( Nguồn: Phòng kinh doanh )
2.2.2. Thực trạng công tác xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng tại
công ty cổ phần Vật Tư Viễn Thông.
2.2.2.1. Công tác xác đinh quy mô của lực lượng bán hàng của công ty.
Quy mô lực lượng bán hàng của công ty là sự xác định về số lượng nhân viên trong lực lượng bán. Căn cứ để xác định quy mô lực lượng bán hàng là dựa vào mục tiêu phát triển thị trường, doanh số bán hàng, định mức bán hàng, chi phí và tầm hạn quản lí của nhà quản trị bán hàng.
Công ty xác định quy mô lực lượng bán hàng trong quý bằng cách:
Số lượng lực lượng bán hàng cần trong quý = Doanh số theo kế hoạch trong quý/ Năng suất lao động theo kế hoạch
Ngồi ra cơng ty cịn dựa vào quy mô của những quý, năm trước, các kế hoạch chương trình để xác định quy mơ lực lượng bán hàn của cơn ty.
Phó Giám Đốc Kinh Doanh Bộ Phận Bán
Hàng
Khu vực
Cầu Giấy Khu vực Từ Liêm Thanh XuânKhu vực
Cửa hàng 1 Cửa hàng 2 Cửa hàng 1 Cửa hàng 2 Cửa hàng 3 Cửa hàng 1 Cửa hàng 2 Cửa hàng 3
Qua việc xác định quy mơ lực lượng bán có thể giúp ta đánh giá về kết cấu lao động, giới tính, độ tuổi. Trong thời gian nghiên cứu 2013-2015, số lượng nhân viên không thay đổi nhiều, sau đây là bảng kết cấu lực lượng bán hàng của công ty những năm 2013-2015
Bảng 2.3: Kết cấu lực lượng bán hàng trong 3 năm 2013-2015
(Đơn vị: người) Chỉ tiêu 2013 2014 2015 1. Tổng số nhân viên 35 40 47 2. Kết cấu giới tính Nam 20 35 40 Nữ 10 5 7 3. Kết cấu độ tuổi Từ 20-25 8 13 17 Từ 26-30 20 22 24 Từ 31-35 3 3 4 Từ 36-40 3 1 2 Trên 40 1 1 0 4. Trình độ Trên đại học 0 0 0 Đại học 20 25 30 Cao đẳng và trung cấp 14 14 16
(Nguồn: Phịng kinh doanh)
Về mặt giới tính: nhìn vào bảng 2.2 ta thấy số lượng nam và nữ chênh lệch tương đối nhiều, nhìn tổng thể số lượng nhân viên nam là nhiều hơn nhân viên nữ. Điều này cũng dễ hiểu vì Cơng ty Cổ Phần Vật Tư Viễn Thơng là công ty chuyên sản xuất và buôn bán các thiết bị viễn thông. Các sản phẩm của công ty đều liên quan tới máy móc kĩ thuật, cơng nghệ vận hành nên thông thường nam sẽ am hiểu hơn nữ.
Về độ tuổi: từ 20-25, một lực lượng trẻ tuổi và năng động, nhiệt huyết và hết mình với cơng việc. Độ tuổi cao hơn chủ yếu là các nhà quản lý bán hàng và số ít nhân viên bán hàng. Qua 3 năm trên ta thấy lực lượng trẻ tuổi ngày càng tăng. Như vậy,
cơng ty có đội ngũ nhân viên vừa năng động lại vừa có kinh nghiệm trong hoạt động bán hàng.
Về trình độ: chất lượng nhân viên của Công ty Cổ Phần Vật Tư Viễn Thơng được đánh giá ở mức bình thường, nhân viên có bằng cấp đại học chiếm 57,14% ,cao đẳng và trung cấp chiếm 40% (năm 2011), năm 2012 trình độ được nâng cao 62,5% đại học, năm 2013: đại học chiếm 63,82%, còn lại là cao đẳng và trung cấp.
Như vậy, có thể thấy quy mơ LLBH của cơng ty cịn tương đối hạn chế. Với lực lượng bán có quy mơ như vậy sẽ rất khó để cơng ty có khả năng tìm kiếm thêm các thị trường mới trong vụ kinh doanh. Và như vậy, cơng ty có thể bỏ phí những thị trường giàu tiềm năng. Nhưng càng ngày công ty lại sở hữu được một lực lượng bán có trình độ khá cao, điều này rất cần thiết và mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty bởi lực lượng bán có trình độ cao đồng nghĩa với tính chun nghiệp, tính sáng tạo cao, khả năng tiếp thu và xử lí tốt. Tất cả những điều trên sẽ giúp cơng ty tăng sức cạnh tranh trong công tác bán hàng đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, mang về doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
2.2.2.2. Công tác xây dựng định mức lực lượng bán hàng của công ty
Việc xác định định mức LLBH của công ty chủ yếu là chiều từ trên xuống. Nghĩa là dựa trên những kết quả nghiên cứu dự báo tốc độ tăng trưởng của thị trường mà công ty đặt ra định mức cho từng nhân viên trong lực lượng bán, tùy thuộc vào khu vực thị trường mà nhân viên đó phụ trách.
Căn cứ để cơng ty xác định định mức đó là dựa vào nguyên tắc: năm sau nhiều hơn năm trước, loại định mức mà công ty đặt ra là khối lượng hàng bán. Cụ thể, qua khảo sát 3 năm gần đây định mức khối lượng hàng bán lần lượt là : Năm 2013: 10.000 sản phẩm , năm 2014: 11.500 sản phẩm , năm 2015: 14.000 sản phẩm . Ta thấy, qua các năm thì định mức khối lượng hàng bán tăng dần. Giữa năm 2013 – 2014 tăng 1.500 sản phẩm giữa năm 2014 – 2015 tăng 2.500 sản phẩm. Sở dĩ, lượng tăng giữa năm 2014-2015 nhiều hơn so với lượng tăng 2013-2014 là do những năm gần đây ngành điện tử viễn thông đang phát triển mạnh mẽ nhu cầu sử dụng các sản phẩm điện tử viễn thông của khách hàng ngày càng tăng lên. Thực tế đã chứng minh việc dự báo của cơng ty là hồn tồn chính xác.
Như vậy, việc đặt ra định mức bán sẽ khuyến khích các nhân viên trong lực lượng bán hàng hoàn thành các chỉ tiêu định mức do cơng ty đề ra, tất nhiên việc hồn thành định mức thường gắn liền với những lợi ích tài chính mà nhân viên bán có thể được hưởng thơng qua việc họ hồn thành vượt mức định mức đề ra. Bên cạnh đó cơng ty cũng có thể sử dụng các chỉ tiêu đánh giá lực lượng bán như một công cụ kiểm soát, đánh giá năng lực cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên bán của mình.
Các chỉ tiêu đánh giá lực lượng bán hàng
Hiện tại Công ty Cổ Phần Vật Tư Viễn Thông đang áp dụng 2 tiêu chí sau để đánh giá nhân viên bán hàng là: Kết quả về doanh số bán hàng và chi phí chăm sóc khách hàng.
-Kết quả về doanh số bán hàng: Cơng ty đánh giá kết quả về doanh số bán hàng
của nhân viên bán hàng theo từng quý. Mỗi quý Công ty quy định mức khoán cần phải đạt cho tất cả các nhân viên bán hàng theo từng mức lương cơ bản đạt được. Nếu nhân viên bán hàng đạt mức doanh số khốn thì sẽ nhận được mức lương cơ bản, ngồi ra nếu vượt mức doanh số khốn thì nhân viên bán hàng sẽ được hưởng phần trăm hoa hồng trên phần doanh số vượt đó.
-Chi phí chăm sóc khách hàng: Là khoản chi phí hàng quý nhân viên bán hàng
phải bỏ ra để chăm sóc khách hàng của mình để đạt được doanh số. Công ty sẽ quy định mức doanh số nào thì được sử dụng chi phí bao nhiêu để chăm sóc khách hàng. Nếu nhân viên bán hàng bỏ ra ít hơn khoản chi phí quy định thì sẽ được tăng tiền thưởng hàng quý lên. Ngược lại, nếu nhân viên bán hàng sử dụng nhiều hơn phần chi phí quy định thì sẽ bị giảm thưởng quý hoặc có thể trừ vào lương cơ bản nếu khơng có thưởng. Tuy nhiên việc sử dụng chỉ tiêu này để đánh giá còn nhiều điều chưa rõ ràng cho người được đánh giá thấy thoả đáng.
Quy trình đánh giá lực lượng bán hàng
Việc đánh giá các nhân viên bán hàng ở Công ty Cổ Phần Vật Tư Viễn Thơng được thực hiện bởi trưởng nhóm bán hàng theo khu vực của nhân viên và được thực hiện mỗi quý một lần vào đầu quý tiếp theo.
Dựa vào các chỉ tiêu đưa ra, vào thời điểm đầu quý tiếp theo phó giám đốc kinh doanh sẽ tập hợp số liệu và đánh giá các nhân viên dựa trên kết qủa làm việc của nhân viên đó trong quý. Sau đó phó giám đốc bán hàng đưa ra mức thưởng quý cho từng
nhân viên bán hàng rồi chuyển xuống phịng kế tốn chuyển lương và thưởng cho nhân viên bán hàng. Q trình đánh giá nhân viên của Cơng ty mang tính chất chủ quan và một chiều, chưa có sự đánh giá hai chiều giữa nhân viên và giám đốc. Việc áp dụng chỉ tiêu Chi phí chăm sóc khách hàng cịn chưa rõ ràng do vậy quyết định mức thưởng cho nhân viên bán hàng hàng quý luôn gây ra những thắc mắc, khơng đồng tình. Họ thường có những phản ứng sau lưng giám đốc, điều đó gây ra tâm lý khơng thoải mái, khơng hài lịng với những gì họ bỏ ra và những gì họ được hưởng.
2.2.3. Thực trạng cơng tác tuyển dụng lực lượng bán hàng tại công ty cổphầnVật Tư Viễn Thơng. phầnVật Tư Viễn Thơng.
2.2.3.1. Chính sách tuyển dụng nhân viên bán hàng của cơng ty
Tình hình tuyển dụng lực lượng bán hàng của công ty trong 2 năm gần đây
Tuyển dụng nhân viên bán hàng là một chuổi hoạt động được tạo ra để sắp xếp những người bán phù hợp với yêu cầu của công ty , mục tiêu của giai đoạn này là phát triển nhóm người dự tuyển,là xu hướng chun mơn hố càng rộng càng ,càng tốt nhằm tìm kiếm những nhân viên bán hàng giỏi có kinh nghiệm.Việc tuyển dụng nhân viên bán hàng của công ty phụ thuộc vào thị trường và qui mô lực lượng bán hiện tại của công ty, nhưng theo chiều hướng phát triển mạnh mở rộng thị trường mới như hiện nay thì vấn đề tuyển dụng nhân viên bán hàng được đặt lên hàng đầu.Công ty Cổ Phần Vật Tư Viễn Thông đang hoạt động trong một môi trường cạnh tranh rất khốc liệt nên tồn bộ nguồn nhân lực trong cơng ty ln ln được năng động, sáng tạo, linh hoạt trong mọi công việc, nhất là lực lượng bán hàng cho nên ln phải có một nguồn tuyển dụng nhân viên thích hợp với nhu cầu kinh doanh của cơng ty, hiện nay chính sách tuyển dụng nhân viên bán hàng ở cơng ty do phịng nhân sự kết hợp với phó giám đốc bán hàng đảm nhiệm. Phó giám đốc bán hàng đưa ra các tiêu chuẩn và yêu cầu, sau đó phịng nhân sự có trách nhiệm chiêu mộ và phỏng vấn lần đầu để chọn ra những ứng viên phù hợp. Sau đó phó giám đốc bán hàng sẽ phỏng vấn lần thứ 2 và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển. Bảng dưới đây thể hiện tình hình tuyển dụng lực lượng bán hàng từ năm 2014-2015.
Bảng 2.4: Tình hình tuyển dụng lực lượng bán hàng của Cơng ty Cổ phần Vật Tư Viễn Thông năm 2014-2015 Vị trí tuyển Số lượng tuyển được Số người bị sa thải Số người xin nghỉ 1. Giám đốc bán hàng phụ trách từng khu vực 3 0 0 2. Quản lý cửa hàng 15 0 6 4. Nhân viên bán hàng 30 5 10 Tổng số 48 5 16
(Nguồn: Công ty Cổ phần Vật Tư Viễn Thông)
Từ bảng trên cho thấy, trong năm 2014 và năm 2015 công ty đã tuyển dụng được tổng cộng 48 nhân viên cho lực lượng bán hàng. Tuy nhiên sau đó có 5 người khơng đáp ứng được u cầu cơng việc và 16 người tự xin nghỉ việc. Như vậy, trong số 48 người tuyển được trong hai năm qua thi có 16 người đã nghỉ việc (chiếm khoảng 33,33%) số lượng tuyển được). Điều này cho thấy công việc tuyển dụng trong thời gian qua là kém hiệu quả. Đây cũng có thể là một lý do khiến cho một số khu vực bán hàng khơng hồn thành kế hoạch doanh số. Đồng thời, thực trạng tuyển dụng lực lượng bán hàng của Cơng ty hiện nay cịn tồn tại tình trạng cơng ty tuyển nhân viên bán hàng là những người thân quen, người thân của những người lãnh đạo khá nhiều, điều đó gây nên tình trạng chất lượng nhân lực sẽ bị ảnh hưởng nhiều, sẽ ít tuyển chọn được những người thật sự có tài năng từ bên ngồi vào cơng ty.
Nguồn tuyển dụng
Có hai nguồn tuyển dụng chủ yếu để các công ty lựa chọn là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.
- Nguồn bên trong: hiên nay, lực lượng bán hàng còn quá mỏng so với nhu cầu thị trường, nhất là nguồn lực bên trong cho nên chính sách tuyển dụng nhân viên bán hàng ở nguồn này cịn nhiều khó khăn. Hiện nay cơng ty tuyển dụng nhân viên bán hàng chủ yếu diễn ra từ các nguồn bên trong .Nguồn này có thể từ sự ln chuyển vị trí của nhân viên trong công ty, từ người thân của nhân viên, người nhà của giám đốc...
Ưu điểm của nguồn này:
+Những người phụ trách tuyển dụng sẽ hiểu hơn từng nhân viên
+Những nhân viên này hiểu biết về sản phẩm , về công ty, cũng như các hoạt động khác
và có mối quan hệ tốt với người bán hiện tại
+Chi phí tuyển dụng cho nguồn này rất thấp, điều này rất thuận lợi cho công ty khi mới đi vào hoạt động
+Các thủ tục tuyển dụng sẽ được đơn giản hoá và thời gian tuyển dụng nhanh Nhược điểm của nguồn này:
+ Thù lao có thể tăng lên từ những người bán này do công việc của họ bị chuyển đi tâm +Mâu thuẫn có thể phát sinh bởi sự thăng tiến bên trong công ty
+Nếu công việc bán của người này khơng thành cơng dẩn đến tình trạng bỏ việc. +Dựa vào sự quen biết sẽ gây ra tình trạng khơng có năng lực làm việc
- Nguồn tuyển dụng bên ngoài :Đây là nguồn tuyển dụng quan trọng của cơng ty , chính sách tuyển dụng nhân viên bán hàng của công ty là nhằm mục đích phát triển thị trường hoặc là để bù đắp sự ra đi của một số người bán hoặc bổ sung thêm số lượng nhân viên cần thiết trên thị trường mục tiêu ..Ngồi ra việc tuyển dụng cịn nhằm duy trì mối quan hệ qua lại của những người dự tuyển trên diện rộng
Ưu điểm :
+Đổi mới tiềm năng lực lượng bán của công ty
+Tạo ra một sự thi đua trong công việc giữa những người bán với nhau Nhược điểm:
+Chi phí tuyển dụng cho nguồn này cao
+Mất thời gian và các thủ tục tuyển dụng phức tạp
+Có nguy cơ làm nản lịng những ngưịi bán củ đã từng gắn bó với trung tâm
2.2.3.2. Quá trình lựa chọn nhân viên bán hàng của công ty
Khi đã xác định được nhu cầu tuyển dụng của công ty, công ty sẽ thực hiện quy trình tuyển dụng như hình 2.2