Trách nhiệm Trình tự cơng việc Biểu mẫu/Tài liệu
Trưởng ban
Nhân sự - Phiếu yêu cầu tuyển dụng
Ban lãnh đạo
Cán bộ tuyển dụng
Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng
- Thơng báo tuyển dụng - Danh sách dữ liệu ứng viên Cán bộ tuyển dụng Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng Hội đồng phỏng vấn - Đề thi tuyển - Bộ câu hỏi phỏng vấn - Phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn
Cán bộ tuyển
dụng - Email thư mời nhận việc- Thông báo kết quả
Cán bộ tuyển dụng Trưởng phịng ban Đề nghị tuyển dụng Duyệt Đăng tuyển, tìm kiếm,thu lọc hồ sơ Tổ chức thi tuyển, phỏng vấn
Thông báo kết quả
Cán bộ đào tạo Trưởng phịng
ban Giáo trình hội nhập
Cán bộ tuyển
dụng Báo cáo tuyển dụng
Cán bộ tuyển
dụng Kiểm soát hồ sơ
(Nguồn: Phòng tuyển dụng tại FPT Telecom )
3.3.1. Thực trạng công tác đánh giá ứng viên qua hồ sơ
Căn cứ vào bản mơ tả cơng việc cho các vị trí chức danh, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như tiêu chuẩn đặt ra trong thông báo tuyển dụng mà cán bộ tuyển dụng chịu trách nhiệm sẽ tiếp nhận hồ sơ. Đối với một số vị trí yêu cầu về ngoại hình như: nhân viên chăm sóc khách hàng, chun viên truyền thơng, nhân viên kinh doanh,… thì cán bộ tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp tại văn phòng của FPT Telecom để sơ loại về ngoại hình của ứng viên, cịn các vị trí khác khơng u cầu ngoại hình thì có thể nộp hồ sơ qua thư điện tử.
Việc sơ tuyển hồ sơ được thực hiện bằng cách so sánh các tiêu chí tiêu chuẩn của vị trí cần tuyển dụng với thơng tin trên hồ sơ của ứng viên như năng lực học tập, thực tiễn và kinh nghiệm cơng tác, thói quen và năng khiếu, tính cách, cơng việc u thích, mức lương đề nghị,… Những thông tin này phần lớn thể hiện qua Cv ứng viên. Tại FPT Telecom các thông tin chủ yếu được khai thác qua hồ sơ ứng viên gồm: chứng minh nhân dân, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu/ đăng ký thường trú hoặc tạm trú, sơ yếu lý lịch hoặc xác nhận tư pháp, đơn xin việc, bằng/chứng chỉ, giấy khám sức khỏe, ảnh màu, thông tin cá nhân của ứng viên. (Xem phụ lục 6)
- Trường đào tạo/chuyên ngành: luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu ở trong mô tả công việc, mỗi vị trí tuyển dụng tại FPT Telecom đều đề ra yêu cầu cụ thể và chuyên ngành, bằng cấp. Đây có thể coi là điều kiện cần của ứng viên để qua vịng sơ loại. Hầu hết các vị trí làm việc tại FPT Telecom đều yêu cầu trình độ đại học trở lên (trừ một số vị trí như nhân viên hỗ trợ kỹ thuật chỉ yêu cầu tốt nghiệp Trung cấp trở lên khối ngành liên quan đến kỹ thuật). Cán bộ tuyển dụng tại FPT Telecom có thể dễ dàng biết được độ phù hợp với bằng cấp của ứng viên được thể hiện qua CV và bằng cấp đính kèm.
Hội nhập nhân lực mới
Báo cáo tiến độ tuyển dụng
- Kinh nghiệm cơng tác: ngồi bằng cấp thì kinh nghiệm làm việc là cũng được coi là một trong các yếu tố được ưu tiên. Tại FPT Telecom, kinh nghiệm làm việc của ứng viên được đánh giá tương đối cao và là một lợi thế nếu ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc đặc biệt là kinh nghiệm tại vị trí cơng việc tương đương với vị trí ứng tuyển. Một số vị trí như nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng khơng bắt buộc bằng cấp đúng chuyên ngành kinh doanh mà chủ yếu ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, marketing và chăm sóc khách hàng.
- Địa điểm cư trú, địa điểm thường trú: yếu tố này là đặc thù khi tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng cho một số phịng giao dịch hoặc nhân viên hỗ trợ kỹ thuật (triển khai, bảo trì lắp đặt mạng) tại các khu vực, chi nhánh khác nhau. Nếu ứng viên cư trú gần chi nhánh, phịng giao dịch thì đó là một thuận lợi lớn bởi người địa phương thường am hiểu về thói quen dân cư và dễ dàng tìm kiếm nguồn khách hàng.
- Tính cách của ứng viên: trong bản CV ứng viên cán bộ tuyển dụng cũng có thể đánh giá tính cách của ứng viên thơng qua q trình hoạt động ngoại khóa khi cịn đang ngồi trên ghế nhà trường xem ứng viên là người năng động, nhanh nhẹn, hoạt bát hay là người trầm tính, sống nội tâm, là người kiên trì chịu khó, hay dễ nản chí. Điều này thể hiện một phần sự phù hợp với công việc đang ứng tuyển bởi hầu hết các vị trí đều yêu cầu tính chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp bên cạnh đó là sự chỉn chu và cẩn thận trong cơng việc. Một số vị trí tiếp xúc thường xuyên với khách hàng như nhân viên dịch vụ khách hàng thì cịn u cầu sự nhanh nhẹn, hoạt bát và linh hoạt thì cán bộ tuyển dụng cũng cần lưu ý điều này để đánh giá kỹ tính cách của ứng viên.
- Bên cạnh những yếu tố trên, hình thức hồ sơ xin việc cũng là yếu tố được quan tâm tại FPT Telecom. Các lỗi ngữ pháp chính tả có thể khiến hồ sơ của ứng viên bị loại ngay lập tức bởi điều đó thể hiện thơng điệp rằng ứng viên không chú ý tới chi tiết hoặc không quan tâm và đề cao việc ứng tuyển của mình. Hồ sơ xin việc thường được đánh bóng hơn nhiều so với thực tế bởi vậy khi có lỗi ngữ pháp hay chính tả thì có thể cho rằng khi làm việc ứng viên có thể mắc nhiều lỗi hơn. Điều này sẽ khiến cán bộ tuyển dụng thiếu tin tưởng vào năng lực trực tiếp của ứng viên trong công việc.
- Những đánh giá ban đầu về ứng viên qua hồ sơ ứng tuyển tuy là quá trình đánh giá gián tiếp và thơng tin có thể chưa xác thực vì chưa qua kiểm chứng, tuy nhiên cũng đã loại bớt nhiều ứng viên không phù hợp. (Xem phụ lục 7)
Có thể thấy rằng số lượng ứng viên qua vòng loại hồ sơ thường chiếm tỉ lệ 1/5 Tổng số hồ sơ ứng viên qua vòng loại hồ sơ. Điều này cho thấy công tác đánh giá ứng viên qua hồ sơ tại FPT Telecom tương đối nghiêm khắc và kỹ lưỡng. Các ứng viên sau khi qua vòng sơ loại hồ sơ sẽ tiếp tục tham dự vòng thi tuyển hoặc phỏng vấn trực tiếp.
3.3.2. Thực trạng công tác đánh giá ứng viên qua thi tuyển
Công tác thi tuyển được tiến hành khá chuyên nghiệp và hợp lý. Điều này đã được các ứng viên tham gia thi tuyển đánh giá cao, họ cảm thấy mong muốn được gắn bó với một mơi trường làm việc chun nghiệp như ở FPT Telecom. Cán bộ tuyển
dụng tổ chức bố trí, sắp xếp phịng thi khá hợp lý để ứng viên tham gia thi tuyển một cách cơng bằng. Một số vị trí cơng việc tại FPT Telecom do đặc thù của ngành nghề cần phải đánh giá về kinh nghiệm, tay nghề nên bắt buộc phải tổ chức thi tuyển cho các ứng viên như: nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, kỹ thuật viên, nhà lãnh đạo tương lai,… hoặc một số vị trí đặc thù có u cầu đặc biệt về nghiệp vụ khác. Vì vậy, nội dung các mơn thi và dạng đề thi của các vị trí khác nhau sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, đề thi tại FPT Telecom được chia thành 2 dạng: đề thi kiến thức, kỹ năng cơ bản và đề thi chuyên môn nghiệp vụ. Đề thi kiến thức, kỹ năng cơ bản do Bộ phận tuyển dụng phối hợp với các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ xây dựng (trong đó bao gồm bài thi trắc nghiệm IQ, bài thi kiểm tra khả năng tính tốn trong thời gian ngắn (GMAT), bài thi tiếng Anh). Đề thi chuyên môn nghiệp vụ do các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ xây dựng hoặc được lấy ra từ ngân hàng đề thi. Hệ thống đề thi sẽ được bảo mật và quản lý tại Bộ phận tuyển dụng.
Nội dung của đề thi bao gồm:
- Trắc nghiệm trí thơng minh (IQ): kiểm tra khả năng tư duy logic, khả năng tổng hợp, khả năng bao quát…
- Kiểm tra khả năng tính tốn trong thời gian ngắn (GMAT): đánh giá mức độ linh hoạt, tư duy nhạy bén, nhằm đánh giá độ phù hợp nhanh nhẹn trong xử lý các tình huống.
- Kiểm tra tiếng Anh: đánh giá mức độ thơng thạo ngoại ngữ về 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết.
- Bài thi chuyên môn: bao gồm các kiến thức liên quan đến vị trí ứng tuyển. Một số vị trí thường áp dụng thi tuyển trước khi phỏng vấn tại FPT Telecom với những nội dung thi áp dụng được thể hiện như bảng 3.4.
Bảng 3.6. Các vị trí áp dụng thi tuyển tại FPT Telecom
Vị trí Bài thi chun mơn IQ GMAT Tiếng Anh
Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật x
Kỹ thuật viên x x x
Chuyên viên phát triển dự án
x x x
Nhà lãnh đạo tài năng x x x x
(Nguồn: Phòng Tuyển dụng – FPT Telecom)
Các vị trí khác khơng nhất thiết phải tổ chức thi tuyển mà thay vào đó là phỏng vấn trực tiếp. Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành chấm thi môn thi kiến thức và kỹ năng cơ bản ngay sau khi kết thúc các đợt thi tuyển. Các đơn vị liên quan chấm các bài thi chun mơn (có thể tổ chức chấm chéo giữa các đơn vị). Việc xét duyệt danh sách ứng viên qua các vòng thi theo nguyên tắc lấy từ người có số điểm cao đến người có số điểm thấp. Số lượng ứng viên được lựa chọn qua vòng thi tuyển kiến thức, kỹ năng cơ
bản tùy thuộc vào điều kiện tổ chức phỏng vấn của từng đơn vị, từng đợt tuyển dụng và ứng viên được lựa chọn phải đạt ít nhất 50% trên số điểm tối đa. Số lượng ứng viên được lựa chọn đạt qua vịng thi chun mơn nghiệp vụ tùy thuộc vào chỉ tiêu cần tuyển dụng. (Xem phụ lục 8)
Đề thi kiểm tra chun mơn đối với các vị trí tuyển dụng nói chung và đối với vị trí nhân viên hỗ trợ kỹ thuật nói riêng đều gồm những câu hỏi để kiểm tra về trình độ chun mơn của ứng viên với số lượng câu hỏi không quá nhiều, thời gian phù hợp, sử dụng các câu hỏi liên quan đến vị trí ứng tuyển, phù hợp với chuyên ngành của ứng viên giúp cho ứng viên thoải mái làm bài, từ đó giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá được năng lực thực sự của ứng viên. (Xem Phụ lục)
Có thể thấy nội dung đề thi có rất ít câu hỏi kiểm tra kiến thức cơ bản mà có một số câu hỏi ở mức độ q khó so với tính chất cơng việc thực tế và những câu hỏi này thường không được áp dụng vào thực tế trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, cịn có những câu hỏi chưa đi sâu vào những tình huống thực tế mà chỉ dừng lại ở mức độ chung chung khiến cho ứng viên khi tham gia thi tuyển xong thường chia sẻ lại rằng nội dung đề thi khó, có những câu chưa gặp bao giờ nên thường điểm bài thi của các ứng viên rất thấp. Điều này khiến cho công tác đánh giá ứng viên chưa được
Bảng 3.7. Số liệu đánh giá ứng viên qua thi tuyển tại FPT Telecom từ năm 2016 - 2018 2016 - 2018 Năm Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh 2017/2016 2018/2017 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Tổng số ứng viên 3276 4950 5768 1674 51 818 14
Số lượng ứng viên qua thi
tuyển 1250 1535 2093 285 22.8 558 36.35
(Nguồn: Phòng Tuyển dung – FPT Telecom)
Có thể thấy rằng số lượng ứng viên qua thi tuyển chiếm tỉ lệ 1/3 so với tổng số ứng viên tham gia thi tuyển. Điều này cho thấy công tác đánh giá ứng viên qua thi tuyển tại FPT Telecom được thực hiện rất chuyên nghiệp và hiệu quả. Các ứng viên sau khi qua vòng thi tuyển sẽ tiếp tục tham dự vòng phỏng vấn.
3.3.3. Thực trạng công tác đánh giá ứng viên qua phỏng vấn
Trước khi phỏng vấn cán bộ tuyển dụng gửi lại bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các thành viên hội đồng tuyển dụng thường là Trưởng ban Nhân sự, Trưởng (Phó) phịng tuyển dụng, Trưởng (Phó) phịng ban liên quan, nhằm xác định mục tiêu, nội dung trao đổi và thống nhất về cấp độ phỏng vấn, hình thức phỏng vấn ứng viên trong cuộc phỏng vấn. Cán bộ tuyển dụng bố trí sắp xếp, chuẩn bị phịng phỏng vấn , xác nhận lại thời gian phỏng vấn của cả ứng viên và hội đồng phỏng vấn
đã hợp lý chưa để có điều chỉnh cần thiết. Cơng tác phỏng vấn ứng viên được tiến hành tương đối hợp lý. Điều này khiến tạo cho ứng viên cảm thấy mong muốn được gắn bó với một mơi trường làm việc chun nghiệp như ở FPT Telecom.
Tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT sử dụng cấp độ phỏng vấn từ sơ bộ đến chuyên sâu và sau đó là phỏng vấn ra quyết định, áp dụng các hình thức phỏng vấn khác nhau cho từng vị trí chức danh. Qua điều tra được biết 46% phiếu khảo sát cho biết họ trải qua hình thức phỏng vấn cá nhân, 28% phiếu trải qua hình thức phỏng vấn hội đồng, 26% phỏng vấn nhóm. Phỏng vấn cá nhân hoặc phỏng vấn nhóm được áp dụng cho các vị trí như nhân viên kinh doanh, nhân viên kỹ thuật,… đối tượng này với u cầu trình độ chun mơn, kinh nghiệm khơng cao nên cán bộ phỏng vấn thường là cán bộ tuyển dụng trực tiếp phỏng vấn. Phỏng vấn hội đồng thường được áp dụng đối với vị trí chức danh quan trọng và cao cấp như nhà lãnh đạo tương lai, trưởng/phó các phịng/ban thì cán bộ phỏng vấn là Phó Tổng giám đốc, Giám đốc,Trưởng ban Nhân sự.
46%
28%
26% Phỏng vấn cá nhân
Phỏng vấn hội đồng
Phỏng vấn nhóm
(Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra)
Hình 3.1: Hình thức phỏng vấn cơng ty áp dụng
Trong quá trình phỏng vấn tại FPT Telecom, hội đồng tuyển dụng thường đặt ra những câu hỏi về kiến thức, kỹ năng, chuyên môn và đan xen vào những câu hỏi tình huống thực tế mang tính bộc phát nhằm xốy sâu vào những chỗ hở hoặc điểm yếu của ứng viên. Sau đó sẽ chú ý theo dõi hành vi và thái độ của các ứng viên để đưa ra đánh giá chính xác và tạo điều kiện cho ứng viên được hỏi ngược lại thơng tin về phía cơng ty để giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công việc họ ứng tuyển.
Tùy các vị trí khác nhau mà thể thức phỏng vấn sẽ khác nhau, các thể thức phỏng vấn mà Công ty Cổ phần Viễn thông FPT đang áp dụng đối với cấp nhân viên đó là phỏng vấn tạo bầu khơng khí thoải mái để ứng viên tự tin thể hiện năng lực bản thân. Đơi khi có thể là phỏng vấn chỉ dẫn hoặc phỏng vấn theo mẫu.
Sau khi phỏng vấn tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng tổng hợp lại những thông tin đã trao đổi trong quá trình phỏng vấn và tiến hành đánh giá ứng viên về mức độ phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.(Xem phụ lục 9)
Bảng 3.8. Số liệu đánh giá ứng viên qua phỏng vấn tại FPT Telecom từ năm 2016- 2018 2016- 2018
Năm
Chỉ tiêu Năm2016 Năm2017 Năm2018
So sánh
2017/2016 2018/2017ChênhChênh Chênh
lệch Tỷ lệ(%) Chênhlệch Tỷ lệ(%) Tổng số ứng viên 1250 1535 2093 285 22.8 558 36.35 Số lượng ứng viên qua
phỏng vấn 435 580 745 145 33.33 165 28.44
(Nguồn: Phòng Tuyển dung – FPT Telecom)
Có thể thấy rằng số lượng ứng viên qua phỏng vấn chiếm tỉ lệ 1/3 so với tổng số ứng viên tham gia phỏng vấn. Điều này cho thấy công tác đánh giá ứng viên qua phỏng vấn tại FPT Telecom được thực hiện rất chi tiết và hợp lý. Sau khi phỏng vấn xong nhà tuyển dụng tổng hợp lại kết quả đánh giá ứng viên.
3.3.4. Tổng hợp kết quả đánh giá ứng viên
Sau quá trình phỏng vấn cán bộ tuyển dụng tiến hành đánh giá ứng viên. Phiếu đánh giá ứng viên áp dụng cho tất cả các vi trí tuyển dụng trong cơng ty bao gồm các chỉ tiêu đánh giá về ngoại hình, kiến thức, kinh nghiệm chun mơn, kỹ năng mềm (kiến thức xã hội, kỹ năng giao tiếp, khả năng phân tích và lập luận vấn đề,…), trình độ tiếng Anh, các thơng tin khác (Thu nhập mong muốn, khả năng gắn bó lâu dài với