Thực trạng công tác xác định nhu cầu mua hàng của CTCP Đầu tư và

6. Kết cấu đề tài

2.1. Khái quát về CTCP Đầu tư và Thương mại CTM

2.2.1. Thực trạng công tác xác định nhu cầu mua hàng của CTCP Đầu tư và

2.2.1. Thực trạng công tác xác định nhu cầu mua hàng của CTCP Đầu tư vàThương mại CTM Thương mại CTM

Trước tiên để xác định nhu cầu mua hàng, Công ty CTM cần có q trình nghiên cứu thị trường, thị trường là nơi sản phẩm được tiêu thụ, là nơi để khách hàng và doanh nghiệp gặp nhau trao đổi về các điều kiện mua bán. Thông qua nghiên cứu thị trường bộ phận kế hoạch xác định được hướng vào doanh nghiệp mình, xem thị trường cần hàng hố với số lượng, chất lượng như thế nào, ở thời điểm nào.

Để phục vụ cho hoạt động sản xuất các mặt hàng nguyên vật liệu mà công ty thường xuyên mua về như các mặt hàng nông sản. Để xác định nhu cầu mua các mặt

cần cho sản xuất, khả năng tài chính, khả năng dự trữ, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo đó, để xác định một cách chính xác nhu cầu mua hàng của công ty, ban quản lý kho sẽ tiến hành kiểm kê lượng nguyên vật liệu còn tồn lại trong kho vào thời điểm cuối mỗi tháng. Đồng thời bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành tổng hợp lượng hàng mà khách hàng đã đặt và phối hợp với bộ phận sản xuất xem xét kết quả lượng hàng đặt của khách để đưa ra số lượng hàng cần mua cho tháng tới. Trưởng các bộ phận nêu trên sẽ tổng hợp kết quả thu được lập thành báo cáo trình lên Ban giám đốc phê duyệt. Sau khi báo cáo được thông qua các kết quả đã thu được sẽ đưa xuống bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng có trách nhiệm xem xét lại lần cuối và tiến hành xây dựng kế hoạch mua hàng theo đúng nhu cầu đã đề ra. Qua đó, chúng ta thấy nhu cầu mua hàng nguyên vật liệu của cơng ty được xác định theo quy trình từ dưới lên.

Theo đó nhu cầu mua hàng của cơng ty sẽ được xác định theo công thức: Lượng hàng cần mua = Lượng hàng cần cho sản xuất – lượng hàng tồn trong kho. Trong những năm qua CTCP CTM vẫn tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch mua hàng nhưng chưa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của mình nên dẫn tới khi xây dựng kế hoạch một số mặt hàng mua về có số lượng vượt q mức hoặc có chất lượng khơng tốt hay khơng đúng thời điểm gây ra lãng phí, gây tổn thất cho doanh nghiệp.

Nội dung kế hoạch mua hàng của CTCP CTM:

Do đặc thù sản xuất kinh doanh lớn, CTCP CTM thường xây dựng kế hoạch mua hàng theo từng năm. Mỗi bản kế hoạch mua hàng thường bao gồm các nội dung như: tên hàng; nhà cung cấp dự tính, số lượng mua dự tính và giá mua dự tính.

 Về mặt hàng cần mua: với mặt hàng nguyên vật liệu công ty thường mua về là

các mặt hàng nơng sản và thiết bị máy móc. Ta thấy trong mỗi bản kế hoạch mua hàng đều phản ánh rõ những nội dung về mã hiệu, các tiêu chuẩn, thông số của từng loại sản phẩm nhằm tránh những nhầm lẫn khơng đáng có. Tuy nhiên doanh nghiệp cần trả lời ưu tiên hàng nhập khẩu hay sản xuất trong nước để các định cách thức nhập hàng và khách hàng mục tiêu.Với mặt hàng nhập khẩu thì phải mua theo lơ lớn để giảm chi phí mua hàng, với mặt hàng này thì giá thành cao, hướng tới khách hàng thu nhập khá và cao, còn hàng nhập trong nước giá thành rẻ hơn thì phù hợp với khách hàng thu nhập thấp.

 Về số lượng hàng mua: căn cứ vào bước xác định nhu cầu mua hàng, tùy vào

khả năng dự trữ cũng như khả năng tài chính mà cơng ty sẽ xác định lượng hàng cần nhập cho từng tháng trong năm. Ví dụ: trong năm 2014 công ty sự kiến mua mặt hàng gạo là 1610 triệu đồng. Doanh nghiệp lớn nên tiến hành mua hàng với số lượng lớn và có định mức dự trữ lớn để nhằm khai thác những cơ hội thị trường. Tuy nhiên, CTM cần phải cân nhắc về việc dự trữ tùy theo tình hình nên kinh tế để tránh rủi ro về giá khi mua và dự trữ hàng hóa số lượng lớn.

 Hính thức mua hàng: Cơng ty thường áp dụng hình thức mua hàng theo đơn

đặt hàng kết hợp với mua hàng theo hợp đồng. Trong đơn đặt hàng, yêu cầu cụ thể các hàng hóa do người mua lập và gửi cho nhà cung cấp theo nội dung chào bán và báo giá của nhà cung cấp trước đó.Tuy nhiên doanh nghiệp nên chọn hình thức mua hàng tùy thuộc vào mặt hàng cần nhập, xem nhà cung cấp ở đâu đồng thời nên kết hợp hình thức mua hàng liên kết, tự sản xuất hoặc tái xuất một số loai hàng đơn giản để giảm chi phí cũng như thời gian.

 Về giá mua dự tính: tùy theo báo giá mà nhà cung cấp đưa ra cơng ty sẽ tính

được tổng giá thành hàng mua cho từng tháng cũng như cho cả năm. Các hợp đồng mua hàng sẽ được soạn thảo ngay sau khi hai bên đã hồn thành cơng tác thương lượng, đặt hàng. Doanh nghiệp cần phải dự trù được mức giá dự tính tùy thuộc vào việc dự đốn tương lai nhà cung cấp đầu vào tăng hay giảm để đoán mức giá cho phù hợp.

 Về nhà cung cấp dự tính: cơng ty thường mua từ các nhà cung cấp truyền

thống Doanh nghiệp cũng có khá nhiều nhà cung cấp tuy nhiên cần tìm thêm các nhà cung cấp trong nước để hạn chế tối thiểu rủi ro khi nhập khẩu từ nước ngoài. Đồng thời cũng nên chỉ ra đâu là nhà cung cấp truyền thống, đâu là nhà cung cấp mới để từ đó có phương án triển khai mua hàng phù hợp.

 Về thời điểm mua hàng: Công ty áp dụng phương pháp mua hàng đúng thời

điểm (Just - In - Time). Hàng hóa sẽ được mua ngay khi bộ phận kho thơng báo là hàng hóa đã đến lúc cần phải nhập. Ví dụ: với mặt hàng gạo, cơng ty dự tính hàng mua về sẽ sử dụng trong vòng 4 tháng, như vậy sau 4 tháng bộ phận kho sẽ viết đơn xin mua trình lên ban giám đốc xem xét để tiến hành đợt mua hàng tiếp theo. Đây là điểm hạn chế trong kế hoạch mua hàng của CTM, điều này giúp tiết kiệm chi phí dự trữ nhưng nhiều khi gây gián đoạn, chờ hàng làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

Bản kế hoạch mua hàng là tiền đề cho phép hoạt động mua hàng được diễn ra một cách suôn sẻ, thuận lợi, tránh những nhầm lẫn khơng đáng có. Nhìn chung thì nội dung kế hoạch mua hàng của cơng ty CTM tương đối đầy đủ và khoa học. Tuy nhiên, xét một cách tổng thể thì để bản kế hoạch mua hàng thật sự hiệu quả thì CTM cần phải làm rõ thứ tự ưu tiên giữa các yếu tố nội dung trong bản kế hoạch mua hàng và hoàn thiện hơn từng nội dung nhỏ trong bản kế hoạch mua hàng, cụ thể như: mặt hàng cần mua cần nói rõ ưu tiên hàng trong nước hay xuất khẩu, số lượng cần mua khi mua số lượng lớn thì nên căn cứ vào tình hình thị trường để khơng bị mua đắt, về hình thức mua hàng thì nên đa dạng các loại hình thức, giá mua dự tính thì nên dự đốn trước để tránh bị mua với giá cao, đặc biệt về thời điểm mua hàng nên tính tốn sao cho vừa dự trữ khơng q nhiều vừa khơng để lâm tình trạng thiếu hàng.