CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2. Thực trạng công tác tổ chức kế toán tại công ty
2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán viên:
Ø Kế toán trưởng:
- Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng giám đốc,
thực hiện quản lý điều hành, phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phịng kế tốn tại văn phịng cơng ty và các kế toán viên của tất cả các chi nhánh. Đề xuất bổ nhiệm phụ trách kế toán các chi nhánh.
: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán tại các chi nhánh
Phụ trách KT VPCT Kế toán VT,HH TSCĐ, XDCB Kế toán ngân hàng(kế toán thanh toán) Thủ quỹ Kế tốn cơng nợ
- Kế toán trưởng hoạt động độc lập về chun mơn, nghiệp vụ kế tốn, được bảo
lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết
định, nếu vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo với Chủ tịch Hội đồng quản trị và
không chịu trách nhiệm hậu quả của việc thi hành quyết định đó.
- Đề xuất với Tổng giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ
thuộc bộ phận kế toán.
- Đưa ra giải pháp kịp thời để giải quyết những sai phạm.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán kế tốn tồn cơng ty, kiểm tra báo cáo tài chính và sổ sách kế tốn các đơn vị.
- Tập hợp số liệu, lập báo cáo tài chính tồn cơng ty. - Phân tích các số liệu tài chính, kế tốn của tồn cơng ty. - Quan hệ với cơ quan thuế và những tổ chức có liên quan.
Ø Phụ trách kế tốn tại Văn phịng cơng ty
- Tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước Kế tốn trưởng về tồn bộ số liệu phát sinh tại Văn phịng cơng ty.
- Hạch toán chi phí, tập hợp báo cáo thuế, báo cáo quản trị tại VPCT
- Theo dõi TSCĐ, công cụ vật rẽ, chi phí phân bổ ngắn hạn, dài hạn, xử lý công nợ và các nghiệp vụ xử lý khác.
- Kiểm tra, rà soát số liệu kế tốn tồn bộ các phần hành, cùng với kế toán chi tiết chỉnh sửa những sai sót nếu có.
- Lập Báo cáo tài chính tại Văn phịng cơng ty.
- Tổ chức và quản lý các nhân sự trong phịng kế tốn: đồn kết, gắn bó, hiệu quả và phát huy năng lực của từng nhân viên.
Ø Kế toán ngân hàng, kế toán thanh toán:
- Thường xuyên giao dịch với ngân hàng để đi uỷ nhiệm chi, nhận báo nợ, báo có,
lấy sổ phụ và những chính sách của ngân hàng.
- Lập uỷ nhiệm chi chi trả công nợ, chuyển tiền nội bộ, chuyển nộp thuế, phí và các khoản khác.
- Cập nhật báo nợ, báo có từ ngân hàng để hạch tốn chi phí, cơng nợ và các khoản tăng, giảm tiền gửi khác.
- Lấy sổ phụ ngân hàng, đối chiếu tồn quỹ tiền gửi với số liệu kế toán, chi tiết từng
đối tượng ngân hàng riêng biệt.
- Lập hồ sơ vay, kế hoạch trả vay.
- Hoàn thiện việc kiểm tra, sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán ở phần kế toán ngân hàng
- Thực hiện lưu trữ chứng từ ở phần hành kế tốn ngân hàng theo quy trình lưu trữ chung của công ty.
- Lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng.
Ø Kế tốn doanh thu, cơng nợ
- Tiếp nhận báo cáo bán hàng hàng ngày từ kế toán hàng hoá, quản lý phiếu giao hàng, kiểm tra việc thu nợ đối với những phiếu giao hàng thu tiền ngay. Lập kế hoạch thu nợ đối với đối tượng nợ.
- Kiểm tra cơng nợ thường xun, rà sốt phân loại cơng nợ: quá hạn, đến hạn và
sắp đến hạn.
- Thực hiện thu nợ đối với những khoản nợ đến hạn và quá hạn. Lên kế hoạch thu nợ đối với những khoản nợ sắp đến hạn một cách nhanh và hiệu quả.
- Cảnh báo tình trạng nợ, đề nghị dừng việc giao hàng và báo cáo tức thì với Ban giám đốc về tình trạng nợ nếu quá hạn hoặc vượt quá hạn mức cho phép.
- Phân loại nợ tốt, nợ xấu để tham mưu hoặc cảnh báo cho bộ phận kinh doanh và Ban lãnh đạo về tình trạng nợ của các đối tượng nợ. Chỉ rõ mức độ an toàn hoặc nguy
cơ đối với từng đối tượng.
- Lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ (vào cuối mỗi tháng, mỗi quý và cuối
năm) hoặc đột xuất trong trường hợp cần thiết.
- Theo dõi công nợ tạm ứng, cảnh báo hoặc nhắc nhở việc hoàn ứng. - Theo dõi, đối chiếu công nợ nội bộ.
- Theo dõi và thực hiện thanh toán các khoản công nợ phải trả. - Theo dõi và xử lý công nợ phải thu, phải trả khác.
- Hoàn thiện việc kiểm tra, sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán ở phần hành kế tốn cơng nợ
- Thực hiện lưu trữ chứng từ ở phần hành kế tốn cơng nợ theo quy trình lưu trữ
chung của công ty.
- Lập phiếu giao hàng, xuất hoá đơn bán hàng, sắp xếp và theo dõi chứng từ doanh thu.
- Thực hiện các công việc khác theo sự sắp xếp của Phụ trách kế tốn và Kế tốn trưởng Cơng ty.
Ø Kế toán vật tư, hàng hoá,tài sản cố định, xây dựng cơ bản:
- Thực hiện và theo dõi việc nhập - xuất - tồn hàng hoá, vật liệu, quản lý chứng từ liên quan đến hàng tồn kho.
- Hạch tốn và theo dỏi cơng cụ vật rẽ, kiểm kê và xử lý công cụ vật rẽ. Lập danh mục công cụ vật rẽ và phân bổ cơng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Hạch toán tài sản cố định, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, kiểm kê và xử lý TSCĐ.
- Hạch toán và theo dõi chi phí phát sinh cho các hạng mục đầu tư XDCB. Lập
quyết quán số liệu XDCB khi cơng trình hồn thành trình kế toán trưởng kiểm tra. Thực hiện một số nghĩa vụ khác khi được kế toán trưởng phân công.
Ø Thủ quỹ:
- Chịu trách nhiệm toàn diện trước kế toán trưởng và Tổng giám đốc công ty về
việc quản lý quỹ tiền mặt, vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ khác như: ngân phiếu, trái phiếu, cổ phiếu, séc…
- Thực hiện việc gửi tiền, rút tiền từ ngân hàng.
- Thực hiện kiểm kê đối chiếu hàng ngày giữa số tiền tồn quỹ theo sổ kế toán và số thực tế.
- Thực hiện việc ghi sổ quỹ hàng tháng, kiểm quỹ định kỳ hoặc đột xuất.
Ø Kế toán tại các chi nhánh:
- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán các chi nhánh tương tự cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Văn phịng cơng ty. Tuỳ theo quy mô của từng chi nhánh để quyết định định
biên về nhân sự kế toán.
- Phụ trách kế toán các chi nhánh do Tổng giám đốc bổ nhiệm, thuộc biên chế của
chi nhánh. Tổ chức triển khai và thực hiện cơng tác kế tốn tại đơn vị mình, báo cáo
- Phụ trách kế toán là người đứng đầu bộ máy kế toán chi nhánh, hỗ trợ cho Phụ
trách kế toán là các kế toán viên, thực hiện đầy đủ các phần hành kế tốn có phát sinh tại chi nhánh.
- Định kỳ, bộ phận kế tốn các chi nhánh lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị tại đơn vị mình gửi về cho Kế toán trưởng. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của
Kế toán trưởng.