CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT BẰNG
3.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV giao nhận
nhận Konet
Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn năm 2013-2015
( Đơn vị: triệu đồng)
STT Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Giá trị tổng sản lượng 70.543 76.874 80.54 2 Doanh thu 65.834 70.87 76.34 3 Dịch vụ giao nhận đường biển 43.678 45.89 49.07 4 Dịch vụ giao nhận đường hàng không 13.89 15.42 17.03 5 Vận tải đa phương thức 3.98 9.237 8.804 6 Nguồn thu khác 4.456 8.042 8.001
Dựa vào kết quả tổng hợp trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty diễn ra có hiệu quả. Doanh thu tăng đều qua các năm. Doanh thu đạt được năm 2014 tăng 5.036 triệu so với năm 2013 . Cho đến năm 2015, doanh thu đạt được tăng 5.470 triệu so với năm 2014. Có được kết quả như vậy là sự nỗ lực của ban lãnh đạo và tồn thể các nhân viên trong cơng ty. Cơng ty đã khơng ngừng tìm kiếm các đối tác mới, nâng cao chất lượng dịch vụ và chuyên môn.
3.3. Thực trạng quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tạing cơng ty TNHH MTV giao nhận Konet
3.3.1. Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giaonhận Konet nhận Konet
3.3.1.1. Mơ hình quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet Nhận hàng từ người gửi Thương lượng và ký hợp đồng dịch vụ Tìm kiếm khách hàng và chào giá Chuẩn bị container, lựa chọn hãng tàu vận chuyển và đặt
Quyết toán, lưu hồ sơ
Đăng ký mua bảo hiểm ( nếu có)
Hồn thiện bộ chứng
từ Chuẩn bị các giấy tờcần thiết và làm thủ
tục hải quan
Tổ chức giao hàng
3.3.1.2. Phân tích nội dung quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công tyTNHH MTV giao nhận Konet. TNHH MTV giao nhận Konet.
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và chào giá
Cơng ty tiến hành hoạt động chào hàng bằng cách quảng cáo trên những tạp chí, gửi catalogue tới khách hàng quen thuộc, những công ty xuất nhập khẩu nhằm thông báo các thơng tin về giá cả, chi phí giao nhận cho khách hàng.
Khách hàng biết đến cơng ty có thể qua sự giới thiêu của khách quen. Ngồi ra cơng ty đã thiết kế một trang web riêng để giới thiệu những dịch vụ của mình và khách hàng có thể liên lạc bằng cách gửi email.
Cơng ty tăng cường tìm hiểu khách hàng thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là với tốc độ cơng nghệ Internet hiện nay thì việc tìm hiểu thơng tin khách hàng trở nên dễ dàng hơn.
Khách hàng chính của cơng ty là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và dịch vụ. Ngoài ra khách hàng của cơng ty cịn là những cơng ty nước ngồi th cơng ty làm đại lý hay mơi giới và vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đi nước ngồi và ngược lại.
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và giá chào của các hãng tàu, tính tốn chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng.
Bước 2: Thương lượng và ký hợp đồng dịch vụ
Để tiến hành kí kết hợp đồng giao nhận, cơng ty phải trải qua giai đoạn thương lượng với khách hàng.
Những thông tin mà nhân viên giao nhận cần tiếp nhận từ khách hàng :
- Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp, nếu là hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn container lạnh...cũng như các quy định của nước nhập khẩu mặt hàng đó
- Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng gần thì cước phí càng thấp và ngược lại.
- Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên giao nhận sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ hãng tàu uy tín với cước phí phù hợp.
Tuy nhiên cũng một số khách hàng quen sử dụng một hãng tàu cho hàng hóa của mình.
Từ những thơng tin của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thương lượng với người gửi hàng về giá cả, cách thức vận chuyển, lịch trình vận chuyển,..nếu khách hàng đồng ý hai bên sẽ ký hợp đồng dịch vụ
Bước 3: Nhận hàng từ người gửi
Căn cứ để thực hiện bước nàylà hợp đồng mua bán giữa công ty xuất khẩu hàng hóa với nước ngồi và L/C. Cơng việc này bao gồm: thu gom tập trung lô hàng xuất khẩu, bao bì đóng gói, ký mã hiệu hàng hóa, kiểm tra chất lượng.
Trong bốn cơng việc trên thì có hai bước liên quan với nhau là thu gom hàng thành lô hàng xuất khẩu và kiểm tra chất lượng. Cơ sở của việc thu gom hàng là các hợp đồng kinh tế giữa công ty TNHH MTV giao nhận Konet và các cơ sở trong nước. Việc kiểm tra chất lượng bao gồm kiểm tra cơ sở và kiểm nghiệm tiến hành lúc nhập kho và xuất kho để giao cho nhà nhập khaair, việc kiểm tra ở cơ sở là quan trọng. Khi thu gom hàng ở các cơ sở sản xuất trong nước cần phải có sự giám định của các cơng ty giám định có uy tín, nếu đáp ứng chất lượng thì mới thanh tốn tiền hàng.
Theo sự thỏa thuận, đàm phán giữa bên xuất khẩu và công ty TNHH MTV giao nhận Konet, thì bên xuất khẩu có trách nhiệm giao hàng cho công ty Konet trước ngày tàu chạy 2-3 ngày, và quy cách phẩm chất của hàng hóa phải đúng chủng loại và danh mục để làm hàng xuất khẩu.
Bước 4: Chuẩn bị Container, lựa chọn hãng tàu vận chuyển và đặt chỗ
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên Konet sẽ liên hệ với các hãng tàu để đặt lịch trình tàu chạy vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến tàu chạy cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.
Ví dụ: hãng tàu Hanjin, OOCL, ZIMine... có thế mạnh riêng trên các tuyến đường đi châu Âu và Mỹ, trong khi đó hãng tàu Tsline, Wanhai, Evergreen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến châu Á.
Nhân viên Konet sẽ căn cứ trên Booking Request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho công ty bằng cách gửi lệnh cấp container rỗng.
Sau khi có lệnh cấp Container rỗng của hãng tàu, nhân viên Konet sẽ gửi giấy này cho khách hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 5: Đăng ký mua bảo hiểm ( nếu có)
Nếu hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF, CIP thì sẽ mua bảo hiểm cho hàng hóa đồng thời đăng kí kiểm dịch, hun trùng nếu có.
Hợp đồng bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là một văn bản được ký kết giữa người bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong đó người bảo hiểm cam kết sẽ bồi thường cho người được bảo hiểm những tổn thất của hàng hóa do những rủi ro đã được thỏa thuận gây ra trong tình trạng hàng hải. Ngược lại người được bảo hiểm có trách nhiệm phải đóng góp cho người bảo hiểm một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm theo những điều kiện bảo hiểm đã quy định trong hợp đồng và tiền bồi thường thiệt hại không vượt quá giá trị của đối tượng bảo hiểm.
Bước 6: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và làm thủ tục hải quan
Công ty Konet phải hoàn thành bộ hồ sơ hải quan rồi đến cục hải quan cảng. Tại đây công ty phải làm thủ tục xác minh thuế, nếu khơng nợ thuế thì mới được tiếp tục làm tục hải quan. Nếu hỗ trợ hợp lệ các nhân viên tiếp nhận sẽ cấp tờ khai hải quan ghi vào sổ. Cơng ty Konet mang tờ khai đến bàn vi tính chờ nhập dữ liệu rồi nhận biên lai tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ sau khi được tiếp nhận sẽ được chuyển đến bộ phận tính thuế, việc tín thuế được thực hiện trên cơ sở biểu thuế xuất nhập khẩu do cục thuế ban hành, sau đó hồ sơ được chuyển qua phòng giám quản.
Sau khi hồ sơ được chuyển đến phòng giám quản, căn cứ trên tình hình sẵn sàng vào container của hàng hóa, doanh nghiệp mang biên nhận đến phịng giám quản, đóng lệ phí và mời nhân viên hải quan đến kho riêng để kiểm tra hàng hóa. Nếu được xuất hàng doanh nghiệp sẽ cho hàng vào container dưới sự giám sát của hải quan và hải quan có nhiệm vụ niêm phong kẹp chì. Cuối cùng là đưa container vào bãi “hạ bãi”. Muốn thế, trước đó cơng ty phải đến cảng th bãi sau đó liên hệ bên quản lý bãi để
đưa container vào đúng bãi đã thuê. Sau đó doanh nghiệp đem bộ chứng từ hải quan đến hải quan bãi để đăng ký xếp hàng lên tàu.
Bước 7: Tổ chức giao hàng lên tàu
Sau khi nhận được thông báo sẵn sàng xếp hàng, nhân viên giao hàng của Konet sẽ phải kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp hàng chưa và ký chấp nhận vào NOR. Sau đó tổ chức chun chở hàng hóa ra cảng nếu hàng cịn ở trong kho.
Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lập sơ đồ xếp hàng ( Cargo Plan). Nhân viên giao hàng cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu.
Trong thời gian xếp hàng, nhân viên của bộ phận giao hàng xuất khẩu của Konet phải ln có mặt để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị tổn thất, nhân viên giao nhận phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết.
Bước 8: Hoàn thiện bộ chứng từ
Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, nhân viên giao nhận phải lấy được biên lai thuyền phó để đổi lấy vận đơn. Sau đó, người giao nhận tapapj hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương Invoice, Packing List..lập thành một bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng, thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng ( Quyết toán, lưu hồ sơ).
Nhân viên giao hàng tiến hành thanh tốn các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho...tính tốn thưởng phạt xếp dỡ nếu có và sau đó sẽ tiến hành kết tốn các chi phí giao hàng xuất khẩu với người gửi hàng. Nếu có khiếu nại thì nhân viên sẽ đưa ra các giấy tờ chứng nhận của mình rồi so sánh đối chiếu với các tình huống như hàng bị hư hỏng, đổ vỡ.
3.3.2. Đánh giá quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet
3.3.2.1. Thành công
Tuy mới thành lập chưa lâu song Công ty đã hoạt động kinh doanh rất có hiệu quả đặc biệt là việc thực hiện các hợp đồng nhận bằng đường biển. Hoạt động này trong thời gian qua diễn ra tương đối thuận lợi, tốc độ ổn định và việc vận dụng phương thức này đối với các đối tác ngày càng được ưa chuộng và tạo dựng được uy tín trên nhiều nước khác nhau trên thế giới. Hoạt động vận chuyển, giao nhận bằng đường hàng không của Công ty đã đạt những thành công sau:
-Các hợp đồng XK được thực hiên tăng đều qua các năm từ năm 2013-2015, các hợp đồng sai sót khơng đáng kể và tất cả các hợp đồng đã ký kết đều được thực hiện, không xảy ra tình trạng hủy bỏ hợp đồng gây tổn thất cho công ty. Công ty luôn tiếp nhận yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng từ đó xây dựng một kế hoạch giao hàng XK để gửi bản kế hoạch đó cho tàu chuyên chở và cả khách hàng để họ có thể nắm được tình hình và trách nhiệm của mình.
-Về cơng tác th hãng tàu: Do thường xun đảm nhận công tác khai báo hải quan, nhận hàng tại cảng biển nên cơng ty có mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan, với cảng, nên các chi phí khi làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng với tàu tương đối ổn định, làm thuận lợi cho các khâu làm việc tại cảng. Thêm vào đó, do có mối quan hệ làm ăn lâu dài với các hãng tàu nên công tác theo dõi biến động giá cước được các nhân viên đánh giá là thuận lợi, từ đó cơng ty có thể chào giá với mức ưu đãi nhất cho khách hàng mà vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ cung cấp,
-Công tác làm thủ tục hải quan, chuẩn bị ln được cơng ty hồn thành nhanh chóng, đạt u cầu, góp phần cho việc hồn thành quy trình giao hàng xuất bằng đường biển của công ty.
-Các khâu giao hàng cho cảng, tổ chức giao hàng cho tàu, hoàn thiện bộ chứng từ , quyết đoán cũng được đánh giá là thực hiện tương đối tốt. Có thể nói các mối quan hệ mà công ty đã tạo dựng lên trong suốt các năm qua là một nguồn lực đã góp phần thuận
lợi cho đội ngũ công ty khi thực hiện các khâu trong quy trình giao hàng XK bằng đường biển.
-Yếu tố văn hóa DN cũng được cơng ty xây dựng tốt, thể hiện thông qua kỹ năng giao tiếp với khách hàng, giỏi nghiệp vụ, có trách nhiệm trong cơng việc và tinh thần xây dựng DN. Toàn thể cán bộ, nhân viên của Konet luôn ý thức rằng VHDN được xây dựng trên tinh thần hội nhập vào khu vực và thế giới bởi VHDN vừa là mục tiêu, vừa là động lực và chính là yếu tố vàng của thành cơng.
-Nhờ có khả năng dự đốn, phân tích, đánh giá tốt tình hình thực tế cũng như kinh nghiệm lâu năm trong ngành, ban giám đốc của công ty đã đề ra những bước đi phù hợp với thực tiễn kinh doanh và cơ chế thị trường. Nhờ đó mà cơng ty ngày càng phát triển vững mạnh, đời sống của cán bộ, nhân viên được đảm bảo.
3.3.3.2. Tồn tại và nguyên nhân
Quy trình giao hàng xuất bừng đường biển là một nghiệp vụ phức tạp, địi hỏi cơng ty phải tiến hành rất nhiều tác nghiệp khác nhau và có quan hệ với nhiều bên liên quan. Bên cạnh những thành tích đã đạt được, cơng ty không tránh khỏi những tồn tại và vướng mắc làm giảm tiến độ cơng việc. Dưới đây là những thiếu sót, tồn tại cũng như nguyên nhân của chúng.
Tồn tại:
- Trong quy trình giao hàng: Quy trình giao hàng xuất khẩu cơng ty cũng gặp khơng ít khó khăn. Nhiều lơ hàng bị nhầm lẫn do có nhiều hợp lơ hàng cùng một thời gian nên xuất nhầm hàng, chuyển nhầm hàng, mất thời gian, chi phí, gây chậm trễ, mất uy tín..Khơng có sự tính tốn thời gian và lộ trình chuyển hàng. Cơng tác thống kê phương tiên và công cụ chở hàng khơng đầy đủ có thể gây tình trạng khơng th được conatiner khi đến thời gạn giao hàng, gây chậm trễ phát sinh nhiều chi phú và không giao hàng đúng thời hạn hợp đồng, gây tổn thất cho cả đối tác.
- Khâu làm thủ tục hải quan vẫn còn tồn tại một vài trường hợp hàng hóa bị gây khó dễ, chậm trễ làm ảnh hưởng tới tồn bộ tiến độ quy trình. Nhân viên làm bộ phận này đã có kinh nghiệm làm việc, nắm chắc được nghiệp vụ tuy nhiên vẫn khơng tránh khỏi những sai sót nhất định. Do nhầm lẫn, khơng tập trung nên một số thông tin trên
tờ khai và thông tin gửi điện tử không khớp nhau khiến bộ phận này mất thời gian làm lại, làm ảnh hưởng tới việc thông quan của lô hàng xuất khẩu.
Trong khâu giao hàng cho tàu do hạn chế về nguồn lực trên việc bố trí phương tiện nhân lực giao hàng cũng như giám sát hàng lên tàu còn hạn chế dẫn đến việc chậm trễ.
-Bộ phận kho của cơng ty do khơng cẩn thận nên dẫn tới tình trạng giao nhầm hàng cho đối tác khác. Đây là một sự nhầm lẫn đã gây ra hậu quả và tổn thất lớn cho công ty.
-Cơng tác hồn thiện bộ chứng từ vẫn cịn những sai sót phát sinh từ phía khách