TNHH thương mại và dịch vụ ụ tụ GMT.
Việc khụng ngừng hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn doanh nghiệp núi chung, kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng núi riờng là một điều hết sức thiết thực và cần thiết để cụng tỏc kế toỏn đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Cỏc giải phỏp hoàn thiện phải dựa trờn cơ sở tụn trọng chế độ tài chớnh, tụn trong chế độ kế toỏn của nhà nước nhưng cũng phải phự hợp với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục tiờu đạt kết quả cao nhất. Từ những kiến thức đó học tập, nghiờn cứu và qua thời gian thực tập tại Cụng ty TNHH thương mại và dịch vụ ụ tụ GMT em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến gúp phần hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty như sau:
*) Đối với nghiệp vụ bỏn lẻ: theo quy định của doanh nghiệp thỡ định kỳ 05
ngày nhõn viờn bỏn hàng phải gửi bảng kờ bỏn lẻ hàng húa và cỏc chứng từ cấn thiết về phũng kế toỏn của cụng ty. Tuy nhiờn nhiều khi nhõn viờn bỏn hàng thực hiện khụng đỳng. Vỡ thế cụng ty nờn kiển soỏt chặt chẽ việc thực hiện quy định của Cụng ty trong việc bỏo cỏo bỏn hàng. Nếu nhõn viờn bỏn hàng làm sai kế toỏn trưởng cần cú biện phỏp đụn đốc việc thực hiện quy định của cụng ty, khi cần thiết cú thể xử lý bằng biện phỏp hành chớnh nhằm nõng cao hiệu quả trong việc thực hiện quy định của doanh nghiệp. Cú như vậy mới đảm bảo chứng từ kế toỏn được phản ỏnh đầy đủ, kịp thời vào sổ sỏch kế toỏn, thụng tin kế toỏn được phản ỏnh liờn tục đỏp ứng nhu cầu quản lý của cụng ty
*) Về việc trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho:
Như đó biết giỏ cả thị trường luụn luụn biến động khụng theo một quy luật nào cả. Mà hàng húa doanh nghiệp mua về khụng phải tất cả đều xuất bỏn ngay. Chớnh vỡ thế khi hàng húa để trong kho sau một thời gian cú thể nú sẽ bị biến động giỏ cao hơn giỏ và giỏ trị thuần cú thể thực hiện được cú thể cao hơn hoặc thấp hơn giỏ gốc. Nếu giỏ trị thuần cú thể thực hiện được cao hơn giỏ gốc thỡ khi đú doanh nghiệp cú lói nhưng nếu giỏ trị thuần cú thể thực hiện được thấp hơn giỏ gốc thỡ doanh nghiệp sẽ bị lỗ. Vỡ thế để hạn chế điều này thỡ doanh nghiệp nờn trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng húa theo cụng thức sau:
Cuối niờn độ kế toỏn khi ước tớnh được mức giảm giỏ hàng húa tồn kho thỡ doanh nghiệp cần trớch lập dự phũng theo cụng thức (*) và kế toỏn sẽ hạch toỏn:
Nợ TK632 - Mức trớch lập dự phũng.
Cú TK159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Đối với cụng ty đang thực hiện việc trớch lập dự phũng thỡ cuối mỗi niờn độ kế toỏn khi xỏc định được hàng húa tồn kho cú giỏ trị gốc lớn hơn giỏ trị thuần cú thể thực hiện được thỡ kế toỏn cần xỏc định mức dự phũng cần lập cho
Mức dự phũng cần lập Số lượng hàng húa tồn kho cuối kỳ = x Mức giảm giỏ hàng húa (*)
+ Nếu số tiền dự phũng giảm giỏ hàng húa tồn kho phải lập ở cuối niờn độ này lớn hơn số tiền dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối niờn độ kế toỏn trước, kế toỏn lập dự phũng bổ sung phần chờnh lệch, ghi:
Nợ TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn (Chi tiết cho từng hàng húa) Cú TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
- Nếu số tiền dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập cuối niờn độ này nhỏ hơn số tiền dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối niờn độ trước, kế toỏn hoàn nhập phần chờnh lệch đú, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho Cú TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn
- Khi tổn thất thực tế xảy ra kế toỏn xử lý:
Nợ TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Nợ TK632 (Nếu chưa trớch lập dự phũng hoặc dự phũng khụng đủ) Cú TK 156…
Vớ dụ: Cú tỡnh hỡnh về hàng húa: Lọc giú - Mó hàng VT152177 tại cụng ty
ngày 31/12/2008 như sau:
- Số lượng hàng tồn kho cuối năm 2008 là 600 (cỏi). - Trị giỏ gốc của hàng tồn kho cuối năm là: 15 672 000 đ
- Ngày 15/01/2010 cụng ty xuất kho lụ hàng húa tồn kho trờn bỏn cho cụng ty An Dõn - Mó khỏch hàng 1311021 với giỏ bỏn là: 25 500 (đ/cỏi).
Như vậy ta thấy lụ hàng húa trờn đó bị giảm giỏ là: (15 672 000 : 600) - 25 500 = 620 (đ/cỏi).
Vỡ thế cuối năm 2008 doanh nghiệp cần trớch lập dự phũng giảm giỏ cho lụ hàng này với mức trớch lập dự phũng là: 600 x 620 = 372 000 đ.
Kế toỏn hạch toỏn : NợTK632 : 372 000
Cú TK159 : 372 000.
Việc hạch toỏn như vậy vừa giữ được uy tớn cho cụng ty đồng thời đảm bảo nguyờn tắc thận trọng trong kế toỏn.
- ở cụng ty cú hai phương thức thanh toỏn là thanh toỏn trực tiếp bằng tiền và thanh toỏn chậm. Với chớnh sỏch của cụng ty là xỳc tiến việc tiờu thụ hàng húa nhanh bằng cỏch cho thanh toỏn chậm vỡ thế hỡnh thức thanh toỏn chậm ở cụng ty khỏ nhiều. Điều này dẫn tới sự bất lợi cho cụng ty là cụng ty sẽ bị ứ đọng vốn, bị chiếm dụng nhiều và khụng cú vốn để quay vũng. Để giải quyết được tỡnh trạng này thỡ cụng ty cú thể: Đụn đốc việc thu hồi nợ, cú chớnh sỏch khuyến khớch khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng sớm mà khụng ảnh hưởng tới sản lượng tiờu thụ hàng húa và lập dự phũng phải thu khú đũi.
- Về việc đụn đốc thu hồi nợ: Cụng ty nờn cú những hỡnh thức nhằm động viờn,
khuyến khớch khỏch hàng thanh toỏn nhanh, sũng phẳng như cho hưởng chiết khấu thương mại, ỏp dụng giỏ bỏn ưu đói với những khỏch hàng thanh toỏn ngay, những khỏch hàng ứng trước tiền hàng hoặc thanh toỏn trước thời hạn để giảm số vốn bị chiếm dụng khỏ lớn hiện nay. Trong trường hợp khỏch hàng thõn tớn, đó cú quan hệ lõu dài, cú tiền sử tốt trong việc thanh toỏn thỡ cụng ty cú thể ưu tiờn cung cấp hàng húa trước cho những khỏch hàng này.
Bờn cạnh đú phải kiểm tra đối chiếu định kỳ hoặc mỗi niờn độ từng khoản phải thu của khỏch hàng nhằm trỏnh khỏi những nhầm lẫn, từ đú kịp thời đụn đốc việc thanh toỏn cụng nợ nhằm giảm vốn bị chiếm dụng của cụng ty.
- Về việc trớch lập dự phũng phải thu khú đũi: Hiện nay cụng ty cú nhiều khỏch
hàng thanh toỏn chậm mà cụng ty khụng thể kiểm soỏt hết được khả năng thanh toỏn của khỏch hàng vỡ thế rủi ro mất vốn cũng khỏ cao. Tuy vậy nhưng cụng ty lại khụng trớch lập khoản dự phũng phải thu khú đũi. Để đảm bảo nguyờn tắc thận trọng thỡ cụng ty nờn trớch lập dự phũng phải thu khú đũi.
Cuối kỳ kế toỏn doanh nghiệp xỏc định cỏc khoản nợ phải thu khú đũi hoặc cú khả năng khụng đũi được để trớch lập dự phũng.
Về nguyờn tắc, căn cứ lập dự phũng là phải cú những bằng chứng đỏng tin cậy về khoản nợ phải thu khú đũi (khỏch hàng bị phỏ sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản … nờn khụng hoặc khú cú khả năng thanh toỏn, đơn vị đó làm thủ tục đũi nợ nhiều lần nhưng vẫn khụng thu được nợ.
+ Nợ phải thu đó quỏ hạn thanh toỏn từ 2 năm trở lờn, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, cỏc khế ước vay nợ hoặc cỏc cam kết nợ, cụng ty đó đũi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.
+ Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quỏ hạn chưa tới 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xột giải thể, phỏ sản, hoặc cú dấu hiệu khỏc như bỏ trốn hoặc đang bị cỏc cơ quan phỏp luật giam giữ, xột xử... thỡ cũng được ghi nhận là khoản nợ khú đũi.
) Phương phỏp lập dự phũng.
- Trờn cơ sở những đối tượng và điều kiện lập dự phũng về nợ phải thu khú đũi như đó trỡnh bầy ở trờn, cụng ty phải lập dự phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, dự kiến mức tổn thất cú thể xảy ra trong năm kế hoạch, kốm theo cỏc chứng cứ chứng minh cỏc khoản nợ khú đũi.
- Sau khi lập dự phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, cụng ty tổng hợp toàn bộ khoản dự phũng vào bảng kờ chi tiết làm căn cứ để hạch toỏn vào chi phớ quản lớ doanh nghiệp.
- Mức lập dự phũng cỏc khoản nợ phải thu khú đũi tối đa khụng quỏ 20% tổng số dư nợ phải thu của cụng ty tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo cụng ty khụng bị lỗ.
Đối với cỏc khoản nợ khú đũi sau khi xoỏ khỏi bảng cõn đối kế toỏn, kế toỏn vẫn phải một mặt tiến hành mọi biện phỏp đũi nợ, mặt khỏc vẫn phải theo dừi ở tài khoản 004 – “Nợ khú đũi đó xử lý” trong thời gian 15 năm.
Cỏc khoản lập dự phũng phải thu khú đũi được theo dừi trờn tài khoản 139 “Dự phũng phải thu khú đũi”, tài khoản này dựng để phản ỏnh việc lập dự phũng cỏc khoản phải thu khú đũi hoặc cú khả năng khụng đũi được vào cuối niờn độ kế toỏn.
- Cuối kỳ kế toỏn năm, doanh nghiệp căn cứ vào cỏc khoản nợ phải thu
được xỏc định là khụng chắc chắn thu được (nợ phải thu khú đũi), kế toỏn tớnh xỏc định số dự phũng phải thu khú đũi cần trớch lập.
- Nếu số dự phũng phải thu khú đũi cần trớch lập năm nay lớn hơn số dự phũng phải thu khú đũi đó trớch lập ở cuối niờn độ trước chưa sử dụng hết thỡ số chờnh lệch dự phũng cần phải trớch lập thờm.
Nợ TK 642: Chi phớ quản lý doanh nghiệp Cú TK 139: Dự phũng phải thu khú đũi
- Nếu số dự phũng phải thu khú đũi cần trớch lập năm nay nhỏ hơn số dự phũng phải thu khú đũi đó trớch lập ở cuối niờn độ trước chưa sử dụng hết, thỡ số chờnh lệch được hoàn nhập và ghi giảm chi phớ:
Nợ TK 139: Dự phũng phải thu khú đũi
Cú TK 642: Chi phớ quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập dự phũng phải thu khú đũi)
- Cỏc khoản nợ phải thu khú đũi khi xỏc định thực sự là khụng đũi được được phộp xoỏ nợ. Việc xoỏ nợ cỏc khoản phải thu khú đũi phải theo chế độ kế toỏn hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoỏ nợ về cỏc khoản nợ phải thu khú đũi, ghi:
Nợ TK 139: Dự phũng phải thu khú đũi (nếu đó lập dự phũng) Nợ TK 642: CP quản lý doanh nghiệp (nếu chưa lập dự phũng) Cú TK 131: Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 138: Phải thu khỏc
Đồng thời ghi vào bờn Nợ TK 004 “Nợ khú đũi đó xử lý”
- Đối với những khoản phải thu khú đũi đó được xử lý xoỏ nợ, nếu sau đú lại thu hồi được nợ, kế toỏn căn cứ vào giỏ trị thực tế của khoản nợ đó thu hồi được, ghi:
Cú TK 711: Thu nhập khỏc
Đồng thời ghi vào bờn Cú TK 004 “Nợ khú đũi đó xử lý”.
Vớ dụ: Cuối năm 2008 cụng ty xỏc định được cú khỏch hàng mất khả năng
thanh toỏn số tiền hàng khỏch hàng đang nợ cụng ty là 3.100.000đ.
Như vậy cuối năm 2008 cụng ty nờn thực hiện trớch lập dự phũng cho khoản nợ phải thu khú đũi này. Kế toỏn hạch toỏn như sau:
Nợ TK642 3.100.000
Cú TK139 3.100.000.
Đến khi cú tổn thất xảy ra do đến hạn thanh toỏn mà khỏch hàng này khụng cú thể thanh toỏn được thỡ kế toỏn tiến hành xử lý: thụng bỏo cho giỏm đốc cụng ty về khoản nợ khú đũi này. Nếu được giỏm đốc ký quyết định cho xúa sổ nợ thỡ kế toỏn tiến hành định khoản:
Nợ TK139 3.100.000
Cú TK131 3.100.000.
Việc trớch lập dự phũng phải thu khú đũi đảm bảo nguyờn tắc thận trọng của kế toỏn và để cụng ty khụng bị thụ động khi cú nhiều khỏch hàng bị mất khả năng thanh toỏn. Làm được điều này sẽ giỳp cho cụng ty giảm được lượng vốn bị ứ đọng từ việc đụn đốc thu hồi nợ; chủ động hơn trong việc sử dụng vốn và sử dụng vốn cho cỏc hoạt động của doanh nghiệp.
*) Về việc hạch toỏn hàng húa: Vật tư mua về để sử dụng cho sản xuất
sản phẩm, cũn hàng húa mua về để bỏn kiếm lợi nhuận. Giữa hai loại này khỏc nhau về bản chất, mục đớch sử dụng. Vỡ thế khi hạch toỏn vật tư, hàng húa thỡ cụng ty cần xỏc định đõu là vật tư đõu là hàng húa và phải hạch toỏn riờng để trỏnh nhầm lẫn và để dễ dàng hơn trong việc quản lý. Để hạch toỏn vật tư thỡ cụng ty vẫn sử dụng tài khoản 152 như lõu nay cụng ty vẫn đang sử dụng. Cũn để hạch toỏn hàng húa thỡ cụng ty nờn sử dụng TK156 để hạch toỏn.
+ Nội dung: Tài khoản này dựng để phản ỏnh giỏ trị hiện cú và tỡnh hỡnh biến động cỏc loại hàng húa của doanh nghiệp.
+ Kết cấu:
Bờn nợ:
Trị giỏ mua vào của hàng húa
Chi phớ thu mua hàng húa.
trị giỏ của hàng húa thuờ ngoài gia cụng chế biến.
trị giỏ của hàng húa đó bỏn bị trả lại, hàng húa phỏt hiện thừa khi kiểm kờ.
Bờn cú:
• Trị giỏ hàng húa xuất kho để bỏn, giao cho đại lý. • Chi phớ thu mua phõn bổ cho hàng húa đó bỏn trong kỳ.
• Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng, cỏc khoản giảm giỏ hàng mua được hưởng.
• Trị giỏ hàng húa trả lại cho người bỏn.
• Trị giỏ hàng húa phỏt hiện thiếu khi kiểm kờ. + Cỏch hạch toỏn:
Khi mua hàng húa trong nước về nhập kho: Nợ TK1561 (Giỏ mua chưa cú thuế GTGT) Nợ TK133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Cú TK111,112,331,…(tổng giỏ thanh toỏn). Khi mua hàng húa do nhập khẩu về nhập kho.
Cú TK111,112,331,… Chi phớ thu mua hàng húa phỏt sinh.
Nợ TK1562 - Hàng húa.
Nợ TK133 (Thuế GTGT được khấu trừ) Cú TK111,112,331,…
Khi xuất bỏn hàng húa.
Nợ TK632 - Giỏ vốn hàng bỏn Cú TK1561 (Hàng húa).
Cuối kỳ phõn bổ chi phớ thu mua cho số hàng húa đó bỏn trong kỳ. Nợ TK632 - Giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK1562 (Hàng húa).
Vớ dụ: Trong quý I/2010 cú tài liệu về cụng ty như sau:
- Ngày 15/01/2010 cụng ty nhập kho 800 Lọc giú - Mó hàng LG152214 với trị giỏ nhập kho 22.400.000. chưa thanh toỏn tiền hàng.
- Ngày 31/12/2010 cụng ty xuất kho 900 Lọc giú bỏn cho cụng ty TNHH Kiến Tạo và Kiệt Tỏc mó khỏch hàng 1311608. Với đơn giỏ bỏn 45.143 đ/cỏi. VAT 5%. Khỏch hàng đó thanh toỏn bằng tiền mặt.
Với trường hợp này cụng ty hạch toỏn như sau: + Nợ TK1521 22.400.000
Nợ TK133 1.120.000
Cú TK331 23.520.000 + Khi tiờu thụ phản ỏnh giỏ vốn và doanh thu: Phản ỏnh giỏ vốn:
Phản ỏnh doanh thu:
Nợ TK111 42.660.135
Cú TK511 40.628.700 Cú TK333 2.031.435
Theo em trường hợp này cụng ty nờn sử dụng TK156 để theo dừi và hạch toỏn việc nhập xuất tấm thạch cao đỏ núi riờng và cỏc loại hàng húa của cụng ty núi chung như sau:
+ Nợ TK156 22.400.000 Nợ TK133 1.120.000
Cú TK331 23.520.000 + Khi tiờu thụ phản ỏnh giỏ vốn và doanh thu: Phản ỏnh giỏ vốn: Nợ TK632 25.296.593 Cú TK156 25.296.593 Phản ỏnh doanh thu: Nợ TK111 42.660.135 Cú TK511 40.628.700 Cú TK333 2.031.435
Túm lại, bờn cạnh một số hạn chế cũn tồn tại, nhỡn chung cụng tỏc kế toỏn
bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty TNHH Thương Mại và dịch vụ ụ tụ GMT đó được tổ chức chặt chẽ, gúp phần khụng nhỏ vào sự lớn mạnh của cụng ty như hiện nay. Em cũng hy vọng những đề xuất trờn đõy sẽ gúp phần