Hình 3.7 : Mơ hình phân tích SWOT ho tđ ng sd ng SWIFT ti VIB
4.2. KIN NGH G II PHÁP
4.2.1. Nhóm g ii pháp v mơ hình tch c,
đ ng TTQT theo quy đ nh c a pháp lu t và thông l qu c t .
Nh m h n ch và kh c ph c nh c đi m c a mơ hình dàn tr i các chi nhánh tr c đây, VIB đư tri n khai và v n hành thành cơng mơ hình TTQT t p trung, th ng nh t chuyên sâu trong toàn h th ng t n m 2007 trong đó đ ng đ u là TT TTTM có nhi m v x lý các giao d ch TTQT v m t nghi p v , chuyên x lý các giao d ch nh phát hành L/C, ki m tra ch ng t , thanh toán ch ng t , g i ch ng t nh thu, chuy n ti n đi n.... Các chi nhánh c a VIB lúc này ch đóng vai trị là v tinh, là đ u m i ti p xúc, t v n, ti p th khách hàng đ thu hút và m r ng ho t đ ng TTQT. Do ho t đ ng TTQT địi h i tính nghi p v cao t c yêu c u TTV ph i có nhi u kinh nghi m th c t , n m ch c nghi p v , am hi u thông l qu c t và t p quán qu c t đ có th đ m b o x lý giao d ch th u đáo, tránh các r i ro tác nghi p có th phát sinh. Các h s , ch ng t liên quan đ n các nghi p v này đ u phát sinh t i các chi nhánh đ u m i, đ c chuy n t i TT TTTM b ng các ph ng ti n nh Fax, Scan, g i chuy n phát nhanh. V c b n, có th th y quy trình x lý nghi p v TTQT c a VIB hi n nay là khá t t. Tuy nhiên VIB c n t ng c ng cơng tác ki m tra ki m sốt ho t đ ng TTQ. ây là yêu c u t t y u đ i v i t t c các ho t đ ng c a Ngân hàng. Ho t đ ng TTQT l i càng ph i ki m soát ch t ch đ đ m b o th c hi n đúng quy trình, đúng pháp lu t, phù h p v i thơng l qu c t , nhanh chóng phát hi n ra sai sót đ có bi n pháp x lý k p th i. Công tác ki m soát ph i đ c th c hi n đúng nguyên t c, đúng quy đ nh, đ m b o nguyên t c ki m soát đ c l p. Cán b ki m sốt khơng đ c phép th c hi n ch c n ng c a thanh toán viên và ng c l i (cài đ t trong th m quy n c a ng i s d ng c a các ch ng trình h tr ).
Ho t đ ng ki m soát đ c phân c p t i TT TTTM và H i s chính. T i TT TTTM, cán b ki m soát ch u trách nhi m v các giao d ch do mình ki m sốt. B ph n ki m soát đ c l p ti n hành ki m soát ho t đ ng TTQT t i chi nhánh tr c thu c mình theo đúng quy trình nghi p v . T i H i s chính, phịng TTQT xây d ng ch ng trình ki m sốt đ t xu t và đ nh k theo ngày d c đ i v i 2 TT TTTM.
Ch ng 4: Ki n ngh gi i pháp hoàn thi n c ch s d ng h th ng SWIFT
53
Nhi m v ki m tra ki m soát đ c phân chia c th gi a các b ph n liên quan đ m b o ki m soát ch t ch ho t đ ng TTQT nh ng không b ch ng chéo. C th là:
o T i TT TTTM, Ban lãnh đ o trung tâm có nhi m v :
Th nh t, b trí đ cán b có trình đ chun mơn cao, đ o đ c t t đ th c hi n và ki m soát ho t đ ng TTQT.
Th hai, phê duy t các giao d ch TTQT v t h n m c dành cho Giám đ c TT TTTM và các T tr ngTTQT.
Th ba, đnh k ki m tra ki m soát ho t đ ng TTQT t i trung tâm phát hi n và kh c ph c k p th i các vi ph m quy trình TTQT và các v n b n h ng d n nghi p v liên quan. Cán b ki m soát TTQT g m Ki m soát viên và Tr ng trung tâm ho c các T tr ng TTQT có trách nhi m ki m tra ki m soát v m t nghi p v các giao d ch phát sinh, đ m b o x lý giao dch theo đúng pháp lu t c a Nhà N c, đúng quy trình TTQT và các v n b n h ng d n nghi p v c a VIB. Phê duy t các giao d ch TTQT n m trong h n m c đ c Giám đ c Trung tâm TTTM u quy n.T tr ng các t chuyên môn TTQT ch u trách nhi m tr c Giám đ c TT TTTM v các giao d ch TTQT phát sinh t i chi nhánh do mình qu n lý.
o T i H i s chính:
Ban lưnh đ o có nhi m v ban hành quy ch ki m tra ki m soát ho t đ ng TTQT đ nh k và đ t xu t t i các TT TTTM đ ng th i ban hành c ch x lý các r i ro TTQT trong tr ng h p phát sinh.
Hi n nay, khung pháp lý v TTQT c a Vi t Nam v n ch a đ c hình thành và là m t tr ng i l n cho các NH trong ho t đ ng TTQT. Ta m i ch có lu t v th ng phi u mà ch a có các lu t đi u ch nh m t cách toàn di n các ph ng th c thanh toán nh L/C, nh thu…Các v n b n pháp lu t đi u chnh các ph ng th c thanh toán m i ch d ng l i m c các v n b n d i lu t h ng d n ho c quy đnh m t s n i dung c th nh quy t đ nh s 263 ngày 19/09/1995 v vi c ban hành Qui ch trong nghi p v b o lãnh c a NHTM, quy t đ nh 207/Q -NH7 ngày 01/07/1997 v Quy ch m th tín d ng nh p hàng tr ch m, công v n s 931/1997/CV-NHNN7 ngày 17/11/1991 c a Th ng đ c NHNN v m c ký qu t i thi u cho L/C tr ch m…14
Vi c áp d ng UCP 600, URC522, URR525 vào th c ti n ho t đ ng t i Vi t Nam m i ch là t phát c a các NH mà ch a có m t s h ng d n nào th ng nh t t chính ph ho c NHNN. kh c ph c nh ng b t c p này, VIB h i s chính v i vai trị ch đ o, đi u hành ho t đ ng TTQT c a c h th ng c n kh n tr ng nghiên c u, ban hành các v n b n h ng d n c ng nh các v n b n liên quan
14
Ch ng 4: Ki n ngh gi i pháp hoàn thi n c ch s d ng h th ng SWIFT
54
đ n ho t đ ng TTQT đ Trung Tâm TTTM có c s tri n khai th ng nh t theo quy ch v ho t đ ng TTQT, quy trình TTQT, c ch cho vay tài tr xu t nh p kh u và các v n b n h ng d n nghi p v nh h ng d n chuy n nh ng L/C, h ng d n chi t kh u BCT hàng xu t theo L/C, nh thu..các v n b n h ng d n tri n khai th c hi n các s n ph m , d ch v TTQT m i. Quy ch TTQT c n đ c ban hành c th v ngh a v , trách nhi m c a các phòng ban, b ph n liên quan đ n giao d ch TTQT t i VIB và các đi u ki n c b n đ th c hi n giao dch đó. Song song đó, quy trình v TTQT và x lý đi n trong TTQT c n đ c ban hành quy đnh c th các b c giao d ch th c hi n nghi p v TTQT ng v i các m u đi n SWIFT nào c n SWIFT đ c s d ng, trách nhi m c a các cá nhân và b ph n tham gia vào ho t đ ng TTQT nói chung và vi c t o l p x lý đi n nói riêng, các ch ng t c n thi t cho vi c l p và ki m tra đi n c a t ng lo i nghi p v …đ m b o s tuân th nghi m ng t quy trình và th ng nh t trong toàn h th ng VIB nh m h n ch đ n m c t i đa các r i ro có th x y ra trong quá trình tác nghi p.
4.2.2. Nhóm gi i pháp nâng cao ch t l ng qu n lý, đƠo t o nghi p
v
h n ch t i đa các r i ro và sai sót x y ra trong q trình tác nghi p, VIB c n có các bi n pháp t ng c ng qu n lý và s d ng t t các ph ng th c TTQT. C th , cán b TTQT t i VIB c n th ng xuyên c p nh t, b sung ki n th c v pháp lu t qu c gia và qu c t , n m v ng các quy đ nh, ch đ có liên quan đ n ho t đ ng TTQT c a NHNN, các b , ngành, n m ch c quy trình nghi p v và các ph ng th c thanh toán…Bên c nh đó VIB ch đ ng th ng xuyên t ch c các bu i h i th o chuyên đ đ c bi t là v h th ng SWIFT, ph i h p v i các c quan h u quan t ch c các l p t p hu n nghi p v có liên quan đ n ho t đ ng TTQT nói chung và h th ng SWIFT nói riêng, s u t p thêm các tài li u qu c t v SWIFT đ TTV có ngu n tài li u tham kh o và tìm hi u k h n v SWIFT đ ng th i k t h p g i cán b đi đào t o nghi p v t i các ngân hàng l n, có uy tín trên th gi i.
Dù máy móc, h th ng và ph n m m cơng ngh có hi n đ i đ n đâu thì con ng i v n luôn gi y u t quy t đnh trong m i ho t đ ng TTQT. Quy trình nghi p v do con ng i xây d ng và th c hi n. Các quy t c quy đnh, các thông l qu c t c ng đ c hình thành t th c ti n ho t đ ng TTQT. Vi c v n d ng các thành t u c a công ngh thông tin vào ho t đ ng TTQT ch nh m m c đích nâng cao t c đ x lý giao d ch và ch t l ng d ch v TTQT, gi m b t các thao tác x lý c a con ng i. Tuy nhiên, các quy t đnh trong TTQT đ u ph i do con ng i th c hi n mà không th thay th đ c b ng b t k lo i máy móc hay ch ng trình nào. M t trong nh ng r i ro trong ho t đ ng TTQT t i VIB là do trình đ TTV ch a đáp ng đ c yêu c u c a công vi c. Thêm vào đó cách
Ch ng 4: Ki n ngh gi i pháp hoàn thi n c ch s d ng h th ng SWIFT
55
phân chia công vi c theo t ng t chun mơn hi n nay t i TT TTTM phía Nam d n đ n tình tr ng khơng đ ng đ u chuyên môn gi a các TTV, r t khó có th thuyên chuy n t t này sanh t khác m t cách linh ho t khi c n thi t. Do nh ng h n ch nh v y nên trình đ nghi p v c a TTTV ch a cao, ch a th t s đáp ng đúng yêu c u c a công vi c. M t gi i pháp đ t ra là ban lưnh đ o VIB xây d ng chi n l c quy ho ch cán b lưnh đ o nghi p v TTQT H i S chính và 2 TT TTTM dài h n nh m đào t o và b i d ng đ i ng cán b ch ch t, ch đ ng v ngu n nhân l c, tránh tình tr ng th a cán b nh ng l i thi u cán b có đ n ng l c, trình đ và ph m ch t đ o đ c. K đó là th ng xuyên t ch c t p hu n nghi p v cho cán b th c hi n TTQT nh m đáp ng n ng cao n ng l c, trình đ TTV, th ng xuyên c p nh t nh ng thông tin qu c t nh m t o cho cán b có đi u ki n b t k p v i tình hình bi n đ ng c a th gi i. a d ng hố các ch ng trình t p hu n cho cán b trong toàn h th ng nh đnh k t ch c các l p t p hu n trong n i b VIB đ c p nh t thông tin, ki n th c, k n ng cho cán b , t ch c các di n đàn đ các cán b th c hi n nghi p v trao đ i kinh nghi m, th o lu n các tình hu ng, đ a ra các bài h c kinh nghi m đ cùng h c t p; ph i h p v i các ngân hàng n c ngoài t ch c các ch ng trình h i th o trong và ngồi n c đ nâng cao trình đ , ti p c n v i h th ng ngân hàng trên th gi i; thành l p trang tin TTQT trên m ng n i b INTRANET, đ a các tin bài liên quan đ n ho t đ ng TTQT đ các cán b tham kh o, trao đ i, th o lu n. Có c ch , chính sách khuy n khích b ng các hình th c v t ch t ho c khen th ng cho cán b TTQT t h c đ nâng cao trình đ phù h p v i c ng v đ c giao.
Bên c nh công tác đ o t o cán b , VIB còn ph i chú ý t i nhi m v b i d ng cán b TTQT. Nhi m v b i d ng đây đ c hi u m t cách khá tồn di n g m có b i d ng chuyên môn nghi p v , b i d ng b n l nh chính tr , t cách đ o đ c và v n hóa doanh nghi p. Ho t đ ng TTQT là ho t đ ng th ng xuyên đ c ti p c n v i môi tr ng bên ngoài. Cán b TTQT đ i di n cho VIB đ ti p xúc, giao d ch, làm vi c v i các đ i tác qu c t . N u các cán b TTQT khơng có trình đ nghi p v chun sâu thì s khơng th đàm phán v i các đ i tác qu c t , v n là nh ng ngân hàng có r t nhi u kinh nghi m. H n n a v n đ đ o đ c ngh nghi p và v n hoá doanh nghi p đ i v i cán b TTQT đ c bi t đ c nh n m nh h n so v i các nghi p v khác b i đây là b m t c a VIB v i b n bè qu c t . Trong đi u ki n d ch v TTQT nói riêng, d ch v ngân hàng nói chung b c nh tranh gay g t nh hi n nay, v n đ th ng hi u và v n hoá doanh nghi p đang đ c đánh giá là m t trong nh ng y u t quy t đnh thành công c a doanh nghi p. Xây d ng v n hoá doanh nghi p c a VIB, VIB ph i bi t t n d ng m i quan h ch t ch , truy n th ng v i các khác hàng trong n c, đi sâu đi sát khách hàng đ tìm hi u nhu c u th c t c a h đ đáp ng t i đa nh ng yêu c u đó. Có nh v y, VIB m i có th c nh tranh th ng l i trong đi u ki n hi n nay, khi chính sách m c a kinh t và các cam k t qu c t đang t ng
Ch ng 4: Ki n ngh gi i pháp hoàn thi n c ch s d ng h th ng SWIFT
56
b c cho phép các ngân hàng n c ngoài t i Vi t Nam đ c th c hi n t t c các nghi p v kinh doanh ngân hàng, là nh ng đ i th c nh tranh đáng g m đ i v i các ngân hàng trong n c.
Nh v y, th c hi n t t vi c nâng cao trình đ cán b yêu c u c p thi t đ i v i VIB nh m phòng ng a các r i ro tác nghi p, v n là m t trong nh ng lo i r i ro th ng g p nh t trong ho t đ ng TTQT. Cán b có tinh thơng nghi p v , t cách đ o đ c t t thì m i có th x lý các tình hu ng giao d ch m t cách th a đáng, phù h p v i thông l qu c t , b o v đ c quy n l i c a ngân hàng và khách hàng.
4.2.3. Nhóm gi i pháp v đ u t công ngh ngân hàng
Th nh t là hi n đ i hố cơng ngh ngân hàng theo trình đ c a m t ngân
hàng th ng m i hi n đ i trong khu v c: Hi n đ i hố cơng ngh ngân hàng theo trình đ c a m t ngân hàng hi n đ i trong khu v c không ch nâng cao ch t l ng d ch v TTQT c a VIB mà còn cung c p cho ngân hàng m t công c h u hi u đ qu n lý ho t đ ng TTQT trong toàn h th ng, phòng tránh đ c các r i ro khơng đáng có trong q trình ho t đ ng. D án Hi n đ i hoá Ngân hàng theo ch ng trình tài tr c a Ngân hàng th gi i đang trong giai đo n tri n khai t i các chi nhánh c a VIB. D án đư cung c p cho ngân hàng m t c ch t ch c và qu n lý ho t đ ng ngân hàng hồn tồn m i, trong đó