5. Kết cấu bài khóa luận
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế toán bán hàng phụ tùng và thiết bị tạ
công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ.
Thứ nhất : Thực hiện kế toán quản trị bán hàng
Cơng ty nên thực hiện cơng tác kế tốn quản trị bán hàng. Bán hàng là khâu quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, do đó nên thực hiện cơng tác kế tốn quản trị bán hàng nhằm cung cấp thơng tin cần thiết và kịp thời cho việc ra các quyết định kinh doanh của ban lãnh đạo. Kế toán quản trị bán hàng sẽ lập :
Sổ chi tiết bán hàng, kết quả ( phụ lục 39 )
Lập dự toán tiêu thụ nhằm mục đích dự tính số lượng sản phẩm, doanh thu cần tiêu thụ để đạt được mục tiêu lợi nhuận, dự tính số tiền thu được.
+ Căn cứ để lập dự toán tiêu thụ bao gồm số lượng và kết cấu hàng hóa tiêu thụ cịn tồn lại của kỳ trước, các đơn đặt hàng chưa thực hiện trong khả năng cung cấp của doanh nghiệp, chính sách tiếp thị, quảng cáo, sự cạnh tranh trên thị trường, sự vận động của nền kinh tế và các phương thức tiêu thụ, thanh toán đã và sẽ thực hiện với khách hàng.
Báo cáo tình hình nợ theo thời hạn nợ và khách hàng để phản ánh tổng số nợ phải thu từ khách hàng còn nợ doanh nghiệp.
Việc kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị sẽ cung cấp thơng tin một cách hữu ích và kịp thời về tình hình tiêu thụ hàng hóa, thơng tin về giá cả, từ đó giúp nhà quản trị có thể đưa ra những phương án kinh doanh tối ưu.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng tồn kho bị giảm giá đồng thời cũng để phản ánh phần giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch tốn.
Dự phịng giảm giá hàng tồn kho được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Dự phịng được lập vào cuối kỳ kế tốn năm khi lập báo cáo tài chính và khi lập dự phòng phải tuân theo các quy định của chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho”. Nếu giá thực tế trên thị trường nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế tốn thì phải tiến hành lập dự phịng.
* Sử dụng TK 1593 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Kết cấu của TK 1593:
- Bên Nợ: Giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho được hồn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Bên Có: Giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Số dư bên Có: Giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. * Phương pháp hạch tốn:
- Cuối kỳ niên độ kế toán, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đẩu tiên, kế toán ghi Nợ TK giá vốn ( 632) và ghi Có TK dự phịng giảm giá hàng tồn kho (1593).
- Cuối niên độ kế tốn năm sau, tiếp tục tính tốn mức cần lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo. Sau đó sẽ so sánh với số đã lập dự phòng cuối kỳ kế toán của năm trước.
- Nếu có số dự phịng phải lập của năm nay lớn hơn số đã lập dự phịng năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế tốn ghi Nợ TK giá vốn hang bán (632) và ghi Có TK dự phòng giảm giá hàng tồn kho( phần chênh lệch).
- Nếu có số dự phịng phải lập của năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập. Kế tốn ghi Nợ TK dự phịng giảm giá hàng tồn kho (phần chênh lệch) và ghi Có TK giá vốn hàng bán ( 632)
Ví dụ:
Cuối năm 2013 kế tốn đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được của mặt hàng bơm điện trên thị trường là 13 000 000 đ, trong khi giá trị ghi sổ kế toán là 12 100 000 đ. Như vậy cơng ty cần trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho mặt hàng này. Số lượng bơm điện vào cuối năm 2013 là 5 chiếc.
Mức trích lập dự phịng giảm giá cho mặt hàng bơm điện là: 5*(13 000 000 – 12 100 000) = 4 500 000 đ.
Bút tốn lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632: 4 500 000
Có TK 1593: 4 500 000 Thứ ba : Giải pháp về tài khoản
Công ty nên phân định rõ ràng TK 5111 thành các tài khoản chi tiết theo từng loại mặt hàng nhằm phục vụ cho công tác theo dõi và quản lý được thuận lợi hơn.
Ví dụ :
TK 51111 “Doanh thu bán gầm xích”
TK 51112 “Doanh thu bán hệ thống thủy lực” TK 51113 “Doanh thu bán búa phá đá thủy lực” TK 51114 “Doanh thu bán vành quay toa”….
Kế toán mở chi tiết tới tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng theo
từng nhóm hàng. Thiết bị hay phụ tùng thuộc nhóm hàng nào thì dùng tài khoản chi tiết cấp 3 của nhóm hàng đó. Bên cạnh việc mở chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng thì cơng ty cũng phải mở chi tiết TK 632 để theo dõi chi tiết giá vốn.
Ví dụ:
TK 6322: “Giá vốn hàng bán hệ thống thủy lực” TK 6323: “ Giá vốn hàng bán búa phá đá thủy lực”….. Ví dụ:
Ngày 18 tháng 12 năm 2013 công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ bán cho công ty CP thiết bị Đông Á bộ xích 41 mắt bản 560mm( loại ướt) D85EX-15 ( chi tiết theo hợp đồng số 0810013/VM- ĐA ngày 08 tháng 10 năm 2013), tổng giá bán chưa thuế của lô hàng là 276 000 000 đ. Thuế GTGT 10 %. Chi phí vận chuyển bên mua chịu. Khách hàng nhận nợ .Giá vốn của lô hàng trị giá 203 996 005 đ ( bộ xích 41 mắt bản 560mm D85EX-15 thuộc nhóm phụ tùng gầm xích) Căn cứ vào hóa đơn GTGT số VM/11P 0000217( phụ lục 23) và phiếu xuất kho số 000357( phụ lục 32). Kế toán ghi nhận doanh thu căn cứ theo hai chứng từ kế toán trên:
Nợ TK 131: 303 600 000 Có TK 51111: 276 000 000 Có TK 3331 : 27 600 000
Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo bút toán sau: Nợ TK 6321: 203 996 005
Có TK 156: 203 996 005 Thứ 4: Hoàn thiện phương thức bán hàng
Công ty nên mở rộng thêm phương thức bán hàng đại lý, qua đó sẽ đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa, góp phần mở rộng thị trường cho doanh nghiệp, làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
* Sử dụng tài khoản 157 “ Hàng gửi đi bán” Bên nợ:
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý, ký gửi; gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc;
- Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán;
- Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi bán chưa được xác định là đã bán cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp được được xác định là đã bán;
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại;
- Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp chưa được là đã bán đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ:
Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán trong kỳ.
* Phương pháp hạch toán của phương thức bán đại lý như sau:
- Khi xuất kho giao hàng hóa cho đơn vị nhận đại lý, kế tốn ghi Nợ TK hàng gửi bán (157), ghi Có TK hàng hóa (156).
- Khi hàng hóa gửi bán được bán, kế tốn phản ánh doanh thu, giá vốn như sau : ghi Nợ TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112), hoặc TK phải thu khách hàng (131) theo tổng giá thanh toán đã bao gồm thuế GTGT, ghi Có TK doanh thu bán hàng (5111) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi Có TK thuế GTGT phải nộp (3331), đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng gửi bán (157) theo trị giá thực tế xuất kho. Kế toán phản ánh số tiền hoa hồng phải trả cho bên nhận đại lý ghi Nợ TK chi phí bán hàng (6421) theo số hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT, ghi Nợ TK thuế GTGT đầu ra được khấu trừ (133), ghi Có TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112) theo tổng giá thanh toán.
Cơng ty có thể trích phần trăm hoa hồng của từng loại mặt hàng gửi bán đại lý từ 2% đến 10% . Mặt hàng nào có giá trị lớn thì cơng ty nên trích hoa hồng đại lý cao hơn so với mặt hàng có giá trị nhỏ. Vì vậy tùy vào giá trị của từng mặt hàng mà công ty quyết định trích hoa hồng là bao nhiêu phần trăm thì phù hợp.
Ví dụ:
Ngày 16 tháng 4 năm 2014 cơng ty xuất kho 1 cái vành răng truyền lực bán đại lý, giá bán chưa thuế là 10 660 000 đ. Giá vốn hàng bán là 9 450 000 đ. Hoa hồng đại lý là 2%. Thuế GTGT 10%.
Như vậy khi công ty xuất kho giao hàng cho bên nhận đại lý kế toán ghi nhận : Nợ TK 157: 9 450 000
Có TK 156: 9 450 000
Khi hàng hóa gửi bán được bán kế tốn phản ánh doanh thu: Nợ TK 131: 11 726 000 Có TK 5111: 10 660 000 Có TK 3331: 1 066 000 Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 9 540 000 Có TK 157: 9 540 000
Kế toán phản ánh số tiền hoa hồng phải trả cho bên nhận đại lý: Nợ TK 6421: 213 200
Nợ TK 1331 : 21 320 Có TK 131: 234 520 Thứ 5: Hồn thiện chính sách bán hàng
Cơng ty nên thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua hàng với giá trị lớn, khi đó kế tốn thực hiện như sau :
- Trường hợp người mua hàng với số lượng lớn được hưởng CKTM, giá bán phản ánh trên hóa đơn là giá đã giảm giá (đã trừ CKTM) thì khoản CKTM này khơng được hạch toán vào TK 5211 “Chiết khấu thương mại”, doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ CKTM.
Điểm 3, mục IV, Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế tốn thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành kèm theo QĐ số 149/2001/QĐ-BTC ngày 01/12/2001 của Bộ Tài chính hướng dẫn : trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng CKTM, giá bán phản ánh trên hóa đơn là giá đã giảm (đã trừ CKTM) thì khoản CKTM này khơng được hạch tốn vào TK 521.
Doanh thu bán hàng được phản ánh theo giá đã khấu trừ CKTM, cơng ty có thể xuất hóa đơn theo giá đã giảm, việc xuất hóa đơn CKTM thực hiện theo quy định tại Điểm 5.5, mục IV, phần B, TT số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính : “Hàng hóa, dịch vụ có giảm giá ghi trên hóa đơn thì trên hóa đơn phải ghi rõ : Tỷ lệ % hoặc mức giảm giá, giá bán chưa có thuế GTGT (giá bán đã giảm giá), thuế GTGT, tổng giá thanh tốn đã có thuế GTGT. Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thực tế mua đạt mức nhất định thì số tiền giảm giá hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trên hóa đơn phải ghi rõ số hóa đơn và số tiền được giảm giá”. Kế tốn tiến hành định khoản như sau :
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 156 : Trị giá xuất kho hàng bán Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 111, 112, 131…
Có TK 5111 : Doanh thu bán hàng (theo giá đã giảm) Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Nhà nước (nếu có)
- Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng CKTM : khoản CKTM được ghi giảm vào giá bán trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng. Trên hóa đơn thể hiện rõ dịng ghi CKTM mà khách hàng được hưởng. Điểm 5.5, mục IV, phần B TT số 120/2003/TT-BTC (12/12/2003) của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành NĐ số 158/2003/NĐ-CP (10/12/2003) của Chính phủ hướng dẫn : “Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thực tế mua đạt mức nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hóa đã bán được điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trên hóa đơn phải ghi rõ số hóa đơn và số tiền được giảm giá”. Kế toán hạch toán như sau :
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phản ánh số CKTM : Nợ TK 5211 : Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng, phản ánh doanh thu bán hàng :
Nợ TK 131 : Phải thu khách hàng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp
Công ty cần dựa vào giá trị đơn hàng để ra quyết định phần trăm chiết khâú thương mại là bao nhiêu thì phù hợp. Có thể chiết khấu từ 2% - 3% cho khách hàng nào mua hàng có giá trị đơn hàng từ 100 000 000 đ trở lên. Và từ 3,5 % - 4% cho khách hàng nào mua hàng có giá trị đơn hàng trên 400 000 000 đ.
Ngoài ra, đối với những khách hàng có số lượng mua hàng hóa của cơng ty với số lượng lớn hàng tháng hoặc hàng quý, hằng năm, cơng ty nên có những phần q hoặc chính sách ưu đãi nhất định nhằm khuyến khích và xây dựng mối quan hệ lâu dài với bạn hàng. Cơng ty cũng nên có những chính sách khen thưởng đối với những nhân viên kinh doanh ký kết được nhiều hợp đồng, đem lại lợi nhuận cho cơng ty.
Ví dụ: Đối với nghiệp vụ bán hàng của cơng ty ở “ví dụ 03” cho công ty CP thiết bị khai thác mỏ Gia Hưng ngày 21/11/2013 có giá trị đơn hàng là là 151 800 000 đ, (đơn hàng trên 100 000 000 đ ) công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại 2% cho khách hàng . Khi đó kế tốn sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho để tiến hàng ghi chép .
Khi công ty đồng ý bán cho khách hàng và khách hàng chấp nhận nợ căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kế tốn phản ánh doanh thu hàng bán . Khi đó giá bán phản ánh trên hóa đơn là giá đã giảm giá (đã trừ CKTM)
Nợ TK 131: 148 764 000
Có TK 5111 : 135 240 000( = 138 000 000 – 138 000 000 * 2%) Có TK 3331 : 13 524 000
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632: 124 756 718
Có TK 156: 124 756 718
Thứ sáu: Giải pháp về phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho
Hiện nay cơng ty đang tính giá tị hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Trong khi các loại hàng kinh doanh của công ty ngày càng đa dạng, nhiều loại hàng khác nhau khi đó việc áp dụng phương pháp thực tế đích danh sẽ trở nên khó khăn, phức tạp và khơng cịn phù hợp. Cơng ty nên có biện pháp khắc phục sao cho việc phản ánh giá vốn tồn kho vẫn được ghi chép tại đúng thời điểm xuất bằng cách tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.
Đơn giá xuất kho lần thứ i =
Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i
Số lượng hàng hóa tồn đầu
kỳ +
Số lượng hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i Ví dụ : Ngày 23/02 /2014, công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ xuất bán