Giống như cỏc đơn vị sản xuất kinh doanh khỏc thỡ xuất kho nguyờn vật liệu cho sản xuất hay bất kỳ một mục đớch gỡ để phản ỏnh kịp thời, tớnh toỏn và bổ sung chớnh xỏc cho đối tượng vật liệu dựng để phải thực hiện đầy đủ cỏc thủ tục chứng từ đỳng quy cỏch.Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc xuất kho nguyờn vật liệu để sản xuất được tiến hành như sau: Khi cỏc phũng ban, phõn xưởng sản xuất cú nhu cầu vật tư, người phụ trỏch bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu cú giỏ trị lớn thỡ phải qua Giỏm
đốc cụng ty ký duyệt. Nếu là vật tư xuất kho định kỳ thỡ khụng cần qua ký duyệt của lónh đạo cụng ty. Khi đú yờu cầu xuất vật tư được chuyển lờn phũng kế toỏn, xột thấy nhu cầu hợp lý và trong kho cũn loại vật tư đú, phũng kế toỏn sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ cho phộp lĩnh vật tư. Cỏc phiếu này được lập thành 3 liờn:
1 liờn lưu tại phũng kế toỏn 1 liờn giao cho người lĩnh vật tư
1 liờn giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho
Định kỳ phiếu xuất kho được chuyển lờn phũng kế toỏn để luõn chuyển và ghi sổ lưu.
Tại kho, thủ kho kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp lý của cỏc chứng từ xuất vật tư. Nếu thấy trong kho khụng đủ hoặc khụng cũn loại vật tư đú thỡ phải tiến hành thủ tục mua và nhập kho vật liệu, sau đú mới làm nghiệp vụ xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi sổ thực xuất và thẻ kho.
Đối với vật liệu xuất bỏn, kế toỏn sử dụng chứng từ là “Húa đơn bỏn hàng”, “Húa đơn GTGT”, “Phiếu xuất kho”, “Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ”. Căn cứ vào những thỏa thuận với khỏch hàng phũng sản xuất kinh doanh lập “Húa đơn GTGT” phiếu này lập thành 3 liờn. Cụng ty kiểm tra ký duyệt thanh toỏn rồi trao cho khỏch hàng liờn 2. Nếu khỏch hàng thanh toỏn bằng tiền mặt thỡ phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đúng dấu đó thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào húa đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khỏch hàng và khỏch hàng ký vào 3 bản: Liờn 1 lưu ở phũng kế toỏn, liờn 2 giao cho khỏch hàng, liờn 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đoc chuyển cho kế toỏn làm vật liệu căn cứ ghi sổ.
Khi xuất kho NVL cho sản xuất thỡ trỡnh tự hạch toỏn như khi cú kế hoạch sản xuất một hay nhiều loại sản phẩm từ ban chỉ đạo sx cụng ty. Bộ phận kế hoạch nờn kế hoạch sản xuất, cõn đối NVL, chuẩn bị nhõn lực sau đú làm lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất được chuẩn bị trước từ 25-30 ngày đưa xuống phũng kỹ
thuật. Phũng kỹ thuật viết truyền sản xuất, may mẫu và tớnh định mức NVL đưa lờn ban lónh đạo cụng ty để ký duyệt.
Kế toỏn vật tư dựa vào lệnh sản xuất, bảng định mức NVL để tớnh toỏn viết phiếu xuất kho cho sản xuất. Sau đú phiếu XK được chuyển đến cỏc bộ phận liờn quan để chờ lệnh xuất hàng. Sau khi cú lệnh xuất hàng cỏc bộ phận tiến hành lĩnh NVL về theo phiếu xuất kho để tiến hành sản xuất, đồng thời phối hợp với cỏc bộ phận liờn quan cựng sản xuất theo lệnh xuất hàng.
2.2.3.Phương phỏp hoạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại cụng ty.
Việc ghi chộp, phản ỏnh của thủ kho và kế toỏn cũng như việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa hạch toỏn nghiệp vụ ở kho và ở phũng kế toỏn cụng ty ỏp dụng : Phương phỏp thẻ song song
Sơ đồ chi tiết vật liệu theo phương phỏp thẻ song song
Chứng từ nhập
Thẻ kho
Sổ(thẻ) kế toỏn chi tiết NVL
Ghi chỳ : Ghi hàng ngày: Ghi cuối thỏng: Đối chiếu ,kiểm tra:
- Nguyờn tắc hạch toỏn :ở kho ghi chộp cả về mặt số lượng ,phũng kế toỏn ghi chộp cả về số lượng và giỏ trị từng thứ NVL.
* Tại kho: Thủ kho dựng thẻ kho để phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập - xuất tồn
nguyờn vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dũng vào thẻ kho.Thẻ được mở cho từng danh điểm nguyờn vật liệu.Cuối thỏng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tớnh ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm nguyờn vật liệu.
* Tại phũng kế toỏn: Kế toỏn nguyờn vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết
nguyờn vật liệu. Sổ chi tiết nguyờn vật liệu kết cấu như thẻ kho nhưng thờm cột đơn giỏ và phản ỏnh riờng theo số lượng, giỏ trị và cũng được phản ỏnh theo từng danh điểm nguyờn vật liệu.Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất nguyờn vật liệu ở kho, kế toỏn kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết.
Định kỳ phải kiểm tra số liệu trờn thẻ kho và sổ chi tiết.Cuối thỏng tớnh ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toỏn tổng hợp
Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu ở phũng kế toỏn và thẻ kho của thủ kho bằng cỏch thụng qua bỏo cỏo tỡnh hỡnh biến động của nguyờn vật liệu do thủ kho gửi lờn.
* Ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rừ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phỏt hiện sai sút trong việc ghi chộp, quản lý chặt chẽ tỡnh hỡnh biến động và số hiện cú của từng thứ nguyờn vật liệu theo số lượng và giỏ trị.
+ Nhược điểm: Việc ghi chộp giữa kho và kế toỏn cũn trựng lặp về chỉ tiờu số lượng, khối lượng cụng việc ghi chộp quỏ lớn. Cụng việc cũn dồn vào cuối thỏng nờn hạn chế tớnh kịp thời của kế toỏn và gõy lóng phớ về lao động.
Phương phỏp ghi thẻ song song ỏp dụng thớch hợp với những doanh
nghiệp cú chủng loại nguyờn vật liệu ớt, tỡnh hỡnh nhập-xuất nguyờn vật liệu phỏt sinh hàng ngày khụng nhiều, trỡnh độ kế toỏn và quản lý khụng cao .
THẺ KHO
Ngày lập 01/09/2011
Bảng kờ tổng hợp N-X-T NVL
Loại hàng: Vải chớnh YI 25 Số tờ 01
Đơn vị tớnh: một (m) ST
T
Chứng từ
Diễn giải Số lượng Ghi
chỳ Số Ngày Nhập Xuất Tồn Đầu thỏng 09/2011 0 1 0189 2/09 Nhập vải TP YI 25 # Black 27.000 2 0132 2/09 Xuất SX H9/6 MA 9.500 3 0174 10/09 Xuất SX ZZ05M/6H 4.666 Cộng thỏng 09/2011 27.000 14.166 12.834
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn vật tư Thủ kho
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
* Tại phũng Kế toỏn căn cứ vào cỏc HĐ VAT, phiếu NK, biờn bản xỏc nhận, cỏc PX kế toỏn ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại cụ thể sau đú cuối thỏng lấy số liệu tổng cộng trờn cỏc sổ chi tiết của từng loại NVL để ghi vào bảng kờ tổng hợp tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn NVL.
Vớ dụ căn cứ vào HĐ 0087128, phiếu NK số 0189, biờn bản xỏc nhận, PX0132 và PX0174 kế toỏn mở sổ chi tiết vật tư 152 chi tiết cho vải TP YI25. Sau đú cuối thỏng lấy số liệu tổng hợp trờn sổ chi tiết vải TP YI25 để ghi vào bảng kờ tổng hợp tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn NVL.
Đối với tất cả cỏc loại NVL khỏc cũng hạch toỏn tương tự như đối với vật liệu vải TP YI25.
Căn cứ vào bảng kờ tổng hợp nhập xuất tồn NVL cú thể thấy tổng hợp tỡnh hỡnh NVL tại cụng ty. Trong thỏng 9 do cụng ty nhận được nhiều đơn đặt hàng sản xuất trong thỏng 9 và thỏng 10 do vậy bộ phận cung ứng vật tư đó tỡm kiếm và mua nhập kho rất nhiều loại NVL để chuẩn bị cho kế hoạch sản xuất trong thỏng và thỏng tới. Chớnh vỡ thế giỏ trị NVL tồn kho cuối thỏng tương đối
Bảng : SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Thỏng 09/2011
Mặt hàng: Vải YI 25
ĐVT:một/đồng
Ngày Chứng từ
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Thỏng 09/2011 0 02/09 0189 Nhập vải YI25 27.000 26.323 710.721.000 02/09 0132 Xuất SX H9/6MA 9.500 26.323 250.068.500 10/09 0174 Xuất SX ZZ05M/6H 4.666 26.323 122.823.118 30/09 Cộng thỏng 09/2011 27.000 710.721.000 14.166 372.891.618 12.834 26.323 337.829.382
Bảng : BẢNG Kấ TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT -TỒN NGUYấN VẬT LIỆU Thỏng 09/2011 ĐVT:một/đồng S TT Tờn vật tư Tồn Nhập Xuất Tồn SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 Vải YI 25 0 0 27.000 26.323 710.721.000 14.166 26.323 372.891.618 12.834 26.323 337.829.382 2 Vải Spandex 18.000 15.840 3.000 15.932 47.796.000 17.932 15.840 284.042.880 68 3.000 15.840 15.932 1.077.120 47.796.000 3 Vải nhón Hulon 17.984 12.991 0 0 0 12.402 12.991 161.114.382 5.582 12.991 72.515.762 … … … … … … … … … … … … … … Tổng 1.064.352.010 7.060.739.200 1.366.502.977 6.758.588.238