1.1 .Các khái niệm và mục tiêu của quản trị chất lượng
3.2. Các giải pháp hồn thiện cơng tác cải tiến chất lượng tại công ty TNHH nộ
Phương hướng phát triển công nghệ: Tiếp tục đi thẳng vào những công nghệ
mới, hiện đại phục vụ cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng, tiếp cận với công nghệ tiên tiến trên thế giới, triển khai các công cụ cũng như các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn thiết kế, nâng cao chất lượng sản phẩm đồ nội thất đa năng, thực hiện tối ưu hóa các khách hàng tại các khu vực trọng điểm miền Trung, đưa vào sử dụng hết các tính năng thuộc các dự án mua sắp thiết bị mới phục vụ cho công tác cải tiến chất lượng sản phẩm, xây dựng và quản lý các hệ thống chăm sóc khách hàng và cung cấp số liệu sản xuất kinh doanh một cách có hệ thống báo cáo ban lãnh đạo cấp cao của công ty.
3.2. Các giải pháp hồn thiện cơng tác cải tiến chất lượng tại công ty TNHHnội thất Zip nội thất Zip
3.2.1. Hồn thiện chương trình cải tiến chất lượng tại cơng ty
Xuất phát từ thực tế tình hình của việc áp dụng 5S nhằm cải tiến mơi trường làm việc từ đó nâng cao năng suất làm việc để cải tiến chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty TNHH nội thất Zip nhận thấy ban lãnh đạo công ty cần sát xao hơn nữa việc tổ chức, thực hiện và giám sát thực hiện 5S.
Nâng cao nhận thức cho nhân viên trong cơng ty.
Do cịn một số nhân viên chưa hiểu đầy đủ về lợi ích thiết thực mà 5S đem lại cho bản thân cũng như môi trường làm việc chung nên cịn chưa chủ động cũng như chưa có ý thức tự giác thực hiện nghiêm túc hoạt động 5S mà công ty đề ra. Vì vậy cần chủ động tuyên truyền cũng như tăng cường đưa thông tin tới các đối tượng này. Có thể xây dựng các buổi đào tạo, cung cấp thông tin về 5S vào cuối mỗi tháng.
Các lớp học này sẽ cung cấp đầy đủ kiến thức, thông tin về 5S cho nhân viên. Cơng ty có thể mời các chuyên gia tới nói chuyện hoặc mời nhân viên có thành tích tiêu biểu trong hoạt động thực hiện 5S tới chia sẻ kinh nghiệm. Việc này có ý nghĩa rất thiết thực bởi nhân viên trong cơng ty có thể trao đổi một cách trực tiếp, khách quan đồng thời tiếp thu một cách chủ động hơn so với việc truyền tải 5S qua tờ rơi, hệ thống bảng tin, bảng nội quy cố định tại các điểm sinh hoạt chung.
Ngoài ra, đối với đội ngũ nhân viên mới. Cơng ty cũng cần có các lớp học riêng nhằm phổ biến 5S cho họ cũng như các hoạt động 5S đã và đang thực hiện tại nội thất Zip hiện nay. Việc này giúp cho nhân viên mới có những hiểu biết ban đầu về 5S cũng
như hệ thống 5S tại công ty. Tránh những ý nghĩ hiểu sai lệch đồng thời khi đã hiểu được 5S, cùng với những nhân viên khác trong công ty những nhân viên mới có thể thực hiện tốt 5S, tránh được những sai sót và góp phần duy trì hệ thống 5S tốt hơn.
Giúp các cá nhân chưa có ý thức tự giác thực hiện tốt hoặc hiểu chưa đầy đủ về 5S thay đổi thái độ tích cực thực hiện 5S tốt hơn.
Tăng cường hoạt động giám sát 5S
Hiện nay tổ giám sát chỉ với ba người thì khơng thể đảm nhiệm được tất cả các hoạt động giám sát của tồn cơng ty TNHH nội thất Zip. Vì vậy cần bổ sung nhân lực cho tổ giám sát nâng từ ba người lên thành năm người, với đại diện mỗi phòng ban. Điều này giúp đảm bảo mỗi phịng ban trong cơng ty ít nhất đều có một cá nhân giám sát hoạt động 5S. Như vậy sẽ giảm tải khối lượng công việc cho các thành viên của tổ giám sát đồng thời cũng đảm bảo hoạt động này được thực hiện sát xao hơn, cụ thể tới từng cơng đoạn, khu vực, phịng ban, cán bộ nhân viên.
Cán bộ giám sát trước hết cần thực hiện gương mẫu hệ thống 5S để có thể hướng dẫn cá nhân viên trong công ty cùng thực hiện.
Để đảm bảo đánh giá được tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá độc lập và đồng loại, các bộ phận khác nhau sẽ đánh giá chéo lẫn nhau bằng một thang điểm chung thống nhất, việc đánh giá nhằm mục đích bảo đảm sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S nội bộ của công ty cũng như đối chiếu với mục tiêu thực hiện để từ đó đo lường chính xác kết quả của việc thực hiện.
Nghiên cứu ban hành một số quy chế về 5S như nội quy 5S, quy định về trang phục, quy định về báo cáo chi tiết kết quả thực hiện 5S.
Tiến hành chụp ảnh thường xuyên nơi làm việc để tiến hành phân tích cải tiến đồng thời cho dán lên bảng tin 5S để mọi người tham khảo, góp ý.
Cần cử ra một nhân viên quản lý để chịu trách nhiệm hỗ trợ cho q trình, cung cấp cho ban lãnh đạo các thơng tin phản hồi và thúc đẩy thực hiện 5S khi cần thiết. Ban lãnh đạo cơng ty đóng vai trị chủ chốt trong việc gương mẫu thực hiện , quan sát và đánh giá một cách thương xuyên, tích cực.
Nâng mức khen thưởng và tăng mức độ phạt
Cơng ty cần tiếp tục duy trì các biện pháp khích lệ, tun dương, khen thưởng kịp thời đối với các cá nhân, phòng ban nghiêm túc thực hiện 5S, thực hiện tốt hoặc có các sáng kiến đổi mới nhằm tăng cường và thúc đẩy 5S tại cơng ty. Ngồi ra bên cạnh các hình thức khen thưởng cũ như: tặng vé xem phim, vé xem ca nhạc, đi ăn, phiếu mua hàng... có thể bổ sung hình thức thưởng nóng bằng tiền mặt đối với cá nhân hay phịng ban có thành tích suất sắc trong thực hiện 5S hoặc có ý tưởng cải tiến độc đáo. Hình thức này sẽ có tác động mạnh tới nhân viên, khiến họ được khích lệ nhiều hơn, thực hiện tốt hơn để tiếp tục được nhận thưởng. Hơn nữa việc thưởng nóng bằng tiền mặt phần nào cịn cho thấy mức độ chú trọng của cơng ty trong việc thực hiện và duy trì hệ thống 5S.
Các biện pháp xử lý cá nhân, phịng ban thực hiện khơng tốt 5S cần mạnh tay hơn để tạo áp lực và mang tính răn đe, thay vì các biện pháp khiển trách tạm thời như hiện nay. Có thể nâng lên thành kỷ luật, hạ mức thi đua nhân viên giỏi.
3.2.2. Hồn thiện cơng cụ cải tiến chất lượng tại công ty Gia tăng sự hấp dẫn cho các buổi đào tạo về QCC
Để có thể làm được điều đó thì ban lãnh đạo của cơng ty TNHH nội thất Zip nên có sự tìm hiểu kỹ về các diễn giả và các chuyên gia chuyên đào tạo về QCC. Cơng ty nên tìm hiểu xem cách đào tạo của họ có thú vị khơng,? Họ có gây nhàm chán cho người được đào tạo hay khơng? Từ đó, ban lãnh đạo cơng ty có thể gặp trước các chuyên gia để có thể thương thuyết nhằm nâng cao chất lượng đào tạo cho các thành viên trong nhóm chất lượng.
Công ty TNHH nội thất Zip nên thành lập một nhóm chun chuẩn bị, trang trí các phịng đào tạo trước giờ diễn ra buổi đó, sao cho tạo bầu khơng khí thú vị và thoải mái để tăng hiệu quả của buổi đào tạo, không gian của buổi đào tạo luôn lấy các chủ đề gần gũi với mọi người (như các bức tranh phong cảnh gần gũi…), từ đó tạo khơng gian thoải mái nhất cho người được đào tạo, không gây cho họ cảm giác gị bó trong các buổi đào tạo.
Đề ra các hình phạt cụ thể và có mức khen thưởng hợp lý
Đối với các nhân viên được lựa chọn tham gia buổi đào tạo về QCC thì họ phải có thái độ ham học, nhưng một số nhân viên lại khơng thực hiện được điều đó. Vì thế, mà ban lãnh đạo cơng ty TNHH nội thất Zip nên có đưa ra các hình phạt cụ thể để khắc phục được ý thức tham gia của các nhân viên trong công ty như đánh thẳng vào tài chính (sử dụng điện thoại trong giờ đào tạo phạt 50.000 ngàn đồng/lần vi phạm, không chú ý làm việc riêng trong buổi đào tạo phạt 50.000 ngàn đồng/lần vi phạm). Tuy nhiên, cũng giống như có phạt thì cũng có thưởng, cơng ty nên có các mức thưởng cụ thể về tài chính cho những nhóm chất lượng giải quyết tốt vấn đề của nhóm, tùy theo vào mức quan trọng của vấn đề để có mức khen thưởng phù hợp.
Thường xuyên tổ chức các cuộc thi giữa các nhóm chất lượngđể tăng cường sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm chất lượng
Cơng ty TNHH nội thất Zip nên tổ chức các cuộc thi giữa các nhóm chất lượng. Các cuộc thi này nên tuyên truyền rộng rãi trong công ty để tăng động lực cho các thành viên trong nhóm chất lượng. Thơng qua các cuộc thì sẽ tăng thêm sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm. Vì các thành viên sẽ phải cùng nhau tìm câu trả lời cho các tình huống chất lượng do ban tổ chức cuộc thi đề ra, họ cùng nhau tạo dựng các vở kịch để giải quyết các vấn đề về chất lượng
3.2.3. Đề xuất các giải pháp tạo điều kiện cho hoạt động cải tiến chất lượng
Yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công của hoạt động cải tiến chất lượng tại bất kỳ doanh nghiệp nào đó là tiềm lực về tài chính của doanh nghiệp và cơ sở vật chất,
hơn hết đó chính là nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đối với công ty TNHH nội thất Zip những yếu tố này cũng rất cần thiết.
Nguồn nhân lực
Công ty TNHH nội thất Zip nên tuyển dụng thêm nguồn nhân lực để phục vụ cho các mục tiêu mở rộng thị trường của doanh nghiệp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng. Hơn nữa, công ty nên tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao năng lực cả về chuyên môn và các kỹ năng cần thiết để có thể áp dụng các chương trình cải tiến chất lượng cho nhân viên bên trong công ty. Và công ty hàng năm cũng nên tổ chức các cuộc “thanh lọc”, kiểm tra năng lực của các nhân viên trong cơng ty, từ đó thực hiện đưa những cán bộ có năng lực đi đào tạo tại nước ngồi để nâng cao trình độ chun mơn, sa thải một số nhân viên khơng có thành tích, năng lực chun mơn hay ý thức cầu tiến trong cơng ty.
Tóm lại, nguồn nhân lực có năng lực chun mơn cao, cùng với việc áp dụng phương thức quản lý điều hành khoa học, hiện đại cũng như những kinh nghiệm quý báu trong quá trình vận hành, xử lý sự cố thiết bị, định hướng phát triển trung và dài hạn mà ban lãnh đạo công ty xác định và cơng bố thành chính sách chất lượng, sẽ là điều kiện tiên quyết quyết định sự thành công trong hoạt động cải tiến chất lượng của công ty.
Vốn và điều kiện cơ sở vật chất
Ngoài yếu tố về nguồn nhân lực thì cơng ty TNHH nội thất Zip nên chú trọng đầu tư hơn nữa đến nguồn ngân sách phục vụ cho hoạt động cải tiến chất lượng và đầu tư trang thiết bị, xây dựng phòng đào tạo để phục vụ cho công tác cải tiến chất lượng tại công ty. Ban lãnh đạo cấp cao của công ty phải đầu tư nhiều ngân sách hơn nữa vào hoạt động quản trị chất lượng, để có thể đạt được hiệu quả cải tiến như mục tiêu đã đề ra. Công ty nên đầu tư xây dựng một phịng rộng có sức chứa khoảng 100 người để có thể tổ chức thường xuyên các buổi đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, các buổi hội thảo để có thể giới thệu các sản phẩm mới của công ty, đầu tư như vậy vừa tiết kiệm được chi phí thuê địa điểm đào tạo về QCC và 5S cho nhân viên trong công ty, vừa tiện lợi trong những hoạt động ngoại khóa, hoạt động khác của cơng ty, mà chỉ mất chi phí một lần đầu tư. Hơn nữa, công ty nên mua thêm một số trang thiết bị để thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện QCC và 5S tại công ty (như phân xử lý phế phẩm).