D. Chính sách lương thưởng
E.Cơ cấu công ty phức tạp hoặc không rõ ràng
Nguyên tắc 12
Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc phải biết rõ và thấu hiểu cơ cấu hoạt động của ngân hàng và những rủi ro mà ngân hàng phải đối mặt (nghĩa là “am hiểu cơ cấu hiện có”).
114. Một số ngân hàng thiết lập ra các cơ cấu tổ chức khác nhau dưới dạng bộ phận, chi nhánh, công ty con hay pháp nhân khác nhằm mục đích pháp lý, quản lý, tài chính hay chào bán sản phẩm. Điều này có thể làm tăng đáng kể sự phức tạp của tổ chức. Số lượng pháp nhân nhiều, đặc biệt là các mối quan hệ tương kết và giao dịch chằng chéo trong tập đồn giữa các pháp nhân này, có thể tạo ra những thách thức trong việc xác định, giám sát và quản lý rủi ro của toàn bộ tổ chức. Điều này tự thân nó đã là một rủi ro cho tổ chức.
115. Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc phải hiểu rõ cơ cấu và tổ chức của tập đoàn, nghĩa là mục đích của các bộ phận/cơ quan khác nhau cũng như các kết nối và mối quan hệ chính thức và khơng chính thức giữa các bộ phận/cơ quan đó và với cơng ty mẹ. Việc này bao gồm sự hiểu biết các rủi ro pháp lý và tác nghiệp, và những hạn chế của các loại giao dịch nội bộ khác nhau trong tập đoàn cũng như cách thức chúng ảnh hưởng tới nguồn tài chính, vốn và rủi ro của tập đồn trong các tình huống bình thường cũng như bất lợi. Các biện pháp và hệ thống tốt và hiệu quả phải sẵn sàng để tạo điều kiện sản sinh và trao đổi thông tin giữa và về các bộ phận khác nhau, để quản lý rủi ro của toàn bộ tập đoàn, và để giám sát hiệu quả tập đoàn. Về mặt này, Ban Giám đốc phải báo cáo với Hội đồng Quản trị về cơ cấu tổ chức và hoạt động của tập đồn và các nhân tố chính ảnh hưởng tới doanh thu và rủi ro của tập đoàn.
116. Một thách thức quản trị khác nảy sinh khi ngân hàng thiết lập các cấu trúc quản lý kinh doanh hoặc dịng sản phẩm khơng phù hợp với cơ cấu pháp nhân của ngân hàng. Mặc dù đây là một thông lệ tương đối phổ biến nhưng nó lại tạo thêm sự phức tạp. Ngoài việc đảm bảo sự phù hợp của các cấu trúc ma trận này, Hội đồng Quản trị hoặc Ban Giám đốc phải đảm bảo mọi sản phẩm và rủi ro của chúng được nắm bắt và đánh giá trên cơ sở từng đơn vị và trong toàn bộ tập đoàn.
117. Hội đồng Quản trị phải phê chuẩn các chính sách và chiến lược rõ ràng cho việc thành lập các cấu trúc mới và phải hướng dẫn và hiểu đúng cơ cấu của ngân hàng, sự phát triển và những hạn chế của nó. Hơn nữa, Ban Giám đốc, dưới sự giám sát của Hội đồng Quản trị, phải:
Tránh thiết lập các cấu trúc phức tạp khơng cần thiết; ●
Có quy trình tập trung hóa để phê chuẩn và kiểm soát việc thành lập các pháp ●
nhân mới dựa trên các tiêu chí đã được xây dựng, bao gồm khả năng giám sát và thực hiện thường xuyên các quy định của từng pháp nhân (ví dụ quy định về quản lý, thuế, báo cáo tài chính, quản trị);
Hiểu và có khả năng đưa ra thơng tin về cơ cấu của ngân hàng, bao gồm loại hình, ●
điều lệ, cơ cấu sở hữu và lĩnh vực kinh doanh thực hiện cho từng pháp nhân; Nhận diện các rủi ro mà sự phức tạp trong bản thân hệ thống cơ cấu tổ chức có ●
thể phải đương đầu, bao gồm sự thiếu minh bạch trong quản lý, rủi ro tác nghiệp phát sinh do cơ cấu góp vốn chằng chéo và phức tạp, rủi ro của các giao dịch nội bộ trong tập đoàn, rủi ro thế chấp và rủi ro của đối tác; và
Đánh giá các rủi ro trình bày ở trên trong cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng thế nào ●
tới tập đoàn trong việc quản lý rủi ro và sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính và vốn trong hồn cảnh bình thường và bất lợi.
118. Để tăng cường quản trị vững mạnh trong một tập đoàn ngân hàng, bộ phận giám sát của từng đơn vị có thể được trợ giúp bằng các đánh giá thường xuyên về rủi ro mà cơ cấu của tập đoàn phải đối mặt. Các báo cáo định kỳ đánh giá cơ cấu chung của ngân hàng và hoạt động của từng đơn vị, khẳng định việc tuân thủ chiến lược mà Hội đồng Quản trị phê duyệt trước đó, và cơng bố bất kỳ sự khơng nhất qn nào có thể giúp ích cho Ủy ban Kiểm tốn và Rủi ro, Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị của công ty mẹ.
119. Ban Giám đốc, và Hội đồng Quản trị khi cần thiết, phải thảo luận với, và/hoặc báo cáo lên cơ quan giám sát các chính sách và thủ tục thành lập các cấu trúc mới có thể làm tăng sự phức tạp của tập đồn.
Nguyên tắc 13
Khi một ngân hàng hoạt động thông qua các đơn vị được thành lập với mục đích đặc biệt hoặc ở các quốc gia nơi thiết chế pháp lý ngăn cản sự minh bạch hay không đáp ứng các chuẩn mực ngân hàng quốc tế thì Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc phải hiểu rõ mục đích, cơ cấu và các rủi ro chuyên biệt của các hoạt động này. Họ cũng phải tìm cách giảm nhẹ các rủi ro đã được xác định (nghĩa là “nhận thức được cơ cấu hiện có”).
120. Ngân hàng có thể có các mục đích hoạt động hợp pháp trong một thiết chế pháp lý nào đó (hoặc với các tổ chức hoặc đối tác hoạt động trong thiết chế pháp
CÁC NGUYÊN TẮC TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC NGÂN HÀNG 41
lý này), hoặc thiết lập các cấu trúc nhất định (ví dụ, thành lập các đơn vị kinh doanh đặc biệt hoặc tờ-rớt công ty). Tuy nhiên, hoạt động trong các thiết chế pháp lý khơng hồn tồn minh bạch hoặc không đáp ứng các chuẩn mực ngân hàng quốc tế trong các lĩnh vực như giám sát, thuế, chống rửa tiền hay tài trợ cho hoạt động chống khủng bố,37 hay thông qua các cấu trúc phức tạp hoặc không minh bạch, có thể gây ra các rủi ro về tài chính, pháp lý, uy tín và rủi ro khác cho tổ chức; có thể cản trở khả năng Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc giám sát phù hợp hoạt động kinh doanh; và có thể gây trở ngại đối với giám sát ngân hàng hiệu quả. Ngân hàng phải đánh giá các hoạt động và giao dịch đề xuất như đã mô tả ở trên và xem xét cẩn thận, trước khi phê chuẩn, ngân hàng sẽ thực hiện việc giám sát hiệu quả của Hội đồng Quản trị và/hoặc Ban Giám đốc như thế nào.
121. Ngoài các rủi ro thảo luận ở trên, ngân hàng cũng có thể phải đương đầu với rủi ro gián tiếp khi thực hiện các dịch vụ hoặc thiết lập các cơ cấu nào đó thay mặt khách hàng.38 Ví dụ như đóng vai trị như một đại lý hay cung cấp các dịch vụ ủy thác, và xây dựng các giao dịch tài chính cấu trúc phức tạp cho khách hàng. Mặc dù các hoạt động như vậy thường đem lại lợi nhuận và phục vụ mục đích kinh doanh chính đáng của khách hàng, nhưng trong một số trường hợp khách hàng có thể sử dụng các sản phẩm và hoạt động của ngân hàng để thực hiện các hoạt động phi pháp hoặc không phù hợp. Điều này sẽ gây rủi ro lớn về pháp lý và uy tín cho ngân hàng cung cấp các dịch vụ như vậy, và có thể khiến ngân hàng đi chệch hướng kinh doanh cốt lõi, cũng như cản trở việc kiểm soát hiệu quả các rủi ro gây ra bởi khách hàng cho toàn bộ tập đoàn.
122. Ban Giám đốc, và Hội đồng Quản trị khi phù hợp, phải lưu ý những thách thức này và có những hành động thích hợp để tránh hoặc giảm thiểu các thách thức này bằng cách:
Thường xun sốt xét các chính sách, thủ tục và chiến lược tác động tới việc ●
phê chuẩn và duy trì các cơ cấu hoặc hoạt động này;
Kiểm tra định kỳ các cơ cấu và hoạt động như vậy nhằm đảm bảo chúng vẫn ●
phù hợp với mục đích đã đặt ra và khơng duy trì chúng nếu khơng có luận cứ xác đáng; và
Xây dựng các thủ tục đầy đủ để xác định và quản lý mọi rủi ro trọng yếu phát ●
sinh từ các hoạt động này. Ngân hàng chỉ được phê chuẩn các hoạt động này nếu các rủi ro tài chính, pháp lý và uy tín quan trọng có thể được xác định, đánh giá và quản lý đúng đắn.
123. Ngoài ra, phù hợp với hướng dẫn của Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc phải đảm bảo ngân hàng có các chính sách và thủ tục phù hợp để:
----------------------
37. Điều này có thể bao gồm đặt các trung tâm tài chính ở nước ngồi có thể chế pháp lý thiếu minh bạch và bộ máy thực thi yếu kém làm tăng sự không rõ ràng và cản trở việc quản lý và giám sát hiệu quả.
38. Xem Đánh giá Tín nhiệm Cao nhất của Khách hàng đối với Ngân hàng, Ủy ban Basel về Giám sát Ngân hàng, tháng Mười năm 2001, tại trang web: www.bis.org/publ/bcbs85.htm.
Xây dựng quy trình phê chuẩn các hoạt động như vậy (ví dụ áp dụng các hạn ●
chế, biện pháp giảm nhẹ các rủi ro pháp lý hay uy tín cũng như các u cầu về thơng tin phù hợp), có tính tới tác động đối với cơ cấu điều hành của tổ chức; Xác định và hiểu rõ mục đích của các hoạt động như vậy và đảm bảo việc thực ●
thi các hoạt động này trên thực tế phù hợp với mục đích đã định;
Lưu lại chi tiết quy trình xem xét, ủy quyền và quản lý rủi ro nhằm minh bạch hóa ●
quy trình này, giúp cho cơ quan kiểm toán và giám sát quản lý dễ dàng hơn; Thường xuyên đánh giá nhu cầu xem có cần thiết phải duy trì hoạt động trong ●
các thiết chế pháp lý yếu kém nào đó hoặc thơng qua các cơ cấu phức tạp làm giảm tính minh bạch;
Đảm bảo sẵn sàng cung cấp thông tin về các hoạt động này và những rủi ro liên ●
quan cho hội sở chính của ngân hàng, cũng như báo cáo lên Hội đồng Quản trị và cơ quan giám sát một cách thỏa đáng; và
Đảm bảo các hoạt động này được kiểm toán nội bộ và độc lập soát xét thường ●
xuyên.
124. Hội đồng Quản trị của cơng ty mẹ có thể tăng cường tính hiệu quả của các nỗ lực trên bằng cách yêu cầu bộ phận kiểm soát (chẳng hạn kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro hoặc tn thủ) tiến hành sốt xét chính thức các cơ cấu, cơng tác kiểm sốt và hoạt động của chúng cũng như mức độ phù hợp của chúng với chiến lược mà Hội đồng Quản trị đã phê chuẩn đồng thời báo cáo kết quả lên Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc.
125. Hội đồng Quản trị phải chuẩn bị sẵn sàng để thảo luận, và khi cần báo cáo lên, cơ quan giám sát ngân hàng các chính sách và chiến lược của ngân hàng liên quan tới việc thành lập và duy trì các cơ cấu và hoạt động này.