Công ty Garmex Saigon JS sau 35 năm thành lập đã trở nên vững mạnh, việc xin giấy phép xuất khẩu đã được thực hiện ngay từ thời gian đầu thành lập.
Với q trình hiện đại hóa đất nước từ việc Việt Nam là thành viên của khối ASEAN, APEC và mới đây là gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO. các chính sách về thuế quan, thủ tục giấy phép thơng thống để đáp ứng đầy đủ yêu cầu trong quá trình hội nhập của đất nước với thế giới. Cho nên hiện nay việc đơn giản hóa thủ tục giấy phép là vấn đề cấp bách cần được các cấp chính quyền đơn giản hóa nhằm khuyến khích các doanh nghiệp xuất khẩu và thu hút vốn đầu tư nước ngồi.
2.2.2.Thực hiện những cơng việc đầu tiên của việc thanh tốn.
Trong kinh doanh xuất khẩu có rất nhiều phương thức thanh toán, mỗi phương thức đều đem lại cho nhà xuất khẩu những thuận lợi và rủi ro khác nhau. Để hạn chế tối đa sự rủi ro thì Cơng ty phải có sự lựa chọn phì hợp cho cơng ty mình những phương thức thanh toán hạn chế tối đa sự rủi ro cao nhất nhằm tiết kiệm tối đa các khoản chi phí.
Cơng ty thường dùng phương thức L/C và T/T, mỗi phương thức đều có ưu và nhược điểm. Vì vậy tùy thuộc vào từng trường hợp mà lựa chọn phương thức hạn chế rủi ro tối đa nhất. Đối với khách hàng mới công ty thường dùng phương thức L/C, khách hàng quen có thể dùng phương thức T/T trả sau.
Tuy nhiên còn nhiều yếu tố tác động đến việc lựa chọn phương thức thanh toán: Phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người bán và người mua
Năng lực đàm phán với đối tác
Trị giá của thương vụ (nhỏ hay lớn hay vừa)
Phụ thuộc vào uy tín của cơng ty vào đối tác kinh doanh
Phụ thuộc vào sự hiểu biết của cán bộ xuất nhập khẩu về phương thức thanh toán
Phụ thuộc vào khả năng khống chế đối tác trong việc trả tiền và giao hàng Phụ thuộc vào chính sách thanh tốn mà đối tác có quan hệ thương mại với
công ty
Dựa vào những yếu tố trên mà cơng ty lựa chọn phương thức thanh tốn sao có lợi nhất.
Phương thức T/T đã coi là phương thức thiếu an tồn mà cơng ty đã thỏa thuận trong hợp đồng với một số đối tác. Tuy nó đơn giản, nhanh chóng, thuận lợi, ngân hàng chỉ đóng vai trị trung gian của việc thanh toán nên việc thanh toán dựa vào thiện ý của bên mua nên khơng đảm bảo an tồn cho bên bán vì dễ bị người mua chiếm dụng vốn. Phương thức T/T chỉ nên sử dụng trong trường hợp:
Để trả nợ đến hạn Tiền đặt cọc Tiền ứng trước Bồi thường hàng hóa Trả tiền hàng đã gửi bán Thanh tốn tiền mậu dịch
Số tiền khơng quá lớn và thị trường là thị trường của người mua Về việc áp dụng Incoterms trong xuất khẩu
Với tình hình hiện tại, phịng xuất nhập khẩu đã thành lập từ lâu, đầy đủ nhân lực để thực hiện một cách có hiệu quả các điều kiện Incoterms trong hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp thì điều kiện FOB vẫn là điều kiện Incoterms dễ áp dụng nhất và phát huy tốt vài trò trong điều kiện hiện nay của doanh nghiệp.
Phần lớn đối tác nước ngoài đều chấp nhận điều kiện FOB, tuy vậy có một số đối tác yêu cầu báo giá hàng với điều kiện CIF, CNF
Như đã trình bày ở phần Incoterms, trong thời gian tới cần tổ chức tìm hiểu, nghiên cứu vận dụng Incoterm 2000 vào hoạt động xuất khẩu của công ty.
Việc áp dụng đa dạng các điều kiện Incoterms 2000 thực chất là đa dạng hóa giá cả và thực hiện các dịch vụ sẽ mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp
Chủ động trong việc lập kế hoạch sản xuất, giao hàng Tăng thêm giá trị hàng hóa cho doanh nghiệp
Có cơ hội để tăng giá bán
Có thêm điều kiện trong thương lượng hợp đồng
Thể hiện tính chuyên nghiệp và khả năng đáp ứng như cầu khách hàng Linh hoạt trong giao dịch và làm cơ sở mở rộng cho hoạt động xuất khẩu
của doanh nghiệp sau này.
Đối với hợp đồng nhập nguyên phụ liệu: Công ty mua nguyên phụ liệu để sản xuất bằng vốn của mình, nhà cung cấp có thể là trong nước hoặc nhập khẩu NPL từ nước ngồi. Vì thế sẽ có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp là một hợp đồng mua bán riêng biệt quy định rõ ràng từng điều khoản. Khách hàng có thể chỉ định nhà cung cấp và chất lượng hàng hóa là do khách hàng chịu trách nhiệm. Tuy nhiên công ty cũng chủ động giới thiệu với khách hàng những nhà cung cấp có chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh.
Đối với hợp đồng xuất khẩu: mỗi khách hàng ký một hợp đồng mua bán riêng biệt quy định rõ thời gian giao hàng, tên hàng hóa, tên và địa chỉ người nhận…nhiều hợp đồng nhập khẩu có thể phục vụ cho một hợp đồng xuất, ngược lại nhiều hợp đồng xuất có thể sử dụng cùng một nguyên phụ liệu. VD. Nhập cùng một lô vải phối để sản xuất xuất khẩu cho hợp đồng xuất của hai khách hàng khác nhau nhưng cùng đặt may sản phẩm có vải phối giống nhau.
Thanh tốn hợp đồng Xuất khẩu bằng phương thức L/C trả ngay hoặc chuyển tiền trong vòng 30 hoặc 60 ngày sau khi giao hàng, chứng từ thanh tốn được giao trong vịng 7 ngày làm việc sau khi giao hàng hoặc theo quy định của L/C.
Theo hợp đồng này Cơng ty áp dụng phương thức thanh tốn là L/C (trả sau 30 ngày) hoặc TT (trước hoặc trong vịng 90 ngày).
2.2.3. Th tàu và mua bảo hiểm
Hàng hóa được giao theo điều kiện FOB hoặc FCA thì thách hàng sẽ có nghĩa vụ thuê tàu, mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình, Cơng ty khơng có nghĩa vụ này.
2.2.4.Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
* Lên kế hoạch sản xuất
Sau khi hợp đồng đã hoàn tất thủ tục, bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá và lên kế hoạch sản xuất. Căn cứ theo tốc độ dây chuyền sản xuất và thời hạn giao hàng, nhân viên bộ phận kế hoạch sẽ lập bảng báo cáo đánh giá xem cần bao nhiêu chuyền sản xuất cho một lô hàng đã ký hợp đồng. Từ đó sẽ gửi bản kế hoạch sản xuất xuống các xí nghiệp, lãnh đạo xí nghiệp tự phân cơng sản xuất.
* Nhập nguyên phụ liệu, kiểm tra, chuẩn bị sản xuất
Các thị trường ở nước ngoài rất đa dạng, năng động và có sự cạnh tranh đến mức nếu như nhà sản xuất ở các nước đang phat triển khơng có kế hoạch và khơng có sự chuẩn bị thì khơng có cơ hội thâm nhập. Cần tuân thủ và thực hiện đúng những điều kiện trong hợp đồng thương mại về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng
và các điều kiện khác. Để làm tốt điều này trước tiên phải tổ chức tốt hệ thống thu mua nguyên phụ liệu đúng quy cách phẩm chất và đáp ứng đúng thời hạn giao hàng phục vụ cho xuất khẩu.
Sau khi nguyên phụ liệu tập kết tại kho, được mua đúng số lượng và KCS kiểm tra chất lượng, sẽ được chuyển vào xưởng để thực hiện công đoạn sản xuất sản phẩm theo đúng hợp đồng.
* Triển khai sản xuất, theo dõi
Đối với khách hàng ở nước ngoài sản phẩm hàng may mặc qua chế tạo thì cần phải xắp xếp theo đúng quy cách mẫu mã, loại hàng sau đó đóng gói ghi tên sản phẩm, nơi sản xuất, các điều kiện bảo quản sản phẩm, sử dụng, mã số, mã vạch. Công ty tuân thủ rất chặt chẽ những quy định về kiểm tra từng công đoạn đầu đến khi ra thành phẩm, theo dõi tiến độ may hàng ngày và chất lượng sản phẩm. trong quá trình chế tạo và xem xét coi có đạt hiệu quả hay chưa. Vì thế các sản phẩm của Cơng ty đã tạo dựng được uy tín và vị thế trong khách hàng.
* Thành phẩm, kiểm tra, đóng gói và nhập kho
Khâu tiếp theo là Cơng ty phải có trách nhiệm đóng gói bao bì hàng hóa cũng như nhãn hiệu sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng đưa ra. Trong bn bán quốc tế, khâu đóng gói và bao bì cẩn thận trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy địi hỏi công ty phải kiểm tra công đoạn này một cách kỹ lưỡng phù hợp với tính chất hàng hóa, điều kiện vận chuyển, phù hợp quy định của bên đối tác. Khi sản phẩm đã hồn tất đóng thùng, nhà máy thông báo cho khách hàng kiểm tra. Nếu hàng đạt yêu cầu và thông số kỹ thuật và chất lượng thì xuất hàng. Ngược lại, nếu chưa thì khách hàng yêu cầu nhà máy chỉnh sửa lại cho phù hợp. Khi chỉnh sửa xong báo lại cho khách hàng đến kiểm tra và cuối cùng là nhập kho thành phẩm chờ xuất.
Khách hàng thông báo lịch xuất hàng, đơn vị sản xuất cung cấp phiếu đóng gói(P/L, định mức NVL, thơng số..) cho nhân viên phịng XNK của Cơng ty để lập bộ chứng từ xuất khẩu.
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu nhận yêu cầu xuất hàng (Shipping request) và đặt chỗ (Booking note) theo chỉ định của khách hàng. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu lập tờ khai Hải quan khi nhận được P/L thực xuất và định mức nguyên phụ liệu từ các đơn vị xuất. Trước khi lập tờ khai hải quan cần chuẩn bị:
Kiểm tra tổng quát P/L thực xuất và bảng đinh mức nguyên phụ liệu Kiểm tra hợp đồng / phụ kiện, chi tiết mã, giá
Kiểm tra thông tin về phương tiện xuất khẩu để lập Booking đặt chỗ hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp Booking note, sau đó xác định cảng và thời gian giao hàng.
Kiểm tra L/C
2.2.5. Giục mở L/C, kiểm tra L/C
Công ty sẽ yêu cầu khách hàng mở L/C thông qua ngân hàng của mình, sau đó bản L/C nháp sẽ được ngân hàng gửi đến công ty kiểm tra. Công ty sẽ kiểm tra L/C cùng với hợp đồng về số hiệu, địa điểm, ngày mở L/C, tên địa chỉ người thụ hưởng, người yêu cầu mở L/C, ngân hàng mở L/C, ngân hàng thông báo, số tiền trong L/C, loại L/C, ngày và địa điểm hết hiệu lực L/C, thời gian giao hàng, cách giao hàng, cách vận tải, phần mơ tả hàng hóa, chứng từ xuất trình và thời hạn, địa điểm xuất trình chứng từ, các chi tiết khác trong L/C.
Khi L/C hợp lệ thì cơng ty sẽ lên kế hoạch sản xuất hàng xuất khẩu. Nếu L/C bất hợp lệ thì sẽ yêu cầu khách hàng tu chỉnh L/C, sau đó gửi qua cho cơng ty kiểm tra lại.
2.2.6. Thủ tục hải quan
Lập tờ khai hải quan tại công ty
Khi đã chuẩn bị xong nhân viên chứng từ sẽ lập tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm hải quan mà công ty đã đăng ký và được cấp mã số vào mạng khai báo hải quan. Nhân viên chứng từ nhập hết tất cả dữ liệu vào phần mềm thật chính xác, ghi lại và in ra tờ khai hải quan hàng xuất.
Sau khi lập tờ khai hải quan, cần phải xắp xếp trình tự bộ chứng từ như sau: Phiếu tiếp nhận hồ sơ
Giấy ủy quyền chữ ký
Tờ khai hải quan bản lưu hải quan Packing list (1bản chính)
Hợp đồng/ phụ kiện
Bảng kê khai sản phẩm xuất, các nguyên phụ liệu sử dụng
Sau đó lãnh đạo phịng Xuất nhập khẩu kiểm tra và ký nháy, Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền ký tờ khai xuất, đóng dấu và hồn tất khâu chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai hải quan.
Những điều cần chú ý khi lập bộ TKHQXK
Định mức NPL và PL thực xuất phải được cung cấp chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày xuất hàng đối với hàng xuất bằng tàu biển và trước 5 ngày làm việc đối với hàng xuất bằng máy bay.
Đối với hàng đi Mỹ
Trên tờ khai hải quan ở ô số 1 “người xuất khẩu” phải khai báo bổ sung mã MID, ô số 2 “người nhập khẩu” khai báo và cập nhập đầy đủ tên, địa chỉ người nhập khẩu theo quy định hiện hành (nếu xuất khẩu cho đối tác thứ 3 theo chỉ định của bên th gia cơng thì khai tên, địa chỉ của người thuê gia công).
Tên hàng, quy cách phẩm chất: lưu ý khai báo chính xác mã HTS 10 số của Hoa Kỳ, CAT. Đơn vị tính là “Tá” đối với CAT (trừ CAT 359/659S): quần áo bơi, khai là “Kg”.
Thành phần vải thể hiện trên bảng định mức khai hải quan phải giống thành phần vải thể hiện trên chứng từ xin C/O và phù hợp với chủng loại CAT
Đối với hàng xuất khẩu bằng máy bay, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải ghi rõ tên đại lý vận tải hàng khơng và người liên lạc ngồi sân bay trên bộ B/L giao cho nhân viên giao nhận xuất hàng.
Khai báo Hải quan
Theo quy định thì tất cả các loại hàng hóa khi qua biên giới với mục đích xuất khẩu hay nhập khẩu đều phải làm thủ tục Hải quan. Công việc khai báo cụ thể qua nội dung Tờ khai Hải quan. Tờ khai Hải quan là một văn bản có tính chất pháp lý quan trọng, là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai báo Hải quan trước pháp luật về lời khai báo của mình. Dựa vào tờ khai, cán bộ Hải quan sẽ đối chiếu giữa nội dung khai báo và sự thật hàng hóa muốn xuất khẩu để từ đó xác định hàng khai báo có được xuất hay khơng.
Nhân viên khai báo hải quan của công ty nhận hồ sơ từ nhân viên làm chứng từ vào mỗi đầu giờ sang hoặc trưa, sau đó kiểm tra tổng qt tính hợp lệ của bộ hồ sơ đăng ký Hải quan
Nhân viên Hải quan sẽ ghi đầy đủ chi tiết lô hàng theo mẫu trên sổ khai hàng của công ty (số tờ khai, mã hàng, số lượng, trị giá).
Hình 2.2. Thủ tục xuất khẩu của Cơng ty
Nguồn: Phịng Xuất nhập khẩu
Trước khi xuất khẩu một lơ hàng thì cơng ty phải đăng ký mức định mức mà mình xuất khẩu, hình thức của cơng ty là xuất khẩu tự doanh mà có nhập nguyên liệu để sản xuất xuất khẩu phải đến Hải quan để kiểm định mức.
Khi đăng ký định mức phải kèm theo hợp đồng và bản báo cáo định mức thực tế mà công ty đã ký kết với đối tác. Cán bộ hải quan tiếp nhận và kiểm tra bản báo cáo định mức dùng nguyên vật liệu thực tế có bằng định mức mà bộ Thương mại duyệt hay khơng. Nếu hợp lý thì Hải quan xác nhận, cho số định mức, đóng dấu Hải quan lên bảng định mức thực tế và lưu lại đối với sản phẩm xuất khẩu, nhân viên xuất khẩu sẽ đóng dấu “ Chủ hàng” lên bảng định mức thực tế.
Lấy số liệu từ phòng kinhdoanh
Lên chứng từ xuất hàng
Khai báo Hải quan
Kiểm tra Hàng hóa
Giao cho người vận chuyển
Một bảng đóng dấu định mức “ chủ hàng” sẽ mang về lưu file của công ty một bản, lưu tại hồ sơ hải quan trong file của cơng ty
Nếu trong q trình cơng ty có xuất phi mậu dịch thì phải xin số của cơng chức hải quan và lưu lại số xin xuất đó trong một file dành riêng cho cơng ty mình, số của tờ khai phi mậu dịch được cho có ghi số lượng xuất cùng với tờ khai xuất khẩu hàng.
Các Bước Khai Báo Hải Quan
Bước 1.Tiếp nhận, Đăng ký tờ khai Hải quan và quyết định hình thức kiểm tra
hàng hóa.
Tùy vào từng loại hình kinh doanh xuất khẩu từng công ty mà sẽ khai báo ở từng bộ phận hải quan có chức trách. Cơng ty thuộc loại hình “ xuất sản xuất” nên khâu này do nhân viên phụ trách phần “ xuất sản xuất” tiếp nhận.
Các bộ Hải quan sẽ tiếp nhận lời khai hải quan, kiểm tra sự đồng bộ và đầy đủ, phù hợp nội dung của tờ khai theo quy định. Đối chiếu các chính sách quản lý xuất khẩu, chính sách về thuế, giá, sau đó sẽ nhập dữ liệu vào máy tính Hải quan và cho