6. Kết cấu đề tài
2.3. Thực trạng hoạt động quản trị logistics tại công ty cổ phần và nội thất Maket
là 5 tỷ đồng. Với số vốn này, có thể thấy rằng tiềm lực tài chính của cơng ty tương đối lớn có thể phục vụ các tốt cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Công nghệ: Công ty hiện đang được áp dụng quy trình cơng nghệ được quản lý theo tiêu chuẩn 9001:2000, trang thiết bị máy móc hỗ trợ ln ln được tu sữa, thay thế kịp thời. Công ty sở hữu một kho hàng lớn cùng hệ thống máy móc, thiết bị sản xuất, thi cơng hiện đại gồm: hệ thống xe tự nâng, xe vận chuyển trọng tải lớn (1,5 tấn), máy
khn đúc số VR3533, bình tích khí 1,24 m3… Tất cả đều có xuất xứ ở Đức , Nga và
Nhật và có chất lượng thực hiện từ 90-95%.
2.3. Thực trạng hoạt động quản trị logistics tại công ty cổ phần và nội thấtMaket Maket
2.3.1. Quản trị mua hàng
* Xác định nguyên vật liệu cần mua
Để xác định lượng vật tư cần mua để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh nhân viên cần xem xét từ bản vẽ hay đơn hàng của bộ phận bán hàng (với điều kiện bản vẽ hoặc đơn hàng đã được duyệt). Nguyên vật liệu được nhập từ khắp nơi: trong nước, nước ngồi nhưng phần lớn ngun liệu mà cơng ty có nhu cầu là có thể mua được ngay trong thị trường nội địa thông qua các công ty thương mại và dịch vụ.
Bảng 2.2: Danh mục nguyên vật liệu chính cần mua quý IV năm 2017
STT Tên hàng Mã hàng Kích cỡ Số
lượng
Đơn vị
1 Đầu ốc liên kết cho gỗ CO 015-I 15 mm 30 Cái
2 Chân tủ bếp KL 100-B 100 mm 15 Cái
3 Ván gỗ công nghiệp
melamine loại tiêu chuẩn E1
1.220 x 2.440 x
(9-50)mm 200 Tấm
4 Tấm acrylic bóng gương PARC01 1.220 x 2.440 x
0,95mm 420 Tấm 5 Ván gỗ Veneer VFC 640 x 2.400mm 80 Tấm 6 Ván gỗ Laminate Kingdom LK 1.830 x 4.300 x (0,6-0,8mm) 120 Tấm … … … … … (Nguồn: Phòng kỹ thuật)
*Lựa chọn nhà cung ứng
Lệ thuộc vào tiêu chuẩn yêu cầu cần của cơng ty để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp. Để lựa chọn được nhà cung ứng, phải dựa trên những thông tin về các nhà cung ứng do bộ phận nghiên cứu thị trường của công ty điều tra và thu thập. Một số nhà cung ứng chính của công ty cổ phần nội thất và kiến trúc Maket như sau:
- Công ty cổ phần An Cường: là nhà sản xuất và phân phối vật liệu décor hàng đầu tại Việt Nam từ năm 1994 cho các thương hiệu nổi tiếng hàng đầu thế giới từ Ấn Độ,Đức, Mỹ
- Công ty cổ phần gỗ nhựa châu Âu: chuyên nhập khẩu, gia công và cung cấp các loại vật liệu cách âm - cách nhiệt - chống cháy, gỗ dán , gỗ lạng, ván ép, vật liệu dạng plastic và cao su tổng hợp dạng nguyên sinh.
- Doanh nghiệp Vinh Tĩnh: cung cấp các sản phẩm như gỗ ép các loại, ván dăm, lạng veneer, Ván MFC, Tấm Laminates, Tấm Acrylic, keo chịu nước,... và các sản phẩm gỗ dán dùng trong trang trí nội thất. Bên cạnh đó doanh nghiệp cịn cung cấp các vật liệu móc nối nhỏ như: đầu ốc liên kết cho gỗ, khóa , bản lề,....
Cơng ty cổ phần trúc Maket lựa chọn hợp tác với ba nhà cung cấp này vì các doanh nghiệp này có quy mơ kinh doanh lớn, sản phẩm uy tín, chất lượng và lâu năm trên thị trường phân phối vật liệu xây dựng, trong đó có cơng ty cổ phần An Cường là nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam về vật liệu nội thất, nhiều kinh nghiệm về thủ tục nhập khẩu vật tư nước ngồi. Hơn hết là có thể đổi trả dễ dàng nếu khơng đúng theo yêu cầu bên mua và khách hàng mà không phải doanh nghiệp nào cũng cho phép việc này xảy ra. Tránh gây tình trạng dư thừa khi khơng dùng đến và gây tốn kém cho công ty. Theo số liệu từ phòng kỹ thuật cho thấy mỗi năm có đến 200-300 loại vật liệu khác nhau được cơng ty An Cường cung cấp cho công ty cổ phần Maket, với số lượng lớn như vậy thì việc chiếm hơn 80% tổng số vật tư công ty cần mua là điều khơng khó dự đốn.
Với đối tác quen thuộc, sẽ khơng mất nhiều thời gian và tiền bạc để tìm hiểu điều tra, giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Trong các dự án phải có số lượng vật liệu lớn, cơng ty liên hệ để ln có thể đảm bảo rằng nguồn cung sẵn sàng, dễ thương lượng, giảm tổn thất ngồi mong muốn và có thể được hưởng mức chiết khấu cao.
* Đặt hàng và ký hợp đồng
Để đặt hàng công ty cổ phần Maket chủ yếu thực hiện theo cách gặp mặt trực tiếp, đàm phán và ký hợp đồng với bên cung ứng.
Công ty sẽ lập bản dự thảo hợp đồng. Người đại diện pháp luật cho công ty sẽ ký kết hợp đồng và thường sẽ là giám đốc. Nhưng trước khi ký kết hợp đồng, nếu công ty hoặc nhà cung ứng không chấp nhận hoặc muốn sửa đổi điều khoản trong hợp đồng thì hai bên có thể tiến hành thương lượng, thoả thuận đến khi có sự thống nhất sẽ tiếp tục việc ký kết hợp đồng.
* Nhập hàng
Với thời gian và địa điểm ghi trong hợp đồng, hàng hoá, vật tư do nhà cung ứng vận chuyển đến. Công ty Maket chỉ tiến hành tiếp nhận và nhập hàng vào kho.Thời điểm nhập hàng thường là vào đầu mỗi tháng. Với những hóa đơn mua hàng được chia nhỏ theo từng đợt thì thường sẽ được nhập cách nhau từ ba đến mười ngàytùy vào thời hạn giao hàng cho khách. Mọi vật liệu tiếp nhận đều phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ (phiếu giao nhận hàng, đơn đặt mua hàng, phiếu nhập kho,...), đủ thủ tục kiểm tra, kiểm nghiệm trước khi nhập kho.
Khi được vận chuyển đến kho, thủ kho tiến hành kiểm tra hàng; số lượng hàng nhập, kiểu dáng, chất lượng,... Công ty chia nhỏ hóa đơn mua hàng thành nhiều đợt một phần cũng vì dễ kiểm tra, kiểm sốt, tiết kiệm thời gian và bố trí vị trí để hàng hơn so với việc nhập toàn bộ đơn hàng một lúc. Sau khi kiểm tra, nếu khớp số lượng và tiêu chuẩn chất lượng với phiếu đặt mua hàng thì kế tốn kho sẽ xuất phiếu chi để thanh toán với nhà cung cấp và nhập kho tồn bộ số hàng đã mua. Cịn nếuphát hiện thiếu vật tư hoặc hàng lỗi thủ kho sẽ không tiếp nhận . Phía nhà cung ứng phải cam kết vận chuyển bù số hàng thiếu trong thời gian ngắn nhất để tránhảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của công ty, nhà cung ứng sẽ phải bồi thường thiệt hại cho công ty. Khơng chỉ ảnh hưởng hướng đến bên mua mà cịn gây thiệt hại về kinh tế, giảm sút uy tín của bên cung ứng.
*Đánh giá sau mua
So sánh với bản kê khai ban đầu, bao gồm số lượng hàng hóa, chất lượng, giá cả, thời gian và địa điểm giao nhận có khớp khơng ,nếu khơng có vấn đề sai sót, bộ phận quản lý kho ghi “đã nhận đủ” vào mục ghi chú và đóng sổ; thơng báo cho bộ phận kế toán, trách nhiệm thanh toán cho nhà cung ứng. Việc kiểm tra chính xác số lượng và chủng loại vật tư theo đúng hợp đồng giao hàng giúp công ty giảm rủi ro thất thoát và phát hiện những nguyên vật liệu khơng đúng tiêu chuẩn.
Cơng ty có các đối tác là các nhà cung ứng lâu năm cùng cách làm việc rất chuyên nghiệp nên số lần hàng lỗi, thiếu hàng, hàng đến trễ khơng nhiều (chỉ 1-2 lần trong vịng
Người mua lập đơn hàng/dự thảo hợp đồng Người mua lập đơn hàng/dự thảo hợp đồng
Hai bên trực tiếp gặp nhau và đàm
phán
Hai bên trực tiếp gặp nhau và đàm phán Hai bên thống nhất đơn đặt hàng và ký hợp đồng Hai bên thống nhất đơn đặt hàng và ký hợp đồng
ba năm từ 2015-2017). Việc thương lượng để đổi trả, bù hàng hóa cũng diễn ra thuận lợi vì cả hai bên đều muốn duy trì mối quan lâu dài.
Tuy việc làm việc với các nhà cung cấp lâu năm rất có lợi như đỡ tốn kém thời gian và chi phí nhưng cơng ty nên chuẩn bị trước cho mình trong trường hợp vật liệu khan hiếm, thiếu hàng hay việc bị chèn ép q phụ thuộc vào nhà cung cấp. Thay và đó cơng ty nên tự chủ động tìm kiếm, liên lạc, trao đổi với các nhà cung ứng khác nữa để giải quyết được nếu gặp phải trường hợp như trên.
2.3.2. Quản trị vận chuyển
Dưới đây chính là hình vẽ mơ phỏng q trình vận chuyển của cơng ty cổ phần Maket. Gồm có ba giai đoạn đã được thể hiện trên hình vẽ đó là: vận chuyển vật liệu sau khi mua được từ bên nhà cung ứng sang kho của công ty; vật liệu được chuyển từ kho sang nhà máy để hồn thiện thành sản phẩm; sản phẩm sau đó vận chuyển về kho hàng hóa và đưa đi tiêu thụ.
Hình 2.2: Các giai đoạn vận chuyển
( Nguồn: Phòng sản xuất) * Vận chuyển vật tư từ kho đến nhà máy
Kho và nhà máy nằm trong cùng một khu đất thuộc sở hữu của công ty ở huyện Thạch Thất, khoảng cách gần nhau nên công ty sử dụng 10chiếc xe nâng để chuyển vật tư từ kho đến nhà máy, một xe có khả năng vận chuyển từ 5-7 thùng vật tư, nghĩa là mỗi lần vận chuyển dược tối đa 50-70 thùng, mất khoảng 10 phút mỗi lần chuyến. Nếu số lượng vượt quá 70 thùng thì chắc chắn phải chia thành nhiều lần vận chuyển, mất nhiều thời gian di chuyển hơn. Tất cả vật liệu đều được nhân viên vận chuyển bọc bìa và đóng thùng giấy có chèn xốp để dễ dàng chất xếp lên xe tránh tối đa việc va chạm gây ảnh hưởng đến vật liệu. Nhà máy được chia làm nhiều khu khác nhau như: khu cắt, hàn;khu lắp ráp; khu phun sơn, khu lắp ráp và khu kiểm tra thành phẩm cuối cùng. Các phân xưởng sẽ được bố trí theo đúng thứ tự sản xuất ra được một sản phẩm. Cũng để tiện trong việc kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
* Vận chuyển thành phẩm từ nhà máy đến kho và chuyển đi tiêu thụ
Thành phẩm đã hoàn thành sẽđược chuyển ra sân bãi của nhà máy, sẵn sàng vận chuyển đến kho thành phẩm. Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi xác nhận sản phẩm đã đạt yêu cầu thì sẽ thơng báo cho bộ phận bên kho thành phẩm cử xe đến để
Quảng Ninh và cả ở TP.HCM, một số sẽ được chuyển đến showroom để làm hàng mẫu. Với thành phẩm dùng làm hàng mẫu để trưng bày, công ty chỉ sử dụng một xe tải loại 3,5 tấn có sẵn tại kho để chở một lần đến showroom.Trước khi chất xếp lên thùng xe, tất cả hàng nội thất được nhân viên hỗ trợ vận chuyển tháo dỡ, bao bọc nilon, bọc xốp, đóng thùng cẩn thận rồi mới vận chuyển. Tại kho, cơng ty cũng có xe tải loại 1,25 tấn để vận chuyển những đơn hàng lẻ trong nội thành và xe tải loại 3,5 tấn cho khách hàng ở ngoại thành. Việc sử dụng những xe vận tải loại nhỏ của doanh nghiệp để vận chuyển những đơn hàng nhỏ sẽ rút ngắn thời gian giao hàng, dễ di chuyển trong nội thành, tiết kiệm nhiên liệu, chi phí mua vật liệu, sản xuất và chi phí th ngồi vận tải.
Đối với đại lý trên địa bàn khu vực Hà Nội và Quảng Ninh thì cơng ty th cơng ty TNHH vận tải Việt Thanh sử dụng xe trọng tải 5 để vận chuyển hàng hóa; với tuyến đường Hà Nội –TP.HCM thì cơng ty th xe 15 tấn của công ty Trọng Tấnvới giá cước là 1.500.000đ/ 1 tấn. Tùy vào lượng hàng đặt trong đơn thì số lượng xe và trọng tải của xe sẽ được điều chỉnh sao cho hợp lý.Tuy thuê vận tải bên ngồi mất một khoản chi phí khá lớn nhưng cơng ty vận chuyển lại có bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng vừa tránh tổn thất khi vận chuyển vừa an toàn hơn khi sử dụng xe riêng của công ty
2.3.3. Quản lý kho hàng
a) Kho vật tư
* Nhập vật tư từ nhà cung ứng
Hình vẽ 2.3: Quy trình trong nhập kho vật tư
(Nguồn: Phịng sản xuất)
Khi nguyên vật liệu được chuyển về cơng ty, người chịu trách nhiệm mua hàng có hố đơn bán hàng của nhà cung cấp. Thủ kho sẽ tiếp nhận hàng hóa dựa trên hóa đơn giao hàng. Cơng tác kiểm tra được tiến hành như: kiểm tra số lượng, mẫu mã, chất lương,... . Nếu kiểm tra đúng như yêu cầu thủ kho sẽ nhập nguyên vật liệu vào kho vật tư và xuất phiếu nhập kho, kế toán kho chịu trách nhiệm thực hiện giao dịch thanh tốn
tiền hàng, in hóa đơn nhận hàng, và hóa đơn thanh tốn. Và các hóa đơn này đều phải có ký xác nhận của người giao hàng, kế tốn và thủ kho.
Sai sót là khơng tránh khỏi, trong trường hợp đơn hàng xảy ra tình trạng, dư thừa hay không đạt yêu cầu về sản phẩm như đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Số hàng hóa đó sẽ được trao trả quay nhà cung cấp. Và trường hợp này, hầu như xảy ra rất ít, do ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín như cung ứng, tiến trình sản xuất.
* Xuất vật tư cho sản xuất, thi cơng
Hình 2.4: Quy trình xuất vật tư
Căn cứ vào định mức nguyên vật liệu được định ra từ trước sẽ kế toán viết phiếu xuất kho cho người nhận vật tư xuống kho để tiếp nhận. Khi xuống kho người chịu trách nhiệm cần đưa ra đầy đủ giấy tờ thủ kho xem xét dựa vào đó xuất kho. Hàng hóa sẽ được xe nâng đưa sang khu vực sản xuất. Phiếu xuất kho vật tư lập thành 3 liên:
- Liên 1: Nhân viên kế toán lưu. - Liên 2: Thủ kho nhập vào hồ sơ - Liên 3: Giao cho người nhận vật tư
b. Kho thành phẩm * Nhập kho thành phẩm
Hình 2.5: Quy trình nhập kho thành phẩm
Kho thành phẩm và khu sản xuất gần nhau nên rất thuận tiện trong việc vận chuyển thành phẩm sang kho cuối cùng. Sau khi hoàn thành các khâu cuối cùng, thành phẩm sẽ được tập kết ra bãi để chờ xuất. Thủ kho sẽ nhận thành phẩm dựa trên phiếu xuất của nhà máy. Kế toán tiến hành giao dịch, in phiếu nhận. Và hoàn thành khâu nhập kho thành phẩm. Phiếu nhập thành phẩm được lập thành 3 liên và có đầy đủ chữ ký của kế tốn, thủ kho, người giao nhận bên nhà máy.
- Liên 1: Nhân viên kế toán lưu lại - Liên 2: Thủ kho nhập hồ sơ - Liên 3: Giao cho nhân viên nhận
* Xuất kho thành phẩm
Xuất kho thành phẩm là khâu cuối cùng trước khi vận chuyển hàng cho khách. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho thành phẩm cho nhân viên. Đến thời điểm giao hàng, nhân viên sẽ đến kho, yêu cầu thủ kho xuất hàng. Sau khi xuất hàng, kế tốn in hóa đơn thanh tốn, hàng hóa sẽ được chuyển lên xe đã định trước để giao cho khách.
Phiếu xuất kho thành phẩm gửi bán cũng lập thành 3 liên: - Liên 1: Bộ phận kế toán lưu
- Liên 2: Thủ kho lưu vào hồ sơ - Liên 3: Giao cho người nhận
Dưới đây là hình vẽ thể hiện quy trình xuất kho thành phẩm
Hình 2.6: Quy trình xuất kho thành phẩm