3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về kế tốn bán hàng tại Cơng ty
3.1.2 Những hạn chế trong kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Máy Xây Dựng
Dựng T&T
Về bộ máy kế toán
Kế tốn bán hàng của cơng ty trẻ, năng động nhưng kinh nghiệm chưa nhiều, trong khi với đặc điểm là công ty thương mại nên số lượng nghiệp vụ phát sinh tương đối lớn, do đó có một số trường hợp bị nhầm lẫn về việc ghi nhận doanh thu (xuất hóa đơn để chuyển phát nhanh cho chi nhánh khác đã ghi nhận ngay doanh thu mà chưa có chứng từ vận đơn, xử lý một số tình huống hóa đơn bị sai sót, hủy bỏ...cịn chậm và chưa đúng với quy định của thuế hiện hành...)
Về chính sách bán hàng
Tại cơng ty vẫn chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn, việc chiết khấu chỉ được thỏa thuận miệng mà chưa thể hiện trên hoá đơn, hợp đồng rõ ràng. Do vậy, chưa khuyến khích được khách hàng thanh tốn sớm. Đây là một trong những điểm cần bổ sung trong chính sách bán hàng của cơng ty.
Tại Cơng ty T&T xảy ra trường hợp đã xuất hóa đơn bán hàng nhưng chưa ghi nhận ngay vào phần mềm kế toán Fast. Nếu việc chậm trễ ghi nhận doanh thu đó diễn ra trong phạm vi một tháng/q thì sẽ khơng ảnh hưởng tới các báo cáo cho các nhà quản trị và cơ quan thuế, nhưng việc chậm trễ ghi nhận doanh thu đó liên quan tới hai kỳ kế tốn sẽ làm sai lệch tình hình tiêu thụ nhóm hàng máy uốn cắt sắt tại công ty. Vi phạm thời điểm ghi nhận doanh thu theo VAS 14 và nguyên tắc “Cơ sở dồn tích”
Đối với trường hợp khách hàng phát sinh giao dịch thường xuyên, trả tiền ngay hay trả sau kế toán bán hàng đều ghi nhận qua TK131. Việc ghi nhận như vậy sẽ giúp quản lý cơng nợ tốt hơn, tuy nhiên nó cũng làm cho khối lượng cơng việc của kế tốn bán hàng trở nên nhiều hơn, nếu khơng có sự quản lý tốt cũng có thể xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
Về sổ kế tốn
Cơng ty kinh doanh bán nhiều nhóm mặt hàng khác nhau nhưng lại khơng sử dụng sổ chi tiết doanh thu hàng bán. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, để đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng nhóm để đưa ra những biện pháp kinh doanh phù hợp.
Về phần mềm kế tốn:
Do tính tự động hóa của phần mềm, khi hạch tốn các khoản doanh thu được thu trực tiếp bằng tiền, công ty ghi nhận thông qua tài khoản phải thu khách hàng chi tiết cho từng đối tượng, sau đó kế tốn vào mục phiếu thu để ghi giảm công nợ khách hàng. Việc này dẫn đến việc làm sai bản chất của nghiệp vụ kinh tế, làm cho việc ghi chép của kế tốn khơng phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ đó.
Ngồi ra, dùng phần mềm cịn có một số bất cập khác như: Có nhiều người cùng làm việc đồng thời thì hệ thống hay bị treo. Có nhiều địa điểm làm việc cần trao đổi dữ liệu giữa các địa điểm, mà hệ thống hiện tại chưa thực hiện được.