CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2. Thực trạng công tác tổ chức kế toán tại công ty
2.2.4.1 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán
2.2.4.2. Giải thích cách ghi sổ kế tốn:
- Hàng ngày, kế toán thuộc các phần hành căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh, kiểm tra, phân loại, sau đó nhập liệu vào phần mềm kế tốn theo các giao diện được thiết kế sẵn. Chú trọng phần định khoản theo đúng tính chất của chứng từ phát sinh.
- Sau phần nhập liệu thô, phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý số liệu và cho ra các phiếu hạch toán, các báo cáo bắt buộc và các báo cáo khác theo yêu cầu quản lý.
- Cuối kỳ, kế toán phải thực hiện rà soát, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các báo cáo và giữa báo cáo với chứng từ gốc.
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn
2.2.4.3. Giao diện phần mềm kế tốn An Linh mà cơng ty sử dụng:(trang bên)
Chứng từ gốc
- Bảng kê chi tiết tài khoản - Sổ cái.
- Bảng cân đối số phát sinh
- Bảng tổng hợp và chi tiết công nợ - Báo cáo hàng tồn kho.
- Báo cáo chi phí - Bảng cân đối kế tốn. - Báo cáo kết quả HĐSXKD. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Thuyết minh báo cáo tài chính.
Và các loại báo cáo khác theo yêu cầu quản lý. Phân loại chứng từ và nhập vào máy
2.3. Thực trạng cơng tác lập Báo cáo tài chính tại công ty
2.3.1. Khái quát chung về lập báo cáo tài chính tại cơng ty
Tại cơng ty, báo cáo tài chính được lập theo kỳ kế tốn năm, đây là báo cáo chính thức và bắt buộc. Ngoài ra, hàng tháng, quý hoặc đột xuất, công ty lập báo cáo tài
chính giữa niên độ, phục vụ cho mục đích quản trị và cung cấp cho những cơ quan
chức năng.
Báo cáo tài chính năm được lập tại công ty bao gồm:
o Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DN
o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN
o Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN
o Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DN Các chi nhánh trực thuộc công ty cùng tuân thủ thống nhất các nguyên tắc về lập Báo cáo tài chính do Bộ tài chính ban hành; cùng áp dụng một chính sách kế toán nhất quán cho các giao dịch và sự kiện phát sinh; cùng lập cho 1 kỳ kế toán năm và cùng sử dụng một loại đơn vị tiền tệ để ghi sổ. Vì vậy, chỉ cần tìm hiểu quy trình lập Báo cáo tài chính tại một chi nhánh cụ thể và quy trình lập Báo cáo tài chính tổng hợp thì sẽ thấy được tồn cục quy trình lập Báo cáo tài chính của tồn cơng ty. Dưới đây là quy trình lập báo cáo tài chính tại chi nhánh của cơng ty 2010.
2.3.2. Trình tự lập Báo cáo tài chính tại cơng ty
2.3.2.1. Lập Báo cáo tài chính tại chi nhánh
Các bước lập báo cáo tài chính như sau: a. Chuẩn bị lập Báo cáo tài chính
1. Tiến hành rà sốt tồn diện chứng từ và sổ sách kế toán, tập trung kiểm tra chứng từ gốc, các nghiệp vụ định khoản, đãm bảo đầy đủ và chính xác. Nếu có sai sót phải điều chỉnh kịp thời trước lúc khoá sổ.
2. Thực hiện kiểm quỹ tiền mặt, kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố định, công cụ vật rẽ. Tổng hợp kiểm kê và xử lý chênh lệch kiểm kê.
3. Rà sốt, đối chiếu cơng nợ phải thu, phải trả, công nợ tạm ứng, đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng, nợ vay ngân hàng, nợ cơ quan bảo hiểm … Lập biển bản đối chiếu cơng nợ, gửi các đối tác có liên quan xác nhận.
4. Thu thập thơng tin, tính tốn dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
5. Xem xét cơng nợ phải thu khó địi, đối chiếu với những quy định của nhà nước
để lập dự phòng phải thu khó địi.
6. Cập nhật tỷ giá liên ngân hàng vào ngày kết thúc niên độ kế toán, đánh giá
chênh lệch tỷ giá đối với các khoản tiền và cơng nợ có số dư gốc ngoại tệ.
7. Tính và hạch toán lương tháng 13, lương hiệu quả năm … vào chi phí.
8. Thực hiện khóa sổ cuối kỳ để tiến hành lập Báo cáo tài chính.
b. Lập báo cáo tài chính
Sau cơng tác chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện khoá sổ kế toán, tiếp theo là xử lý số liệu và phản ánh số liệu vào các chỉ tiêu Báo cáo tài chính. Do cơng ty sử dụng phần mềm kế toán, nên việc xử lý số liệu và phản ánh chỉ tiêu Báo cáo hầu như được thực hiện đồng thời. Để có được một Báo cáo tài chính đúng và hồn thiện, vấn đề được
quyết định bởi Phụ trách kế toán và Kế toán trưởng trong việc khai báo tham số, thực hiện những bút toán kết chuyển tự động và khả năng kiểm tra bao quát số liệu tại đơn vị.
1. Tính và điền khấu hao tài sản cố định, kiểm tra chi phí khấu hao tài sản cố định.
2. Tính và phân bổ chi phí cơng cụ vật rẽ, chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn.
3. Tính và điền giá vốn hàng tồn kho, kiểm tra tính chính xác của hàng tồn kho.
4. Cập nhật chứng từ tổng hợp, kích hoạt, khởi tạo những bút toán kết chuyển tổng hợp như: kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (từ 521, 531 sang nợ 511), kết chuyển doanh thu và thu nhập khác (từ 511, 515, 711 sang có 911), kết chuyển chi phí (từ 632, 635, 641, 642, 811 … sang nợ 911), kết chuyển lãi lỗ (từ 911 sang nợ hoặc có 4212) …(phụ lục – Sơ đồ kết chuyển cuối kỳ).
Sau khi cập nhật và xử lý số liệu hoàn thành, kế tốn sẽ có được những báo biểu sau:
§ Sổ chi tiết tài khoản (xem phụ lục);
§ Sổ chi tiết cơng nợ (xem phụ lục);
§ Bảng tổng hợp cơng nợ (xem phụ lục);
§ Bảng kê khấu hao tài sản cố định, bảng phản ánh tình hình tăng giảm tài sản cố định (xem phụ lục);
§ Bảng kê phân bổ khấu hao công cụ vật rẽ, chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn. Bảng phản ánh tình hình tăng giảm cơng cụ vật rẽ xuất dùng. (xem phụ lục);
§ Sổ cái (xem phụ lục);
§ Bảng cân đối số phát sinh (xem phụ lục);
§ Bảng cân đối kế tốn (xem phụ lục);
§ Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (xem phụ lục);
§ Riêng Bảng thuyết minh báo cáo tài chính, phụ trách kế toán phải lập, căn cứ trên sổ sách chứng từ và các báo cáo hiện có.
Thực hiện lập và đối chiếu các chỉ tiêu cụ thể trên báo cáo tài chính chi nhánh như sau:
Báo cáo tài chính của một chi nhánh bao gồm: 1. Bảng cân đối số phát sinh;
2. Bảng cân đối kế toán;
3. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; 4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
5. Thuyết minh báo cáo tài chính;
Ngồi ra cịn kèm theo:
6. Bảng tổng hợp công nợ;
7. Bảng kê khấu hao và tăng giảm tài sản cố định;
8. Bảng kê phân bổ và tăng giảm chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn.
v Việc lập các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính tại chi nhánh Lương Sơn năm 2010 cụ thể như sau:
Bảng cân đối kế toán (biểu mẫu B 01 – DN Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính).
- Cột đầu năm: kế toán căn cứ vào BCĐKT năm 2009 để ghi. - Cột cuối năm: các chỉ tiêu được lấy số liệu như sau:
PHẦN TÀI SẢN
I. Tiền và các khoản tương đương tiền: Mã số 110 = Mã số (111+ 112).
1. Tiền (MS: 111): Căn cứ ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư cuối kỳ bên Nợ các TK 1111, 1112, 1121, 1122,1131, 1132 trên bảng Cân đối số phát sinh.
2. Các khoản tương đương tiền (MS: 112): Các chi nhánh khơng có khoản tương đương tiền vì khơng có hoạt động đầu tư tài chính. Chỉ phản ánh tại văn phịng cơng ty
chủ yếu là tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn dưới 3 tháng, phản ánh trên TK 1281. Lấy số dư cuối kỳ bên nợ TK 1281 và số dư cuối kỳ bên nợ TK1211 (nếu có) trên BCĐSPS, (Công ty đang dùng TK1211 cho các khoản đầu tư ngắn hạn dưới 3 tháng).
II- Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: Mã số 120 = Mã số (121+ 129).
Các hoạt động đầu tư tài chính được thực hiện tại văn phịng.
1. Đầu tư ngắn hạn (MS: 121): Lấy số dư cuối kỳ bên nợ TK1288 trên BCĐSPS. 2. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (MS: 129): Lấy số dư cuối kỳ bên có TK 129 trên BCĐSPS. Năm 2010 cơng ty khơng lập dự phịng cho khoản đầu tư này.
III- Các khoản phải thu ngắn hạn: Mã số 130 = Mã số (131+ 132+ 133+ 135+ 139)
1. Phải thu khách hàng (MS: 131): Số liệu ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư cuối kỳ Nợ trên bảng kê Tổng hợp công nợ - tài khoản 1311, 1312 (kỳ hạn nợ từ 12 tháng trở xuống).
2. Trả trước cho người bán (MS: 132): Số liệu ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư cuối kỳ bên Nợ trên bảng kê Tổng hợp công nợ - TK 3311, 3312.
3. Phải thu nội bộ ngắn hạn (MS: 133): Số liệu ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư cuối kỳ bên Nợ trên bảng kê Tổng hợp công nợ - TK 13681, 13682 (kỳ hạn nợ từ 12 tháng trở xuống).
4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng MS: 134): hoạt động sản xuất
5. Các khoản phải thu khác (MS: 135): Số liệu ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư cuối kỳ bên Nợ trên bảng kê Tổng hợp công nợ các TK 13881, 13882, 33881.
6. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó địi (MS:139): Lấy từ số dư cuối kỳ bên Có TK 139 trên BCĐSPS.
IV- Hàng tồn kho: Mã số 140 = Mã số (141+ 149).
1. Hàng tồn kho (MS: 141): Là tổng số dư cuối kỳ bên Nợ các TK 1521, 1522, 1523, 1525, 1526, 1531, 1532, 1541,1542, 1543, 1544, 1546, 155,1561, 1562, 157.
2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (MS: 149): Lấy số dư cuối kỳ bên Có của TK 159 trên BCĐSPS.
V- Tài sản ngắn hạn khác: Mã số 150 = Mã số (151+ 152+ 154+ 158).
1. Chi phí trả trước ngắn hạn (MS: 151): lấy số dư cuối kỳ bên Nợ TK 1421, 1422 trên BCĐSPS.
2. Thuế GTGT được khấu trừ (MS: 152): Lấy số dư cuối kỳ bên Nợ TK 1331, 1332 trên BCĐSPS.
3. Thuế và các khoản khác phải thu Nhà Nước (MS: 154): Lấy số dư cuối kỳ bên nợ TK 3333, 3334 trên BCĐSPS.
4. Tài sản ngắn hạn khác (MS: 158): Khoản mục này tại các chi nhánh lấy số dư nợ của các tài khoản 1381, 141. Riêng văn phịng cơng ty cộng thêm số dư nợ TK 144.
B- TÀI SẢN DÀI HẠN: Mã số 200 = Mã số (210+ 220+ 240+ 250+ 260).
I- Các khoản phải thu dài hạn: Mã số 210 = Mã số (211+ 212+ 213+ 218+ 219).
1. Phải thu dài hạn khách hàng (MS: 211): Số liệu ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư cuối kỳ bên Nợ trên bảng kê Tổng hợp công nợ - tài khoản 1313 (kỳ hạn nợ trên 12 tháng). Tại chi nhánh Lương Sơn không phát sinh.
2. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc (MS: 212): Công ty khơng sử dụng chỉ tiêu này, vì các chi nhánh đang hạch toán phụ thuộc, vốn kinh doanh phụ thuộc và chưa có kế
hoạch giao vốn.
3. Phải thu dài hạn nội bộ (MS: 213): Lấy tổng số dư cuối kỳ bên nợ trên Bảng tổng hợp công nợ TK13683 (kỳ hạn nợ trên 12 tháng). Tại chi nhánh Lương Sơn không phát sinh.
4. Phải thu dài hạn khác (MS: 218): Lấy tổng số dư cuối kỳ bên nợ TK 13883 (kỳ hạn nợ trên 12 tháng). Tại chi nhánh Lương Sơn không phát sinh.
5. Dự phịng phải thu dài hạn khó địi (MS: 219): Tại chi nhánh Lương Sơn không phát sinh
II- Tài sản cố định: Mã số 220 = Mã số (221+ 224+ 227+ 230).
1. Tài sản cố định hữu hình: Mã số 221= Mã số (222+ 223).
- Nguyên giá: Lấy số dư cuối kỳ bên nợ TK 2112, 2113, 2114, 2115, 2116, 2117, 2118, 2119 trên BCĐSPS.
- Giá trị hao mòn lũy kế: lấy số dư cuối kỳ bên có TK 2141 trên BCĐSPS. 2. Tài sản cố định thuê tài chính (MS: 224): Công ty không phát sinh TSCĐ này. 3. Tài sản cố định vơ hình: Mã số 227 = Mã số (228+ 229).
- Nguyên giá: lấy số dư cuối kỳ bên nợ TK 2131, 2132, 2133, 2134, 2135, 2138, 2139 trên BCĐSPS.
- Giá trị hao mịn lũy kế: Lấy số dư cuối kỳ bên có TK 2143 trên BCĐSPS.
4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang (MS: 230): Lấy số dư cuối kỳ bên Nợ TK 241 trên BCĐSPS.
IV- Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: Mã số 250 = Mã số (251+ 252+ 258+ 259).
Các hoạt động tài chính tại cơng ty chỉ hạch tốn và thể hiện trên báo cáo của văn phịng cơng ty.
1. Đầu tư vào công ty con (MS: 251): Lấy số dư cuối kỳ bên nợ TK 221 trên BCĐSPS. 2. Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết (MS: 252): Lấy số dư cuối kỳ bên nợ các TK 222, 223.
3. Đầu tư dài hạn khác (MS: 228): Lấy số dư cuối kỳ bên nợ TK 2281 trên BCĐSPS. 4. Dự phịng đầu tư tài chính dài hạn (MS: 229): Lấy số dư cuối kỳ bên có TK 229 trên BCĐSPS, năm 2010 cơng ty khơng lập dự phịng cho khoản mục này.
V- Tài sản dài hạn khác: Mã số 260 = Mã số (261+ 262+ 268).
1. Chi phí trả trước dài hạn (MS: 261): Lấy số dư cuối kỳ bên Nợ TK242 trên BCĐSPS.
2. Tài sản thuế TN hoãn lại (MS: 262): Lấy số dư cuối kỳ bên nợ TK 243 trên BCĐSPS. Tài khoản này hạch toán tại văn phịng cơng ty và khơng hạch toán tại các chi nhánh.
3. Tài sản dài hạn khác (MS: 268): Lấy số dư cuối kỳ bên nợ TK 244 trên BCĐSPS.
PHẦN NGUỒN VỐN
A- NỢ PHẢI TRẢ: Mã số 300 = Mã số (310+ 330).
I- Nợ ngắn hạn: Mã số 310 = Mã số (311+ 312+ 313+ 314+ 315+ 316+ 317+ 319+ 320+ 323).
1. Vay và nợ ngắn hạn (MS: 311): Đối với Văn phịng cơng ty, chỉ tiêu này lấy từ số dư cuối kỳ phát sinh bên có các TK 3111, 3112 trên Bảng tổng hợp công nợ.
Tại các chi nhánh, chỉ tiêu này lấy từ số dư cuối kỳ bên có các tài khoản 33881, 33882 trên bảng tổng hợp công nợ - ứng với đối tượng Văn phịng cơng ty.
Đối với Công ty Đại Thuận, Văn phịng cơng ty là đơn vị duy nhất có chức năng
vay vốn và điều phối vốn. Các chi nhánh có nhu cầu vốn phải lập hồ sơ gửi về Văn
phịng cơng ty. Văn phòng tổng hợp nhu cầu và lập hồ sơ vay, sau đó chuyển về cho
các chi nhánh và ghi nhận trên tài khoản nợ 13881, 13882, các chi nhánh nhận và ghi có TK 33881, 33882. Khi hợp nhất báo cáo, số này sẽ bù trừ.
2. Phải trả người bán (MS: 312): Lấy tổng số dư cuối kỳ bên Có các TK 3311, 3312 trên bảng kê tổng hợp công nợ.
3. Người mua trả tiền trước (MS: 313): Lấy từ số dư cuối kỳ bên có TK 1311, 1312 trên bảng kê tổng hợp công nợ.
4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (MS: 314): Lấy số dư cuối kỳ bên có TK 3331, 3333, 3335 trên BCĐSPS. Riêng VPCT cộng thêm số dư cuối kỳ bên có TK 3334, 3338, 3339 trên BCĐSPS.
5. Phải trả người lao động (MS: 315): Lấy số dư cuối kỳ bên có Tk 334 trên BCĐSPS. 6. Chi phí phải trả (MS: 316): Lấy tổng số dư cuối kỳ bên Có TK 335 trên bảng kê tổng hợp công nợ.
7. Phải trả nội bộ (MS: 317): Số liệu ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư cuối kỳ bên Có TK 13681 trên bảng kê tổng hợp công nợ.
8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng (MS: 318): Chỉ tiêu này không
phát sinh
9. Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác (MS: 319): Số liệu ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư cuối kỳ bên có các TK 3381, 3382, 3383, 3384, 3389, 33881, 13881, 13882.
10. Dự phòng phải trả ngắn hạn (MS 320): Qua một số năm tài chính cho thấy khả