CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
2.3 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án đầu tư xây dựng
2.3.3 Thực trạng nhóm yếu tố tác động bên ngồi
2.3.3.1Những điều kiện thuận lợi về công tác quản lý hành chính Nhà nước
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,34).
Luật Xây dựng ban hành vào ngày 18/6/2014 thể hiện quyết tâm đổi mới của Đảng và nhà nước Việt nam trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới và khu vực. Luật xây dựng đã tạo ra hành lang pháp lý rõ ràng đối với các chủ thể tham gia vào hoạt động đầu tư và xây dựng. Luật mang tính ổn định cao, qua đó các chủ thể tham gia phát huy tối đa quyền hạn trách nhiệm của mình. Tuy nhiên nó lại mang tính chất bao qt, vĩ mơ, do vậy cần tham khảo các văn bản dưới Luật hướng dẫn thực hiện.
Quá trình quản lý đầu tư và xây dựng của một dự án có sự tham gia của nhiều chủ thể khác nhau, bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu tư vấn, nhà thầu xây lắp và cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư và xây dựng (Sở Xây dựng, Sở Quy hoạch kiến trúc, Ủy ban nhân dân các cấp …).
Những điều kiện thuận lợi về công tác quản lý hành chính Nhà nước đó là các thủ tục hành chính đơn giản, sự hỗ trợ tốt từ cơ quan chính quyền địa phương. BIDV là đơn vị có vốn góp Nhà nước chi phối, là doanh nghiệp đặc biệt, có uy tín cao nên nhận được sự hỗ trợ tích cực từ chính quyền địa phương trong quá trình thực hiện dự án như cơng tác giải phóng mặt bằng, đấu nối cấp điện, cấp nước, xin phép xây dựng…Đây là những yếu tố tác động bên ngồi, nếu khơng thực hiện tốt sẽ kéo dài thời gian thực hiện dự án và góp phần làm tăng chi phí thực hiện. Tuy nhiên, cũng có một số ít trường
hợp cơng tác liên hệ thủ tục hành chính với cơ quan địa phương chưa được thuận lợi là do thủ tục tại mỗi địa phương quy định khác nhau.
2.3.3.2 Nguồn cung cấp vật tư ổn định trong quá trình thực hiện dự án
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,11). Tất cả các dự án tại BIDV đều sử dụng các vật tư thông dụng tại Việt Nam nên nguồn cung cấp vật tư ln dồi dào và ổn định trong suốt q trình thực hiện dự án. Các hợp đồng ký kết với nhà thầu đều quy định rõ chủng loại vật tư sao cho thuận tiện trong q trình thi cơng, đảm bảo vật tư khi sử dụng khơng khan hiếm, khó tìm. Bên cạnh đó, Ban quản lý dự án còn yêu cầu nhà thầu lập kế hoạch sử dụng vật tư hàng tháng trình Ban quản lý dự án theo dõi, giám sát nhằm đảm bảo cung cấp vật tư đầy đủ trong quá trình thi cơng. Tuy nhiên, vẫn có ít trường hợp trong q trình thi cơng nhà thầu khơng có đủ tiền để tập kết vật tư thi công (điều này chỉ xảy ra cục bộ tại một thời điểm nhất định), điều này cũng đã ảnh hưởng đến tiến độ thi công.
Việc cung cấp vật tư không đúng tiến độ thi công, không đảm bảo chất lượng, khối lượng làm giảm chất lượng cơng trình (do chất lượng vật tư không đảm bảo), tăng chi phí (do tăng khối lượng vật tư) và trễ tiến độ thi cơng cơng trình.
Vào quý 2 năm 2010, giá thép, ximăng và một số nguyên vật liệu xây dựng tăng đột biến (thép tăng giá 30% và ximăng tăng giá 50%) đã làm thiệt hại cho rất nhiều doanh nghiệp, thậm chí, có những doanh nghiệp phải ngưng thi cơng cơng trình do khơng tìm đủ nguồn nguyên vật liệu để đáp ứng đủ yêu cầu của tiến độ thi công. Mặc dù hiện tượng này xảy ra khơng thường xun nhưng nó cũng đã gây thiệt hại kinh tế cho nhiều doanh nghiệp và làm chậm trễ tiến độ của dự án.
2.3.4 Thực trạng nhóm yếu tố liên quan mơi trường làm việc của dự án
2.3.4.1Các bên có thái độ tích cực với cơng việc
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,59). Quá trình thực hiện dự án cần sự phối hợp của nhiều bên liên quan gồm chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, nhà thầu thi công, đơn vị tư vấn giám sát, đơn vị tư vấn thiết kế, đơn vị tư vấn chứng nhận an toàn chịu lực…Thái độ tích cực trong cơng việc thể hiện sự nhiệt tình, trách nhiệm, kỷ luật và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên. Hầu hết khi có yêu cầu của Ban quản lý dự án thì các bên đều thực hiện một cách nghiêm túc và đúng thời gian, chẳng hạn như tổ chức nghiệm thu, tổ chức họp, lấy ý kiến tham gia thiết kế,…Nếu một trong các bên tham gia dự án khơng có thái độ tích cực trong cơng việc thì sẽ gây khó khăn, cản trở cho các bên cịn lại, từ đó ảnh hưởng khơng tốt đến kết quả thực hiện dự án như làm chậm thời gian thực hiện dự án, tăng chi phí.
2.3.4.2Giải quyết nhanh chóng các sự cố trong quá trình thực hiện dự án
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,15).
Quá trình thực hiện dự án có thể xảy ra những rủi ro không thể lường trước được như tai nạn lao động, lún nứt các cơng trình lân cận, đình cơng của cơng nhân …Các dự án tại BIDV chỉ mới ghi nhận 2 trường hợp gặp sự cố lún nứt các cơng trình lân cận đó là dự án trụ sở làm việc chi nhánh Sài Gòn và dự án trụ sở chi nhánh Kiên Giang. Khi xảy ra sự cố lún nứt các cơng trình lân cận, cơ quan quản lý Nhà nước (Sở Xây dựng) sẽ lập biên bản đình chỉ thi cơng cơng trình cho đến khi xử lý xong sự cố. Sau đó, để tiếp tục thi công, Ban quản lý dự án phải chủ động xử lý đền bù thiệt hại cho các hộ dân có cơng trình bị lún nứt. Q trình này thơng thường phải trải qua nhiều giai
đoạn (thuê đơn vị tư vấn xác định nguyên nhân, mức độ thiệt hại, thương thảo đền bù…) dẫn đến mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, do BIDV có lợi thế về nguồn lực tài chính mạnh và mối quan hệ tốt với cơ quan chính quyền địa phương nên sẵn sàng thương thảo trực tiếp với các hộ dân để rút ngắn quá trình đền bù thiệt hại, tránh việc xảy ra kiện tụng, từ đó rút ngắn thời gian ngưng thi cơng.
2.3.5 Thực trạng nhóm yếu tố liên quan đến chiến lược quản lý dự án
2.3.5.1Kiểm tra và phê duyệt các thay đổi thiết kế nhằm đạt hiệu quả tốt
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,14).
Trong quá trình thực hiện, nhiều thay đổi thường xảy ra trong giai đoạn thiết kế chi tiết. Những thay đổi sẽ do Giám đốc Ban quản lý dự án, các đơn vị tư vấn hay các nhà thầu đề xuất và có thể bao gồm cả những thay đổi so với các kế hoạch ban đầu và các ước tính chi phí phát sinh từ việc điều chỉnh quy mơ, u cầu kỹ thuật. Những thay đổi này có thể làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện dự án, chi phí và chất lượng của dự án hoặc chỉ ảnh hưởng đến một hoặc hai trong số những yếu tố quan trọng này của dự án.
Ban quản lý dự án xây dựng các thủ tục cho việc thực hiện, kiểm soát thay đổi thiết kế, dự trù chi phí và thời gian để thực hiện thay đổi trước khi cho phép thay đổi. Những thủ tục này bao gồm các thủ tục phê duyệt của người có thẩm quyền.
Trong quá trình thực hiện dự án, hầu hết các dự án tại BIDV đều phải thay đổi, điều chỉnh thiết kế so với thiết kế ban đầu. Nguyên nhân là vì hồ sơ thiết kế ban đầu khơng phù hợp với thực tế thi công hoặc theo yêu cầu điều chỉnh của chủ đầu tư. Đơn vị tư vấn thiết kế có trách nhiệm phối hợp với nhà thầu và đơn vị tư vấn giám sát lập hồ sơ điều chỉnh thiết kế trình chủ đầu tư
30
phê duyệt trước khi thực hiện. Nếu việc thay đổi thiết kế khơng đạt hiệu quả sẽ làm phát sinh chi phí cho dự án, kéo dài thời gian thực hiện và có thể ảnh hưởng đến chất lượng của cơng trình.
2.3.5.2Nhà thầu chính kiểm sốt hiệu quả các cơng việc của các thầu phụ
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,23). Theo quy định tại hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu, nhà thầu chính có trách nhiệm trình Ban quản lý dự án danh sách các nhà thầu phụ (nếu có) kèm theo hồ sơ năng lực, kinh nghiệm của thầu phụ và quy trình phối hợp giữa các bên liên quan trước khi thực hiện công việc.
Thực tế khi thực hiện dự án, nhà thầu chính thường giao khốn lại một phần cơng việc cho nhà thầu phụ thực hiện. Việc giao khoán này xảy ra có thể là vì thầu phụ có chun mơn kỹ thuật cao hơn thầu chính hoặc vì lý do thuận lợi về mặt tài chính của thầu chính. Tuy nhiên, rất ít trường hợp nhà thầu chính cơng khai danh sách các nhà thầu phụ để tránh sự kiểm soát của chủ đầu tư. Nhà thầu chính kiểm sốt hiệu quả cơng việc các nhà thầu phụ sẽ đẩy nhanh tiến độ thi cơng, tiết kiệm chi phí dự án và nâng cao chất lượng cơng trình.
2.3.5.3Các hoạt động quản lý chung (lập kế hoạch, tổ chức và giám sát) hiệu quả
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,31).
Lập kế hoạch chi tiết là hoạt động then chốt nhằm thực hiện thành công một dự án. Dựa trên các mục đích và mục tiêu của dự án, kế hoạch chi tiết được lập sẽ bao gồm các chiến lược và kế hoạch cơng việc, tổ chức và bố trí nhân viên dự án, lịch trình kế hoạch giải ngân vốn, hệ thống kiểm soát quản
lý, các thủ tục ủy quyền công việc, phối hợp các hoạt động. Trong quá trình lập kế hoạch thực hiện dự án, Ban quản lý dự án phải xác định các vấn đề có khả năng phát sinh.
Lập kế hoạch thực hiện địi hỏi chuẩn bị một kế hoạch cơng việc dự án, trong đó mơ tả các công việc, cách hồn thành, quản lý cơng việc và nguồn lực cần thiết cho các hoạt động đó. Cần nêu rõ thời gian bắt đầu mỗi hoạt động theo lịch trình. Để dễ dành cho việc giám sát, nên chia nhỏ công việc thành các nhanh có thể nhận biết, đo lường và quản lý được. Việc phân chia chi tiết như vậy sẽ giúp cán bộ quản lý dự án dự đoán được những nguy cơ chậm trễ để có những điều chỉnh kịp thời. Nếu khơng có lịch trình riêng và chi tiết cho các bước cần thiết để hồn thành một cơng việc thì khi phát hiện ra sự chậm trễ, các giải pháp đề ra thường sẽ là quá muộn, tốn kém hoặc thậm chí khơng cịn tác dụng.
Khi lập kế hoạch công việc cân nhắc cẩn trọng về phân công công việc cho các bên tham gia vào dự án cũng như lên kế hoạch dự kiến cho tất cả các sự kiện có thể gây ảnh hưởng đến việc thực hiện toàn bộ lịch trình. Trong rất nhiều trường hợp, có thể hạn chế những vấn đề đó nếu thường xuyên theo dõi, điều chỉnh hay có các biện pháp khác. Thiết kế các hệ thống quản lý và báo cáo để thường xuyên thông tin cho Ban quản lý dự án về tiến độ thực hiện và như vậy Ban quản lý dự án sẽ có được những quyết sách kịp thời để điều chỉnh hay giải quyết các vấn đề phát sinh. Kinh nghiệm cho thấy những sai sót trong q trình lập kế hoạch chi tiết thường gây ảnh hưởng bất lợi đến chi phí, tiến độ thực hiện và chất lượng của dự án.
Theo quy định của BIDV, toàn bộ các chuyên viên đến Trưởng phịng đều phải có báo cáo cho Giám đốc Ban quản lý dự án tiến độ thực hiện công việc hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Trong đó, báo cáo nêu rõ những kết
quả đạt được, những vướng mắc khó khăn, đề xuất kế hoạch thực hiện trong tương lai. Bên cạnh đó, BIDV có một bộ phận chuyên trách giám sát việc thực hiện các kế hoạch đã đăng ký.
Việc thực hiện tốt yếu tố này sẽ giúp người quản lý dự án kịp thời xử lý những vướng mắc khó khăn của dự án, từ đó cải thiện được tiến độ thi cơng và góp phần tiết kiệm chi phí dự án.
2.3.6 Thực trạng nhóm yếu tố liên quan đến các bên tham gia dự án
2.3.6.1Chủ đầu tư chú trọng đến thời gian, chi phí và chất lượng dự án
Kết quả khảo sát (Phụ lục 5) cho thấy yếu tố này được đánh giá thực hiện tốt tại BIDV (mean=4,58).
Lập kế hoạch kiểm soát thời gian thực hiện các dự án tại BIDV bao gồm việc kiểm soát các nguyên nhân có khả năng gây ra sự chậm trễ bằng cách kiểm soát các lỗi trong thiết kế, giám sát chất lượng thiết bị và chất lượng cơng trình xây dựng, kiểm soát những nguy cơ chậm trễ do vận chuyển và giao hàng, phân tích và quản lý rủi ro, thường xun kiểm định lại lịch trình dự tính ban đầu để đảm bảo gần với thực tế. Bên cạnh đó, định kỳ tiến hành đánh giá thực trạng dự án và các xưu hướng và xem xét lại ngày dự định hồn thành dự án. Từ đó có biện pháp xử lý kịp thời đối với hoạt động bị chậm trễ để đảm bảo đúng mục tiêu thời gian.
Sau khi kế hoạch chi phí của dự án đã được xây dựng, tiến hành kiểm sốt chi phí bằng cách xác định chính xác kinh phí cho các nội dung công việc khác nhau của dự án, xác định được cán bộ của đơn vị thực hiện dự án chịu trách nhiệm quản lý chi phí và biết được những cơ chế thủ tục để giám sát chi phí. Kiểm sốt chi phí là một nhiệm vụ quan trọng trong cơng tác quản lý dự án, tức là tối ưu hóa chi tiêu so với khối lượng cơng việc hồn thành, hay nói cách khác là làm sao để thực hiện được nhiều việc nhất từ nguồn vốn đã cho.
Kiểm sốt chi phí đồng nghĩa với tăng hiệu quả và tránh những chi tiêu lãng phí và khơng cần thiết. Do đó, lập kế hoạch kiểm sốt chi phí cần bao gồm việc xây dựng các thủ tục về ủy quyền thực hiện công việc, so sánh chỉ tiêu và kết quả hoạt động, so sánh giá hợp đồng với ước tính của dự án, giám sát khối lượng công việc hồn tất để thanh tốn cho các nhà thầu và tiến hành điều chỉnh khi chỉ tiêu thực tế không đúng so với kế hoạch.
Cán bộ quản lý dự án lập kế hoạch kiểm soát chất lượng dự án gồm xây dựng các biện pháp kiểm tra chất lượng, như đánh giá các thông số, yêu cầu kỹ thuật và báo cáo của đơn vị tư vấn, kiểm tra thiết bị trước khi gửi và sau khi thiết bị đến công trường, kiểm tra việc xây dựng và lắp đặt thiết bị, kiểm tra nguyên vật liệu trong thời gian thi công để đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật và tiến hành kiểm tra thiết bị, các hệ thống trước khi chuyển giao cho người sử dụng.
Hàng tuần, cán bộ quản lý dự án phải có báo cáo tình hình thực hiện dự án, cụ thể là báo cáo tiến độ thực hiện, tình hình tạm ứng thanh tốn và những phát sinh xảy ra trên cơng trình để cấp trên giám sát và có những chỉ đạo kịp thời. Hàng tháng, Ban Quản lý dự án tổ chức ít nhất hai lần xuống công trường để kiểm tra giám sát chất lượng thi cơng cơng trình. Đối với những công việc thực hiện không đúng theo yêu cầu kỹ thuật, Ban quản lý dự án sẽ yêu cầu nhà thầu thi công tháo dỡ, thực hiện lại. Bên cạnh đó, Ban quản lý dự án kiểm sốt rất kỹ với những hạng mục cơng việc phát sinh làm tăng chi phí dự án nhằm tiết kiệm tối đa chi phí. Qua đó, có thể thấy rằng Ban quản lý dự án rất chú trọng đến thời gian, chi phí và chất lượng dự án.