2.1 Giới thiệu tổng quan về cụng ty
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong cụng ty.
Phũng kế toỏn của Cụng ty TNHH thương mại và dịch vụ ụ tụ GMT cú 6 người. Chia làm 4 phần chớnh như sau: Kế toỏn thuế. Kế toỏn Doanh thu, cụng nợ. Kế toỏn quỹ, tiền lương. Kế toỏn vật tư thành phẩm hàng húa
Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn trong Cụng ty TNHH thương mại và dịch vụ ụ tụ GMT
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn trong Cụng ty TNHH thương mại và dịch vụ ụ tụ GMT.
Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng nhiệm vụ của kế toỏn trưởng.
Chịu trỏch nhiệm mọi hoạt động về kế toỏn của phũng tài chớnh kế toỏn.
Cú trỏch nhiệm tổ chức và thực hiện cụng tỏc kế toỏn và bỏo cỏo kế toỏn ở phũng kế toỏn theo đỳng quy định hiện hành.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN
THUẾ KẾ TOÁN QUỸ TIỀN LƯƠNG
KẾ TOÁN DOANH THU, CễNG NỢ KẾ TOÁN VẬT TƯ THÀNH PHẨM, HÀNG HểA KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Chịu sự lónh đạo và giỳp đỡ người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn quản lý và giỏm sỏt cụng tỏc tài chớnh tại đơn vị mỡnh.
Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trờn về chuyờn mụn, nghiệp vụ.
Thực hiện cỏc quyết định về tài chớnh kế toỏn trong cụng ty. Lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh
Độc lập về chuyờn mụn nghiệp vụ.
Tham gia ý kiến với ban giỏm đốc về việc thuyờn chuyển, tăng lương, khen thưởng đối với nhõn viờn trong phũng kế toỏn.
Yờu cầu cỏc cỏc bộ phận cú liờn quan cung cấp đầy đủ cỏc thụng tin cú liờn quan về hoạt động kế toỏn.
Kế toỏn tổng hợp.
Theo dừi tổng hợp tỡnh hỡnh sử dụng tài chớnh của cụng ty. Lập cỏc bỏo cỏo cho cấp trờn theo đỳng cỏc quy định hiện hành.
Thường xuyờn đụn đốc đối chiếu sổ sỏch kế toỏn và cỏc kế toỏn viờn khỏc theo từng kỳ kế toỏn đó quy định. Kiểm tra và toàn bộ hồ sơ thanh toỏn và bỏo cỏo quyết toỏn tài chớnh của cụng ty theo quy định hiện hành.
Chức năng, nhiệm vụ kế toỏn thuế.
Thực hiện kờ khai cỏc nghĩa vụ thuế đối với cơ quan nhà nước.
Lập cỏc húa đơn GTGT hàng húa bỏn ra. Căn cứ vào yờu cầu của bộ phận kinh doanh và cỏc bộ phận khỏc kế toan cụng nợ xỏc định tớnh đỳng sai của cỏc phiếu yờu cầu và bảng bỏo giỏ, biờn bản bàn giao. Sau đú chuyển qua kế toỏn thuế viết húa đơn tài chớnh.
Lập cỏc bỏo cỏo thực hiện với cơ quan thuế và cỏc đơn vị chức năng. Như bỏo cỏo thỏng: kờ khai thuế GTGT, tỡnh hỡnh sử dụng HĐTC… Bỏo cỏo quý quyết toỏn tạm tớnh thuế TNDN…bỏo cỏo năm: Quyết toỏn sử dụng húa đơn , quyết toỏn thuế GTGT,bỏo cỏo tài chớnh…
Giao dịch với cơ quan thuế : mua húa đơn ,lập bỏo cỏo tài chớnh… Lưu giữ cỏc húa đơn tài chớnh:HĐTC, chứng từ ngõn hàng…
Theo dừi và giỏm sỏt việc nộp thuế GTGT, thuế mụn bài…
Cập nhận cỏc thụng tin về chớnh sỏch thuế để cựng bỏo cỏo cho kế toỏn trưởng để cú phương ỏn giải quyết.
Thực hiện cỏc cụng việc khỏc khi được sự phõn cụng của ban giỏm đốc. Kế toỏn Quỹ, tiền lương
a. Kế toỏn quỹ
Phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của cỏc tài sản và cỏc loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và cỏc chứng chỉ cú giỏ khỏc.
Chịu trỏch nhiệm bảo quản tốt và tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
Thường xuyờn đối chiếu với cỏc kế toỏn khỏc để xỏc định chớnh xỏc tiền mặt của đơn vị.
Theo dừi tiền gửi ngõn hàng bằng nội tệ và ngoại tệ. b. Kế toỏn tiền lương
Tớnh và phõn bổ chớnh xỏc tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương cho cỏc đối tượng sử dụng.
Theo dừi, cập nhật thụng tin mới về cỏc chớnh sỏch chế độ tiền lương đối với nhõn viờn trong cụng ty.
Phõn tớch tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng quỹ lương, xõy dựng phản ỏnh trả lương hợp lý.
Phõn loại và đỏnh giỏ lao động
Kế toỏn vật tư thành phẩm , hàng húa
- Lập chứng từ kế toỏn ban đầu (phiếu nhập, phiếu xuất) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ.
- Kiểm tra việc thực hiện phỏt hành và lưu chuyển chừng từ theo quy định. - Cựng kế toỏn cụng nợ, thanh toỏn, đối chiếu cỏc số liệu nhập xuất với cỏc chứng từ liờn quan. (Húa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng…)
- Theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng vật tư, thành phẩm, hàng húa theo định mức và những quy định đó ban hành nhằm kịp thời phỏt hiện những bất hợp lý, lóng phớ trong quỏ trỡnh sử dụng.
- Bỏo cỏo tỡnh hỡnh sử dụng và tồn kho vật tư, thành phẩm, hàng húa phục vụ cho cụng tỏc kiểm kờ và quyết toỏn tài chớnh.
- Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toỏn, bảo mật số liệu kế toỏn
- Thụng qua kế toỏn trưởng, yờu cầu tất cả cỏc bộ phận cung cấp tất cả những chứng từ số liệu liờn quan đến việc nhập, xuất tồn kho vật tư, thành phẩm, hàng húa, phục vụ cho cụng tỏc đối chiếu, hạch toỏn kế toỏn.
Kế toỏn Doanh thu, cụng nợ.
Kế toỏn Doanh thu, cụng nợ nắm rừ tỡnh hỡnh cụng nợ của cụng ty một cỏch chớnh xỏc nhất, theo dừi và phản ỏnh kịp thời cỏc khoản thu chi của từng đối tượng phỏt sinh. Căn cứ vào cỏc hợp đồng kinh tế, cỏc chứng từ và cỏc cam kết thanh toỏn….để kế toỏn phản ỏnh kịp thời cỏc khoản phải thu, phải trả trong kỳ. Phải theo dừi thường xuyờn từng khoản cụng nợ theo từng đối tượng, thường xuyờn tiến hành đối chiếu, kiểm tra và đụn đốc kịp thời cỏc khoản phải thu, thanh toỏn cỏc khoản phải trả.
Kiểm tra đối chiếu đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niờn độ từng khoản phải thu phải trả phỏt sinh, đó thu, đó trả, số cũn phải thu phải trả .Đặc biệt là cỏc đối tượng cú giao dịch thường xuyờn, cỏc đối tượng cú cụng nợ lớn. Kế toỏn cụng nợ phải đối chiếu thường xuyờn để trỏnh sự nhầm lẫn, để kịp thời phỏt hiện và sửa chữa sai sút.
Đối với cỏc khoản cụng nợ cú nguồn gốc ngoại tệ cần phải theo dừi cả về nguyờn tệ và theo theo dừi cả đồng Việt Nam. Cuối mỗi kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giỏ hối đoỏi thực tế.
Phải chi tiết theo cả giỏ trị và hiện vật đối với cỏc khoản cụng nợ bằng vàng, bạc, đỏ quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giỏ trị thực tế.
Phải phõn loại cỏc khoản cụng nợ theo thời gian thanh toỏn cũng như theo đối tượng phải thu, phải trả.
- Theo dừi doanh thu bỏn hàng toàn cụng ty, lập bảng kờ bỏn ra theo mẫu bỏo cỏo.
- Cựng kế toỏn vật tư, thành phẩm, hàng húa. Kế toỏn Doanh thu cụng nở đối chiếu cỏc khoản cụng nợ phỏt sinh kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của cỏc phỏt sinh này.
- Theo dừi hợp đồng, lập biờn bản thanh lý hợp đồng của những hợp đồng đó ký kết (nếu cần).
Tỡnh hỡnh sử dụng mỏy vi tớnh trong cụng ty
Hiện nay cụng ty đang sử dụng phần mềm kế toỏn Fast Accounting được thiết kế phự hợp với đặc thự hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty.
.
Sơ đồ 2.3.Quy trỡnh xử lý thụng tin của phần mềm