5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình
Thái Bình Dương
3.2.1 Xác định chủ đề sự kiện
Đối với mỗi sự kiện thì chủ đề sự kiện vơ cùng quan trọng. Chủ đề sự kiện thường bị ràng buộc và chi phối bởi những vấn đề như văn hóa riêng, khu vực tổ chức, nguồn lực,… Để có được những chủ đề sự kiện phong phú, đa dạng, có sự sáng tạo, khác biệt trong chủ đề sự kiện tạo được ấn tượng, Khách sạn Thái Bình Dương nên thực hiện những giải pháp như sau:
- Đối với mỗi chương trình sự kiện nên xác định rõ đối tượng khách mời và cơng chúng nhận tin là ai để hình thành chủ đề đúng và phù hợp, tránh tình trạng chủ đề và nội dung không ăn khớp với nhau.
- Tạo điều kiện để những nhân viên trong bộ phận trao đổi với nhau nhiều hơn trong môi trường thoải mái, thân thiện. Đảm bảo cho các nhân viên được thể hiện sự sáng tạo, tự do đóng góp ý kiến. Bên cạnh đó ban lãnh đạo cũng chú ý lắng nghe, tạo nhiều cơ hội để tán thưởng, động viên những người có nhiều ý tưởng sáng tạo.
- Tổ chức cuộc thi sáng tạo ý tưởng cho tồn bộ cơng nhân viên khách sạn và cho quần chúng. Việc này vừa góp phần tạo nên tiếng vang, vừa giúp khách sạn có thể tìm ra được nhiều chủ đề sự kiện sáng tạo và độc đáo.
- Học hỏi kinh nghiệm, thu thập thông tin về hoạt động tổ chức sự kiện của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, từ các đối thủ cạnh tranh là các khách sạn.
3.2.2 Xác định đối tượng đại biểu tham dự
Để có thể xác định đối tượng đại biểu tham dự sự kiện một cách chính xác, tránh tình trạng mời nhiều đối tượng khác nhau với số lượng khách lớn mà không đạt được hiệu quả truyền thông như mong đợi, Khách sạn Thái Bình Dương nên xem xét áp dụng các giải pháp sau vào thực tiễn hoạt động:
- Xác định rõ ràng mục tiêu mà sự kiện cần đạt được, từ các mục tiêu lớn đến các mục tiêu nhỏ hơn, lựa chọn nhóm đối tượng phù hợp với mục tiêu. Ví dụ đối với các sự kiện có mục tiêu là tri ân khách hàng thì các đối tượng được mời đến cần lựa chọn đối tượng có thể tạo tầm ảnh hưởng lớn như các khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng, các nhà báo, phóng viên. Có thể mời các diễn viên, ca sĩ, người nổi tiếng tới để tăng sự thu hút cho sự kiện từ đó tăng hiệu quả truyền thơng,…
- Xem xét nơi dung sự kiện từ đó quyết định đối tượng khách mời phù hợp với các hoạt động sự kiện. Ví dụ, đối với các sự kiện giải trí có tổ chức những trị chơi vận động trong sự kiện thì các đối tượng khách mời sự kiện nên là các đối tượng trẻ có sức
khỏe để có thể tham gia, khơng nên chọn các khách mời đã có tuổi khơng thể tham gia các hoạt động trong chương trình.
- Cần lập danh sách khách mời một cách rõ ràng, chia các khách mời thành các nhóm đối tượng khác nhau, tính tốn hiệu quả truyền thơng từ sự kết hợp mời các nhóm khách này. Danh sách khách mời cần được xem xét thông qua các cuộc họp, cần tham khảo ý kiến của các nhà quản trị cũng như tất cả mọi người trong ban tổ chức, khi danh sách được thông qua mới thực hiện hoạt động thông báo thông tin, gửi thiệp mời.
- Tìm hiểu thơng tin của các khách mời đến dự sự kiện, lựa chọn cách thức thông báo về sự kiện đến các đối tượng này sao cho hiệu quả và phù hợp như: gửi thiệp mời trực tiếp, gửi thư mời điện tử, thông qua các phương tiện truyền thơng như truyền hình, radio,… thơng báo qua internet, mạng xã hội.
3.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch cho sự kiện
Xây dựng chương trình và lên kế hoạch cho sự kiện là một việc rất quan trọng trong hoạt động tổ chức sự kiện, đây là bước thể hiện rõ nhất sự sáng tạo, khả năng tổ chức của doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Đây là bước cần phải thực hiện một cách tốt nhất, phải có sự hồn thiện trong cơng tác thực hiện vì vậy, khách sạn cần có sự quan tâm hồn thiện hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch cho sự kiện thơng qua các giải pháp như sau:
- Để lập kế hoạch cho sự kiện phải tìm hiểu kỹ về mục tiêu sự kiện mà khách sạn muốn đạt được và ngân sách dành cho sự kiên, đó là cách thức để đưa ra một bảng kế hoạch hồn hảo vì đơi khi có ý tưởng rất hay nhưng kinh phí thực hiện chương trình lại q cao khơng phù hợp với tài chính của khách sạn. Lập kế hoạch cho sự kiện thì nên chú ý đến thời gian để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện, nên thông báo trước cho họ trong một khoảng thời gian nhất định sẽ hạn chế được rất nhiều rủi ro xảy ra.
- Học hỏi kinh nghiệm tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện và các đối thủ cạnh tranh, có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để có sư lựa chọn các nội dung hoạt động tốt nhất.
- Chia nhỏ các công việc cần thực hiện cho các nhóm nhân viên khác nhau, phân chia cơng việc một cách chi tiết, phù hợp với khả năng của từng nhân viên để đạt hiệu quả công việc tốt nhất.
- Tránh tình trạng dùng lại các bản kế hoạch, chương trình của các sự kiện cũ cho các sự kiện hiện tại. Các tài liệu này nên giữ lại dùng để so sánh, tìm ra các ưu điểm và nhược điểm của các bản kế hoạch, chương trình cũ, rút ra những kinh nghiệm cho các lần tổ chức về sau để có thể xây dựng chương trình lên kế hoạch hồn thiện hơn nữa.
Để hoạt động xác định ngân sách cho tổ chức sự kiện được thực hiện chính xác, việc xác định ngân sách phù hợp, huy động ngân sách nhanh chóng, Khách sạn Thái Bình Dương cần thưc hiện một số giải pháp sau:
- Khách sạn cũng như bản thân mỗi nhân viên phụ trách cơng việc dự tốn ngân sách phải cập nhật thơng tin nhanh chóng và chính xác về giá cả các hạng mục trong sự kiện để có thể đưa ra bản dự tốn ngân sách chính xác, cụ thể nhất cho sự kiện sắp tổ chức.
- Khách sạn nên xây dựng một mẫu chung chuẩn nhất bao gồm các hạng mục nội dung cơng việc có trong sự kiện để tạo thuận lợi cho cơng việc dự toán ngân sách hợp lý.
- Liệt kê rõ các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thue hay mua sắm, ghi rõ số lượng. Đối chiếu với số lượng khách mời dự kiện sao cho việc chi tiêu cho sự kiện vừa đủ, tránh gây thiếu hụt hay dư thừa gây hiệu quả trái ngược với mong muốn.
- Cần có sự dự tốn sơ bộ chi phí, trích ra một khoản ngân sách để phịng các sự cố có thể xảy ra trong hoạt động tổ chức sự kiện.
- Lập kế hoạch phân bổ ngân sách cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Lập bảng chi phí có sự kiểm tra, rà sốt một cách kỹ càng, khi có bất cứ sự thay đổi nào về kế hoạch thực hiện cần phải chỉnh sửa chi phí sao cho phù hợp, cần lưu lại các bản chỉnh sửa để có thể so sánh, tính tốn.
- Cơng tác đào tạo, bối dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên dự toán ngân sách cũng cần phải được hết sức chú ý. Bộ phận cần có ngân sách riêng để hỗ trợ cho việc đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện. Ngoài ra, để dịch vụ tổ chức sự kiện được chuyên nghiệp hơn thì nhất thiết khách sạn phải có bộ phận chun lập kế hoạch và đưa ra nhiều phương án thực hiện để chọn lựa cho phù hợp với ngân sách mà khách sạn giành cho tổ chức sự kiện.
3.2.5 Tài trợ sự kiện
Để có thêm ngân sách tổ chức nhiều sự kiện khác nhau cũng như nâng cao chất lượng các sự kiện, Khách sạn Thái Bình Dương nên huy động nguồn tài trợ từ các đối tác là các nhà cung cấp chính của khách sạn, duy trì và mở rộng quan hệ hợp tác với nhiều đối tác khác nhau. Có các kế hoạch chi tiết, cụ thể về các sự kiện để huy động nguồn tài trợ.