CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
2.3 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án đầu tư xây dựng
2.3.6 Thực trạng nhóm yếu tố liên quan đến các bên tham gia dự án
2.3.6.1Chủ đầu tư chú trọng đến thời gian, chi phí và chất lượng dự án
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,58).
Lập kế hoạch kiểm soát thời gian thực hiện các dự án tại BIDV bao gồm việc kiểm soát các nguyên nhân có khả năng gây ra sự chậm trễ bằng cách kiểm soát các lỗi trong thiết kế, giám sát chất lượng thiết bị và chất lượng cơng trình xây dựng, kiểm soát những nguy cơ chậm trễ do vận chuyển và giao hàng, phân tích và quản lý rủi ro, thường xuyên kiểm định lại lịch trình dự tính ban đầu để đảm bảo gần với thực tế. Bên cạnh đó, định kỳ tiến hành đánh giá thực trạng dự án và các xưu hướng và xem xét lại ngày dự định hoàn thành dự án. Từ đó có biện pháp xử lý kịp thời đối với hoạt động bị chậm trễ để đảm bảo đúng mục tiêu thời gian.
Sau khi kế hoạch chi phí của dự án đã được xây dựng, tiến hành kiểm sốt chi phí bằng cách xác định chính xác kinh phí cho các nội dung cơng việc khác nhau của dự án, xác định được cán bộ của đơn vị thực hiện dự án chịu trách nhiệm quản lý chi phí và biết được những cơ chế thủ tục để giám sát chi phí. Kiểm sốt chi phí là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý dự án, tức là tối ưu hóa chi tiêu so với khối lượng cơng việc hồn thành, hay nói cách khác là làm sao để thực hiện được nhiều việc nhất từ nguồn vốn đã cho.
Kiểm sốt chi phí đồng nghĩa với tăng hiệu quả và tránh những chi tiêu lãng phí và khơng cần thiết. Do đó, lập kế hoạch kiểm sốt chi phí cần bao gồm việc xây dựng các thủ tục về ủy quyền thực hiện công việc, so sánh chỉ tiêu và kết quả hoạt động, so sánh giá hợp đồng với ước tính của dự án, giám sát khối lượng công việc hồn tất để thanh tốn cho các nhà thầu và tiến hành điều chỉnh khi chỉ tiêu thực tế không đúng so với kế hoạch.
Cán bộ quản lý dự án lập kế hoạch kiểm soát chất lượng dự án gồm xây dựng các biện pháp kiểm tra chất lượng, như đánh giá các thông số, yêu cầu kỹ thuật và báo cáo của đơn vị tư vấn, kiểm tra thiết bị trước khi gửi và sau khi thiết bị đến công trường, kiểm tra việc xây dựng và lắp đặt thiết bị, kiểm tra nguyên vật liệu trong thời gian thi công để đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật và tiến hành kiểm tra thiết bị, các hệ thống trước khi chuyển giao cho người sử dụng.
Hàng tuần, cán bộ quản lý dự án phải có báo cáo tình hình thực hiện dự án, cụ thể là báo cáo tiến độ thực hiện, tình hình tạm ứng thanh tốn và những phát sinh xảy ra trên cơng trình để cấp trên giám sát và có những chỉ đạo kịp thời. Hàng tháng, Ban Quản lý dự án tổ chức ít nhất hai lần xuống công trường để kiểm tra giám sát chất lượng thi cơng cơng trình. Đối với những cơng việc thực hiện không đúng theo yêu cầu kỹ thuật, Ban quản lý dự án sẽ yêu cầu nhà thầu thi công tháo dỡ, thực hiện lại. Bên cạnh đó, Ban quản lý dự án kiểm sốt rất kỹ với những hạng mục cơng việc phát sinh làm tăng chi phí dự án nhằm tiết kiệm tối đa chi phí. Qua đó, có thể thấy rằng Ban quản lý dự án rất chú trọng đến thời gian, chi phí và chất lượng dự án.
2.3.6.2Chủ đầu tư hỗ trợ tích cực vào tồn bộ q trình thực hiện dự án
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,71).
Giai đoạn thực hiện dự án là giai đoạn quan trọng nhất trong suốt chu trình dự án bởi vì giai đoạn này diễn ra đồng thời rất nhiều hoạt động cần có sự đầu tư đáng kể về tiền, thời gian, nhân lực, chuyên môn quản lý và các nguồn lực khác. Đây cũng là giai đoạn phải giải quyết các vấn đề và khó khăn phát sinh một cách có hiệu quả và nhanh chóng để tránh gây chậm trễ và thiệt hại cho dự án. Trách nhiệm của Ban quản lý dự án trong giai đoạn này bao gồm tổ chức và bố trí nhân viên của tồn dự án, lựa chọn và giám sát các đơn vị tư vấn, giám sát xây dựng và quản lý hợp đồng.
Trong thời gian vừa qua, Ban quản lý dự án đã có nhiều biện pháp hỗ trợ nhà thầu trong lúc nhà thầu gặp nhiều khó khăn về tài chính như tạm thanh tốn 70% vật tư thiết bị nhập về đến công trường, chủ động linh hoạt thanh tốn khối lượng hồn thành khi chưa đến đợt thanh toán theo quy định của hợp đồng, điều động cán bộ quản lý dự án trực tiếp giám sát thường xuyên tại cơng trường, hỗ trợ tích cực nhà thầu trong cơng việc liên hệ các thủ tục với cơ quan địa phương như đấu nối điện, đấu nối nước, xin sử dụng vỉa hè cơng trường,…Việc Ban quản lý dự án hỗ trợ tích cực q trình thực hiện dự án sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ thi công, nâng cao chất lượng và từ đó tiết kiệm chi phí thực hiện dự án.
2.3.6.3Ban quản lý dự án có đủ thẩm quyền quyết định những vấn đề quan trọng
Đây là yếu tố được xếp hạng thứ 14 (Phụ lục 1) trong số 27 yếu tố ảnh
hưởng đến sự thành công của dự án. Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này thực hiện chưa tốt tại BIDV (mean=3,19). Việc thực hiện chưa tốt yếu tố này là do sự phân cấp ủy quyền của Ban lãnh đạo BIDV cho Ban quản lý dự án trong q trình thực hiện dự án cịn chưa mạnh mẽ và nhiều hạn chế bất cập. Chẳng hạn như trong khâu thanh toán: giá trị của từng lần thanh toán
theo hợp đồng thường rất lớn. Tuy nhiên Giám đốc Ban quản lý dự án chỉ được phân cấp ký lệnh chuyển tiền tạm ứng, thanh toán theo điều khoản hợp đồng đã ký với hạn mức tối đa 01 tỷ đồng đối với từng lần thanh toán theo đúng điều khoản hợp đồng. Đối với giá trị tạm ứng, thanh toán lớn hơn 01 tỷ đồng phải lập tờ trình trình Tổng giám đốc phê duyệt, điều này làm kéo dài thời gian thanh toán cho nhà thầu, ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí dự án.
Đối với những hạng mục công việc phát sinh khối lượng, Giám đốc Ban quản lý dự án chỉ được phê duyệt giá trị phát sinh tối đa là 100 triệu đồng, nếu vượt quá 100 triệu đồng sẽ phải trình Tổng giám đốc BIDV phê duyệt. Trong khi đó, hầu hết các dự án đều có phát sinh lớn hơn 1 tỷ đồng. Việc phân quyền hạn chế, chưa mạnh mẽ như vậy sẽ mất nhiều thời gian thực hiện thủ tục trình phê duyệt (thường là 45 ngày), từ đó làm kéo dài thời gian của dự án và có thể làm tăng chi phí dự án.
2.3.6.4Nhà thầu kết hợp tốt giữa phương án thiết kế và các biện pháp thi cơng thích hợp
Đây là yếu tố được đánh giá xếp hạng thứ 5 (Bảng 1.1) trong số 27 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,33).
Công nghệ, kỹ thuật, thiết bị hiện đại sử dụng cho cơng trình là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của dự án đầu tư xây dựng. Công nghệ giúp nâng tầm của dự án, thu hút được sự quan tâm của khách hàng nâng cao giá trị sản phẩm của dự án. Trước sự phát triển mạnh mẽ của ngành xây dựng ở nước ta, công nghệ kỹ thuật sử dụng cho cơng trình ngày càng hiện đại, yêu cầu của chủ đầu tư ngày càng cao, đòi hỏi các nhà thầu phải sử dụng trang thiết bị mới nhất, hiện đại nhất, ít gây tác hại đến môi trường để đáp ứng nhu cầu trên. Việc sử dụng công nghệ, kỹ thuật lạc hậu cho dự án sẽ
làm giảm giá giá trị bán sản phẩm của dự án, đồng thời, phải mất thêm kinh phí để thay đổi cơng nghệ sử dụng cho cơng trình khi đưa cơng trình và khai thác, sử dụng. Vì vậy, nhà thầu cần thiết kết hợp tốt giữa phương án thiết kế và các biện pháp thi cơng thích hợp
Khi nhà thầu kết hợp tốt giữa phương án thiết kế và các biện pháp thi cơng thì sẽ đẩy nhanh tiến độ, giảm giá thành của cơng trình,…Tại BIDV, khi nhà thầu tham gia đấu thầu để thực hiện dự án thì phải đề xuất chủ đầu tư biện pháp thi công tương ứng với hồ sơ thiết kế của dự án. Chủ đầu tư sẽ kiểm tra, đánh giá biện pháp thi công của nhà thầu đề xuất và lựa chọn nhà thầu có biện pháp thi cơng thích hợp nhất để thực hiện dự án.
2.3.6.5Nhà thầu có kinh nghiệm và có uy tín cao
Đây là yếu tố được đánh giá rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của dự án, được xếp hạng thứ 3 (Bảng 1.1) trong số 27 yếu tố. Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này thực hiện chưa tốt tại BIDV (mean=3,40).
Nhà thầu có kinh nghiệm và uy tín cao sẽ thuận tiện thực hiện dự án, dễ dàng huy động các nguồn lực thực hiện dự án, dễ dàng xử lý những sự cố nếu có xảy ra. Nguyên nhân thực hiện chưa tốt yếu tố này chủ yếu là do công tác lựa chọn nhà thầu chưa được Ban lãnh đạo BIDV quan tâm đúng mức, việc đánh giá hồ sơ dự thầu cịn nhiều bất cập, chưa kỹ lưỡng. Một phần vì cán bộ ít có chun mơn trong lĩnh vực đấu thầu, chỉ được tập huấn hai buổi về đấu thầu. Bên cạnh đó, hầu hết các hồ sơ mời thầu đều do chính những cán bộ của BIDV soạn thảo mà không phải thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp thực hiện. Điều này có mặt lợi là tiết kiệm chi phí nhưng ngược lại chất lượng hồ sơ mời thầu chưa cao. Cụ thể là những tiêu chí đánh giá để lựa chọn nhà thầu thường rất dễ dàng cho nhà thầu (như kinh nghiệm trên 3 năm trong lĩnh vực xây dựng, có lợi nhuận liên tiếp 3 năm dương…). Điều này đã làm cho các nhà
thầu có ít năm kinh nghiệm có cơ hội tham gia thực hiện dự án. Khi đó, mục tiêu dự án hồn thành đúng tiến độ, khơng vượt chi phí và đảm bảo chất lượng rất khó đạt được.
2.3.6.6Nhà thầu có năng lực mạnh
Đây là yếu tố quan trọng được xếp hạng thứ 5 (Bảng 1.1) trong số 27 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này thực hiện chưa tốt tại BIDV (mean=3,15).
Một trong những khía cạnh rất quan trọng của năng lực nhà thầu là khả năng tài chính của nhà thầu khơng đáp ứng được u cầu của tiến độ thi công. Việc thực hiện chưa tốt yếu tố này do một số nguyên nhân sau:
Chủ đầu tư đã không đánh giá kỹ năng lực tài chính của nhà thầu liệu
có phù hợp với dự án hay khơng, các số liệu báo cáo tài chính của nhà thầu không rõ ràng, thiếu các điều khoản ràng buộc chặt chẽ về tài chính trong hợp đồng ký kết với nhà thầu.
Cơng tác lựa chọn nhà thầu cịn nhiều hạn chế, tổ chức đấu thầu có dấu
hiệu mang tính hình thức, dẫn tới việc lựa chọn những nhà thầu có năng lực tài chính, thiết bị và nhân lực yếu kém, từ đó việc thi cơng cơng trình khơng đảm bảo tiến độ.
Nhà thầu bán thầu cho đơn vị khác có năng lực yếu hơn sau khi đã
trúng thầu mà không thông qua sự chấp thuận của chủ đầu tư. Đây là nguyên nhân xảy ra nhiều và gây ra hậu quả không tốt cho dự án vì thơng thường nhà thầu sau có năng lực kém hơn nhà thầu ban đầu. Tuy nhiên, để Ban quản lý dự án phát hiện việc bán thầu là rất khó khăn, thiếu chứng cứ.
2.3.6.7Chỉ huy trưởng công trường đủ năng lực, kinh nghiệm và quyền lực
Chỉ huy trưởng công trường là người điều hành trực tiếp những vấn đề liên quan đến kỹ thuật thi công tại công trường, thuộc biên chế của nhà thầu. Các chỉ huy trưởng công trường thường do làm việc lâu năm sẽ được đề bạt lên các vị trí này mà khơng thường xuyên cập nhật kiến thức. Đây là một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của dự án, được xếp hạng 2
(Bảng 1.1) trong số 27 yếu tố. Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này thực hiện chưa tốt tại BIDV (mean=3,62).
Năng lực và kinh nghiệm của chỉ huy trưởng cơng trình được quy định cụ thể trong hồ sơ mời thầu như đã từng là chỉ huy trưởng cơng trình 3 năm, đã từng tham gia 3 cơng trình có quy mơ tương tự. Chỉ huy trưởng có năng lực, kinh nghiệm và quyền lực sẽ đề ra những phương pháp tổ chức, quản lý thi cơng tốt, góp phần đẩy nhanh tiến độ thi cơng, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng cơng trình. Việc thực hiện chưa tốt yếu tố này tại BIDV là do tâm lý xem nhẹ vai trị chỉ huy trưởng cơng trình, cơng tác rà sốt, kiểm tra hồ sơ năng lực kinh nghiệm đối với chỉ huy trưởng thường chưa được chú trọng. 2.3.6.8Chỉ huy trưởng quyết tâm đối với tiến độ, chi phí và chất lượng
của dự án
Đây là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của dự án, được xếp hạng thứ hai (Bảng 1.1). Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy, yếu tố này thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,22). Chỉ huy trưởng cơng trình đóng vai trị như một thuyền trưởng trên con tàu. Toàn bộ những kế hoạch triển khai chi tiết của dự án sẽ do chỉ huy trưởng điều hành trực tiếp. Khi chỉ huy trưởng quyết tâm, tâm huyết với dự án thì sẽ lơi cuốn những người tham gia thực hiện dự án hướng về mục tiêu chung của dự án là đảm bảo đúng tiến độ, chi phí và chất lượng của dự án.
Hiện tại, các chỉ huy trưởng tại các dự án mà BIDV đang triển khai thực hiện chưa ghi nhận tình trạng chỉ huy trưởng thôi việc, luôn phối hợp tốt với Ban quản lý dự án trong giải quyết các vấn đề liên quan đến quá trình triển khai thi cơng. Qua đó, một phần nào cho thấy tinh thần gắn bó của chỉ huy trưởng đối với cơng trình và sự quyết tâm đối với cơng việc.
2.3.6.9Đầy đủ tài chính để hồn thành dự án
Yếu tố tài chính rất quan trọng đến sự thành cơng của dự án. Đây là yếu tố được xếp hạng thứ nhất (Bảng 1.1) nhưng lại được đánh giá (Phụ lục 5) thực hiện ở mức trung bình tại BIDV (mean=3,10). Đầy đủ tài chính thể hiện
ở tiến độ giải ngân, thanh tốn tốt, kịp thời cho nhà thầu thi cơng.
Trình tự, thủ tục thanh toán hợp đồng đang thực hiện tại Ban quản lý dự án như sau:
- Bước 1: Khi có khối lượng hoàn thành đã được đơn vị Tư vấn giám sát nghiệm thu, nhà thầu thi cơng gửi hồ sơ thanh tốn cho Ban quản lý dự án đề nghị thanh tốn.
- Bước 2: Phịng Kỹ thuật và Phịng Kế hoạch-Tổng hợp sẽ tiếp nhận hồ sơ của nhà thầu thi công để kiểm tra, nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu sẽ ký các biên bản nghiệm thu khối lượng, các bảng tính giá trị thanh tốn.
- Bước 3: Phòng Kỹ thuật và Kế hoạch-Tổng hợp lập tờ trình đề nghị thanh tốn trình Giám đốc và chuyển hồ sơ đến Phịng Kế tốn-Hành chính.
- Bước 4: Phịng Kế tốn-Hành chính kiểm tra, nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu và giá trị thanh toán lớn hơn 1 tỷ đồng thì lập tờ trình Tổng giám đốc BIDV phê duyệt chấp thuận giao Ban quản lý dự án tổ chức thanh toán. Nếu giá trị thanh tốn nhỏ hơn 1 tỷ đồng thì Ban quản lý dự án lập văn bản đề nghị Văn phịng thanh tốn cho nhà thầu thi công.
40
- Bước 5: Sau khi Tổng giám đốc chấp thuận thanh toán cho nhà thầu thi cơng, Phịng Kế tốn-Hành chính lập văn bản đề nghị Văn phịng thanh tốn trình Giám đốc Ban quản lý dự án phê duyệt và chuyển hồ sơ thanh toán đến