6. Kết cấu đề tài
3.3. Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng tạ
3.3.1. Hồn thiện cơng tác dự báo mua hàng
Để hoàn thiện hơn nữa bản kế hoạch mua hàng, ngoài các nội dung về tên mặt hàng, mã số nguyên liệu, quy cách nguyên liệu, nhà cung cấp dự tính, giá mua dự tính,số lượng hàng mua dự tính theo từng tháng trong năm thì cơng ty nên bổ sung thêm các nội dung như sau:
- Hình thức mua hàng: Cơng ty nên nêu rõ ràng hình thức mua hàng (Mua theo hợp đồng, kí gửi, gia cơng sản xuất hay chọn mua…) đối với từng mặt hàng, từng nhà cung cáp hay từng thời điểm cụ thể.
- Thời điểm mua hàng: Công ty cần nêu rõ thời điểm mua hàng đối với từng mặt hàng cụ thể nhằm cụ thể hóa kế hoạch mua hàng đồng thời giúp hoạt động mua hàng trở nên khoa học và dễ kiểm soát hơn. Để xác định thời điểm mua hàng công ty cần căn cứ vào nhu cầu hàng mua.
Bên cạnh đó cơng ty nên nêu rõ ràng hình thức mua hàng (Mua theo hợp đồng, kí gửi, gia cơng sản xuất hay chọn mua…) đối với từng mặt hàng, từng nhà cung cấp cụ thể. Khi tiến hàn mua mặt hàng nông sảntừ Ấn Độ, Công ty CTM nhập khẩu với các nhà cung cấp và áp dụng hình thức mua hàng theo hợp đồng.
Về thời điểm mua hàng thì cơng ty cần nêu rõ thời điểm mua hàng đối với từng mặt hàng cụ thể nhằm cụ thể hóa kế hoạch mua hàng đồng thời giúp hoạt động mua
hàng trở nên khoa học và dễ kiểm soát hơn. Để xác định thời điểm mua hàng công ty cần căn cứ vào nhu cầu hàng mua. Khi nhập khẩu ngô cần xác định ngay thời điểm giao hàng là vào đầu tháng 1 năm 2016.
3.3.2. Hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng.
Để hoạt động mua hàng được hồn thiện thì cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng cần đi theo một quy trình khoa học, hợp lý, có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong cơng ty. Do đó, theo em quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng của cơng ty có thể tiến hành theo 4 bước:
Bước Công việc cần thực hiện Bộ phận thực hiện
1 Kiểm tra hàng tồn
Kiểm tra tình hình sản xuất và các đơn đặt hàng
Bộ phận kho
Bộ phận sản xuất và bộ phận kinh doanh 2 Xem xét, phê duyệt danh sách
các mặt hàng cần mua
Ban giám đốc 3 Xem xét kết quả về lượng
hàng tồn kho cũng như lượng hàng cần cho sản xuất
Lập kế hoạch mua hàng
Bộ phận mua hàng
4 Phê duyệt kế hoạch mua hàng Ban giám đốc
Sau khi đã xác định được các mặt hàng, lượng hàng cần mua trưởng các bộ phận nêu trên cần báo cáo lên Ban giám đốc xin phê duyệt nhằm đảm bảo một cách chính xác nhất nhu cầu mua hàng.
- Bộ phận mua hàng sẽ tổng hợp các kết quả thu thập được từ các bộ phận nêu trên để xác định lại các mặt hàng, lượng hàng cần mua để lập kế hoạch mua hàng cụ thể.
- Sau kế hoạch mua hàng đã được lập, cần thiết trình lên ban giám đốc phê duyệt lần cuối để có thể đảm bảo chắc chắn tính khả thi của bản kế hoạch mua hàng.
Cơng ty cần có sự phối hợp giữa bộ phận kho, bộ phận sản xuất cũng như bộ phận kinh doanh để xác định rõ lượng hàng tồn, lượng hàng cần cho sản xuất cũng như lượng hàng cần để phục vụ cho việc bán ra. Do đó, các cơng việc trong bước 1 sẽ giúp
Quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng của cơng ty CTM có thể tiến hành theo 3 bước như sau:
Bước 1: Các nhân viên kế hoạch, nhân viên kinh doanh tìm hiểu tình hình sản xuất của cơng ty và tìm hiểu nhu cầu thị trường để lập báo cáo.
Bước 2: Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp xử lý các ý kiến nhân viên sau đó làm báo báo trình lên giám đốc.
Bước 3: Trên cơ sở báo cáo của nhân viên và tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty và đề ra bản kế hoạch mua hàng.
3.3.3. Hoàn thiện công tác xác định mục tiêu, phương án mua hàng.
Quy trình xác định nhu cầu mua hàng của cơng ty được xác đinh từ dưới lên. Tuy nhiên, theo em để cơng tác lập kế hoạch mua hàng được hồn thiện hơn cơng ty nên áp dụng quy trình xác định nhu cầu mua hàng từ “trên - dưới - trên” sẽ phù hợp hơn.
Hiện nay, các mục tiêu mua hàng mà công ty đề ra tương đối đầy đủ, chi tiết. Tuy nhiên, trước sự biến động của thị trường cũng như những sự thay đổi của đối thủ cạnh tranh thì các mục tiêu cũng cần thay đổi một cách linh hoạt theo từng thời kì. Ví dụ: Với những đơn hàng nhập khẩu từ nước ngồi cơng ty nên bổ sung thêm mục tiêu về giảm thiểu rủi ro trong mua hàng. Với những đơn hàng trong nước cơng ty cần có sự kết hợp giữa các mục tiêu về đảm bảo thời hạn giao hàng, mục tiêu đảm bảo chi phí mua hàng là thấp nhất, thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp…
Các mặt hàng cần mua của công ty thường rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại đặc biệt là các mặt hàng về nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thường có rất nhiều thơng số. Do đó để tránh nhầm lẫn, cơng ty nên lập phương án mua hàng cụ thể cho từng mặt hàng. Nội dung của phương án mua hàng cần lập bao gồm:
- Danh mục các sản phẩm cần mua và các tiêu chuẩn về chất lượng, mẫu mã, số lượng sản phẩm.
- Mục tiêu mua hàng: mục tiêu mua hàng cần đảm bảo phải được cụ thể hóa trong từng lần mua hàng. Bên cạnh đó, cơng ty cần chú trọng và hướng tới mục tiêu huy động được tín dụng từ nhà cung cấp.
- Giao nhận: để hoạt động giao nhận được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi công ty cần chú trọng làm rõ các vấn đề về đo lường, kiểm tra kĩ lưỡng tiêu chuẩn sản phẩm trước khi nhập hàng về.
- Thời hạn giao hàng: đây là một trong những mục tiêu hàng đầu khi mua hàng của cơng ty. Do đó, trong bản phương án mua hàng công ty cần nêu rõ thời hạn giao hàng an toàn cho phép.
- Thời hạn thanh tốn: đây ln là một nội dung quan trọng và rất được cả bên mua và bán quan tâm. Do đó, cơng ty cần cụ thể hóa thời hạn thanh tốn trong bản phương án mua hàng. Cần đưa ra những mức độ ưu tiên và những yêu cầu về thanh toán khi mua hàng.
3.3.4. Các giải pháp nhằm hỗ trợ cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
Bên cạnh các giải pháp đã nêu trên thì để cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng được hồn thiện hơn theo em cơng ty cần:
- Nâng cao năng lực quản trị hệ thống, năng lực nhân viên quản lý.
- Nâng cao khả năng làm việc của nhân viên thông qua đào tạo việc quản lý mua hàng, quản lý kho, lập kế hoạch mua hàng, quản lý kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch sao cho hợp lý. Bên cạnh đó,cũng cần nâng cao về khả năng nắm bắt về chất lượng sản phẩm, về sự phát triển của thị trường.
- Phát triển thêm các nhà cung cấp có năng lực. Thường xuyên tổ chức, đánh giá năng lực nhà cung cấp.
- Thường xuyên yêu cầu bộ phận mua hàng đến hiện trường sản xuất để nắm bắt yêu cầu về chất lượng sản phẩm.
- Có kế hoạch về dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng trong công ty đảm bảo huy động đầy đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng khi cần thiết, tránh tình trạng thiếu vốn đầu tư cho hoạt động mua hàng, làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh của cơng ty.
- Cơng ty nên trang bị cho mình hệ thống trang thiết bị hiện đại nhằm mục đích phục vụ cho việc thu thập, xử lý và lưu trữ các thơng tin, đặc biệt là hệ thống máy tính, máy chủ, sử dụng những phần mềm phục vụ tốt nhất cho việc lưu trữ và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng. Điều này giúp cho việc xử lý các đơn hàng, cũng như các giấy tờ thủ tục một cách nhanh chóng hơn, bỏ qua những khâu khơng cần thiết, tránh lãng phí thời gian.
- Một số hàng hoá mà cơng ty mua vào phải thanh tốn bằng ngoại tệ nên việc phân tích và dự báo những biến động của ngoại tế, tỷ giá hối đoái, các tin tức quốc tế và trong nước có liên quan đến các mặt hàng kinh doanh của cơng ty là rất quan trọng. Nó
ảnh hưởng đến cơng ty trong việc sử dụng phương thức thanh tốn nào là có hiệu quả hơn, hợp lý hơn đối với doanh nghiệp. Làm tốt công tác này là đảm bảo mang lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp trong cơng tác thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp.
3.3.5. Hồn thiện cơng tác xây dựng ngân sách mua hàng.
Ngân sách mua hàng là bản kế hoạch chi tiết về tài chính của hoạt động mua hàng được xác định cho một khoảng thời gian kinh doanh hoặc cho từng thương vụ mua hàng. Xây dựng ngân sách mua hàng là một hoạt động rất quan trọng bởi nguồn lực tài chính của cơng ty ln có hạn, do đó cần phải phân bổ một cách hợp lý các nguồn tài chính cho các hoạt động đảm bảo vừa tiết kiệm vừa hiệu quả.
Để xây dựng một bản ngân sách hồn chỉnh cơng ty cần lên ngân sách theo các chỉ tiêu:
- Chi phí trả cho nhà cung ứng: Các khoản chi phí này sẽ được xác định dựa theo chi phí hàng mua.
Chi phí trả cho nhà cung ứng = Khối lượng hàng mua x giá bán hàng mua.
Căn cứ lập ngân sách mua hàng: để lập một bản ngân sách mua hàng cần phải có những căn cứ rõ ràng, chi tiết. Các căn cứ cần có như: dự báo nhu cầu mua hàng của cơng ty, dự trù các khoản chi phí phát sinh đồng thời cần nắm rõ sự thay đổi của các yếu tố liên quan đến nhà nước, pháp luật, các chính sách tác động đến xuất nhập khẩu. Ngân sách mua hàng cần được xây dựng bám sát vào mục tiêu cũng như khả năng tài chính và nguồn nhân lực của cơng ty.
Quy trình lập ngân sách mua hàng: để xây dựng một bản ngân sách mua hàng cơng ty có thể thơng qua một số bước sau:
Bước 1: Xem lại ngân sách năm trước. Bước 2: Xem lại kế hoạch năm thực hiện.
Bước 3: Xem xét các chỉ tiêu về nhu cầu mua hàng, mục tiêu mua hàng, phương án mua hàng và các chỉ tiêu cần thiết khác nếu có.
Bước 4: Tính tốn lập dự tốn ban đầu và thảo luận dự tốn đó với các cấp khác nhau trong công ty.
Bước 5: Điều chỉnh lại dự tốn ban đầu và hồn chỉnh bản ngân sách mua hàng để có được bản ngân sách phù hợp nhất với khả năng của cơng ty.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hồng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc (2005), Giáo trình Quản trị DNTM, NXB Lao động xã hội, Hà Nội.
2. Dương Hữu Hạnh (2009), Quản trị doanh nghiệp, NXB Lao động xã hội, Hà Nội. 3. Trần Minh Nhật (2008), Phương án tối ưu trong quản trị và kinh doanh, NXB
Văn hố thơng tin, Hà Nội.
4. Đồng Thị Thanh Phương (2007), Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, Hà Nội. 5. Lê Quân và Hồng Văn Hải (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp
thương mại, NXB Thống Kê, Hà Nội.
6. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2013 đến năm 2015 phịng kế tốn – Công ty CP Cổ phần Đầu tư và Thương mại CTM.
7. Báo cáo tài chính của Cơng ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại CTM từ năm 2013 đến 2015. 8. Các website: www.google.com.vn www.quantri.com.vn www.luanvan.vn www.tailieu.vn
PHỤ LỤC 1
PHIẾU CÂU HỎI PHỎNG VẤN
Họ và tên : Hoàng Thị Huyền
Lớp : K48A5
Khoa : Quản trị doanh nghiệp
Chuyên ngành : Quản trị doanh nghiệp thương mại
Đơn vị thực tập : Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại CTM
Kính gửi: Ơng (bà):…………………………………………………
Chức vụ:…………………………………………………
Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian em thực tập tại quý công ty. Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập và hồn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình, em kính đề nghị q Ơng (Bà) vui lòng cho biết các thơng tin sau:
1. Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp đã đáp ứng được nhu cầu bán ra chưa?
2. Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết những khó khăn gặp phải trong cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng trong cơng ty?
3. Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết Ơng (Bà) đánh giá như thế nào về triển vọng của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty trong thời gian tới?
4. Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết ảnh hưởng của lạm phát, hàng hóa khan hiếm đến việc xây dựng kế hoạch mua hàng trong công ty?
5. Xin Ông (Bà) vui lịng cho biết, Ơng (Bà) có đề xuất gì để hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng?