3 .Kỹ thuật xác nhận
4. Kỹ thuật phỏng vấn
- Khái niệm: Là việc thu thập thông tin qua việc trao đổi, trò chuyện với những
người trong hoặc ngồi đơn vị được kiểm tốn. Đó là những người hiểu biết về vấn đề mà KTV quan tâm.
Kết quả thu được từ phỏng vấn là biên bản phỏng vấn, ghi chép của KTV, hoặc các loại bang đĩa từ,… ghi lại cuộc phỏng vấn.
Quá trình thu thập bằng chứng qua phỏng vấn thường bao gồm các bước sau:
-Bước 1: Lập kế hoạch cho cuộc họp: KTV phải xác định mục đích, nội dung, đối tượng
phỏng vấn( có thể cụ thể hóa ra thành những trọng điểm cần phỏng vấn), thời gian, địa điểm phỏng vấn. KTV chuẩn bị câu hỏi cho quá trình phỏng vấn để phù hợp với mục tiêu kiểm toán nhằm thu được bằng chứng kiểm tốn có chất lượng cao nhất, tránh sự lãng phí thời gian cho việc phỏng vấn.
-Bước 2: Thực hiện phỏng vấn: KTV giới thiệu lý do cuộc phỏng vấn, trao đổi về những
+Đặt câu hỏi: có hai loại câu hỏi chính có thể được sử dụng là câu hỏi “đóng” hoặc câu hỏi “mở”. Câu hỏi “mở” giúp KTV thu được câu trả lời chi tiết và đầy đủ; được sử dụng khi kiểm toán viên muốn thu thập thêm thơng tin, loại câu hỏi này thường có các cụm từ “thế nào”, “cái gì”, “tại sao”. Câu hỏi “đóng” giới hạn câu trả lời của người phỏng vấn, được sử dụng khi KTV muốn xác nhận một vấn đề đã nghe hay đã biết, loại câu hỏi này thường có các cụm từ “có hay khơng”, “tơi (khơng) biết rằng”….
+Lắng nghe câu trả lời: Để khuyến khích khách hàng cung cấp cho bạn thông tin bạn phải chú ý lắng nghe những điều khách hàng nói. Một khi mà bạn đưa ra các câu hỏi thì bạn phải lắng nghe các câu trả lời.
+Đánh giá các câu trả lời: Thu thập bằng chứng kiểm tốn là một q trình gồm 2 giai đoạn: trước hết chúng ta thu thập các thơng tin và sau đó đánh giá chúng. Khi thực hiện một cuộc phỏng vấn, chúng ta phải cẩn thận để không đánh giá hoặc loại bỏ các thơng tin bởi vì chúng ta nghe thấy mà lại khơng chú ý một cách đúng đắn. Hãy suy nghĩ những gì được nói ở đây và cố gắng phân tích các câu trả lời để thấy được sự không nhất qn hoặc khơng có khả năng xảy ra.
+Nêu thêm các câu hỏi: Chúng ta không chấp nhận các câu trả lời quan trọng theo vẻ bề ngoài, nhưng chúng ta cũng không loại bỏ chúng. Nếu như người được phỏng vấn đưa ra những câu trả lời có vẻ là khơng phù hợp hoặc là hiểu lầm vấn đề thì ta tiếp tục hỏi những câu hỏi khác, nghĩa là ta luôn phải xem xét câu trả lời và hỏi thêm các câu hỏi nếu cần thiết.Việc này địi hỏi ta ln phải cân nhắc, xem xét về mặt chuyên môn.
+Các điểm hỗ trợ chính: Khi đánh giá các câu trả lời của Ban giám đốc, chúng ta không nên giả định rằng họ không trung thực, mà cũng không nên giả định rằng cần phải xem xét tính trung thực của họ. Chúng ta nên kiểm tra những lời giải thích được đưa ra trong cũng câu trả lời về những vấn đề quan trọng đối với những dữ liệu có tính hỗ trợ và độc lập nếu có thể.
+Kết luận bằng một phần tóm tắt ngắn gọn: Nên tóm tắt sự hiểu biết của mình về các thơng tin bằng việc cho phép người được phỏng vấn xác nhận sự hiểu biết của bạn.
+Ghi chép: Ghi chép là một việc quan trọng. Ghi chép giúp chúng ta nhớ được những gì đã được nói, nó đóng vai trị là bằng chứng trên giấy tờ của các thơng tin được thu thập và là sự trợ giúp cho việc đánh giá và kết luận. Các phần ghi chép phải bao gồm tất cả các vấn đề quan trọng được nêu ra , những câu trả lời và lưu ý những điểm cần lưu ý thêm về sau.
-Bước 3: Kết thúc phỏng vấn: KTV cần đưa ra kết luận trên cơ sở thông tin đã thu thập
được. Tuy nhiên, KTV cũng cần lưu ý đến tính khách quan và sự hiểu biết của người được phỏng vấn để có kết luận xác đáng về bằng chứng thu thập được.
Ưu điểm:
- Phỏng vấn có thể là một phương pháp hữu hiệu của trao đổi và thu thập thông tin. Kỹ xảo phỏng vấn thành công sẽ tăng thêm hiệu lực và hiệu quả của cuộc kiểm tốn. -Chi phí thấp.
- Thường được áp dụng để thu thập bằng chứng nhằm củng cố cho các bằng chứng khác, để thu thập thêm thông tin hoặc đưa ra các phán đốn cho q trình kiểm tốn.
Nhược điểm:
-Các bằng chứng kiểm toán do kỹ thuật phỏng vấn mang lại thường có độ tin cậy khơng cao do đối tượng được phỏng vấn chủ yếu là người trong đơn vị được kiểm toán nên thiếu tính khách quan.
-Chất lượng của bằng chứng cũng phụ thuộc vào trình độ và sự hiểu biết của người được hỏi.