6. Kết cấu đề tài
2.2 Phân tích đánh giá, thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho của công ty cổ
2.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ trong công ty cổ phần Biovegi Việt Nam
ty cổ phần Biovegi Việt Nam.
2.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ trong công ty cổphần Biovegi Việt Nam. phần Biovegi Việt Nam.
2.2.1.1. Thực trạng xác định nhu cầu kho bãi
Xác định nhu cầu dự trữ là bước đầu để xác định chi phí dự trữ, là yếu tố quyết định tới hiệu quả công tác dự trữ trong doanh nghiệp. Biovegi là công ty chuyên về hoa quả và nấm nhập khẩu, vì vậy cơng ty có các loại kho là:
- Kho bãi phục vụ mua, tiếp nhận hàng hố: Đây chính là kho chính dùng để tiếp nhận hàng hóa khi được nhập khẩu về, đặt tại chợ Long Biên. Tại đây, hàng hóa sẽ được kiểm tra, đóng gói, dán nhãn và chuyển tới kho lạnh để bảo quản.
- Kho dự trữ hàng hóa để bán: Là các kho phục vụ cho phân phối hàng hóa đến khách hàng bao gồm một kho ở văn phòng đại diện tại Thanh Xuân, Hà Nội và các đại lí của chính doanh nghiệp.
2.2.1.2.Thực trạng thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Thực tế, công ty Biovegi đều tự đầu tư kho bãi với 1 kho tại nhà máy và 1 kho tại Văn phịng cơng ty.
Bảng 2.4: Diện tích một số kho bãi của cơng ty.
Các chi nhánh Diện tích mặt bằng Diện tích kho bãi
Chợ Long Biên- Hà Nội 300 m2 150m2 Thanh Xuân- Hà Nội 80m2 50m2
( Nguồn: Phịng Kế Tốn)
Về việc quyết định địa điểm đặt kho, cơng ty đã dựa vào vị trí của nhà máy cũng như văn phịng trụ sở chính để thiết kế kho bãi sao cho phù hợp với quy trình sản xuất của cơng ty. Tại kho đặt nhà máy có diện tích khá lớn phục vụ cho dây truyền sản xuất của cơng ty, cịn tại kho đặt tại Thanh Xn- Hà Nội thì cịn khá nhỏ hẹp là do tại trung tâm thành phố đất chật người đông nên việc đáp ứng được nhu cầu kinh doanh là khá khó khăn. Và đại bộ phận nhân viên trong cơng ty đều cho rằng diện tích này là chưa đáp ứng được nhu cầu dự trữ hàng hố của cơng ty.
2.2.2. Thực trạng theo dõi và quản lý hàng hoá về mặt hiện vật tại công ty cổ phần cổ phần Biovegi Việt Nam.
2.2.2.1. Thực trạng tổ chức nhận hàng hố vào kho
Cơng ty Biovegi tuân thủ ngun tắc chỉ nhận hàng hố vào kho khi có đủ hai bên đại diện và đầy đủ chứng từ giấy tờ hợp lệ theo hợp đồng mua bán. Có tới 85% nhân viên cơng ty cho rằng việc tổ chức giao nhận hàng hoá vào kho là tốt, đúng theo quy trình sau:
Chuẩn bị nhận hàng Nhận chứng từ kiểm kê hàng hoá và đối chiếu với chứng từ đưa hàng vào kho kế toán xác nhận.
- Chuẩn bị nhận hàng: trước khi nhận hàng về kho, cần chuẩn bị một số yếu tố nhằm đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả. Trước hết căn cứ vào số lượng hàng sắp nhập về, chuẩn bị diện tích kho, vệ sinh kho, tránh tình trạng khơng gian chật hẹp, khơng đủ tiêu chuẩn. tiếp đó chuẩn bị phương tiện bốc dỡ hàng, nhân viên tiếp nhận hàng và các biên bản liên quan.
- Nhận chứng từ: Hai bên trao đổi bộ chứng từ, kiểm tra phiếu xuất hàng, hố đơn, vận đơn, kiểm tra các thơng tin liên quan đến hàng hố như thơng số kỹ thuật, số lượng hàng, ... theo quy định và theo hợp đồng.
- Kiểm kê hàng hoá và đối chiếu với chứng từ : tuỳ thuộc vào tính chất mặt hàng mà cơng ty sẽ kiểm tra chi tiết từng sản phẩm hoặc kiểm tra chọn mẫu để đảm bảo đúng về chất lượng đã thoả thuận.
- Đưa hàng vào kho: Sau khi hoàn tất các thủ tục, các nhân viên tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá vào kho, sắp xếp theo quy định dự trữ của cơng ty.
- Kế tốn xác nhận: Phịng kế tốn phải nhận và bảo quản chứng từ hàng hoá, để phục vụ nhu cầu quản lý về mặt giá trị trong tổ chức dự trữ.
2.2.2.2. Thực trạng tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hố dự trữ trong cơng ty
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá dự trữ đủ về số lượng và giữ nguyên chất lượng hàng hoá.
Phân bố và chất xếp hàng hoá vào kho : Hàng hoá sau khi nhập vào kho được
phân bố và sắp xếp theo sơ đồ quy định. Mỗi mặt hàng được xếp theo khu vực cụ thể, và được sơ đồ hoá trên giấy để các nhân viên tiện theo dõi và quản lý.
Về chất xếp hàng hoá: Hiện tại cơng ty đang sử dụng phương pháp xếp hàng hố
thành chồng. Áp dụng phương pháp này cơng ty đã tiết kiệm được diện tích nhà kho, thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hố, cơng tác kiểm kê và bảo quản hàng hoá. Khi sử dụng phương pháp này các nhân viên tránh để hàng hoá bị rơi đổ vào người và hỏng hàng hoá khi đưa lên cao.
Chăm sóc và giữ gìn hàng hố: Hàng hố trong thời gian bảo quản tại kho dưới
ảnh hưởng của các yếu tố bên ngồi có thể bị suy giảm chất lượng, phẩm cấp. Do vậy trong quá trình bảo quản cần quan tâm đến vấn đề chăm sóc và giữ gìn hàng hố. Tại cơng ty cổ phần Biovegi, vấn đề này đã được các nhà quản trị chú trọng. Công ty đã đầu tư hệ thống quản lý độ ẩm, vệ sinh, sát trùng kho, phòng cháy chữa cháy.
Về quản lý độ ẩm: Do tính chất mặt hàng đồ ăn, thực phẩm nên việc duy trì độ ẩm ở mức thích hợp là điều cần thiết. Tại cơng ty đã thực hiện tốt các biện pháp để duy trì độ ẩm, tránh hàng hố tiếp xúc với mặt sàn. Phương pháp bịt kín cũng được áp dụng khá hiệu quả, tránh tình trạng độ ẩm cao làm giảm chất lượng hàng hoá.Việc quản lý độ ẩm tại công ty cổ phần Biovegi khá hiệu quả khi hàng hoá bảo quản chủ yếu là mặt hàng đã được đóng bao gói kĩ càng.
Về vệ sinh sát trùng kho: Tại công ty cổ phần Biovegi, vệ sinh, sát trùng kho là công việc được tiến hành thường xuyên như đảm bảo vệ sinh trong và ngoài kho, tránh việc tạo điều kiện cho các sinh vật gặm nhấm làm tổ, trước khi nhập hàng vào kho thì phải sát trùng kho.
Về phòng cháy chữa cháy: Cháy là hiện tượng dễ xảy ra do sơ xuất trong sản xuất kinh doanh, như hút thuốc lá không đúng nơi quy định, mang xách những vật dễ gây cháy nổ. Tại công ty cổ phần Biovegi, đề phịng cháy nổ cơng ty đã có những quy định cấm hút thuốc trong công ty, nghiêm cấm nhân viên không sử dụng, mang vác vật dễ cháy nổ, thường xuyên kiểm tra hệ thống đèn điện. Công ty cũng đã đầu tư bình chữa cháy gồm 12 bình ở kho thu mua tổng và 2 bình ở kho phân phối tại Hà Nội.
2.2.2.2. Thực trạng tổ chức giao xuất hàng hố
Tại cơng ty cổ phần Biovegi, hoạt động giao xuất hàng hoá được tiến hành như sau:
Chuẩn bị trước khi giao hàng: Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho chuẩn bị hàng
hoá theo đúng số lượng, chất lượng và chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Thủ kho kiểm tra các thơng số trong phiếu xuất kho, sau đó vào kho kiểm tra hàng hố tương ứng với các thơng số trên phiếu, nếu hàng hố đủ và chuẩn quy cách thì tiến hành giao xuất hàng hố, nếu hàng hố trong kho khơng đủ hoặc chất lượng khơng đạt thì thủ kho yêu cầu người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho cho phù hợp và đúng với các thủ tục giao nhận.
Tiến hành giao xuất hàng hố: Sau khi kiểm tra và hồn thành các thủ tục giao
nhận, thủ kho cho nhân viên lấy hàng và giao cho người nhận ở nơi cụ thể đã ghi trong phiếu xuất kho.Vì hàng hố là hoa quả sấy khơ có hạn sử dụng trong thời gian nhất định nên cần xuất nhưng lô hàng nào mà đã nhập trước, lô sau xuất sau. Công ty Biovegi luôn giao hàng đúng theo hợp đồng mua bán, đảm bảo phẩm chất hàng hố xuất ra. Trong trường hợp có xảy ra hư hỏng, sai khác chất lượng có thể thoả thuận thêm với khách, cố gắng bớt giá hoặc đền bù trên cơ sở hai bên cùng có lợi để họ nhận hàng.
2.2.2.4. Thực trạng tổ chức kiểm kê hàng hố
Tại cơng ty cổ phần Biovegi, hoạt động kiểm kê được tiến hành định kỳ theo tháng. Cuối mỗi tháng, thủ kho thu nhập đầy đủ các dữ liệu hàng hố dự trữ thơng qua các hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ kế toán để xác định lượng hàng hoá tồn kho. Sau đó cử nhân viên vào kho đếm hàng theo từng chủng loại, xác định số lượng hàng thừa thiếu, ngun nhân để tìm ra biện pháp giải quyết.ngồi ra cơng ty cũng chú ý kiểm tra cả về chất lượng của hàng hố, nếu xảy ra hư hỏng cịn kịp thời điều chỉnh điều kiện kho bãi cho phù hợp.
2.2.3 Thực trạng công tác theo dõi và quản lý hàng hoá về mặt giá trị của côngty cổ phần Biovegi Việt Nam ty cổ phần Biovegi Việt Nam
Hiện nay công ty cổ phần Biovegi đang kinh doanh nhiều loại mặt hàng thực phẩm gồm các loại hoa quả và nấm tươi nhập khẩu. Vì vậy công ty áp dụng phương pháp hạch tốn hàng dự trữ theo phương pháp bình qn gia quyền để đơn giản hố cách hạch tốn giá trị hàng tồn kho:
Giá trị bình quân gia quyền =Lượ ng h à ng t ồ n hi ệ n c óGi á tr ị h à ng c ò n+Gi á tr ịh à ng n h ậ p v à o +Lượ ng h à ng n h ậ p v à o
Đối với phương pháp " nhập trước- xuất trước" - FIFO thì người ta giảđịnh các lơ hàng được bán theo trình tự lơ nào nhập trước sẽ được bán trước, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo. Như vậy hàng hố dự trữ sẽ thuộc lơ nhập sau cùng và được tính theo giá mua vào của những lơ đó.
Đối với phương pháp " nhập sau xuất trước" - LIFO là phương pháp ngược lại
với phương pháp FIFO, theo phương pháp LIFO, hàng bán ra theo trình tự bán từ lơ nhập vào sau cùng dần cho đến lô nhập vào đầu tiên. Như vậy hàng hoá dự trữ thuộc những lơ nhập đầu tiên và phải được hạch tốn theo giá của những lơ đó.
Bảng 2.5: Giá vốn hàng bán của công ty năm 2014 – 2016
Đơn vị: triệu đồng
Nhóm hàng Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 2015/2014 2016/2015
Nấm 11.620 11.795 11.870 175 75
Trái cây 10.350 11.060 11.350 710 209
Các loại rau, củ, quả sạch 10.450 10.691 10.836 241 145
Nước sốt kepiew 7.404 8.022 8.360 618 338
Tổng 39.824 41.568 42.416 1.744 848
Bảng 2.6: Bảng danh mục hàng tồn kho từ năm 2014 đến 2016Đơn vị: triệu đồng Đơn vị: triệu đồng Năm 2014 2015 2016 Nhóm hàng HTK đầu kỳ HTK cuối kỳ HTK đầu kỳ HTK cuối kỳ HTK đầu kỳ HTK cuối kỳ Nấm 2.550 2.860 2.860 2.930 2.930 3.150 Trái cây 1.210 1.350 1.350 1.460 1.460 1.643
Các loại rau, củ, quả sạch 1.080 1.149 1.149 1.470 1.470 1.620
Nước sốt kepiew 5.311 5.700 5.700 5.860 5.860 5.920
Tổng 10.151 11.059 11.059 11.720 11.720 12.333
(Nguồn: Phịng Kế Tốn)
Hàng tồn kho của cơng ty có xu hướng gia tăng qua các năm, hàng tồn kho cuối kỳ luôn cao hơn hàng tồn kho đầu kỳ cho thấy cơng ty đã có những chính sách quản lý hàng tồn kho chưa được hiệu quả nhưng cũng có thể đó là chiến lược của những nhà quản trị. Hàng tồn kho chủ yếu của công ty là sản phẩm nước sốt kepiew, nguyên nhân do đây là dòng sản phẩm khơng cần tốn q nhiều chi phí bảo quản như các sản phẩm về nấm, rau sạch, chỉ cần bảo quản ở nhiệt độ ngoài trời là đủ, tuy nhiên đây là mặt hàng khó bán, so với các loại nước sốt của các hãng khác thì nó đắt hơn 3, 4 lần nên khả năng tiêu thụ chậm, thường hướng vào những khách hàng thượng lưu.
Hàng tồn kho của các mặt hàng đều tăng dần qua các năm, đặc biệt là dòng nấm nhập khẩu, năm 2016 tồn kho lên tới 3.150(triệu đồng) trong khi đó năm 2015 chi là 2.930(triệu đồng), trái cây năm 2014 là 1.350(triệu đồng), năm 2015 tăng lên 1.460(triệu đồng) đặc biệt năm 2016 tăng lên đến 1.643(triệu đồng).
Qua 2 bảng 2.5 và 2.6 ta có thể phân tích chỉ tiêu hàng tồn kho của công ty như sau
Bảng 2.7: Bảng chỉ tiêu đánh giá hàng tồn kho của công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam từ 2014 – 2016 Năm 2014 2015 2016 Nhóm mặt hàng HTK bình qn (Triệu đồng) Vịng quay hàng tồn kho (vịng) Số ngày 1 vịng quay HTK (ngày) HTK bình qn (Triệu đồng) Vịng quay hàng tồn kho ( vịng) Số ngày 1 vịng quay HTK (ngày) HTK bình qn (Triệu đồng) Vịng quay hàng tồn kho (vịng) Số ngày 1 vịng quay HTK (ngày) Nấm 2.705 4,3 85 2.895 4,05 90 3.040 3,9 94 Trái cây 1.280 8,08 45 1.405 7,87 47 1.551 7,3 50 Các loại rau, củ, quả sạch 1.115 9,4 39 1.309 8,2 45 1.545 7,01 52 Nước sốt kepiew 5.505 1,34 273 5.780 1,38 265 5.890 1,42 257 Từ bảng trên cho thấy mức tồn kho bình quân tăng dần qua các năm ở tất cả các mặt hàng
Vòng quay hàng tồn kho cho biết khả năng quay vòng hay luân chuyển hàng tồn kho của công ty Biovegi Việt Nam, hệ số vịng quay hàng tồn kho đều có xu hướng giảm xuống ở năm 2015 và 2016 ở tất cả các mặt hàng như nấm năm 2015 là 4,05 lần nhưng đến năm 2016 chỉ còn 3,9 lần, trái cây từ 8,08 lần năm 2014 giảm còn 7,87 lần năm 2015 và giảm xuống còn 7,3 lần năm 2016. Hệ số vòng quay hàng tồn ko ở các mặt hàng như nấm,trái cây,rau sạch ở năm 2012 và 2013 là tương đối ổn định, tuy nhien mặt hàng nước sốt với hệ số vòng quay hàng tồn kho quá nhỏ, kéo theo số vòng quay của hàng tồn kho tăng lên điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc đặt hàng cũng như dự trữ hàng của cơng ty,với vịng quay nhỏ như vậy, dòng vốn ứ đọng và luân chuyển chậm như vậy ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và chi phí của cơng ty. Vì vậy cơng ty cần xem xét xem có nên kinh doanh loại mặt hàng này nữa hay khơng.
Nhìn chung hàng tồn kho tăng lên đã ảnh hưởng không nhỏ đến chỉ tiêu hàng tồn kho bình qn từ đó ảnh hưởng đến vịng quay hàng tồn kho làm cho vòng quay hàng tồn kho giảm đi trong khi đó đây lại là một doanh nghiệp với đặc thù hàng hóa là khơng cho phép giữ lại q lâu, ngun nhân vịng quay hàng tồn kho giảm đi là do các yếu tố bên ngoài tác động như yếu tố mùa vụ ở trong hoạt động kinh doanh như
mùa đông khách hàng sử dụng nấm nhiều hơn, do yếu tố thị trường và yếu tố khách hàng. Trên thị trường xuất hiện những loại nấm không rõ nguồn gốc và nấm nhập từ Trung Quốc điều đó gây tâm lý hoang mang cho người tiêu dùng làm cho hoạt động tiêu thụ nấm bị chậm lại. Tuy doanh nghiệp không chỉ kinh doanh về nấm nhập khẩu nhưng đây cũng là một mặt hàng quan trọng của doanh nghiệp hoặc do chính bản thân doanh nghiệp trong việc quản lý hàng tồn kho chưa thực sự hiệu quả và do chính sách bán hàng chưa được cải thiện hệ lụy kéo theo là doanh thu sẽ ít đi và từ đó làm cho lợi nhuận suy giảm
2.3. Các kết luận về thực trạng về thực trạng công tác tổ chức dự trữ tạicông ty cổ phần Biovegi Việt Nam công ty cổ phần Biovegi Việt Nam
2.3.1. Những ưu điểm và nguyên nhân
Những ưu điểm
Cùng với sự phát triển của công ty, hoạt động dự trữ hàng hố cũng có những chuyển biến đáng kể, công tác tổ chức dự trữ ngày càng được nâng cao, hồn thành kế hoạch đặt ra, góp phần vào hiệu quả kinh doanh chung của công ty.
Trước hết phải kể đến đó là việc đầu tư trang thiết bị cơ sở hạ tầng cho hệ thống nhà kho.Tuy hệ thống kho bãi của cơng ty là cịn khá nhỏ nhưng đã đảm bảo tương đối đầy đủ trang thiết bị để bảo quản cũng như giữ gìn hàng hố dự trữ.