3.1.2 .Phương hướng hoạt động
3.3 Một số đề xuất, kiến nghị để hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng ty
3.3.1. Một số giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt hoạt động bán hàng tại công ty
cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun, em đã có điều kiện tìm hiểu thực tế hoạt động kiểm sốt bán hàng của cơng ty. Em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động kiểm sốt bán hàng của công ty như sau:
3.3.1. Một số giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt hoạt động bán hàng tạicông ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
3.3.1.1Hồn thiện hệ thống tiêu chuẩn kiếm sốt bán hàng
Bảng 3.1: Tiêu chuẩn kiểm sốt bán hàng mới của cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyêntrong một tháng tại khu vực Phú Thọ
Tiêu chuẩn Cụ thể Tiêu chuẩn đầu vào Doanh số bán hàng 247 600 000/ tháng Doanh số bán hàng cho khách hàng mới 754 000/tháng Số lượng khách hàng mới 2000/tháng Số lượng khách hàng mất đi 300 khách/tháng Số lượng đơn đặt hàng 656 763 đơn/tháng
Thị phần = Thị phần mới/ tổng thị phần= 1/5/ tháng Doanh số bán trên từng khách hàng 1000 sản phẩm/ nhân viên/tháng
Chi phí bán hàng 30 700 000/tháng
Tiêu chuẩn
đầu
Hình thức, trang phục - Khơng mặc đồng phục một hôm bị nhắc nhở nhẹ
- Hai hơm bị phạt hành chính từ 50-100 nghìn/nhân viên/ lần
Ý thức tổ chức kỷ luật - 3 ngày đi làm muộn trở lên sẽ bị phạt tài chính từ 200-500 nghìn/nhân viên/lần
- Nghỉ q 3 buổi phải có xác nhận của giám đốc
hoạt động ngoại khóa
Có ít nhất 1 hoạt động ngoại khóa cho nhân viên bán hàng
Khả năng lập kế hoạch bán hàng( dành cho giám sát)
Lập đủ các chỉ tiêu trong kế hoạch bán hàng, sát với thực tế và nộp đúng thời hạn cho giám đốc
Khả năng tạo động lực cho cấp dưới(dành cho giám sát)
Nhân viên của mình đạt mục tiêu doanh số:
- <70% => khả năng tạo động lực kém - 70%-85%=> khả năng tạo động lực
trung bình
- >85%=> khả năng tạo động lực tốt, cần phát huy
So với bảng tiêu chuẩn cũ thì trong bảng tiêu chuẩn này có bổ sung một số tiêu chuẩn nền tảng và các mức chế tài cụ thể cho từng tiêu chuẩn và làm rõ ràng các tiêu chuẩn nền tảng.
- Thứ nhất, bảng tiêu chuẩn này được bổ sung các tiêu chuẩn dành cho giám sát bán hàng, đó là “Khả năng tạo động lực cho cấp dưới” và “Khả năng lập kế hoạch bán
hàng”
+ Tạo động lực cho nhân viên là vô cùng quan trọng, nếu các giám sát khơng sát sao với nhân viên của mình đặc biệt khi họ gặp khó khăn thì ắt sẽ khó mà đạt được chỉ tiêu, vì vậy cần phải đưa chỉ tiêu này vào để đánh giá.
+Khả năng lập kế hoạch bán hàng cho giám sát và quản lý: lập kế hoạch bán là nhiệm vụ của bất cứ quản lý nào, tuy nhiên vẫn cần phải được đưa vào chỉ tiêu để so sánh, đánh giá giữa các quản lý, giám sát, như vậy mới tạo ra sự công bằng trong đánh giá. Mặt khác, khi được đánh giá, họ sẽ có thêm động lực, cạnh tranh với các giám sát và quản lý khác, như vậy hiệu quả công việc cũng sẽ tăng lên.
- Thứ hai, các chỉ tiêu như “Tinh thần đội nhóm”, “Ý thức tổ chức kỷ luật” hay
“ Hình thức, trang phục” cũng được cụ thể hóa thành các tiêu chuẩn định tính, như vậy
cả nhân viên và quả lý đều nắm được cụ thể các hình thức và mục tiêu cần đạt, các mức vi phạm. Việc đánh giá sẽ khơng bị rơi vào tình trạng khiên thiến hay định khiến.
3.3.1.2 Hồn thiện cơng cụ kiểm sốt
Cơng ty nên sử dụng thêm một số cơng cụ kiểm sốt dưới đây cho hoạt động bán hàng của mình.
- Hóa đơn bán hàng : hóa đơn bán hàng của cơng ty phải được nhân làm hai liên, một liên giao cho khách hàng và một liên lưu tại cơng ty. Qua đó, việc kiểm sốt bán hàng được công ty thực hiện hàng ngày qua hệ thống thu ngân.
- Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng : Mỗi khách hàng đến mua hàng, nhân viên phải đưa cho họ 1 tờ phiếu khảo sát để thăm dò ý kiến của họ
Mẫu phiếu thăm dò khách hàng
1. Quý khách cho biết sản phẩm của chúng tôi thỏa mãn được quý khách ở những điểm nào ?
a. Chất lượng b. Mẫu mã c. Giá cả
2. Khách hàng đánh giá thế nào về đội ngũ nhân viên bán hàng ?
a. Nhiệt tình, tận tâm c. Khơng nhiệt tình
b. Chu đáo, am hiểu về sản phẩm d. khơng có kiến thức về sản phẩm
3. Khách hàng đánh giá thế nào về cách trang trí tại của hàng ?
a. Đẹp – bắt mắt c. Không đẹp
b. Bình thường d. Không thấy rõ sản phẩm
4. Khách hàng đánh giá như thế nào về chủng loại sản phẩm ?
a. Phong phú c. Ít sản phẩm b. Bình thường d. Ý kiến khác
5. Khách hàng đánh giá thế nào về hình thức thanh tốn tại cửa hàng ?
a. Thuận tiện c. Không thuận tiện b. Nhanh chóng d. Ý kiến khác
Góp ý cho cửa hàng : …………………………………………………………… Cảm ơn Khách hàng đã đóng góp !
Bảng 3.2 : Mẫu phiếu thăm dị khách hàng
3.3.1.3 Hồn thiện phương pháp kiểm sốt bán hàng
Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Ngun mới chỉ kiểm sốt bán hàng bằng phương pháp phân tích dữ liệu thống kê mà chưa kết hợp với một số phương pháp khác. Cơng ty cần sử dụng thêm phương pháp kiểm sốt bằng việc quan sát trực
tiếp và tiếp xúc cá nhân. Khi tiếp xúc trực tiếp với nhân viên bán hàng, người kiểm sốt có cái nhìn tồn diện về cơng việc cũng như cảm nhận được vấn đề tiềm tàng.
Khi quan sát hành vi của một nhân viên bán hàng, người quản lý cần quan sát những vấn đề sau :
- Không để khách hàng phàn nàn về thái độ phục vụ - Khơng phàn nàn về chất lượng
- Trình bày gian hàng hấp dẫn, tạo ấn tượng
- Cung cấp cho khách hàng những thông tin quan trọng giúp họ dễ dàng lựa chọn hàng hóa hơn.
Qua việc quan sát trực tiếp nhân viên bán hàng của mình, ban kiểm sốt sẽ có những đánh giá chính xác và thu thập được nhiều thơng tin để điều chỉnh hoạt động kiểm sốt tại Cơng ty.
3.3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của lực lượng bán hàng.
3.3.2.1 Hồn thiện các tiêu chuẩn đánh giá lực lượng bán hàng
Bảng 3.3: Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá lực lượng bán hàng mới cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun
Tiêu chuẩn Nhân viên bán hàng tại văn phòng Nhân viên bán hàng ngoài thị trường Tiêu chuẩn kết quả bán hàng Doanh số bán hàng bằng tiền 10-20 triệu/nhân viên/ tháng 30 triệu/nhân viên/ tháng Doanh số bán cho khách hàng mới
5-10 triệu/ nhân viên/ tháng 10 triệu/nhân viên/tháng Tổng doanh số bán hàng 400- 800 sản phẩm/ nhân viên/ tháng 500-1000 sản phẩm/ nhân viên/tháng Số lượng khách hàng mới 50-100 khách/ nhân viên/ tháng 70-150 khách mở mới/nhân viên/ tháng Số lượng khách mất đi 10-30 khách / nhân viên/ tháng 20-40 khách/ nhân viên/tháng
Tiêu chuẩn nền tảng Tổng số lượng hàng dự trữ 30-70 chai/nhân viên/ tháng
50-100 chai/ nhân viên/ tuần
Đồng phục Mặc trang phục công sở( áo sơ mi trắng, quần âu đen, hoặc díp)
- Mặc đồng phục riêng của nhân viên bán hàng tại thị trường,
Tinh thần làm việc nhóm
Tham gia các hoạt động đồn thể của cơng ty ít nhất 1 lần/ tháng
Hịa đồng, quan tâm đồng nghiệp
Tham gia tối thiểu một hoạt động tập thể/ tháng/ nhân viên
Kiến thức sản phẩm - Bắt buộc phải thuộc các đặc điểm sử dụng, cấu tạo, giá cả của sản phẩm
- Bắt buộc phải thuộc các đặc điểm sử dụng, cấu tạo, giá cả của sản phẩm
Ý thức tổ chức kỷ luật
Nghỉ tối đa 3 buổi/ tháng/ nhân viên
-Nghỉ lâu phải có xác nhận của giám đốc
-Nghỉ tối đa 3 buổi/ tháng/ nhân viên
-Nghỉ lâu phải có xác nhận của giám đốc
( Nguồn: Tự tổng hợp)
Trong bảng hệ thống các tiêu chuẩn này đã phân loại rõ ràng các tiêu chuẩn dành cho các loại lực lượng bán hàng của công ty.
Đối với lực lượng bán hàng tại văn phịng, cơng việc của họ chủ yếu là bán hàng qua các cuộc gọi điện, do đó các tiêu chuẩn về số lần các cuộc gọi sẽ phải nhiều hơn. Trang phục, do làm tại văn phòng nên cũng phải là đồng phục công sở. Số lần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng giảm đi. Nhân viên bán hàng tại văn phịng sẽ có các tiêu chuẩn kết quả bán hàng giảm nhẹ hơn so với nhân viên ngồi thị trường do đặc điểm cơng việc của họ.
Ngược lại, nhân viên bán hàng ngoài thị trường sẽ phải đi lại , tiếp xúc rất nhiều với khách hàng để bán sản phẩm, vì vậy tiêu chuẩn về các cuộc tiếp xúc cũng nhiều lên. Loại nhân viên này do tiếp xúc trực tiếp với khách, được coi là bộ mặt của cơng ty, do đó đồng phục rất quan trọng, cần chú trọng yếu tố này.
3.3.2.2 Hồn thiện cơng cụ đo lường kết quả bán hàng của lực lượng bán hàng
Công ty nên bổ sung thêm các công cụ đo lường kết quả LLBH như:
- Bảng mô tả công việc của nhân viên bán hàng: Giám sát bán hàng sẽ xây dựng bảng mô tả bán hàng cho các nhân viên của mình. Trong đó mơ tả chi tiết cơng việc, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi nhóm nhân viên. Đó là sở sở để đo lường mức hoàn thành và đáp ứng yêu cầu mà công ty đã đề ra.
Bảng 3.4: Bảng mô tả cơng việc của một nhân viên bán hàng ngồi thị trường của công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ phải làm Kết quả và yêu cầu công việc
Khảo sát thị trường Đi đến khu vực được giao, thăm dò, khảo sát khách hàng tiềm năng để làm sơ đồ tuyến bán hàng.
Lập sơ đồ tuyến khách hàng Vẽ bản đồ khu vực bán hàng, chấm điểm toàn bộ khách hàng trong khu vực lên bản đồ theo tiêu chuẩn công ty
Tiếp xúc khách hàng Giới thiệu được cho khách hàng các đặc điểm về sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Làm báo cáo bán hàng hàng ngày
Báo cáo bán hàng ngày bao gồm doanh số đạt được, tên loại hàng đã bán, giá thành, địa chỉ khách đã bán... nộp mỗi tối
3.3.2.3 Hồn thiện quy trình kiểm sốt lực lượng bán hàng
Sơ đồ 2.5 : Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng mới cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
- So với quy trình cũ, quy trình kiểm sốt lực lượng bán hàng này có thêm một bước ưu việt hơn quy trình cũ, đó là bước tạo động lực cho nhân viên sau khi giao nhiệm vụ cho họ.
Giao nhiệm vụ cho nhân viên
Nhắc nhở, huấn luyện, chỉ dẫn mặt yếu kém
Đào tạo chuyên sâu, thăng chức, tăng lương
Kỷ luật, đưa ra thời gian thử thách
Kiểm sốt q trình thực hiện
Tiếp tục kiểm sốt
Khen thưởng, thưởng tài chính, biểu dương Tiếp tục đánh giá sự tiến bộ Thực hiện tốt Chưa đạt yêu cầu Thực hiện tốt Thực hiện tốt Thực hiện tốt Chưa đạt yêu cầu Chưa đạt yêu cầu Chưa đạt yêu cầu Tạo sự kỳ vọng, tạo động lực thúc đẩy hành động Chấm dứt, không sử dụng
Nhân viên bán hàng có vai trị vơ cùng quan trọng trong hoạt động bán hàng, họ là những người mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Nhưng nếu coi họ là cỗ máy, tức chỉ giao nhiệm vụ và bắt họ hồn thành cơng việc thì sẽ rất khó.Trong mỗi con người đều tồn tại những năng lực tiềm ẩn. Nhà quản trị cần khơi gợi, làm cho họ bộc lộ ra được những phẩm chất ấy, nói cách khác là phải tạo được động lực, thôi thúc họ làm việc. Được tạo động lực người ta sẽ cảm thấy thoải mái, thấy u thích và gắn bó với cơng việc hơn, hoặc có thể tạo ra áp lực để họ phấn đấu.Từ đó làm năng suất lao động sẽ cải thiện.
3.3.3. Một số giải pháp quan trọng khác
Để hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng một cách tốt nhất có thể thì Cơng ty Cổ phần Sản xuất thương mại Hữu Nghị cần sử dụng thêm một số hoạt động nữa nhằm hoàn thiện và hỗ trợ tốt hơn để phát triển hoạt động kinh doanh như :
+ Nghiên cứu các thơng tin về hàng hố, chất lượng của hàng hố cùng loại nhằm cung cấp những thơng tin cho việc chống cạnh tranh trên thị trường và Công ty đang hoạt động.
+ Đánh giá mức độ cạnh tranh của đối thủ và xu hướng của thị trường về số lượng, chủng loại, để nâng cao khả năng đa dạng hóa sản phẩm và đưa ra các chiến lược cạnh tranh, tăng thị phần, nâng cao uy tín hình ảnh và thương hiệu của công ty.
+ Tăng cường hoạt động xúc tiến quảng cáo hàng hóa của cơng ty tới các khu vực thị trường trọng điểm.
3.4 Một số kiến nghị
3.4.1 Các kiến nghị với Nhà nước
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống chính sách pháp luật, tạo mơi trường thuận lợi cho
các doanh nghiệp hoạt động. Một hành lang pháp lý đồng bộ và thống nhất sẽ tạo điều kiện cho công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun nói riêng và các doanh nghiệp trong nền kinh tế nói chung một sự ổn định để phát triển. Mơi trường luật pháp tốt cịn đảm bảo cho sự bình đẳng trong kinh doanh giữa các thành phần kinh tế, tạo được sự cạnh tranh lành mạnh, xóa bỏ các tiêu cực trong kinh doanh như bn lậu, trốn thuế, tham nhũng... Vì vậy, Nhà nước cần tiếp tục hồn thiện mơi trường pháp lý theo hướng đồng bộ thống nhất, sửa đổi, bổ sung những bộ luật cũ sao cho phù hợp với tình hình mới.
tế vĩ mô đúng đắn và phù hợp sẽ là yếu tố quan trọng tạo nên một môi trường kinh tế ổn định và phát triển, từ đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ ba, xử lý triệt để hàng nhái, hàng kém chất lượng và vi phạm quyền sở hữu
trí tuệ. Hiện nay vấn đề hàng giả, hàng nhái và vi phạm quyền quyền sở hữu trí tuệ là vấn nạn nhức nhối của tất cả các lĩnh vực kinh doanh. Các doanh nghiệp làm ăn chân chính thì bị thiệt hại về doanh thu tiêu thụ, uy tín đối với khách hàng. Khách hàng thì bị thiệt hại do chất lượng của sản phẩm của hàng giả, hàng nhái không tốt ảnh hưởng lớn quyền lợi tiêu dùng chính đáng của mình. Vì vậy các cơ qua hữu quan cần phải kiên quyết thực hiện các biện pháp một cách triệt để, mạnh tay đối với các trường hợp vi phạm tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, công bằng bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng.
3.4.2 Các kiến nghị với chính quyền địa phương
- Chính quyền địa phương cần tạo điều kiện để công ty sản xuất kinh doanh, xây dựng điểm bán hàng mới.
- Giúp công ty quảng cáo sản phẩm trên các kênh địa phương như đài phát thanh địa phương để người dân hiểu thêm về sản phẩm và nhắc nhở người dân sử dụng sản phẩm đúng cách.
KẾT LUẬN
Hoạt động kiểm soát bán hàng cũng như các hoạt động kiểm sốt nói chung có vai trị quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Cơng ty TNHH thương mại vận tải Bình Ngun đã giúp em có cái nhìn chính xác hơn về sự cần thiết của hoạt động kiểm soát bán hàng và đây là thời gian để em có cơ hội tiếp xúc với thực