tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Máy Xây Dựng T&T.
2.1.1. Tổng quan về Công ty TNHH Máy Xây Dựng T&T
- Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG T&T
- Tên giao dịch: T&T CONSTRUCTION MACHINE COMPANY LIMITED - Địa chỉ: Số 205 đường Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, TP Hà Nội.
- Giám đốc: BÙI MINH TÚ
- Quy mô vốn: Vốn điều lệ là 2.000.000.000 đồng ( Hai tỷ đồng chẵn)
- Quy mơ lao động: Qua q trình phát triển từ ngày 10 tháng 09 năm 2014 cơng ty có 8 người, đến nay số lao động làm việc tại cơng ty đã tăng lên 26 người.
Q trình hình thành và phát triển: Cơng ty TNHH Máy Xây Dựng T&T
được Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp phép thành lập ngày 10/09/2014. Với hơn 3 năm hoạt động trong ngành, công ty đã không ngừng lớn mạnh, đứng vững trên thị trường và có uy tín nhất định. Từ năm 2014 đến năm 2017, với sự nỗ lực khơng ngừng của Ban lãnh đạo và tồn thể cán bộ nhân viên, cơng ty đã nhanh chóng phát triển và hình thành mạng lưới phân phối trên tồn miền Bắc. Cơng ty chuyên phân phối các sản phẩm máy uốn cắt sắt, máy bơm bê tông, máy cắt sắt, máy đầm bàn, máy phun sơn, vận thăng nâng hàng, cẩu tháp….nhập khẩu trực tiếp các nhà cung cấp bên Trung Quốc, trở thành cầu nối chính trong việc cung cấp các mặt hàng máy xây dựng trên thị trường.
Lĩnh vực kinh doanh: Công ty TNHH Máy Xây Dựng T&T là một doanh
nghiệp trẻ, tiềm năng hoạt động trong lĩnh vực bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác, các máy xây dựng và các thiết bị xây dựng như: máy uốn cắt sắt, máy bơm bê tông, máy cắt sắt, máy đầm bàn, máy phun sơn, vận thăng nâng hàng, cẩu tháp…cung cấp trên tồn quốc. Ngồi ra cơng ty cịn có dịch vụ sau bán sửa chữa bảo hành máy móc, tư vấn về các loại máy xây dựng cho các cơng trình theo yêu cầu của khách hàng.
Chức năng, nhiệm vụ: Chức năng kinh doanh chủ yếu của công ty là phân
phối máy xây dựng và các thiết bị xây dựng như: máy uốn cắt sắt, máy bơm bê tông, máy cắt sắt, máy đầm bàn, máy phun sơn, vận thăng nâng hàng, cẩu tháp… đảm bảo chất lượng tốt – giá cả cạnh tranh – có hóa đơn giá trị gia tăng, giấy chứng nhận xuất xứ sản phẩm (CO), giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm đầy đủ cho các đại lý bán buôn, khách hàng mua lẻ các DN, nhà thầu xây dựng, dự án. Thực hiện theo đúng phương châm kinh doanh mà công ty đã đề ra: Chất lượng - Chuyên nghiệp.
Công ty TNHH Máy Xây Dựng T&T hoạt động theo Luật DN của Nhà nước, thực hiện theo các quy định của pháp luật, điều lệ tổ chức của Nhà nước Việt Nam, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về phí, thuế. Cơng ty đăng ký và kinh doanh đúng ngành nghề, chịu trách nhiệm trước nhà nước về kết quả hoạt động kinh doanh của mình và thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ luật lao động.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
- Là một công ty chuyên cung cấp máy xây dựng và thiết bị xây dựng như: máy uốn cắt sắt, máy bơm bê tông, máy cắt sắt, máy đầm bàn, máy phun sơn, vận thăng nâng hàng, cẩu tháp….
- Hoạt động kinh doanh của công ty chuyên về hoạt động thương mại hay nói cách khác là phụ trách mảng lưu thơng trên thị trường.
- Phạm vi hoạt động của công ty chủ yếu ở trong nước. Do ngành nghề kinh doanh và dịch vụ đa dạng nên công ty không những hoạt động trên địa bàn Hà Nội mà cịn mở rộng ra trên tồn quốc.
- Phương thức bán hàng của công ty: chủ yếu là bán buôn, bán lẻ và làm đại lý phân phối các sản phẩm máy xây dựng và thiết bị xây dựng.
- Đối tác của công ty chủ yếu là các DN, đại lý, cửa hàng, nhà thầu xây dựng các cơng trình dự án
2.1.1.2. Đặc điểm phân cấp quản lý và tổ chức bộ máy quản lý tại Cơng ty TNHH Máy Xây Dựng T&T
Nhìn chung, bộ máy quản lý công ty khá gọn nhẹ, thành phần tổ chức công ty hợp lý và hiệu quả với cơ cấu tổ chức từ trên xuống dưới, vận hành công việc thuận lợi. Đây là mơ hình quản lý phổ biến của các doanh nghiệp thương mại dịch vụ của
Việt Nam.
Tại thời điểm giữa năm 2017, Công ty TNHH Máy Xây Dựng T&T có 26 nhân viên. Trong đó, có 1 Giám đốc, 3 nhân viên kho, 6 nhân viên kế toán, 7 nhân viên kinh doanh, 2 nhân viên hành chính nhân sự và 7 nhân viên kỹ thuật.
Cụ thể sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty TNHH Máy Xây Dựng T&T được mô tả chi tiết trong Phụ lục số 07.
Sau đây là từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban trong công ty:
Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân duy nhất của công ty, chịu trách
nhiệm về tất cả các hoạt động kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định hiện hành. Đồng thời cũng là người tổ chức điều hành bộ máy kinh doanh và đưa ra quyết định cuối cùng, thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi của công ty trước pháp luật.
Phịng hành chính – nhân sự: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc về việc
sắp xếp bộ máy, cải tiến tổ chức, quản lý hoạt động, các công việc thuộc hành chính, đào tạo, tuyển dụng nhân sự,…
Phịng tài chính – kế tốn: Tổ chức triển khai tồn bộ cơng tác tài chính, hạch
tốn kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty. Chức năng cụ thể là hạch tốn tài chính cơng ty, lập báo cáo sổ sách kế tốn, tính tốn chi phí- kết quả, xây dựng các bảng cân đối kế tốn, tính tốn lỗ lãi, kế hoạch tài chính kế tốn, tổ chức theo dõi và kiểm sốt cơng việc và thực hiện chính sách của cơng ty và nhà nước….
Phịng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng, tư vấn, giới thiệu, quảng bá những
sản phẩm và dịch vụ đi kèm trực tiếp cho khách hàng; thực hiện các chế độ ghi chép ban đầu, thu thập thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hóa cho mọi đối tượng, lập báo cáo bán hàng, kế hoạch bán hàng và bản xác định nhu cầu mua hàng, quản lý tiền, hàng, cơ sở vật chất do công ty giao; tham mưu cho giám đốc về những lĩnh vực tổ chức quản lý kinh doanh hàng ngày.
Phòng kỹ thuật: Phụ trách về việc lắp đặt, vận hành máy móc cho các cơng
trình. Thực hiện dịch vụ bảo hành, bảo trì sau bán cho khách hàng. Tư vấn các loại máy móc theo thơng số kỹ thuật với các khách hàng có nhu cầu.
2.1.1.3. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Máy Xây Dựng T&T
Tổ chức bộ máy kế tốn là một trong những cơng việc quan trọng hàng đầu trong cơng tác kế tốn, chất lượng cơng tác kế tốn phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, sự phân cơng, phân nhiệm hợp lý. Cơng tác kế tốn mà cơng ty lựa chọn là mơ hình tổ chức kế tốn tập trung, tồn bộ cơng việc xử lý thơng tin trong tồn cơng ty được thực hiện tập trung ở phịng kế tốn - tài chính, các bộ phận thực hiện thu thập, phân loại và chuyển chứng từ về phịng kế tốn xử lý.
Cơng ty có 6 nhân viên kế tốn bao gồm: Kế toán trưởng, kế toán bán hàng, kế tốn cơng nợ, kế tốn tổng hợp, kế toán kho và thủ quỹ. Cụ thể trong Phụ lục số 08.
Kế toán trưởng: Là người điều hành phịng kế tốn, chịu tồn bộ trách nhiệm
trước cơng ty về hoạt động của phịng; chỉ đạo việc lập BCTC cuối năm cho công ty. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp theo dõi tình hình thanh tốn lương cho cán bộ cơng nhân viên, các khoản trừ vào lương. Phụ trách phân chia việc tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế của cơng ty cho từng nhân viên trong phịng.
Kế tốn cơng nợ: nhận đề nghị xác nhận công nợ đối với khách hàng, nhà
cung cấp, xác nhận hóa đơn, chứng từ thanh tốn; kiểm tra, theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng và nhà cung cấp;…
Kế tốn bán hàng có nhiệm vụ ghi chép phản ánh kịp thời các thông tin giao
nhận hàng hóa hàng ngày, xác định giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bổ chi phí; cung cấp thơng tin cần thiết về tình hình bán hàng.
Kế tốn tổng hợp trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh; kiểm tra
đối chiếu hóa đơn GTGT, hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào và đầu ra, theo dõi tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hồn thuế của cơng ty…
Thủ quỹ thực hiện kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ
trước khi xuất và nhập tiền ra khỏi quỹ; thực hiện việc thanh tốn tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh tốn của cơng ty, quản lý toàn bộ tiền mặt trong quỹ.
Kế toán kho là người lập phiếu xuất kho, quản lý và theo dõi tình hình Xuất –
nhập - tồn hàng hóa của cơng ty, quản lý tài sản của cơng ty; lập báo cáo hàng ngày đối sốt số liệu thực tế với chứng từ đồng thời ghi nhận vào thẻ kho các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa.
Cơng ty đã thực hiện các chính sách kế tốn đúng theo chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư 133/2016/TT – BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính.
- Phương pháp kế tốn hàng tồn kho:
+ Ngun tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. + Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình qn gia quyền. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế: Cơng ty là đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Căn cứ để tính khấu hao tài sản cố định là nguyên giá và thời gian sử dụng của TSCĐ.
- Cơng ty thực hiện kỳ kế tốn theo năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm đó. Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép và hạch toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Các báo cáo tài chính được lập vào cuối niên độ kế tốn do kế toán trưởng lập và gửi lên ban giám đốc, cơ quan thuế, các ngân hàng, các nhà đầu tư và các đối tượng khác có liên quan.
- Hình thức kế tốn áp dụng: Cơng ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung và sử dụng hình thức kế tốn máy với phần mềm kế tốn Fast.
Các mẫu sổ cơng ty áp dụng đều phù hợp với quy định theo chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư 133/6TT – BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính và cập nhật kịp thời các mẫu sổ của các thơng tư sửa đổi bổ sung có liên quan. Các loại sổ chủ yếu mà công ty sử dụng là Sổ Nhật ký chung; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Sổ TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ; Sổ chi tiết mua, bán hàng; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi thuế GTGT… và một số các sổ phụ khác có liên quan khác.
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Máy Xây Dựng T&T
2.1.2.1. Mơi trường bên ngồi
Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trong một môi trường nhất định cũng đều chịu sự tác động của các nhân tố thuộc mơi trường đó. Mơi trường kế tốn cũng
vậy, nó bị chi phối bởi cả các yếu nội tại và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. Các nhân tố bên ngoài tác động tới các doanh nghiệp là như nhau, và doanh nghiệp khó thể thay đổi nó.
Chính sách, chuẩn mực kế toán quy định của Nhà nước
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, cho dù có áp dụng các chế độ, chính sách, hình thức kế tốn nào đi chăng nữa thì vẫn phải thực hiện nằm trong khn khổ các quy định của nhà nước. Công ty TNHH T&T cũng khơng phải là trường hợp ngoại lệ. Kế tốn bán hàng tại doanh nghiệp cũng phải chịu sự chi phối của các chính sách luật của nhà nước (Luật thuế GTGT, Luật kế tốn 2003) hệ thống các quy định, nghị quyết, thơng tư (TT 39/2014/TT-BTC, TT 26/2015/TT-BTC...) các chuẩn mực về kế toán bán hàng: VAS 01, VAS 02, VAS 14, Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành (ban hành theo TT 133/2016/TT-BTC) ảnh hưởng tới việc ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Với những chính sách pháp luật quy định rõ ràng, hướng dẫn cách hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh đã tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn bán hàng. Tuy nhiên, với những quy định đơi khi cịn mang tính hình thức cứng nhắc, kém sự linh hoạt trong quá trình thực thi, rườm rà về các thủ tục đã làm cho công tác hạch tốn kế tốn tại cơng ty cịn khó khăn.
Thị trường tiêu thụ sản phẩm
Hiện nay trên trị trường, có rất nhiều mặt hàng đa dạng phong phú về chủng loại cũng như chất lượng, các đối thủ cạnh tranh không ngừng tung ra những phương thức bán hàng, thanh toán để thu hút khách hàng. Do vậy mà cơng ty phải có chiến lược cạnh tranh sản phẩm của mình, khi số lượng hàng hóa cung ứng trên thị trường vượt cầu thì cơng ty cần có chính sách bán hàng, marketing hợp lý.
Trên thực tế, trải qua thời gian đầu mới thành lập cịn gặp nhiều khó khăn, cơng ty T&T đã đạt sự tăng trưởng khá trong giai đoạn từ 2014 – 2016, tốc độ tăng trưởng của doanh thu đạt gần 14%/năm, thị trường tiêu thụ mở rộng khắp cả nước với 27 đại lý lớn nhỏ. Nhận thức được điều đó, cơng ty đã tổ chức lại bộ máy kế toán với việc tuyển thêm một kế tốn bán hàng riêng. Tuy vậy, với khối lượng máy móc bán ra tăng nhanh như hiện nay làm cho công việc của kế toán bán hàng cũng trở nên bận rộn, dễ có thể bị nhầm lẫn hơn nhất là vào thời điểm kê khai, quyết tốn thuế.
Trình độ phát triển của khoa học công nghệ
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong những năm qua đã ảnh hưởng tích cực tới việc bán hàng và kế tốn tại Cơng ty T&T. Nhờ sự phát triển của khoa học công nghệ các phương thức bán hàng của Công ty cũng trở nên đa dạng hơn: bán hàng qua điện thoại, bán hàng Online, đặt hàng qua Website... các phương thức thanh toán cũng thuận tiện hơn giúp cho doanh nghiệp mở rộng thị trường tăng doanh số bán.
Nhờ sự phát triển của khoa học cơng nghệ các phần mềm kế tốn ra đời ngày càng nhiều giúp các cơng ty có nhiều cơ hội lựa chọn phần mềm kế tốn tối ưu cho doanh nghiệp mình. Vì vậy mà cơng tác kế tốn bán hàng tại Công ty TNHH Máy Xây Dựng T&T cũng được giảm thiểu đáng kể, rút ngắn được thời gian và nâng cao tiện ích bằng việc sử dụng phần mềm kế tốn Fast.
2.1.2.2. Mơi trường bên trong
Đây là nhóm nhân tố tồn tại bên trong mỗi doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng tại cơng ty. Những nhân tố này mang tính chủ quan của doanh nghiệp và có thể thay đổi trong