Tên nhân viên: Tên người đánh giá:
Chức danh công việc: Bộ phận: Chu kì đánh giá: 1.Thực hiện nội quy lao động
Hành vi tích cực Hành vi tiêu cực
1. (Ngày/tháng/năm ) Hành vi 1. (Ngày/tháng/năm) Hành vi
2. 3.
Nguồn:[09] Cuối kỳ trưởng bộ phận sẽ tiến hành đánh giá nhân viên của bộ phận mình theo hai nhóm: Nhóm thực hiên tốt cơng việc và nhóm có sai lầm lớn. Sau đó, trưởng bộ phận sẽ tổng hợp và sử dụng kết quả đánh giá. Các phiếu ghi chép hành vi có sai sót của nhân viên sẽ được lưu lại, phục vụ cho buổi phỏng vấn đánh giá, khi nhân viên và trưởng bộ phận có cơ hội gặp gỡ trực tiếp, nếu có thắc mắc sẽ dùng làm bằng chứng đối chiếu.
Tuy nhiên khi áp dụng cần lưu ý việc ghi chép phải tiến hành liên tục, tránh bỏ qua các sựu kiện quan trọng và đôi khi sử dụng phương pháp này khiến cho nhân viên cảm thấy không thoải mái do bị quan sát và ghi lại những điểm yếu kém.
Kết quả thu được khi sử dụng phương pháp này là: Về phía nhà quản trị sẽ có sự theo dõi liên tục quá trình nhân viên, và các bằng chứng cụ thể sử dụng khi cần thiết, cần đối chứng. Về phía nhân viên, họ sẽ có thái độ làm việc nghiêm túc, mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm chứ không chỉ vào thời gian cuối cùng gần ngày đánh giá, nhân viên mới nỗ lực làm việc như hiện nay.
●Phương pháp mức thang điểm:
Lý do áp dụng phương pháp mức thang điểm: Phương pháp mức thang điểm dễ sử dụng, đơn giản, có thể áp dụng trên diện rộng tồn cơng ty. Mức thang điểm rõ ràng tạo điều kiện cho việc xếp hạng nhân viên.
Cách thức áp dụng tại Công ty AlphaBooks: Vẫn áp dụng số điểm đã quy định mà Công ty đưa ra tương ứng với các mức xếp loại A, B, C, D nhưng bổ sung thêm các tiêu chuẩn định lượng xác định khối lượng cơng việc hồn thành và tiến độ hồn thành công việc, thê các tiêu chuẩn cụ thể cho từng nhân viên ở từng phòng ban. Các tiêu chuẩn cần bổ sung phần lớn là các tiêu chuẩn định lượng do đó điều cần thiết là Cơng ty xác lập định mức lao động chuẩn cho nhân viên các bộ phận. Thực hiện việc này Cơng ty cần có bản mơ tả cơng việc chính xác từ đó thiết lập định mức lao động phù hợp cho các nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau.
Bảng 4.4: Ví dụ về các tiêu thức đánh giá theo phương pháp thang điểm tại Công ty
Tiêu thức Điểm Ghi chú
Thời gian hồn thành cơng việc Đúng hạn 1.5 Chậm 1 ngày 1 Chậm 2 ngày 0.5 Chất lượng công việc Tốt 1,5 Khá 1 Trung bình 0,5
Kĩ năng Ln trau dồi kiến thức, kĩ năng 1 Khơng có tinh thần học hỏi, ỉ lại 0.5
Thái độ, ý thức Tốt 1
Khá 0.3
Trung bình 0.2
Tinh thần kỉ luật Không vi phạm kỉ luật 0.6
Vi phạm 1 lần 0.3
Vi phạm 2 lần trở lên 0.1
(Nguồn: SV tự nghiên cứu)
● Phương pháp 360°: Tuy nó khác với quy trình đánh giá truyền thống mà các doanh nghiệp hay sử dụng, nhưng phương pháp này lại tận dụng được tối đa sự tham gia của các thành phần trong quá trình đánh giá, về cơ bản khơng chỉ cịn những nhà quản lí mới được quyền đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của nhân viên mà cịn có thêm đồng nghiệp, nhân viên, khách hàng, tự bản thân đánh giá. Áp dụng phương pháp đánh giá này, các cán bộ cơng nhân viên tại Cơng ty AlphaBooks có thêm nhiều cơ hội được đánh giá bản thân, kết quả công việc, thu thập được nhiều kết quả chính xác hơn, người đánh giá cũng sẽ có thêm nhiều cái nhìn về người được đánh giá. Những thông tin đa chiều về người được đánh giá sẽ phong phú, giúp cho q trình thu thập thơng tin, kết quả được diễn ra dễ dàng.
4.2.1.4. Tăng cường người đánh giá, đào tạo và hướng dẫn đánh giá
Công ty nên tăng cường thêm số người đánh giá, việc lựa chọn người đánh giá cần được mở rộng ra các đối tượng để việc đánh giá mang tính đa chiều, chính xác như cho khách hàng đánh giá, cấp dưới đánh giá…Các cán bộ cơng nhân viên đều nhận thức được vai trị quyết định của mình trong hoạt động đánh giá. Cán bộ phịng Hành
chính – Nhân sự nên đề xuất lựa chọn người đánh giá bao gồm cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp và cán bộ nhân viên tự đánh giá. Kết quả đánh giá cần được công bố trên bảng tin của văn phịng. Cơng ty để các cán bộ nhân viên ý thức được tầm quan trọng của việc đánh giá. Kết quả đánh giá các Phòng ban cần được tổng hợp, rút kinh nghiệm và giải thích rõ trong các cuộc họp tổng kết vào cuối kì đánh giá. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực cần thường xuyên kiểm tra theo dõi và kịp thời phê bình những lỗi trong đánh giá, khen ngợi các tổ chức tiến hành đánh giá cho kết quả sát với thực tế.
Công ty cũng cần mở những lớp đào tạo cán bộ đánh giá công việc để những cán bộ quản lí này có thêm những hiểu biết, kinh nghiệm trong cơng tác đánh giá. Các cán bộ quản lí cũng nên trao đổi những thông tin với nhau về công việc, để rút ra những kinh nghiệm trong khi đánh giá và thực hiện phỏng vấn sau khi kết thúc đánh giá.
4.2.2. Hồn thiện triển khai đánh giá thực hiện cơng việc
Công tác phản hồi thông tin được thể hiện thông qua hoạt động phỏng vấn đánh giá, là một bộ phận chính của hệ thống ĐGTHCV.Vì vậy, phỏng Hành chính – Nhân sự cần đề xuất và hướng dẫn các bộ phận khác triển khai hoạt động này bởi nó có ý nghĩa quyết định trong cơng việc duy trì hay thay đổi hành vi của NLĐ trong tương lai.
*Chuẩn bị phỏng vấn:
Sau khi kết quả đánh giá từng nhân viên đã được kiểm tra và phê duyệt bởi lãnh đạo công ty, các kết quả đánh giá được lưu tại Phịng Hành chính – Nhân sự 1 bản và 1 bản được gửi cho cán bộ quản lí các phịng ban. Các trưởng đơn vị thu thập đầy đủ thông tin cần thiết cho cuộc phỏng vấn bao gồm: Kết quả đánh giá, tiêu chí đánh giá, tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh cơng việc trong phịng, các tài liệu sổ sách ghi chép quá trình kiểm tra giám sát nhân viên và các tài liệu khác có liên quan.
Cấp trên trực tiếp lập danh sách cán bộ nhân viên theo trình tự phỏng vấn tùy thuộc vào kết quả đánh giá và mức độ nghiêm trọng của các hành vi lao động. Những nhân viên có kết quả đánh giá thấp sẽ được phỏng vấn trước để kịp thời đưa ra các quyết định kỉ luật hay những biện pháp điều chỉnh cần thiết cho hành vi lao động trong tương lai. Tiếp theo trình tự đó là phỏng vấn nhân viên có kết quả cao để đưa ra các quyết định khen thưởng, tạo động lực làm việc cho họ. Hoạt động phỏng vấn đánh giá không thể bỏ qua những nhân viên có mức điểm trung bình, đây là nhóm nhân viên ít biến động, khơng cản trở cơng việc chung cũng khơng có nhiều thành tích suất sắc nhưng lại chiếm đa số trong tổ chức.
Lựa chọn địa điểm đánh giá: Các cán bộ quản lý tại AlphaBooks được bố trí phịng làm việc riêng. Có thể lựa chọn đây làm địa điểm phỏng vấn, đảm bảo được những vấn đề bảo mật và tạo không gian yên tĩnh cho cuộc phỏng vấn.
*Tiến hành phỏng vấn:
Các cán bộ phỏng vấn thông báo kết quả một cách đầy đủ cho nhân viên và đưa ra dẫn chứng cụ thể. Trong cuộc phỏng vấn, người được phỏng vấn thường cho rằng mình trong tư thế bị động nên cảm thấy rất căng thẳng và e dè. Người quản lý cần có cách nói chuyện hợp lí để làm giảm áp lực, tạo ra khơng khí nói chuyện thân thiện. Trong q trình phỏng vấn, Trưởng phịng cần kết hợp ghi chép những điểm chính để làm căn cứ tóm tắt tồn bộ q trình phỏng vấn và để viết báo cáo cho cấp trên.
Do thời gian nghiên cứu đề tài không cho phép nên báo cáo chỉ tập trung xây dựng một số bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với một số vị trí cơng việc tại AlphaBooks mà khơng nghiên cứu sâu vào các hoạt động phân tích cơng việc và đưa ra các bản mô tả và yêu cầu cơng việc. Bênh cạnh đó, báo cáo này cũng đề xuất kiến nghị các bộ phận chức năng Công ty làm tốt hơn công tác xác định mục đích đánh giá, tiến hành lựa chọn và đào tạo để nâng cao nhận thức của cán bộ cơng nhân viên về hoạt động này từ đó làm cơ sở cho hoạt động phỏng vấn đánh giá và ra các quyết định về nhân sự. Với hệ thống đánh giá này, mỗi người được đánh giá sẽ cảm thấy tin tưởng với mức độ cơng bằng do vừa có sự đánh giá cấp trên, đồng nghiệp và bản thân được đánh giá cho mình. Hơn thế nữa, cơng tác phỏng vấn đánh giá sẽ đảm bảo cho mọi thắc mắc của cán bộ công nhân viên về kết quả đánh giá đều được thảo luận thơng suốt. Tóm lại, một hệ thống đánh giá khoa học tạo cơng bằng trong đánh giá, góp phần phát triển năng lực nhân viên và tạo động lực trong lao động, đây chính là mục đích sâu xa mà khơng chỉ công tác ĐGTHCV tại AlphaBooks mà rất nhiều các tổ chức khác hướng tới.
4.2.3. Tăng cường sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc vào các hoạt động quản trị nhân lực
Hoạt động QTNL bao gồm nhiều chức năng, nhiều hoạt động. Nhưng các chức năng có mối liên hệ mật thiết với nhau và trong đó cơng tác đánh giá nhân lực có tầm quan trọng đặc biệt, được coi là chức năng then chốt. Do đó Cơng ty AlphaBooks cần liên kết công tác này với công tác khác. Hiện nay, Công ty đã tiến hành đánh giá nhân viên hàng tháng nhưng lại tổng kết vào cuối năm với mục đích thưởng cuối năm và cá nhân tự đưa ra các chương trình đào tạo cần thực hiện đối với nhân viên. Cụ thể:
● Với hoạt động tuyển dụng nhân lực: Sau khi tuyển dụng nhân lực, Cơng ty có thể thực hiện đánh giá nhân viên để đánh giá chất lượng các nhân viên mới tuyển. Mục đích của cơng tác đánh giá này, một là đánh giá được chất lượng của công tác tuyển
dụng nhân lực thông qua chất lượng các nhân viên mới. Từ đó rút ra kinh nghiệm cho các tuyển dụng sau.
● Với hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực: Kết quả đánh giá nhân viên chính là cơ sở quan trọng nhất cho việc tổ chức, bố trí cơng việc cho một nhân viên trong Cơng ty. Để đưa ra các quyết định sắp xếp vị trí cơng việc, thuyên chuyển, thăng tiến một nhân viên cần có các thơng tin thực tế về năng lực thành tích của nhân viên đó. Kết quả đánh giá nhân viên chính là đáp án cho các thông tin này.
● Với hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực tại công ty: Sau công tác ĐGTHCV, ban lãnh đạo và những người đánh giá căn cứ vào kết quả đánh giá thực hiện công việc và mục tiêu chiến lược kinh doanh mà quyết định việc đào tạo và phát triển nhân lực. Nhân viên nào phải đào tạo lại, nhân viên nào được đào tạo để phát triển với các chức vụ cao hơn, nhân viên nào cần đào tạo với nghiệp vụ chun mơn phù hợp hơn. Để có được những quyết định sáng suốt và đúng đắn nhất thì các nhà quản lí đều phải dựa vào kết quả ĐGTHCV.
● Với hoạt động đãi ngộ nhân lực tại công ty: Công ty cần xây dựng quy định thưởng phạt rõ ràng đi kèm với kết quả đánh giá nhân viên. Hiện nay, chưa có quy định thưởng phạt rõ ràng đi kèm với kết quả đánh giá nhân viên chưa hồn thành nhiệm vụ, vì thế các cán bộ quản lí cần triển khai nhanh chóng những quy định cụ thể về việc sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc vào công tác đãi ngộ về mặt vật chất lẫn tinh thần cho nhân viên.
4.3. Các kiến nghị chủ yếu
Để hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty Cổ phần Sách Alpha có nhiều thuận lợi và phát triển vững mạnh trong thời gian tới thì các hoạt động về quản trị nhân lực đóng vai trị rất lớn, đặc biệt là công tác ĐGTHCV là kim chỉ nam chủ yếu cho các hoạt động khác. Cơng ty cần có những biện pháp thiết thực như:
- Các Ban lãnh đạo, giám đốc cơng ty cần khuyến khích hơn nữa việc cải thiện, nâng cao chất lượng ĐGTHCV tại công ty bằng nhiều biện pháp khả thi, thiết thực hơn nữa.
- Đầu tư chi phí để mở các lớp đào tạo, hướng dẫn nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho các cán bộ quản lí, người trực tiếp tham gia vào q trình ĐGTHCV.
- Có những chính sách, biện pháp khuyến khích tinh thần của nhân viên ủng hộ tích cực, có tinh thần hợp tác trước, trong và sau khi thực hiện ĐGTHCV.
- Công ty cũng phải thường xuyên phê duyệt về những tiêu chuẩn được đưa ra, kiểm định lại xem có phù hợp hay khơng, quyết định những chính sách khen thưởng, xử phạt cơng minh sau khi xem xét, tiến hành ĐGTHCV tại Công ty
TÀI LIỆU THAM KHẢO
(1) PGS.TS Trần Thị Kim Dung (2009), Giáo trình quản trị nguồn nhân lực, Đại học Kinh tế TP HCM
(2) Th.S Vũ Thùy Dương, T.S Hoàng Văn Hải (2010), Giáo trình quản trị nhân lực, Đại học Thương mại
(3) ThS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2010), Giáo trình quản
trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân
(4) Nguyễn Thị Hòa (2011), “Hồn thiện đánh giá nhân lực tại Cơng ty cổ phần đầu
tư xây dựng và phát triển du lịch Việt Nam”, luận văn Đại học Thương mại
(5) Nguyễn Thị Hồn g Minh (2010), “Hồn thiện cơng tác đánh giá thực hiện công
việc tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Kĩ thương Việt nam” luận văn Đại học Kinh
tế Quốc dân, khóa 48
(6) PGS.TS Lê Quân, Th.S Trịnh Minh Đức (2011), Tập bài giảng Đánh giá thực
hiện công việc, Đại học Thương mại
(7) PGS.TS Lê Quân (2010), Kĩ thuật xây dựng hệ thống tiền lương và đánh giá thành tích (8) Tài liệu tham khảo trên các diễn đàn quan hệ lao động
(9) Báo cáo kết quả kinh doanh (2012 – 2013 – 2014) của Công ty Cổ phần Sách
PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1
Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Sách Alpha
Hội đổng cổ đơng
Hội đồng quản trị Ban Kiểm sốt
Ban giám đốc Giám đốc Chi nhánh TP- HCM Phó giám đốc Phịng Kinh doanh Phịng Hành chính- Nhân sự Phịng Kế tốn Phịng Dịch vụ in ấn Phịng Hợp tác- Phát triển Phịng Truyền thơng
PHỤ LỤC 2
Ví dụ hướng dẫn định lượng các tiêu chí định tính
Tiêu chuẩn Giỏi – 5 Khá – 4 Trung bình - 3 Yếu - 2 Kém - 1 Tinh thần sáng tạo Có những ý tưởng, đóng góp đổi mới về phương pháp, cụ làm việc cho công ty và cho đơn vị mang lại hiệu quả rõ rệt hoặc được khen thưởng sáng tạo Có những ý kiến đóng góp đổi mới và áp dụng kiến thức, phương pháp, công cụ làm việc cho công ty và mang lại hiệu quả nhất định tuy chưa rõ nét Sáng tạo và đổi mới phương pháp, công cụ làm việc cho bản thân làm tăng cường hiệu quả công việc Quan tâm, áp dụng kịp thời các quy trình, phương pháp… được những người khác hoặc cơng ty khởi xướng Khơng có ý kiến đóng góp nhằm áp dụng các kiến thức mới trong công việc, chậm chạp trong công việc Tinh thần hợp tác Tích cực hợp tác với các cá nhân và đơn vị khác để hoàn thành nhiệm vụ, phát hiện và đề nghị cải thiện tính hợp tác trong cơng việc Tích cực và hợp tác với các cá nhân và đơn vị để hoàn thành nhiệm vụ, chủ động phối hợp với các cá nhân và đơn vị trong cơng việc Có thái độ hợp tác trong công việc, không bị nhắc nhở về tinh thần hợp tác Bị nhắc nhở và kêu ca về tinh thần hợp tác 1 lần Bị nhắc nhở về tinh thần hợp tác từ 2 lần trở lên Ý thức phát triển cá nhân Chủ động xây dựng kế