2.1 Giới thiệu tổng quan về cụng ty
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý tại cụng ty
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Bộ mỏy của cụng ty nhỏ gọn gồm một số cỏn bộ chủ chốt , giàu kinh nghiệm . đồng thơỡ đội ngũ cỏn bộ và nhõn viờn giữa cỏc phũng ban luụn hỗ trợ và phối hợp rất linh hoạt , được trang bị đầy đủ kiến thức chuyờn mụn , kĩ thuật và xử lý tỡnh huống.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ mỏy tổ chức cụng ty.
Cụng ty ỏp dụng kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến –chức năng , tức là cỏc phũng , đại lý chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giỏm đốc cụng ty , đồng thời giữa cỏc bộ phận trong cụng ty vẫn cú mối liờn hệ mật thiết với nhau và phối hợp với nhau một cỏch nhịp nhàng tạo nờn sự liờn kết vững chắc .cỏc phũng ban phối hợp với cỏc đại lý tạo nờn một guồng mỏy ăn khớp với nhau .
GIÁM ĐỐC PHềNG KẾ TOÁN PHềNG KỸ THUẬT Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Phũng Marketting Tổng đại lý
2.1.2.2 Chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn của cỏc phũng ban :
Giỏm đốc :
+ Là người đại diện trước phỏp luật cú nhiệm vụ điều hành và giỏm sỏt toàn bộ hoạt động kinh doanh của cụng ty ;
+ Kớ kết cỏc hợp đồng kinh tế ;
+ Cú nhiệm vụ dự thảo quản lý mọi hoạt động của cụng ty cho phự hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh. ;
+ Chỉ đạo cỏc cụng việc cho cỏc bộ phận chức năng ;
+ Tổ chức xõy dựng cỏc mối quan hệ cả bờn trong và bờn ngoài nhằm thực hiện cú hiệu quả nhất đối với mọi hoạt động của cụng ty ;
+ Giải quyết cỏc xung đột nổi lờn trong phạm vi quản lớ của cụng ty ; + Chiụ trỏch nhiệm trước cụng ty và nhà nước về quản lý kinh tế tại đơn vị
Phũng kế toỏn Chức năng:
-Tham mưu cho giỏm đốc trong cụng tỏc kế toỏn tài chớnh nhằm sử dụng vốn hợp lớ, đỳng mục đớch theo chế độ, bảo đảm cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty được thụng suốt và đạt hiệu quả cao.
Nhiệm vụ:
- Lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về cỏc hệ thống số liệu theo mẫu văn bản do Nhà nước quy định.
- Lập cỏc kế hoạch tài chớnh, tớnh hiệu quả kinh tế, đưa ra cỏc đề xuất tham mưu về giỏ cả trong kớ kết hợp đồng, mua bỏn vật tư, hàng hoỏ với khỏch hàng
- Quản lớ và tổ chức phõn bổ nguồn vốn đỳng mục đớch và cú hiệu quả đảm bảo sự phỏt triển Cụng ty
- Thực hiện chế độ hạch toỏn thống nhất, mở sổ sỏch kế toỏn ghi chộp tỡnh hỡnh cung ứng quản lớ cỏc vấn đề liờn quan đến tài chớnh
- Hạch toỏn chi phớ, lợi nhuận hàng kỡ của doanh nghiệp với cỏc khoản mục tài khoản cụ thể cho cỏc loại vật tư hàng hoỏ, tài sản, nguồn vốn. Đồng thời quản lớ trực tiếp nguồn tiền vào, ra trong Cụng ty.
- Theo dừi xuất nhập hàng hoỏ , tồn kho phục vụ cho quản lý
- Theo dừi quỹ tiền mặt ,tài khoản ngõn hàng ,cỏc khoản thanh toỏn… - Quản lý quỹ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của cụng ty . -Thủ quỹ chịu trỏch nhiệm về thu chi tiền mặt của cụng ty .
Phũng kĩ thuật Chức năng:
Hỗ trợ cỏc nhà hàng và đại lý về khõu kĩ thuật , thiết kế …theo chỉ đạo của giỏm đốc .
Nhiệm vụ :
- Lập kế hoạch mua bỏn cỏc thiết bị , cụng cụ , nội ngoại thất …cho cỏc cơ sở của cụng ty.
-Tiến hành việc lắp đặt, bảo trỡ và sửa chữa cỏc thiết bị , dụng cụ, hệ thống điện nước ,…của cụng ty.
- Kiểm tra chất lượng cỏc trang thiết bị nhập về . Phũng Marketting
Chức năng:
Trưởng phũng là người chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về mọi hoạt động của cỏc cụng ty và cỏc đại lý, tham mưu cho giỏm đốc cỏc kế hoạch , chiến lược phỏt triển nhà hàng .
Nhiệm vụ:
- Lập cỏc kế hoạch ngắn hạn, trung hạn , dài hạn để phỏt triển hệ thống đại lý. - Tỡm kiếm , đào tạo ,bồi dưỡng nhõn sự
- Xõy dựng ,duy trỡ hoạt động hiệu quả của cỏc đại lý
- Phối hợp với cỏc phũng ban trong cỏc cụng việc liờn quan tới cụng ty - Tỡm kiếm thị trường kinh doanh mới
Chức năng :
Bỏn buụn, bỏn lẻ, giới thiệu cỏc sản phẩm của cụng ty
Nhiệm vụ:
- Lập bỏo cỏo định kỡ tỡnh hỡnh kinh doanh của cửa hàng - Quản lý nhõn viờn dưới quyền
- Chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về mọi sự việc xảy ra trong phạm vi lĩnh vực phụ trỏch.
Tổng đại lý buụn bỏn
-Điều hành cỏc hoạt động sản xuất trao đổi mua bỏn cỏc sản phẩm
- Thay mặt giỏm đốc trong việc đỏm phỏn, ký kết hợp đồng, thương lượng với
cỏc đối tỏc.
Phũng kinh doanh:
Chịu trỏch nhiệm lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch phỏt triển thị trường, kế hoạch bỏn hàng, sản lượng tiờu thụ trong thỏng, quý, từ đú lập kế hoạch cho cụng ty, điều hành phỏt triển phũng dự ỏn. Ngoài ra, phũng kinh doanh cũn trực tiếp tham mưu cho giỏm đốc trong việc ký kết cỏc hợp đồng kinh tế.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
- Cỏc lĩnh vực hoạt động kinh doanh của cụng ty bao gồm :
+Vận chuyển hành khỏch , vận tải hàng húa bằng ụ tụ theo hợp đồng ( trừ taxi và xe buýt)
+Sản xuất phụ tựng của xe ụ tụ và lắp rỏp xe gắn mỏy;
+Buụn bỏn phụ tựng và bảo dưỡng, sửa chữa ụ tụ và xe cú động cơ khỏc; +Đại lý mua, đại lý bỏn, ký gửi hàng húa;
+ Kinh doanh xe ụ tụ, xe gắn mỏy;
+ Quảng cỏo thương mại ( trừ cỏc hỡnh thức nhà nước cấm);
+ Dịch vụ lữ hành nội địa và cỏc dịch vụ phục vụ khỏch du lịch (khụng bao gồm kinh doanh quỏn bar, phũng hỏt karaoke, vũ trường)
+ Xuất khẩu, nhập khẩu cỏc mặt hàng kinh doanh.
2.1.4 Đặc điểm cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty TNHH thương mại và dịch vụụ tụ GMT ụ tụ GMT
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong cụng ty.
Phũng kế toỏn của Cụng ty TNHH thương mại và dịch vụ ụ tụ GMT cú 6 người. Chia làm 4 phần chớnh như sau: Kế toỏn thuế. Kế toỏn Doanh thu, cụng nợ. Kế toỏn quỹ, tiền lương. Kế toỏn vật tư thành phẩm hàng húa
Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn trong Cụng ty TNHH thương mại và dịch vụ ụ tụ GMT
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn trong Cụng ty TNHH thương mại và dịch vụ ụ tụ GMT.
Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng nhiệm vụ của kế toỏn trưởng.
Chịu trỏch nhiệm mọi hoạt động về kế toỏn của phũng tài chớnh kế toỏn.
Cú trỏch nhiệm tổ chức và thực hiện cụng tỏc kế toỏn và bỏo cỏo kế toỏn ở phũng kế toỏn theo đỳng quy định hiện hành.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN
THUẾ KẾ TOÁN QUỸ TIỀN LƯƠNG
KẾ TOÁN DOANH THU, CễNG NỢ KẾ TOÁN VẬT TƯ THÀNH PHẨM, HÀNG HểA KẾ TỐN TỔNG HỢP
Chịu sự lónh đạo và giỳp đỡ người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn quản lý và giỏm sỏt cụng tỏc tài chớnh tại đơn vị mỡnh.
Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trờn về chuyờn mụn, nghiệp vụ.
Thực hiện cỏc quyết định về tài chớnh kế toỏn trong cụng ty. Lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh
Độc lập về chuyờn mụn nghiệp vụ.
Tham gia ý kiến với ban giỏm đốc về việc thuyờn chuyển, tăng lương, khen thưởng đối với nhõn viờn trong phũng kế toỏn.
Yờu cầu cỏc cỏc bộ phận cú liờn quan cung cấp đầy đủ cỏc thụng tin cú liờn quan về hoạt động kế toỏn.
Kế toỏn tổng hợp.
Theo dừi tổng hợp tỡnh hỡnh sử dụng tài chớnh của cụng ty. Lập cỏc bỏo cỏo cho cấp trờn theo đỳng cỏc quy định hiện hành.
Thường xuyờn đụn đốc đối chiếu sổ sỏch kế toỏn và cỏc kế toỏn viờn khỏc theo từng kỳ kế toỏn đó quy định. Kiểm tra và tồn bộ hồ sơ thanh toỏn và bỏo cỏo quyết toỏn tài chớnh của cụng ty theo quy định hiện hành.
Chức năng, nhiệm vụ kế toỏn thuế.
Thực hiện kờ khai cỏc nghĩa vụ thuế đối với cơ quan nhà nước.
Lập cỏc húa đơn GTGT hàng húa bỏn ra. Căn cứ vào yờu cầu của bộ phận kinh doanh và cỏc bộ phận khỏc kế toan cụng nợ xỏc định tớnh đỳng sai của cỏc phiếu yờu cầu và bảng bỏo giỏ, biờn bản bàn giao. Sau đú chuyển qua kế toỏn thuế viết húa đơn tài chớnh.
Lập cỏc bỏo cỏo thực hiện với cơ quan thuế và cỏc đơn vị chức năng. Như bỏo cỏo thỏng: kờ khai thuế GTGT, tỡnh hỡnh sử dụng HĐTC… Bỏo cỏo quý quyết toỏn tạm tớnh thuế TNDN…bỏo cỏo năm: Quyết toỏn sử dụng húa đơn , quyết toỏn thuế GTGT,bỏo cỏo tài chớnh…
Giao dịch với cơ quan thuế : mua húa đơn ,lập bỏo cỏo tài chớnh… Lưu giữ cỏc húa đơn tài chớnh:HĐTC, chứng từ ngõn hàng…
Theo dừi và giỏm sỏt việc nộp thuế GTGT, thuế mụn bài…
Cập nhận cỏc thụng tin về chớnh sỏch thuế để cựng bỏo cỏo cho kế toỏn trưởng để cú phương ỏn giải quyết.
Thực hiện cỏc cụng việc khỏc khi được sự phõn cụng của ban giỏm đốc. Kế toỏn Quỹ, tiền lương
a. Kế toỏn quỹ
Phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của cỏc tài sản và cỏc loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và cỏc chứng chỉ cú giỏ khỏc.
Chịu trỏch nhiệm bảo quản tốt và tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
Thường xuyờn đối chiếu với cỏc kế toỏn khỏc để xỏc định chớnh xỏc tiền mặt của đơn vị.
Theo dừi tiền gửi ngõn hàng bằng nội tệ và ngoại tệ. b. Kế toỏn tiền lương
Tớnh và phõn bổ chớnh xỏc tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương cho cỏc đối tượng sử dụng.
Theo dừi, cập nhật thụng tin mới về cỏc chớnh sỏch chế độ tiền lương đối với nhõn viờn trong cụng ty.
Phõn tớch tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng quỹ lương, xõy dựng phản ỏnh trả lương hợp lý.
Phõn loại và đỏnh giỏ lao động
Kế toỏn vật tư thành phẩm , hàng húa
- Lập chứng từ kế toỏn ban đầu (phiếu nhập, phiếu xuất) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ.
- Kiểm tra việc thực hiện phỏt hành và lưu chuyển chừng từ theo quy định. - Cựng kế toỏn cụng nợ, thanh toỏn, đối chiếu cỏc số liệu nhập xuất với cỏc chứng từ liờn quan. (Húa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng…)
- Theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng vật tư, thành phẩm, hàng húa theo định mức và những quy định đó ban hành nhằm kịp thời phỏt hiện những bất hợp lý, lóng phớ trong quỏ trỡnh sử dụng.
- Bỏo cỏo tỡnh hỡnh sử dụng và tồn kho vật tư, thành phẩm, hàng húa phục vụ cho cụng tỏc kiểm kờ và quyết toỏn tài chớnh.
- Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toỏn, bảo mật số liệu kế toỏn
- Thụng qua kế toỏn trưởng, yờu cầu tất cả cỏc bộ phận cung cấp tất cả những chứng từ số liệu liờn quan đến việc nhập, xuất tồn kho vật tư, thành phẩm, hàng húa, phục vụ cho cụng tỏc đối chiếu, hạch toỏn kế toỏn.
Kế toỏn Doanh thu, cụng nợ.
Kế toỏn Doanh thu, cụng nợ nắm rừ tỡnh hỡnh cụng nợ của cụng ty một cỏch chớnh xỏc nhất, theo dừi và phản ỏnh kịp thời cỏc khoản thu chi của từng đối tượng phỏt sinh. Căn cứ vào cỏc hợp đồng kinh tế, cỏc chứng từ và cỏc cam kết thanh toỏn….để kế toỏn phản ỏnh kịp thời cỏc khoản phải thu, phải trả trong kỳ. Phải theo dừi thường xuyờn từng khoản cụng nợ theo từng đối tượng, thường xuyờn tiến hành đối chiếu, kiểm tra và đụn đốc kịp thời cỏc khoản phải thu, thanh toỏn cỏc khoản phải trả.
Kiểm tra đối chiếu đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niờn độ từng khoản phải thu phải trả phỏt sinh, đó thu, đó trả, số cũn phải thu phải trả .Đặc biệt là cỏc đối tượng cú giao dịch thường xuyờn, cỏc đối tượng cú cụng nợ lớn. Kế toỏn cụng nợ phải đối chiếu thường xuyờn để trỏnh sự nhầm lẫn, để kịp thời phỏt hiện và sửa chữa sai sút.
Đối với cỏc khoản cụng nợ cú nguồn gốc ngoại tệ cần phải theo dừi cả về nguyờn tệ và theo theo dừi cả đồng Việt Nam. Cuối mỗi kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giỏ hối đoỏi thực tế.
Phải chi tiết theo cả giỏ trị và hiện vật đối với cỏc khoản cụng nợ bằng vàng, bạc, đỏ quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giỏ trị thực tế.
Phải phõn loại cỏc khoản cụng nợ theo thời gian thanh toỏn cũng như theo đối tượng phải thu, phải trả.
- Theo dừi doanh thu bỏn hàng toàn cụng ty, lập bảng kờ bỏn ra theo mẫu bỏo cỏo.
- Cựng kế toỏn vật tư, thành phẩm, hàng húa. Kế toỏn Doanh thu cụng nở đối chiếu cỏc khoản cụng nợ phỏt sinh kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của cỏc phỏt sinh này.
- Theo dừi hợp đồng, lập biờn bản thanh lý hợp đồng của những hợp đồng đó ký kết (nếu cần).
Tỡnh hỡnh sử dụng mỏy vi tớnh trong cụng ty
Hiện nay cụng ty đang sử dụng phần mềm kế toỏn Fast Accounting được thiết kế phự hợp với đặc thự hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty.
.
Sơ đồ 2.3.Quy trỡnh xử lý thụng tin của phần mềm
2.1.4.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toỏn tại cụng ty
Cụng ty CP TNHH thương mại và dịch vụ ụ tụ GMT thực hiện chế độ
kế toỏn theo đỳng chế độ kế toỏn quy định hiện hành của bộ tài chớnh. Cụ thể là theo quyết định 15/2006/ QĐ - BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ Tài Chớnh. Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được hạch toỏn và ghi chộp đầy đủ.
Dữ liệu đầu vào
Nhập cỏc chứng từ gốc Cỏc chứng từ liờn quan.
Khai bỏo thụng tin đầu ra cho mỏy vi tớnh (Sổ nhật ký chung)
Xử lý thụng tin và kết xuất dữ liệu theo yờu cầu
Thụng tin đầu ra
+ Cỏc sổ nhật ký chung và cỏc sổ kế toỏn liờn quan. + Cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
-Niờn độ kế toỏn được cụng ty ỏp dụng là một năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm
-Kỳ kế toỏn là một thỏng, cuối thỏng khúa sổ một lần -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn là đồng Việt Nam
-Cụng ty hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ, nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận hàng tồn kho theo giỏ gốc và tớnh giỏ trị hàng tồn kho cuối kỳ theo giỏ bỡnh quõn gia quyền cả kỳ dự trữ.
-Cụng ty hiện đang sử dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung, hệ thống sổ sỏch gồm: sổ nhật ký chung, sổ cỏi, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bỏn hàng, sổ chi tiết vật liệu sản phẩm, thẻ kho, thẻ tớnh giỏ thành sản phẩm, sổ chi tiết tiền gửi tiền vay, sổ chi tiết thanh toỏn với người mua, sổ chi tiết tiờu thụ.
*) Vận dụng chế độ chứng từ kế tốn tại cơng ty
Hệ thống chứng từ kế tốn mà cơng ty đang sử dụng đợc thực hiện theo đúng nội dung, phơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ - CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế tốn và các quy định trong chế độ kế toán DN tại Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC.
*Chứng từ sử dụng: phiếu xuất, lệnh điều động, hợp