5. Kết cấu bài khóa luận
1.2. Nội dung nghiên cứu kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương
1.2.2.1. Chứng từ sử dụng
a. Chứng từ sử dụng
Tùy theo phương thức, hình thức bán hàng mà kế tốn nghiệp vụ bán hàng sử dụng các chứng từ sau :
- Hóa đơn GTGT : là hóa đơn dùng cho các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. Hóa đơn do người bán lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên 1 để lưu sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng làm chứng từ kế tốn.
- Hóa đơn bán hàng thơng thường : là hóa đơn dùng cho các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng thuộc diện không chịu thuế GTGT.
- Phiếu xuất kho: Dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho. Phiếu này cũng được lập làm 3 liên. Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn để kế tốn ghi cột 3,4 và ghi vào sổ kế tốn, liên 3 giao cho người nhận hàng hóa.
- Phiếu thu : Là các chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng mà khách hàng thanh toán (bằng tiền mặt). Phiếu thu được lập thành 3 liên (1 liên lưu nơi lập phiếu, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ).
- Phiếu chi : Là chứng từ ghi nhận các khoản chi phí bằng tiền mặt phát sinh trong q trình kinh doanh của doanh nghiệp. Phiếu chi được lập làm 3 liên (liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc đề ghi vào sổ kế tốn, liên 3 giao cho khách hàng).
Ngồi ra doanh nghiệp còn sử dụng thêm các chứng từ như: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy báo có, báo nợ của ngân hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý...
b. Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngồi chuyển đến phải tập trung vào bộ phận kế tốn doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế tốn đó, kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ, từ đó ghi sổ kế tốn. Cuối cùng sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy.
Đối với nghiệp vụ bán hàng, khi có yêu cầu mua hàng, kế tốn lập hóa đơn GTGT làm 3 liên, liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 nội bộ. Đồng thời kế tốn lập phiếu xuất kho trình quản lý kho để xuất hàng bán cho khách hàng. Các chứng từ đã lập sẽ được xác minh tính pháp lý trước khi hạch tốn và ghi sổ kế tốn. Sau đó chúng được lưu trữ theo quy định và hết thời gian lưu trữ sẽ được hủy bỏ.