Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty

5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

2.2. Thực trạng kế toán bán Camera tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Dịch vụ

2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty

2.2.1.1. Đặc điểm mặt hàng

Hiện nay, Công ty chủ yếu phân phối thiết bị Camera với chất lượng, mẫu mã và chủng loại đáp ứng nhiều yêu cầu của khách hàng. Một số thiết bị chống sét điển hình

như: Camera Dome, Camera thân, Camera Zoom, Camera hồng ngoại,… đều là những thiết bị có tính ứng dụng cao cho khu dân cư, nhà ở, công nghiệp,…Mặt hàng này được các cá nhân cũng như doanh nghiệp mua về nhằm phục vụ cho việc an tồn và giám sát, đây là thiết bị khơng thể thiếu trong cac khu công nghiệp lớn, các cửa hang, cơng ty. Chính vì vậy, khi ngành nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển thì các công ty cũng ngày càng mở rộng và nhu cầu về thiết bị an ninh và giám sát như camera lại càng gia tăng đáng kể . Mặt hàng này đòi hỏi các hiểu biết về kỹ thuật phức tạp như vận hành, lắp đặt, yêu cầu có bảo dưỡng cao về độ chính xác và tính đồng bộ.

Các thiết bị camera đều được đánh mã hàng thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra quá trình nhập, xuất, tồn hàng hóa. Mỗi một loại thiết bị camera, tùy theo kích thước, loại và hàng sản xuất, thiết bị sẽ có một mã hàng duy nhất. Việc đánh mã hàng đều được thống nhất giữa các bộ phận trong công ty và được lưu trữ trong kho dữ liệu của công ty. Công tác quản lý thiết bị được thực hiện cả về mặt hiện vật và giá trị. Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, trách nhiệm với từng phịng ban, các bộ phận phới hợp kiểm tra thực hiện nhiệm vụ.

2.2.1.2. Phương thức bán hàng

Phương thức tiêu thụ của công ty vẫn là hình thức bán hàng trực tiếp, cụ thể là bán buôn, bán lẻ.

Bán lẻ: Khách hàng đến mua hàng sẽ được nhân viên bán hàng của công ty tư

vấn và hướng dẫn từng loại sản phẩm dựa theo nhu cầu của khách hàng. Với hình thức bán hàng qua phương thức bán lẻ thì khách hàng chủ yếu là các hộ gia đình, cửa hàng, xí nghiệp nhỏ mua hàng với sớ lượng ít tại cửa hàng của cơng ty. Nếu khách hàng có nhu cầu viết hóa đơn GTGT thì kế tốn có trách nhiệm viết cịn nếu khơng kế tốn chỉ ghi vào bảng kê bán lẻ trong ngày. Và định kỳ cuối ngày nhân viên bán hàng phải nộp báo cáo bán hàng trong ngày cho kế toán để kiểm tra tình hình kinh doanh trong ngày và cũng là cơ sở để kiểm kê hàng hoá. Trường hợp này khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán bán hàng căn cứ các chứng từ kế toán, tiến hành ghi nhận doanh thu của hàng bán lẻ.

Bán buôn: Công ty thực hiện bán buôn cho doanh nghiệp. Với phương thức này,

hàng bán thường được dự trữ trước trong kho, sau đó xuất ra bán. Và căn cứ vào cách thức giao hàng theo thỏa thuận giữa công ty và đơn vị đối tác, công ty chia phương thức bán buôn thành hai hình thức:

- Bán buôn trực tiếp tại kho: Theo hình thức này thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, ủy nhiệm người của đơn vị mình đến nhận hàng tại kho của công ty. Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT, hóa đơn này do công ty lập thành ba liên, một bên giao cho người nhận hàng (bên mua), hai liên gửi về phịng kế tốn là thủ tục thanh toán tiền hàng. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng trên chứng từ , bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế tốn ghi nhận doanh thu về sớ hàng hóa đó.

- Bán bn theo hình thức chủn hàng: Cơng ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với bên mua tiến hành chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc th ngồi. Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT do cơng ty lập thành ba liên, liên một dùng để lưu, liên hai là chứng từ gửi cho bên mua, liên ba gửi về phịng kế tốn để làm thủ tục thanh toán tiền hàng. Hàng bán khi xuất kho,trong quá trình vận chuyển, hàng được coi lag hàng gửi bán. Khi khách hàng nhận được hàng và chấp nhận nợ hoặc thanh tốn ngay, cơng ty bán căn cứ các chứng từ kế toán đã lập tiến hành ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn của hàng chuyển bán.

2.2.1.3. Phương thức thanh tốn

Cơng ty đã thực hiện chủ yếu hai phương thức thanh toán: Trả tiền mặt trực tiếp hoặc chuyển khoản.

Việc thanh tốn có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng, tùy theo mối quan hệ với đối tượng khách hàng hay hợp động kinh tế mà công ty chấp nhận thanh tốn chậm, tới đa là 25- 30 ngày. Phương thức thanh toán chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng khá lớn trong công ty. Để quản lý chặt chẽ các khoản thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn, công ty quy định rõ ràng thời hạn thanh toán trong hợp đồng kinh tế, thường thời hạn thanh toán trong hợp đồng của công ty là khoảng thời gian không quá 1 tháng kể từ ngày bên mua nhận hàng. Nếu quá thời hạn thanh toán khách hàng sẽ phải chịu lãi suất. Tuy nhiên việc bán chịu vẫn chủ yếu áp dụng cho nhóm khách hàng có quan hệ lâu dài với cơng ty, khơng bán chịu cho khách hàng tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp.

2.2.1.4. Phương thức tính giá vốn hàng bán

Cơng ty Cổ phần Thương Mại và Dịch vụ Vạn Cát thực hiện kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp:

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : Theo giá thực tế

- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Nhập trước xuất trước - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xun

Ví dụ: Đới với mặt hàng Camera SK – P564/MS17P giá được tính như sau (Theo

phương pháp nhập trước xuất trước)

Tình hình nhập hàng Camera SK – P564/MS17P:

Ngày Số lượng Đơn giá

VNĐ/chiếc Thành tiền VNĐ Tồn đầu tháng 20 3.734.000 74.680.000 03/01/2017 10 3.906.000 39.060.000 08/01/2017 10 3.906.000 39.060.000 15/01/2017 8 3.925.000 31.400.000 28/01/2017 10 4.136.000 41.360.000 Tồn cuối tháng 6 4.136.000 24.816.000

Như vậy, cuối tháng 1 năm 2017, cơng ty có tồn 6 chiếc Camera SK – P564/MS17P với đơn giá 4.136.000 VNĐ/ chiếc. Tổng giá trị mặt hàng tồn kho này: 24.816.000 VNĐ

2.2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng tại Cơng ty Cổ phần Thương Mại và Dịch Vụ Vạn Cát

2.2.2.1. Chứng từ sử dụng

Công ty không tự thiết kế chứng từ riêng mà làm theo biểu mẫu chứng từ được hướng dẫn thiết kế theo TT 200/2014/TT-BTC.

- Hóa đơn GTGT (phụ lục 01,05,08,11): Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, ghi vào hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn GTGT kế tốn bán hàng ghi đầy đủ các nội dung: Tên đơn vị mua, mã sớ thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, sớ lượng, giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh toán, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:

+ Liên 1: (màu đen) lưu tại cuống sổ

+ Liên 3: (màu xanh) được dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bồ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại Công ty.

- Phiếu xuất kho (phụ lục 02,06,09): Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Trên PXK chỉ ghi số lượng sản phẩm xuất kho, không ghi số tiền. Sớ lượng trên PXK và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên:

+ Liên 1 lưu lại cuống sổ

+ Liên 2 giao cho thủ kho để xuất thành phẩm theo số lượng ghi trên PXK, thủ kho lập thẻ kho và giao PXK cho nhân viên giao hàng.

+ Liên 3 giao cho khách hàng.

- Phiếu thu (phụ lục 07): Đới chiếu các khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt kế

tốn lập phiếu thu. Thơng thường kế tốn sẽ lập làm 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên cịn lại lưu tại Cơng ty nhằm làm căn cứ thực tế.

- Phiếu chi (phụ lục 03): Được kế toán thanh toán lập tại thời điểm thực phát sinh các khoản chi phí của doanh nghiệp.

- Giấy báo có (phụ lục 04): Là chứng từ ngân hàng gửi để xác nhận khoản tiền

thanh toán của khách hàng cho công ty thông qua hình thức chuyển khoản.

Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập phản ánh theo đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kế tốn kiểm tra về tính hợp pháp, hợp lệ. Nếu các chứng từ này đúng sẽ được luân chuyển tới bộ phận kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Sau khi được sử dụng để ghi sổ, các chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định.

Khi đã được sử dụng để ghi sổ kế tốn xong, hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo đúng quy định để tránh mất mát, mục nát, hư hỏng.

Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Dịch vụ Vạn Cát theo quy định chung bao gồm 4 khâu:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Giám đớc doanh nghiệp ký duyệt; khi nhận chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ.

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán: Lưu trữ chứng từ và hủy chứng từ: chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sớ và kết thúc kỳ hạch tốn chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bào đảm an toàn, khi hết hạn lưu trữ chứng từ được đem hủy, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chứng từ kế toán để quy định thời gian lưu trữ.

2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng

Kế tốn bán hàng tại Cơng ty Cổ phần Thương Mại và Dịch vụ Vạn Cát áp dụng theo TT 200/2014TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 ,sử dụng các tài khoản sau:

- TK 511 “Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ kế tốn và khơng chi tiết theo từng mặt hàng

- TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”:Phản ánh các khoản được điều chỉnh giảm trừ vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ .Kế toán sử dụng 3 tài khoản cấp 2 của TK 521 là:

+ TK 5211- “ Chiết khấu thương mại” + TK 5212-“Hàng bán bị trả lại” + TK 5213- “Giảm giá hàng bán”

- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vớn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì. Tài khoản 632 cũng khơng được chi tiết theo từng mặt hàng.

- TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty mở chi tiết cho từng khách hàng.

- TK 111,112 “Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng. - TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.

- TK 641 “ Chi phí bán hàng”

- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

2.2.2.3. Vận dụng tài khoản kế toán

Kế tốn nghiệp vụ bán bn hàng hóa: Theo hình thức này thì bên mua căn cứ

cơng ty. Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT, hóa đơn này do cơng ty lập thành ba liên, một bên giao cho người nhận hàng( bên mua), hai liên gửi về phịng kế tốn là thủ tục thanh toán tiền hàng. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng trên chứng từ, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp. Đồng thời, kế tốn ghi nhận giá vớn: Ghi tăng giá vốn hàng bán và ghi giảm trị giá hàng trong kho.

Ví dụ: Ngày 08 tháng 01 năm 2017 Công ty Cổ phần Thương Mại và Dịch Vụ

Vạn Cát bán cho công ty TNHH Tự động Nhân Hịa Nghĩa sớ hàng camera bao gồm: - Bộ Camera SK – P564/MS17P : 25 bộ, giá bán(chưa VAT 10%): 6.550.000 VNĐ/chiếc

- Bộ Camera SN – P594/MS120A, số lượng: 10 bộ, giá bán(chưa VAT 10%): 4.500.000 VNĐ/chiếc

Chi phí vận chuyển chi bằng tiền mặt : 2.000.000đồng, thuế GTGT: 10%, doanh nghiệp chịu, trả tiền cho Công ty vận tải Trường An.

Khi đồng ý bán hàng cho khách,khách hàng nhận nợ kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT (phụ lục 01) chuyển x́ng kho xuất hàng. Thủ kho căn cứ hóa đơn GTGT lập phiếu xuất kho ( phụ lục 02). Chi phí vận chủn do Cơng ty chịu kế tốn lập phiếu chi phí vận chủn do Cơng ty chịu, kế toán lập phiếu chi (phụ lục 03)

Căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, phiếu chi đã lập, kế toán định khoản:

Nợ TK 131 NHN: 229.625.000 Có TK 511: 208.750.000 Có 3331: 20.8750.000 Ghi nhận giá vớn:

Do cơng ty áp dụng phương pháp tính giá nhập trước xuất trước công ty ghi nhận giá vốn của từng loại thiết bị như sau:

- Với Bộ Camera SK – P564/MS17P: 25 chiếc thì có 20 chiếc được ghi nhận với giá vốn: 3.734.000 VNĐ/ chiếc và 5 chiếc ghi nhận với giá vốn 3.906.000 VNĐ / chiếc

Ngày

Số lượng Đơn giá VNĐ/chiếc Thành tiền VNĐ Tồn đầu tháng 20 3.734.000 74.680.000 03/01/2017 10 3.906.000 39.060.000 08/01/2017 10 3.906.000 39.060.000 15/01/2017 8 3.925.000 31.400.000 28/01/2017 10 4.136.000 41.360.000 Tồn cuối tháng 6 4.136.000 24.816.000

Như vậy kế tốn ghi nhận giá vớn hàng bán cho bộ Camera SK – P564/MS17P: Nợ TK 632: 94.210.000

Có TK 156: 94.210.000

- Với Bộ Camera SN – P594/MS120A: Được ghi nhận với giá vốn: 2.778.000 VNĐ/ chiếc

Ngày Số lượng Đơn giá

VNĐ/chiếc Thành tiền VNĐ Tồn đầu tháng 10 2.778.000 27.780.000 02/01/2017 10 2.586.000 25.860.000 15/01/2017 10 2.720.000 27.200.000 Tồn cuối tháng 5 2.720.000 13.600.000

Như vậy kế tốn ghi nhận giá vớn hàng bán cho bộ Camera SN – P594/MS120A: Nợ TK 632: 27.780.000

Có TK 156: 27.780.000

Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng: Nợ TK 641: 2.000.000

Nợ TK 133: 200.000 Có TK 111: 2.200.000

Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa:

Đây là hình thức doanh nghiệp bán hàng cho cơ quan hoặc cá nhân tiêu dùng. Khách hàng tới cửa hàng của công ty, sau khi đồng ý mua, kế toán bán hàng sẽ viết

phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng. Thơng thường doanh sớ bán lẻ sẽ được viết trên bảng kê nhưng nếu khách hàng u cầu viết hóa đơn GTGT thì kế tốn sẽ viết hóa đơn GTGT cho khách hàng theo sớ đã mua.Kế tốn định khoản tương tự nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho

Ví dụ: Ngày 19 tháng 1 năm 2017, doanh nghiệp xuất bán cho bà Nguyễn Thị Liên số hàng bao gồm:

- 1 Bộ Camera SN – P594/MS120A giá bán (chưa VAT 10%) : 4.750.000 VND - 2 Bộ Camera IP VANTECH VP-180A bán (chưa VAT 10%) : 1.289.000 VND - 1 Bộ Camera Bán cầu Avtech AVC 489 A giá bán (chưa VAT 10%) : 1.730.000 VND

Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.

Khi đồng ý bán cho khách hàng, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT (phụ lục 05) chủn x́ng kho xuất hàng. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT lập phiếu xuất

kho (phụ lục 06), phiếu thu ( phụ lục 07)

Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, phiếu thu kế toán định khoản: Nợ TK 111: 9.963.800

Có TK 511: 9.058.000 Có TK 3331: 905.800

Kế tốn ghi nhận giá vốn hàng bán của từng mặt hàng như sau: