CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT BẰNG
4.2. Một số giải pháp cơ bản nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất bằng
đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet
4.2.1. Về quy trình
4.2.1.1 Hồn thiện khâu nhận hàng từ người gửi
- Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký kết là việc làm hết sức cần thiết để tranh những sai sót và kiện cáo của các bên liên quan về sau. Hàng hóa cần được kiểm tra xem có đúng chất lượng, số lượng, có phù hợp với các chứng từ, các điều khoản của hợp đồng hay không để đảm bảo cho công ty bảo vệ quyền lợi nhận giao hàng XK.
- Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa ở đâu, khi nào là việc cần lưu ý, bởi chỉ có một sai sót nhỏ về thời gian và địa điểm diễn ra công tác kiểm nghiệm cũng làm chậm lại q trình nhận hàng. Cơng ty cũng phải chủ động mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng hóa sao cho đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên. Cần cử thêm cán bộ chuyên trách trong Công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra hàng để tránh những đổ vỡ, hư hỏng khơng đáng có ngay tại thời điểm giao nhận và kiểm hàng.
4.2.1.2. Tổ chức công tác thuê container, liên hệ tàu
- Linh động trong việc thuê container nhất là vào những mùa cao điểm trong hoạt động XK bằng đường biển. Trước khi đóng hàng vào Container thì phải kiểm tra một cách cẩn thận như về các tiêu chuẩn chất lượng, khả năng sử dụng, sau đó tiến hành vệ sinh sạch sẽ container để tránh trường hợp container bẩn làm ảnh hưởng đến hàng hóa, có thể dẫn tới ẩm mốc...
- Lựa chọn những hãng tàu uy tín, đã tạo dựng được mối quan hệ làm ăn lâu năm để cơng ty có thể có được một mức gía cước ưu đãi thu hút khách hàng. Bên cạnh đó cơng ty phải phân định rõ trách nhiệm rõ ràng giữa công ty và chủ tàu chuyên chở để khi xảy ra vấn đề gì thì sẽ có cơ sở để giải quyết và cũng để có kế hoạch thực hiện quản lý giám sát một cách hợp lý tránh xảy ra rủi ro, hư hỏng và mất mát hàng hóa.
4.2.1.3. Hồn thiện khâu làm thủ tục hải quan
- Đối với khâu tính thuế hải quan Các biện pháp để thực hiện tốt khâu này là :
+ Khi tiến hành và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên công ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục.
+ Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi cập nhật những văn bản hướng dẫn việc thực hiện áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XK của nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng XK. Đặc biệt chú ý đến danh mục hàng hóa cấm XK được ban hành kèm theo nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 1 năm 2006 của chính phủ, nghị định số 154/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng 12 năm 2005 hướng dẫn tại thông tư số 112/2005/TT-BTC về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan
+ Nếu gặp khó khăn từ phía các cán bộ hải quan thiếu sự năng đứng ng khi tiếp nhận bộ chứng từ và lô hàng XK, nhất là những lô hàng khó xác định mã thuế. Khi đó Konet cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với các tình huống, có như vậy mới tạo dựng được mối quan hệ tốt, dành được sự tin tưởng của cán bộ hải quan, giúp cho công việc giao nhận được thực hiện trôi chảy
-Đối với khâu kiểm hóa
Đây là khâu quyết định hàng hóa có được cấp phép XK hay khơng, do đó nhân viên cơng ty cần phải thực hiện tốt khâu này.
+ Chủ động liên lạc và phối hợp với các cán bộ kiểm hóa thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho người nhận đúng về thời gian hoặc giải phóng hàng kịp thời ra khỏi bãi cảng.
+ Phân cơng cán bộ phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững được các mặt hàng XK và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong trường hợp bị hải quan chất vấn.
4.2.1.4. Hoàn thiện khâu giao hàng cho tàu
- Nhân viên của công ty cần theo dõi giờ tàu đên cảng, theo dõi diễn biến, hành trình của tàu để có thơng tin sớm nhất, kịp thời có những ứng phó khi cần thiết.
- Nên có người phụ trách hợp đồng giao hàng XK để người này chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đơn đốc, móc nối các khâu trong quy trình giao hàng XK bằng container đường biển được thuận lợi, kịp tiến độ.
- Tạo dựng mối quan hệ tốt với cảng vụ để khắc phục tình trạng chậm trễ trong việc bố trí phương tiện và nhân lực giao hàng với tàu, trong trường hợp gấp rút có thể áp dụng mức thưởng phạt bốc dỡ cao để đẩy nhanh tiến độ giao hàng với tàu tại cảng.
4.2.1.5. Hoàn thiện khâu quyết toán
Trong khâu này, nhân viên cơng ty đã thực hiện tương đối tốt. Do đó, cần phát huy tích cực khâu này. Nhân viên Công ty phải giữ các chứng từ cần thiết và các hóa đơn về bốc hàng, chi phí lưu kho, thuê container...để thanh tốn cho các bên có liên quan. Việc làm mất một giấy tờ nào đó có thể gây khó khăn tới việc thanh tốn, khơng chỉ về thanh toán cho nhân viên bốc hàng tại cảng mà còn với cả việc khách hàng thanh tốn cho cơng ty. Vì vậy địi hỏi tính cẩn thận và tính tốn kỹ lưỡng của nhân viên khi tiến hành giao nhận để đảm bảo lợi ích của cơng ty.
4.2.1.6. Tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu
Khâu giám sát và điều hành quy trình giao hàng cần phải được thực hiện tốt để đảm bảo cho quy trình được thực hiện đúng ngay từ những khâu, những cơng việc đầu tiên. Cơng ty nên có một người đứng ra chun làm cơng tác giám sát và điều hành mọi hoạt động trong quy trình, đảm bảo cho sự hoạt động thơng suốt của quy trình. Nếu làm tốt cơng tác này, quy trình giao hàng xuất khẩu đảm bảo được hạn chế tốt nhất những sai phạm có thể gặp phải. Do vậy Ban lãnh đạo tồn cơng ty, các bộ phận trực thuộc cần phải hết sức chú ý trong quá trình kiểm tra, giám sát mọi hoạt động trong DN đặc biệt là giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bừng đường biển để cơng ty có thể tạo uy tín với các đối tác nước ngồi.
4.2.2. Các giải pháp hỗ trợ nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển đường biển
4.2.2.1. Giải pháp về thị trường và khách hàng
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận kho vận như hiện nay, muốn tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng nâng cao thị phần, Konet cần phải
mở rộng thị trường giao nhận. Đây là một biện pháp hữu hiệu để đạt được các mục tiếu về lợi nhuận, mục tiêu củng cố, tăng cường vị thế và mục tiêu an tồn. Có mở rộng được thị trường mới đảm bảo được lợi ích lâu dài của cơng ty cũng như các cán bộ công nhân viên, nâng cao triển vọng của công ty. Muốn mở rộng thị trường công ty phải tiến hành tăng cường công tác nghiên cứu thị trường.
Khi tiến hành nghiên cứu thị trừng cần tìm hiểu rõ các thơng tin sau:
-Thứ nhất là phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trường đó có gì khác so với những thị trường mà công ty đã và đang hoạt động. Những điểm khác biệt đó có gây khó khăn, trở ngại gì cho cơng tác thâm nhập thị trường và thực hiện cơng việc giao nhận vận chuyển hàng hóa ở đó khơng. Ví dụ như Mỹ có quy định vận đơn phải được lập và gửi đến 48 giờ trước khi rời cảng và vận đơn khi đã lập thì khơng được sửa đổi. Điều này đòi hỏi người giao nhận phải rất cẩn trọng trong khâu lập chứng từ. Bên cạnh đó hải quan Mỹ có quyền kiểm tra bất cứ loại hàng hóa gì ở bất cứ cảng nào trên đất Mỹ nên gặp khơng ít khó khăn cho chủ hàng, đặc biệt là người giao nhận.
-Thứ hai là đối thủ cạnh tranh: Cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trường đó ra sao, những đối thủ cạnh tranh chính, có điểm mạnh, yếu gì. Để cạnh tranh cơng ty cần chuẩn bị những phương thức gì.
Các thơng tin trên đầy đủ chính xác sẽ giúp cơng ty thâm nhập thị trường với chi phí thấp nhất mà lại đạt hiệu quả cao và hạn chế rủi ro.
- Ngoài ra, với những thị trường truyền thống, công ty cần phải nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện cơng ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng được nhu cầu đó trong tương lai. Những dịch vụ mà cơng ty cung cấp trên thị trường đã đáp ứng nhu cầu của khách hàng chưa. Cơng ty có nên mở rộng phạm vi dịch vụ khơng, nếu có thì nên theo hướng nào để khai thác tối đa nhu cầu thị trường cũng như là khả năng đáp ứng của công ty.
4.2.2.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ
Trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa, chất lượng của dịch vụ đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, yên tâm là hàng hóa của mình đang được an tồn và đến đích chính xác.Để làm được điều này cơng ty cần:
-Trước hết hoạt động giao nhận của công ty phải đáp ứng được những yêu cầu đặc thù cơ bản của nghề nghiệp. Đó là nhanh gọn, chính xác, an tồn với chi phí thấp nhất có thể. Muốn vậy, cơng ty nên tự mình xây dựng một số chỉ tiêu định lượng như thời gian hồn thành cơng việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định lượng như thời gian hồn thành cơng việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả dịch vụ , đánh giá của khách hàng. Để xây dựng nên những chỉ tiêu này, cơng ty có thể ham khảo một số chỉ tiêu của những cơng ty giao nhận uy tín trên thế giới hoặc những hiệp hội quốc tế, hay thực tế hơn là phỏng vấn khách hàng, lập bảng câu hỏi để trưng cầu ý kiến...
-Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra.
- Tư vấn về việc sử dụng hãng tàu có uy tín, về tuyến đường, những thủ tục cần thiết liên quan đến hàng hóa như thủ tục hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, nằm giúp cho hàng hóa được thơng quan dễ dàng.
Những dịch vụ bổ sung này mang tính chất như một loại chất xúc tác duy trì và củng cố mối quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao vị thế của công ty trong cạnh tranh.
4.2.2.3. Giải pháp về xúc tiến thương mại
Xúc tiến thương mại là hoạt động vô cùng phong phú. Mọi công ty đều biết đến tầm quan trọng của hoạt động này nhưng để thực hiện một kế hoạch xúc tiến hiệu quả là một việc rất khó khăn bởi đa phần các cơng ty ở Việt Nam chưa có nguồn vốn đủ mạnh để theo đuổi chiến lược xúc tiến lâu dài. Nhưng để phát triển bền vững, Konet cần thúc đẩy hoạt động này.
Xúc tiến thương mại đối với một doanh nghiệp dịch vụ bao gồm các hoạt động chủ yếu sau: quảng cáo và quan hệ khách hàng mà quan trọng là chính sách chăm sóc khách hàng
4.2.2.4. Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới
- Cơng ty cần khơng ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động của mình. Trước hết là trình độ về nghiệp vụ, cơng ty cần thường xuyên tổ chức các khóa về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo về luật pháp cho các nhân viên kinh doanh.
- Thực hiện phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn với dài hạn, vừa học vừa tích lũy kinh nghiệm. Trước hết cần đầu tư bồi dưỡng, đào tạo những nhân viên tinh thông về nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng, về địa lý, luật lệ tập quá của nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuât thuyết phục khách hàng.
- Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình. Có thể mới tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mọi nhân viên luôn phải tự học tập, không lơ là việc trao đổi, làm giàu kiến thức của mình.
- Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho các công nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu quả cơng ty. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiêm, giữ gìn bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất kĩ thuật của công ty. Việc nâng cao ý thức cịn giúp cơng ty sử dụng hiệu quả các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
4.3. Các kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất bằng đưởng biển. 4.3.1. Về phía Nhà nước
Hồn thiện các văn bản pháp lý
-Nhà nước cần tiến hành rà sốt lại tồn bộ các văn bản pháp quy có những nội dung liên quan đến doanh nghiệp sửa đổi. điều chỉnh, bổ sung một cách cơ bản nhằm tạo một môi trường pháp lý rõ ràng, nhất quán, ổn định, và khả thi cho hoạt động giao nhận vận tải quốc tế.
-Song song với việc đó, Nhà nước cần tham gia soạn thảo và phê chuẩn các công ước quốc tế về việc vận chuyển đa phương thức, chú trọng đầu tư cơ sở hạ tầng, đường sá, cảng hàng không,…để tránh ắc tắc giao thông và tăng khả năng vận tải,
đồng thời trang bị tốt các phương tiện xếp dỡ hiệnđại ở các điểm đầu mối vận chuyển là cảng, sân bay, nhà ga, đường sắt,…
Xây dựng các công ty vận tải biển theo hướng cơng ty Cổ phần cổ phần hóa các doanh nghiệp vận tải biển: Đây là phương thức huy động va đốn có hiệu quả đặc biệt
trong hồn cảnh thị trường chứng khoán của ta đã ra đời và đi vào hoạt động. Mặt khác cổ phần hóa doanh nghiệp là chủ trương được chính phủ đưa ra và đây cũng là biện pháp làm thay đổi về chất công tác quản lý trong doanh nghiệp
Xây dựng một cảng biển chuyên dụng container
Mặc dù cảng biển nước ta đã có thêm trang thiết bị hiện đại, song thực sự lại chưa có cảng container chuyên dụng nào theo đúng nghĩa ( Cảng Tuân Thuận có bão nhà ga container 16000 m2, cảng Hải Phịng có diện tích xếp dỡ container 19000 m2..). vì vậy, Nhà nước nên có kế hoạch xây dựng một cảng chuyên dụng container phục vụ cho quá trình vận tải hàng xuất nhập khẩu tại cảng một cách dễ dàng.
4.3.2. Về phía ngành giao thơng vận tải, hiệp hội liên quan4.3.2.1. Về phía ngành giao thơng vận tải 4.3.2.1. Về phía ngành giao thơng vận tải
- Bộ giao thông vận tải cần có một chiến lược thích hợp để phát triển ngành giao thông vận tải phục vụ cho hoạt động vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu.
Theo đánh giá tình trạng cơ sở hạ tầng giao thơng vận tải nước ta nói chung cịn yếu và thiếu cho nên những nhược điểm trong hệ thống cơ sở hạ tầng có thể cản trở sự phát triển của nền kinh tế.
- Bộ giao thông vận tải nên đề xuất với Nhà nước tạo điều kiện tốt nhất để phát triển ngành giao thông vận tải phục vụ cho hoạt động vận tải hàng hóa xuất khẩu như: