CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
2.3 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án đầu tư xây dựng
2.3.5 Thực trạng nhóm yếu tố liên quan đến chiến lược quản lý dự án
2.3.5.1Kiểm tra và phê duyệt các thay đổi thiết kế nhằm đạt hiệu quả tốt
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,14).
Trong quá trình thực hiện, nhiều thay đổi thường xảy ra trong giai đoạn thiết kế chi tiết. Những thay đổi sẽ do Giám đốc Ban quản lý dự án, các đơn vị tư vấn hay các nhà thầu đề xuất và có thể bao gồm cả những thay đổi so với các kế hoạch ban đầu và các ước tính chi phí phát sinh từ việc điều chỉnh quy mô, yêu cầu kỹ thuật. Những thay đổi này có thể làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện dự án, chi phí và chất lượng của dự án hoặc chỉ ảnh hưởng đến một hoặc hai trong số những yếu tố quan trọng này của dự án.
Ban quản lý dự án xây dựng các thủ tục cho việc thực hiện, kiểm soát thay đổi thiết kế, dự trù chi phí và thời gian để thực hiện thay đổi trước khi cho phép thay đổi. Những thủ tục này bao gồm các thủ tục phê duyệt của người có thẩm quyền.
Trong q trình thực hiện dự án, hầu hết các dự án tại BIDV đều phải thay đổi, điều chỉnh thiết kế so với thiết kế ban đầu. Nguyên nhân là vì hồ sơ thiết kế ban đầu không phù hợp với thực tế thi công hoặc theo yêu cầu điều chỉnh của chủ đầu tư. Đơn vị tư vấn thiết kế có trách nhiệm phối hợp với nhà thầu và đơn vị tư vấn giám sát lập hồ sơ điều chỉnh thiết kế trình chủ đầu tư
30
phê duyệt trước khi thực hiện. Nếu việc thay đổi thiết kế không đạt hiệu quả sẽ làm phát sinh chi phí cho dự án, kéo dài thời gian thực hiện và có thể ảnh hưởng đến chất lượng của cơng trình.
2.3.5.2Nhà thầu chính kiểm sốt hiệu quả các cơng việc của các thầu phụ
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,23). Theo quy định tại hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu, nhà thầu chính có trách nhiệm trình Ban quản lý dự án danh sách các nhà thầu phụ (nếu có) kèm theo hồ sơ năng lực, kinh nghiệm của thầu phụ và quy trình phối hợp giữa các bên liên quan trước khi thực hiện công việc.
Thực tế khi thực hiện dự án, nhà thầu chính thường giao khốn lại một phần cơng việc cho nhà thầu phụ thực hiện. Việc giao khốn này xảy ra có thể là vì thầu phụ có chun mơn kỹ thuật cao hơn thầu chính hoặc vì lý do thuận lợi về mặt tài chính của thầu chính. Tuy nhiên, rất ít trường hợp nhà thầu chính cơng khai danh sách các nhà thầu phụ để tránh sự kiểm soát của chủ đầu tư. Nhà thầu chính kiểm sốt hiệu quả cơng việc các nhà thầu phụ sẽ đẩy nhanh tiến độ thi công, tiết kiệm chi phí dự án và nâng cao chất lượng cơng trình.
2.3.5.3Các hoạt động quản lý chung (lập kế hoạch, tổ chức và giám sát) hiệu quả
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,31).
Lập kế hoạch chi tiết là hoạt động then chốt nhằm thực hiện thành công một dự án. Dựa trên các mục đích và mục tiêu của dự án, kế hoạch chi tiết được lập sẽ bao gồm các chiến lược và kế hoạch cơng việc, tổ chức và bố trí nhân viên dự án, lịch trình kế hoạch giải ngân vốn, hệ thống kiểm soát quản
lý, các thủ tục ủy quyền công việc, phối hợp các hoạt động. Trong quá trình lập kế hoạch thực hiện dự án, Ban quản lý dự án phải xác định các vấn đề có khả năng phát sinh.
Lập kế hoạch thực hiện địi hỏi chuẩn bị một kế hoạch cơng việc dự án, trong đó mơ tả các công việc, cách hồn thành, quản lý cơng việc và nguồn lực cần thiết cho các hoạt động đó. Cần nêu rõ thời gian bắt đầu mỗi hoạt động theo lịch trình. Để dễ dành cho việc giám sát, nên chia nhỏ cơng việc thành các nhanh có thể nhận biết, đo lường và quản lý được. Việc phân chia chi tiết như vậy sẽ giúp cán bộ quản lý dự án dự đoán được những nguy cơ chậm trễ để có những điều chỉnh kịp thời. Nếu khơng có lịch trình riêng và chi tiết cho các bước cần thiết để hồn thành một cơng việc thì khi phát hiện ra sự chậm trễ, các giải pháp đề ra thường sẽ là quá muộn, tốn kém hoặc thậm chí khơng cịn tác dụng.
Khi lập kế hoạch công việc cân nhắc cẩn trọng về phân công công việc cho các bên tham gia vào dự án cũng như lên kế hoạch dự kiến cho tất cả các sự kiện có thể gây ảnh hưởng đến việc thực hiện tồn bộ lịch trình. Trong rất nhiều trường hợp, có thể hạn chế những vấn đề đó nếu thường xuyên theo dõi, điều chỉnh hay có các biện pháp khác. Thiết kế các hệ thống quản lý và báo cáo để thường xuyên thông tin cho Ban quản lý dự án về tiến độ thực hiện và như vậy Ban quản lý dự án sẽ có được những quyết sách kịp thời để điều chỉnh hay giải quyết các vấn đề phát sinh. Kinh nghiệm cho thấy những sai sót trong q trình lập kế hoạch chi tiết thường gây ảnh hưởng bất lợi đến chi phí, tiến độ thực hiện và chất lượng của dự án.
Theo quy định của BIDV, toàn bộ các chuyên viên đến Trưởng phịng đều phải có báo cáo cho Giám đốc Ban quản lý dự án tiến độ thực hiện công việc hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Trong đó, báo cáo nêu rõ những kết
quả đạt được, những vướng mắc khó khăn, đề xuất kế hoạch thực hiện trong tương lai. Bên cạnh đó, BIDV có một bộ phận chuyên trách giám sát việc thực hiện các kế hoạch đã đăng ký.
Việc thực hiện tốt yếu tố này sẽ giúp người quản lý dự án kịp thời xử lý những vướng mắc khó khăn của dự án, từ đó cải thiện được tiến độ thi cơng và góp phần tiết kiệm chi phí dự án.