(Ngu n: Swift.com) Trong đó:
(1) Ng i g i so n m t b c đi n SWIFT ghi rõ đa ch ng i nh n g i vào m ng l i thông qua giao di n.
(2) B c đi n s đ c g i t i b ph n qu n lí n c ng i g i. 6 Ngu n: SWIFT.com B ph n qu n lí n c ng i g i B ph n qu n lí n c ng i nh n Ng i g i B ph n qu n lí ho t đ ng Ng i nh n (5) (1) (4) (3) (2)
Ch ng 3: Th c tr ng s d ng SWIFT t i TT TTT phía Nam- Ngân hàng VIB
24
(3) B ph n qu n lí n c ng i g i chuy n b c đi n SWIFT đó t i b ph n qu n lí ho t đ ng.
(4) N u b c đi n đúng khn m u, nó s đ c chuy n t i b ph n qu n lí n c ng i nh n. (N u sai khn m u nó s b tr l i cùng v i l i gi i thích v l i đó).
(5) B ph n qu n lí n c ng i nh n s g i b c đi n đó t i ng i nh n. N u ng i nh n không th nh n b c đi n lúc đó thì b c đi n s đ c truy n l i. Th ng b c đi n đ c nh n sau đó vài giây k t khi ng i g i truy n b c đi n đó.
c đi m ho t đ ng c a SWIFT cho th y hi p h i vi n thông tài chính liên ngân hàng tồn c u này m ra r t nhi u c h i đi u ki n thu n l i cho ho t đ ng TTQT t i các ngân hàng phát tri n thông qua r t nhi u s n ph m và d ch v TTQT ti n ích và an tồn do t ch c này cung ng. Tuy nhiên, đ hòa nh p vào m ng l i này đòi h i các thanh viên tham gia ph i tuân th nghiêm ng t nh ng chu n m c th ng nh t v chu n đi n, quy trình x lý đi n, m c đích s d ng c a t ng lo i đi n...do t ch c này quy đnh. Nh ng chu n m c này c ng chính là nh ng khía c nh, nh ng y u t có th đánh giá ch t l ng c a ho t đ ng s d ng h th ng SWIFT t i m t t ch c, ngân hàng chính .
3.2.2. c đi m s d ng SWIFT t i h th ng Ngân hàng Vi t Nam
SWIFT Vi t Nam đ c thành l p vào n m 1996, sau khi 6 ngân hàng đ u tiên c a Vi t Nam bao g m: NHNN, Vietcombank, BIDV, Agribank, VietinBank, Eximbank tr thành thành viên c a SWIFT vào tháng 3/1995. T đó đ n nay, hàng n m đư có nhi u thành viên m i gia nh p c ng đ ng SWIFT. C quan qu n lý ho t đ ng c a SWIFT t i Vi t Nam (VIETSWIFT) hi n nay là NHNN v i vai trị là ch t ch VIETSWIFT có nhi m v ph i h p v i các thành viên và ch trì các cu c h p nh m ph bi n các v n đ liên quan đ n ho t đ ng và n i dung m i c a SWIFT t i t t c thành viên, đ ng th i, trong q trình này có th thơng báo ho c xác nh n giúp cho các thành viên m i gia nh p vào c ng đ ng SWIFT; là đ u m i liên l c k thu t v i Giám đ c khu v c c a SWIFT, ph i h p trong vi c qu n lý các s ki n qu c gia liên quan đ n SWIFT; là ng i đ i di n và phát ngơn chính th c cho các thành viên s d ng SWIFT t i Vi t Nam, đ m b o cho các ngân hàng h p tác trong vi c thi t l p k t n i v i SWIFT; t v n v t ch c ho t đ ng, k thu t nh h ng đ n ng i s d ng trên toàn qu c và nhi u ho t đ ng khác có liên quan trong q trình đi u ph i gi a NHNN v i vai trò là c quan qu n lý v i các thành viên và ngân hàng s d ng d ch v do SWIFT cung ng.
Hi n nay, c ng đ ng SWIFT Vi t Nam g m NHNN và kho ng 80 ngân hàng th ng m i tham gia, đ ng ký 88 mư SWIFT, trong đó có 44 mư SWIFT c a NHTM c ph n, 43 mã SWIFT c a các ngân hàng n c ngoài, chi nhánh ngân hàng n c ngoài. Theo th ng kê c a SWIFT, Vi t Nam đ ng th 63 trong s 212 n c trên th gi i v l u l ng v i s
Ch ng 3: Th c tr ng s d ng SWIFT t i TT TTT phía Nam- Ngân hàng VIB
25
l ng 15 nghìn đi n/1 ngày, đ t m c t ng tr ng g n 13%/n m. Nh ng s li u trên cho th y kh n ng t ng tr ng s d ng thanh tốn qu c t qua SWIFT nói riêng là t ng đ i t t. Tuy nhiên, so v i các n c trong khu v c ơng Nam Á thì Vi t Nam m i đ ng v trí th 6 v l u l ng đi n, trong khi s l ng ngân hàng thì đ ng th 2, ch sau Singapore.7
T k t qu phân tích c s nh n đ nh nêu trên, có th xác đnh ho t đ ng s d ng h th ng SWIFT t i Ngân hàng TMCP Qu c T Vi t Nam (VIB) b tác đ ng b i n m y u t chính bao g m :
Mơ hình t ch c và v n hành h th ng SWIFT t i VIB.
Quy trình x lý đi n SWIFT.
M c đích, ph m vi s d ng đi n SWIFT.
Công ngh ngân hàng lõi Core Banking.
Quan h ngân hàng đ i lý.
3.2. PHÂN TÍCH TH C TR NG S D NG SWIFT TRONG
TTQT THÔNG QUA KH O SÁT CÁC Y U T TÁC NG
T I VIB
3.3.1. Mơ hình t ch c và v n hành h th ng SWIFT t i VIB
B t đ u t n m 2007, VIB chính th c áp d ng theo chu n qu c t mơ hình x lý giao d ch TTQT t p trung v i trang thi t b hi n đ i và đ i ng chuyên gia giàu kinh nghi m, đ m b o t c đ x lý giao d ch nhanh nh t và ch t l ng t t nh t. Theo mơ hình này, b ph n TTQT c a VIB s đ c chia ra thành 2 phòng giao d ch TTQT đ t t i Hà N i và thành ph H Chí Minh. M i phịng s ch u trách nhi m x lý toàn b các giao d ch TTQT t các chi nhánh do b ph n mình đ m nhi m g i v . i u này th hi n rõ s khác bi t v t ch c ho t đ ng TTQTc a VIB so v i các ngân hàng khác. Mơ hình x lý t p trung t i ngân hàng VIB đ c trình bày PH L C 6.
Trung tâm Tài tr Th ng m i phía Nam –VIB là m t b ph n tr c thu c trung tâm x lý giao d ch t p trung, kh i nghi p v t ng h p VIB (COO) thu c h i s s có ch c n ng giám sát và đi u hành các ho t đ ng v giao d ch kinh doanh c a kh i khách hàng doanh nghi p trên toàn h th ng VIB. Ngoài x lý nghi p v TTQT, trung tâm còn ph trách công tác qu n lý h th ng TTQT bao g m : xây d ng quy trình h ng d n, h tr h th ng trong vi c đào t o, b i d ng nghi p v TTQT cho các TTV c a VIB.
7
Ch ng 3: Th c tr ng s d ng SWIFT t i TT TTT phía Nam- Ngân hàng VIB
26
Ho t đ ng c a TT TTTM đ c v n hành theo tiêu chí chun mơn hóa. Theo dó, khi khách hàng phát sinh nhu c u v TTQT, khách hàng s tr c ti p đ n phòng qu n lý khách hàng doanh nghi p c a chi nhánh đ yêu c u làm các th t c gi y t theo quy đ nh c a VIB. Sau khi chi nhánh s ki m tra tính đ y đ c a các th t c và hoàn thành các quy đ nh v tín d ng gi a khách hàng và ngân hàng, chi nhánh s xác nh n giao d ch và ghi rõ yêu c u t v n lên TT TTTM cùng h s c n thi t. T i Trung tâm, TTV s ti p nh n h s t chi nhánh thông qua fax, scan hay ph n m m tin h c hóa và s chuy n h s qua cho các t chuyên môn đ th c hi n các nghi p v t ng ng v i t mình (xem thêm
PH L C 7 v mơ hình ho t đ ng chun mơn hóa t i Trung tâm TTTM phía Nam – VIB). C th :
T t v n s ph trách các nghi p v liên quan đ n t v n đ n m /tu ch nh L/C, phát hành/ tu ch nh b o lưnh n c ngoài...tr c khi phát hành giao d ch chính th c ho c các t v n liên quan nh t v n n i dung L/C xu t, th c hi n xem xét các đi u ki n c a khách hàng, h tr khách hàng b sung, hồn thi n các thơng tin thi t yêu v nh ng đi u trên kho n L/C c ng nh cung c p đ y đ các tình hu ng r i ro có th x y racho c ngân hàng và khách hàng đ phòng tránh.
T phát hƠnh ph trách các nghi p v liên quan đ n phát hành/tu ch nh L/C nh p kh u, phát hành/tu ch nh b o lưnh, thông báo/tu ch nh L/C xu t và các nghi p v khác liên quan nh tra soát, t t tốn, h y L/C, hồn tr ký qu ...
T ki m ch ng t ph trách nghi p v ki m tra b ch ng t xu t trình theo L/C, các nghi p v liên quan nh tranh cưi b t h p l ...Ngoài ra, t ki m ch ng t c ng l p ch th đòi ti n ngân hàng phát hành L/C trên h th ng.
T thanh toán ph trách các nghi p v liên quan đ n thanh toán các b ch ng t xu t trình theo L/C xu t kh u, các b ch ng t nh thu, phát hành b o lưnh nh n hàng và các nghi p v liên quan nh tra soát giao d ch, ch p nh n thanh tốn, đi đi n thơng báo b t h p l , t t toán, h y giao d ch, b o lưnh nh n hàng, ký h u v n đ n...
Sau khi hoàn thành giao d ch, trung tâm s ph n h i l i cho chi nhánh. Lúc này chi nhánh có nhi m v in và l u t t c ch ng t và b h s g c và ti p t c nh ng th t c còn l i v i khách hàng. Song song đó trung tâm c ng s l u h s b n sao c a giao d ch đó t i trung tâm đ làm c s cho nh ng gi i quy t phát sinh (n u có) sau này.
Ho t đ ng s d ng h th ng SWIFT t i TT TTTM phía Nam VIB đ u thơng qua mã SWIFTCODE c a ngân hàng là VNIBVNVX và đ c v n hành theo m t quy trình nh sau:
Ch ng 3: Th c tr ng s d ng SWIFT t i TT TTT phía Nam- Ngân hàng VIB
27
(Ngu n: Ngân hàng TMCP VIB)
Nh v y, song song v i vi c phân chia nhân s theo các t chuyên môn, ho t đ ng x lý đi n t i VIB l i đ c phân lo i theo các hình th c đi n khác nhau. S ch ng chéo này d n đ n m t chu trình làm vi c h t s c ph c t p trong th c t ho t đ ng TTQT hàng ngày t i VIB. n c nh vi c các TTV t i t ki m ch ng t l i th c hiên x lý các đi n liên quan đ n ch th đòi ti n – m t công vi c rõ ràng là thu c v t thanh toán và t ng ch ng nh khơng liên quan gì đ n ch c n ng c a t ki m ch ng t này… Có th nói, v c b n, mơ hình TTQT t p trung t i VIB là khá t t. tuy nhiên v n đ v t ch c nhân s và phân chia công vi c v n còn nhi u h n ch và t n t i c n xem xét.
Ch ng 3: Th c tr ng s d ng SWIFT t i TT TTT phía Nam- Ngân hàng VIB
28
3.3.2. Quy trình x lý đi n SWIFT
Quy trình x lý đi n đi
i n SWIFT đi đ c hi u là các m u đi n SWIFT đ c g i đi t VIB liên quan đ n các nghi p v Thanh Toán qu c t bao g m phát hành, tu ch nh L/C, thơng báo, thanh tốn, …Tr c tiên, thanh toán viên t i các chi nhánh c a VIB s làm vi c tr c ti p v i khách hàng, ti p nh n h s , ch ng t (n u có), xác nh n giao d ch c ng nh thu phí và ký qu theo quy đ nh. Sau đó, t t c nh ng nghi p v ti p theo liên quan đ n SWIFT s đ c chuy n v x lý t i Trung tâm Tài tr th ng m i phía Nam. T i đây, các thanh tốn viên, ki m sốt viên s ki m tra tính phù h p c a h s , ch ng t theo quy đnh và ti n hành l p đi n SWIFT t ng ng v i giao d ch. Quy trrình x lý đi n đi quy đnh trình t các b c P.GDTTQT th c hi n t khi đi n SWIFT đ c chuy n t h th ng SYMBOLS cho đ n khi đi n SWIFT đ c chuy n đi thành công trên h th ng SWIFT. T i trung tâm TTTM phía Nam VIB, vi c x lý đi n đi do t phát hành và t thanh toán đ m nhi m.
Di n gi i:
B c 1: TTV chuy n đi n đư đ c duy t t h th ng SYMBOLS vào h th ng SWIFT đ chuy n đi ngân hàng n c ngoài.
B c 2: TTV theo dõi đi n cho t i khi đi n đ c đ y vào hàng ch ch nh s a (MODIFY QUEU) trên h th ng SWIFT. TTV ki m tra hình th c và n i dung c a đi n, đ m b o tồn b n i dung và hình th c đi n trên SYMBOLS đ c chuy n đ y đ , chính xác vào SWIFT. TTV chuy n đi n vào hàng ch ki m soát (VERIFY QUEU). Tr ng h p đi n không đ c đ y vào h th ng SWIFT, TTV liên h các b ph n liên quan đ ki m tra và kh c ph c.
B c 3: KSV ki m tra đi n.N u phù h p, KSV chuy n đi n lên hàng ch duy t (AUTHORISE QUEU) c a h th ng SWIFT. N u không phù h p, KSV chuy n tr đi n v hàng ch MODIFY QUEU đ TTV ch nh s a.
B c 4: Ng i duy t ki m tra đi n: N u th y phù h p, ng i duy t duy t đi n. N u không phù h p, ng i duy t chuy n tr đi n v hàng ch MODIFY QUEU đ TTV/KSV ch nh s a.
B c 5: TTV theo dõi tình tr ng đi n trên h th ng SWIFT: N u đi n đ c chuy n đi thành công trên h th ng SWIFT (tr ng thái ACK), TV th c hi n b c 6. N u đi n không đ c chuy n đi thành công trên h th ng SWIFT (tr ng thái NACK), TTV báo cáo KSV và ng i duy t đ th c hi n l i chu trình x lý đi n.
Ch ng 3: Th c tr ng s d ng SWIFT t i TT TTT phía Nam- Ngân hàng VIB
29
Hình 3.3: Quy trình x lý đi n đi t i TT TTTM Phía Nam ậ Ngân hàng TMCP VIB
(Ngu n: Quy trình nghi p v TTQT- Ngân hàng VIB)
TTV KSV Ng i duy t B c B c 1 B c 2 B c 3 B c 4 B c 5 B c 6 Y B t đ u Chuy n đi n đư duy t t h th ng SYMBOLS Ki m tra, ch nh s a đi n trên SWIFT Đ đk ki m soát? Ki m soát đi n (verify) Đ đk duy t? Duy t đi n (Authorise) Theo dõi tr ng thái c a đi i n ACK? i chi u đi n, l u h s K t thúc N N Y N Y
Ch ng 3: Th c tr ng s d ng SWIFT t i TT TTT phía Nam- Ngân hàng VIB
30 o Quy trình x lý đi n đ n
Tr c tiên, Trung tâm Thanh Tốn (TTTT) t i tr s chínhVIB (Hà N i) s là b ph n ch u trách nhi m đón nh n t t nh ng đi n trên SWIFT thu c v Ngân hàng VIB. Sau đó, b ph n này có nhi m v phân lo i các m u đi n liên quan đ n t ng phòng ban xác đ nh và chuy n nh ng đi n đó vào phân h t ng ng trên h th ng SYMBOLS c a Ngân hàng. C th , phòng TTTT s phân lo i nh ng đi n thu c v m ng TTTM và chuy n vào phân h Trade Finance c a SYMBOLS. T i đây, ng i duy t c a TTTM phía Nam s d a vào đ u đi n, mã chi nhánh và s REF đ nh n đi n SWIFT và b t đ u quy trình x lý đi n đ n.
Quy trình x lý đi n đ n quy đnh trình t các b c P.GDTTQT h c hi n t khi