi nhận doanh thu: ghi tăng TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá chưa thuế của số sản phẩm đã bán, và ghi tăng TK 3331 - số thuế GTGT phải nộp của số hàng bán. Vì đây là hình thức bán bn, nên khách hàng thường chỉ thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng theo hợp đồng đã ký với cơng ty nên kế tốn ghi tăng số tiền mặt (TK 111) hoặc tiền gửi ngân hàng (TK 112) và số phải thu khách hàng (số tiền chưa thanh toán) - chi tiết cho từng khách hàng.
Đồng thời, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế tốn kê vào Bảng kê hóa đơn bán ra để cuối tháng lập Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi vào các sổ chi tiết như sổ Chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK phải thu khách hàng( TK 131)
Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ , kế toán ghi vào các chứng từ ghi sổ và là căn cứ để ghi vào sổ Cái TK 511, TK 131.
Ví dụ 1: Ngày 12/09/2014 Công ty TNHH Sản xuất và thương mại Nhân Việt
phát sinh nghiệp vụ bán bn hàng hóa. Bán hàng cho cơng ty TNHH nội thất và thiết bị Hưng Phát. Thuế suất thuế GTGT cho hàng hóa bán ra là 10%. Giá vốn của hàng
hóa là 147.500.000. Chi phí vận chuyển bên mua chịu. Cơng ty Hưng Phát chưa thanh tốn tiền hàng.
Căn cứ vào Hợp đồng mua bán số 08092014/NV-HP (phụ lục 1) kế tốn lập Hóa đơn GTGT số 0000135 trong đó ghi tên hàng, đơn vị tính, đơn giá bán chưa thuế cho các mặt hàng là 155.200.000 (phụ lục 2a). Tổng số tiền ghi nhận doanh thu là 155.200.000 đồng, thuế GTGT đầu ra là 15.520.000 đồng. Tổng số tiền thanh toán là 170.720.000 đồng. Khách hàng chưa thanh toán.
Kế toán tiến hành định khoản như sau:
- Kế toán ghi nhận doanh thu Nợ TK 131: 170.720.000
Có TK 511: 155.200.000 Có TK 3331: 15.520.000
Sau khi phản ánh nghiệp vụ kế toán phát sinh vào phần mềm kế tốn thì số liệu sẽ được cập nhật vào sổ Nhật ký chung (phụ lục 4), sổ Cái TK 511 (phụ lục 7), sổ Cái TK 3331, sổ Cái TK 131, sổ chi tiết thanh toán với người mua (phụ lục 5)
Tại kho căn cứ vào Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, kế tốn sẽ viết phiếu xuất kho số 12 (phụ lục 3) trong đó đơn giá xuất kho chính là đơn giá của hàng hóa khi nhập kho. Đơn giá xuất kho của lơ hàng này là 147.500.000
Sau đó bộ phận sẽ lập thẻ kho, sổ chi tiết hàng hóa cho mặt hàng này. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 632: 147.500.000
Có TK 156: 147.500.000
Sau đó, số liệu sẽ tự động cập nhật vào Nhật ký chung (phụ lục 4), sổ Cái TK 156 (phụ lục 9), sổ Cái TK 632 (phụ lục 8)
- Theo hình thức bán lẻ
Cơng ty bán hàng cho các cá nhân trình tự hạch tốn cũng như bán bn. Vì ở hình thức bán lẻ, khách hàng sẽ thanh tốn tiền ngay khi mua hàng nên ghi nhận doanh thu kế toán sẽ ghi tăng số tiền mặt thu được thay vì ghi tăng khoản phải thu khách hàng.
Ví dụ : Ngày 15/09/2014 xuất bán máy đo huyết áp bắp tay tự động Bremed cho
anh Nguyễn Văn Nam với giá bán là 1.350.000 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%, giá vốn là: 1.325.000 đồng. Anh Nam đã thanh tốn bằng tiền mặt
Kế tốn lập hóa đơn GTGT số 0000150 trong đó ghi tên hàng, đơn vị tính số lượng, đơn giá bán chưa thuế, tiền GTGT, tổng tiền thanh toán (phụ lục 2b). Kế toán định khoản phản ánh doanh thu như sau:
Nợ TK 131: 1.485.000 Có TK 511: 1.350.000 Có TK 3331: 135.000
Sau khi định khoản, kế toán ghi sổ Nhật ký chung (phụ lục 4) và sổ Cái TK 511
(phụ lục 7), sổ Cái TK 3331
Tại kho căn cứ vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa kế tốn sẽ viết phiếu xuất kho số 06 (phụ lục 6) trong đó đơn giá xuất kho của máy đo huyết áp này là 1.325.000 đồng. Sau đó sẽ lập thẻ kho chi tiết cho loại hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán định khoản giá vốn hàng bán như sau:
Nợ TK 632: 1.325.000 Có TK 156: 1.325.000
Sau khi đinh khoản số liệu sẽ tự động cập nhật vào Nhật ký chung (phụ lục 4) và ghi vào sổ Cái TK 156 (phụ lục 9), sổ cái TK 632 (phụ lục 8).
* Kế toán các trường hợp giảm trừ doanh thu:
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhân Việt sử dụng các chính sách bán hàng như chính sách Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng của mình. Khi có khách hàng quen, có quan hệ mua bán với công ty lâu năm và mua với số lượng lớn thì cơng ty cũng thực hiện việc chiết khấu cho khách hàng đó.
- Chiết khấu thanh tốn:
Đối với khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn hợp đồng (tùy theo từng hợp đồng cụ thể) khách hàng sẽ được hưởng 2% chiết khấu thanh toán, khoản chiết khấu thanh toán này cơng ty hạch tốn vào chi phí tài chính đúng như hướng dẫn trong các văn bản pháp luật, khoản chiết khấu này không làm giảm doanh thu bán hàng.
Khi phát sinh các khoản chiết khấu thanh tốn, kế tốn khơng được ghi giảm giá bán trên hóa đơn GTGT. Cơng ty lập phiếu chi hoặc gửi tiền qua ngân hàng để trả khoản tiền chiết khấu. Căn cứ vào chứng từ chi tiền và Giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán tiến hành định khoản:
Nợ 635: Số tiền thực tế được chiết khấu Có TK 111: TM
Có TK 112: TGNH - Chiết khấu thương mại
Khi khách hàng mua với số lượng lớn thì được hưởng chiết khấu thương mại ( ví dụ với hợp đồng mua thiết bị y tế có trị giá từ 400 triệu đồng trở lên, khách hàng sẽ được hưởng 2%chiết khấu thương mại).
Với những đơn hàng khi phát sinh khoản chiết khấu thương mại, thì khoản chiết khấu được phản ánh trên hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ tỷ lệ % hoặc mức giảm giá, giá bán chưa có thuế GTGT( giá bán đã giảm giá), thuế GTGT, tổng giá thanh tốn đã có thuế GTGT thì kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 5211: CKTM (theo số chiết khấu cho khách hàng) Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, TK 112: Nếu cơng ty trả bằng tiền Có TK 131: Nếu cơng ty trừ vào nợ của khách hàng - Giảm giá hàng bán
Khi người mua phản ánh về số lượng hàng đã bán ra do kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách ghi trong hợp đồng và yêu cầu bên bán giảm giá thì bên mua cần lập giấy đề nghị giảm giá hàng bán. Căn cứ vào giấy đề nghị giảm giá của bên mua thì hai bên bán và mua lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa, mức giá giảm theo hóa đơn GTGT( số, ký hiệu, ngày, tháng, của hóa đơn, thời gian), lý do giảm giá, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ điều chình giá cho hàng hóa tại đơn số, ký hiệu…Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giá, bên bán sẽ kê khai điều chỉnh doanh số bán, thuế đầu ra. Căn cứ vào các chứng từ giảm giá kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 5213: Giảm giá hàng bán (theo giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331: Thuế GTGT (tính trên trị giá hàng bị giảm giá) Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131- Phải thu khách hàng (theo tổng giá thanh tốn). - Hàng bán bị trả lại
Khi cơng ty đã xuất hóa đơn GTGT, bên mua đã nhận được hàng, nhưng sau đó bên mua phát hiện hàng hóa khơng đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trở lại cho cơng ty, bên mua sẽ phải lập hóa đơn GTGT gửi cho cơng ty, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại cơng ty do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT mà bên mua xuất trả, cơng ty điều chỉnh doanh số bán, số thuế GTGT đã kê khai.
Khi cơng ty chấp nhận thanh tốn với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại, kế toán vào sổ Nhật ký chung, ghi tăng tài khoản 5212 theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi giảm số thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) cuối tháng kế toán lập Tờ khai điều chỉnh thuế GTGT và điều chỉnh trên Tờ khai thuế GTGT (theo số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) để nộp cho Cơ quan thuế. Khách hàng được thanh tốn theo các hình thức khác nhau hoặc bằng tiền mặt, séc hoặc trừ vào số tiền mà khách hàng cịn nợ cơng ty tùy theo việc thỏa thuận giữa khách hàng và công ty. Căn cứ vào các chứng từ hàng hóa bị trả lại kế tốn tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 5212: Hàng bán bị trả lại theo giá bán lô hàng bị trả lại Nợ TK 3331: Thuế GTGT tính trên trị giá hàng bị trả lại Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: tiền gửi ngân hàng
Có TK 131: Tổng giá thanh tốn của lơ hàng bị trả lại.
Đồng thời, khi nhận lại số hàng hóa bị trả lại, thủ kho kiểm tra và kế tốn lập phiếu Nhập kho hàng hóa. Căn cứ vào Phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa bị trả lại Có TK632: Hàng bán bị trả lại
Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán sẽ vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 156
Từ sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ vào sổ Cái các tài khoản 5212
Cuối kỳ kết chuyển khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần kế toán ghi giảm TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đồng thời ghi tăng TK hàng bán bị trả lại, TK giảm giá hàng bán và TK chiết khấu thương mại: