- Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng;
e) Tài khoản 156: Hàng hóa
2.2.2 Nội dung phương pháp kế toán bán mặt hàng vật liệu xây dựng tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Việt World.
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT (Phụ lục 06, 09, 12, 15, 18):
Khi bán hàng thì kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền hàng, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh tốn ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, viết một lần qua giấy than:
+ Liên 1 (Màu tím): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế tốn, lưu giữ tại cơng ty.
-Phiếu xuất kho (Phụ lục 08, 11, 14, 17, 19)
Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên:
+ Liên 1: Giao cho khách hàng + Liên 2: Giao nội bộ
- Phiếu thu ( phụ lục 07, 10, 13, 16)
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ ghi tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan. Phiếu thu được sử dụng tại công ty gồm 2 liên, một liên lưu và một liên đưa cho khách hàng
- Giấy báo Có của ngân hàng (Phụ lục 20): Là chứng từ do ngân hàng gửi tới để xác nhận khoản tiền của khách hàng thanh tốn đã chuyển vào tài khoản của cơng ty.
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng: Phiếu kế toán (chứng từ tự lập), Hợp đồng kinh tế, phiếu chi. Bên cạnh đó, do cơng ty chủ yếu là bán lẻ hàng hóa, nên với những khách hàng khơng lấy hóa đơn thì cuối mỗi ngày kế tốn bán hàng tiến hành lập bảng kê bán hàng.
*Trình tự luân chuyển chứng từ kế tốn cụ thể ở cơng ty như sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
-Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
-Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; -Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
Kế tốn bán mặt hàng vật liệu xây dựng trong cơng ty sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 511: “Doanh thu bán hàng hóa”
Nội dụng phản ánh: Phản ánh vào tài khoản này doanh thu bán vật liệu xây dựng
Công ty chưa chi tiết riêng doanh thu từng nhóm hàng, mặt hàng kể cả doanh thu bán vật liệu. Doanh thu tất cả các mặt hàng mà công ty kinh doanh được tập hợp phản ánh chung vào một tài khoản chung 5111.
Tài khoản 632: “Giá vốn hàng bán” Công ty sử dụng tài khoản này để phản
ánh trị giá vốn hàng bán cũng như của vật liệu xây dựng đã xác định là đã tiêu thụ trong kỳ.
Công ty không chi tiết riêng cho chi phí giá vốn hàng bán của từng nhóm hàng mặt hàng, giá vốn hàng bán của các mặt hàng được kế toán bán hàng tập hợp và phản ảnh chung vào TK632.
Tài khoản 131: “Phải thu khách hàng” Công ty sử dụng tài khoản này để phản
ánh tình hình thanh tốn cơng nợ các khoản phải thu khách hàng về tiền bán vật liệu xây dựng.
Đối với từng khách hàng, công ty mở các tài khoản chi tiết về công nợ phải thu với khách hàng (chi tiết công nợ phải thu của công ty Phúc Đại An, công ty Trung Phú, công ty Xuân Mai, công ty Maxbond). Các tài khoản chi tiết này được thể hiện trên sổ kế tốn.
Tài khoản 156: “Hàng hóa” Công ty sử dụng tài khoản này để phản ánh giá trị
hiện có và tình hình biến động các loại vật liệu xây dựng tại công ty.
TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi
bán hàng.
TK 3331“Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải
nộp cho nhà nước
Các tài khoản 511, 156,632 công ty không xây dựng các tài khoản chi tiết. Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng các tài khoản khác như: TK 642, TK 911.
Công ty chưa sử dụng tài khoản 521 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.2.3 Trình tự hạch tốn kế tốn bán hàng
(1) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Các mặt hàng của cơng ty bán ra đều có giá trị lớn hơn 200.000 đồng nên khi bán hàng doanh nghiệp ln phải lập hóa đơn GTGT
* Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay: căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ TK 111, TK 112: Tổng giá thanh tốn
Có TK 511: Doanh thu bán vật liệu xây dựng theo giá chưa thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp của số vật liệu xây dựng.
Ví dụ:
Ví dụ 1: Ngày 15/01/2015, cơng ty TNHH xây dựng và thương mại Việt Word bán 1250 kg Vữa khơng co ngót AC grout cho cơng ty cổ phần kỹ thuật Sigma. Khách hàng nhận hàng tại kho hàng hóa và thanh tốn ngay bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000033, Phiếu xuất kho, Phiếu thu kế toán hạch toán như sau: (Các HĐGTGT, chứng từ ở phụ lục 06, 07, 08)
Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111: 9.075.000 Đồng Có TK 511: 8.250.000 Đồng Có TK 3331: 825.000Đồng Xác định giá vốn:
Đơn giá xuất kho
Do đó, đơn giá xuất kho trong trường hợp này là:
( 9.998.429 + 11.825.000)/( 1.790 + 2.750) =4.807 Giá vốn hàng bán = 4.807x 1.250 = 6.008.653 Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632:6.008.653Đồng
Có TK 156: 6.008.653Đồng
Ví dụ 2: Ngày 06/02/2015, cơng ty TNHH xây dựng và thương mại Việt Word
bán 20 tuýp chất tram khe Sika Flex Canstruction cho công ty cổ phần kỹ thuật Sigma. Khách hàng nhận hàng tại kho hàng hóa và thanh tốn ngay bằng tiền mặt. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000035, Phiếu xuất kho, Phiếu thu kế toán hạch toán như sau: (Các HĐGTGT, chứng từ ở phụ lục 09, 10, 11 )
Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111: 3.575.000 Đồng
Có TK 511: 3.250.000 Đồng Có TK 3331: 325.000Đồng Xác định giá vốn:
Đơn giá xuất kho = ( 15.180.000 + 15.180.000)/(120 + 120) = 126.500 Giá vốn hàng bán = 126.500 x 20 =2.530.000
Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 2.530.000 Đồng
Có TK 156: 2.530.000 Đồng
Ví dụ 3: Ngày 12/10/2015, công ty TNHH xây dựng và thương mại Việt Word
bán 50kg vật liệu tráng nền-288 cho cơng ty cổ phần dây điện và phích cắm Trần Phú. Khách hàng nhận hàng tại kho hàng hóa và thanh tốn ngay bằng tiền mặt. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT 0000048, Phiếu xuất kho, Phiếu thu kế toán hạch toán như sau: (Các HĐGTGT, chứng từ ở phụ lục12,13,14)
Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111: 1.500.000 Đồng Có TK 511: 1.363.636 Đồng Có TK 3331: 136.364 Đồng Xác định giá vốn:
Đơn giá xuất kho = (3.169.050 + 1.056.350 )/(150 + 50) = 21.127 Giá vốn hàng bán = 21.127 x 50 = 1.056.350
Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 1.056.350 Đồng
Có TK 156: 1.056.350 Đồng
Ví dụ 4: Ngày 26/10/2015, cơng ty TNHH xây dựng và thương mại Việt Word
bán 32kg vật liệu chống thấm U-110 và 16kg vật liệu chống thấm U-117 cho công ty cổ phần Univina Việt Nam. Khách hàng nhận hàng tại kho hàng hóa và thanh tốn ngay bằng tiền mặt. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT 0000051, Phiếu xuất kho, Phiếu thu kế toán hạch toán như sau: (Các HĐGTGT, chứng từ ở phụ lục15,16,17)
Ghi nhận doanh thu:
Vật liệu chống thấm U-110: Nợ TK 111: 3.880.000 Đồng Có TK 511: 3.527.273Đồng Có TK 3331: 352.727 Đồng Vật liệu chống thấm U-117: Nợ TK 111: 1.778.000 Đồng Có TK 511: 1.616.364Đồng Có TK 3331: 161.636 Đồng Xác định giá vốn:
Vật liệu chống thấm U-110:
Đơn giá xuất kho = 6.428.720 /80= 80.359 Giá vốn hàng bán = 80.359 x 32 = 2.571.488 Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 2.571.488 Đồng
Có TK 156: 2.571.488 Đồng
Vật liệu chống thấm U-117:
Đơn giá xuất kho = 6.142.000 /80= 76.775 Giá vốn hàng bán = 76.775 x 16 = 1.228.400 Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 1.228.400Đồng
Có TK 156: 1.228.400Đồng
* Đối với trường hợp bán hàng khách hàng nhận nợ: Kế toán hạch toán như sau: Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh tốn
Có TK 511: Doanh thu bán vật liệu xây dựng theo giá chưa thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT dầu ra phải nộp của số vật liệu xây dựng.
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản thì căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng kế tốn ghi:
Nợ TK 111, TK 112: Tổng giá thanh tốn Có TK 131 : Tổng giá thanh toán Kế toán phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632: Trị giá vốn vật liệu xây dựng đã tiêu thụ Có TK 156: Trị giá vốn vật liệu xây dựng đã tiêu thụ
Ví dụ 5:Ngày 03/06/2015 cơng ty TNHH xây dựng và thương mại Việt World
xuất bán 6.550 tấm Tấm lợp Đông Anh cho công ty TNHH Phúc Đại An. Khách hàng nhận hàng tại kho hàng hóa và ký nhận nợ sẽ thanh toán bằng chuyển khoản. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT số 0000041 kế tốn ghi (Các HĐGTGT, chứng từ
ở phụ lục 18,19,20)
Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 248.572.500 Đồng
Có TK 511: 225.975.000 Đồng Có TK 3331: 22.597.500Đồng Xác định giá vốn:
Đơn giá xuất kho = (127.500.000 + 459.000.000 )/( 3.750 + 13.500 ) = 34.000 Giá vốn hàng bán = 34.000 x 6.550 = 1.056.350
Kế toán ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 222.700.000 đồng
Có TK 156: 222.700.000 đồng
Ngày 02/07/2015, Nhận được giấy báo Có của ngân hàng báo cơng ty Sigma đã chuyển tiền thanh toán lần 1 HĐ số 0000035 (phụ lục 18), kế tốn ghi:
Nợ TK 112: 201.000.000 Đồng
Có TK 131: 201.000.000 Đồng
(2) Kế toán các nghiệp vụ liên quan phát sinh trong quá trình bán hàng. + Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại: Để đơn giản hóa nghiệp vụ này, kế
toán sẽ coi trường hợp hàng bán bị trả lại như một nghiệp vụ mua hàng bình thường: Ghi tăng tài khoản hàng hóa 156, ghi tăng tài khoản thuế GTGT được khấu trừ (TK 133) đồng thời ghi có tài khoản 331.
+ Chi phí phát sinh trong q trình bán hàng: Nợ TK 642: Chi phí thực tế phát sinh Nợ TK 133: Thuế GTGT nếu có
Có TK 111,112,331: Tổng giá trị thanh toán
2.2.2.4 Sổ kế tốn sử dụng
Cơng ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung, sổ kế tốn mà kế tốn bán hàng cơng ty sử dụng bao gồm:
- Sổ Nhật ký chung (phụ lục số 21)
- Sổ cái các tài khoản: TK511 (phụ lục 22), TK 131 (phụ lục 23), TK632 (phụ lục 24) , TK 156 (phụ lục 25)…
- Sổ tổng hợp công nợ phải thu (phụ lục 26).
- Sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng để phản ánh tình hình thanh tốn cơng nợ (phụ lục 27).
Quy trình ghi sổ tại cơng ty: hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Đối với ví dụ 5 ở trên, vào ngày 03/06/2015, đầu tiên kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ Cái TK131, TK511, TK3331,
TK632, TK156. Đồng thời, kế toán viên ghi sổ chi tiết TK131 để theo dõi công nợ phải thu của công ty Phúc Đại An.