2.2 Thực trạng Kinh doanh dịch vụ Logistic tại NYKLogistic Việt Nam
2.2.2 Phân tích Thực trạng quy trình kinh doanh dịch vụ logistic của NYK
Logistic Việt Nam.
Thuyết kaizen luôn là hướng đi ưu tiên hàng đầu trong mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty. Có lẽ vì thế những hoạt động dịch vụ của NYK Logistic ln đi vào một quy trình hoạt động hiệu quả. Ln chú trọng và hồn thành tốt theo từng bước đã trở thành mục tiêu và triết lý hàng đầu trong bất kỳ mọi hoạt động. Là một công ty của Nhật Bản lại được xây dựng từ rất lâu dời nên phần nào quy trình kinh doanh của NYK Logistics chịu ảnh hưởng bởi phong cách làm việc và quy trình kinh doanh nhưng nói chung vấn đề hướng tới khách hàng và làm hài long khách hàng là triết lý để xây dựng quy trình kinh doanh phù hợp. Đối với NYK Logistic Việt Nam thì lại có những điểm khác hơn hẳn so với NYK Logistics nước ngồi. Mỗi quốc gia có tốc độ phát triển kinh tế, có xu hướng kinh doanh khác nhau vì thế khách hàng khác nhau của mỗi nước khác nhau có xu hướng kinh doanh, quản lý khác nhau. NYK Logistics lại hoạt động theo từng khách hàng vì thế tại mỗi nước NYK sẽ vừa mang tính đặc trưng của NYK tại Nhật Bản nhưng lại mang bản sắc riêng theo từng quốc gia. Tục ngữ ta có câu “ nhập gia tùy tục” có lẽ vì vậy quy trình kinh
doanh và quản lý các hoạt động của NYK Logistics tại Việt Nam có phần linh động và hợp lý hơn đối với con người và cách sống của người Việt Nam. Tại Việt Nam thì đã có những thay đổi hồn tồn đổi mới và khác biệt so với quy trình kinh doanh cổ điển, đó chính là việc tin tưởng hơn vào năng lực của nhân viên để nhân viên có thể tự do sáng tạo, làm theo cách nghĩ của mình nhưng vẫn phải hồn thành cơng việc được giao một cách nhanh nhất và tốt nhất. Điển hình như đối với dịch vụ vận tải, việc nhận và lập hợp đồng là của bộ phận kinh doanh nhưng với vấn đề vận chuyển theo thời gian và khối lượng lại theo sự xắp xếp theo lịch sản xuất của khách hàng. Đối với NYK Logistics của nước ngồi thì việc vận chuyển sẽ lập theo từng ngày, từng loại mặt hàng. Tại Việt Nam số lượng hàng cần vận chuyển sẽ được lập trước nửa ngày (thậm chí là khơng được lập trước) và sẽ được gửi tới cho đội vận tải, khi đó đội Truck sẽ tiến hành xắp xếp thời gian, địa điểm, loại xe… sao cho kế hoạch chuyên chở hàng hóa thuận lợi và kịp với tiến độ sản xuất, xuất khẩu. Có thể nói quy trình kinh doanh đã có được những đường lối hợp lý, đúng đắn theo từng khách hàng, từng thể loại kinh doanh của khách hàng.
NYK Logistics đã xây dựng được cho mình một đường lối kinh doanh đúng đắn và quy trình kinh doanh hợp lý, nhanh chóng và hiện đại. Mọi thao tác trong quy trình kinh doanh được sử dụng những thiết bị hiện đại nhất, quản lý theo từng bộ phận và từng khách hàng. Mỗi quy trình sẽ được trình duyệt và lưu trữ rất cẩn thận để thuận lợi cho việc tổ chức, quản lý và điều hành khác nhau. Ví dụ như quy trình kinh doanh giao nhận vỏ hộp trống nhữa NYK Logistics Việt Nam và các Maker bao gồm các bước sau:
+ Bước 1 là kiểm tra các vỏ ( hộp trống, Pallets, xe đẩy chuyên dụng) trước khi lấy tại kho của NYK.
+ Bước 3 là chuyển vỏ lên xe. + Bước 4 là giao trả vỏ tại Maker.
Thực hiện đầy đủ 4 bước trên là điều bắt buộc đối với bất kỳ một lái xe Pooclet nào song còn phải đảm bảo đầy đủ những yêu cầu đi kèm bao gồm: an toàn, chất lượng, bảo hộ kèm theo ( kính bảo hộ, gang tay bảo hộ, mũ ảo hộ,…). Chỉ một quy trình kinh doanh dơn giản nhưng mỗi bước của quy trình phải đúng đắn, hỗ trợ cho bước sau thực hiện, đảm bảo chất lượng và hiệu quả hoạt động của kho. Không chỉ mỗi hoạt động ở kho mà ngay cả khi xe hàng xảy ra sự cố cũng cần phải thực hiện theo đúng quy trình kinh doanh. Mỗi một hoạt động nào tại NYK Logistics đều được quy định và thực hiện theo đúng quy trình đã lập ra, mỗi quy trình được xây dựng dựa trên những kinh nghiệm thực tế vì vậy nó được sử dụng như một hình thức form mẫu hiệu quả trong công tác quản lý, xắp xếp, tìm ngun nhân,….Để chứng minh điều trên ta có thể tham khảo quy trình kinh doanh báo cáo tai nạn, sự cố với xe container của đội TOS như sau: + Bước 1 : Mỗi khi có sự cố, ngay lập tức báo cáo với các nhân viên điều hành xe và người quản lý.
+ Bước 2: Người quản lý báo cáo với cấp trên và nhận chỉ thị của cấp trên. + Bước 3: Ban giám đốc hoặc quản lý sẽ báo cho khách hàng trước sau đó sẽ gửi email sau.
+ Bước 4: Người quản lý sẽ hợp tác cùng với lái xe, nhân viên để kiểm tra, nghiên cứu tình hình cụ thể của sự cố và tìm ra hướng giải quyết thích hợp. + Bước 5: Sau khi nghiên cứu kỹ và tìm ra biện pháp xử lý thích hợp, người quản lý sẽ thông báo với lái xe, nhân viên sau đó sẽ báo cáo lại với cấp trên và khách hàng.
Mặc dù vậy khơng phải là NYK Logistics khơng gặp những khó khăn. Thực hiện theo đúng quy trình kinh doanh sẽ giúp cho công tác quản lý đạt hiệu quả tốt nhất song việc ban hành quá nhiều quy trình kinh doanh sẽ làm cho nhân viên trở lên nhầm lẫn và rối loạn. Bởi vì những nhân viên tại kho hay lái xe thường là những người lao động phổ thơng, chun mơn kém, vì vậy họ thường làm việc theo thói quen và theo kinh nghiệm bản thân. Đây có lẽ là vấn đề khó khăn đối với NYK Logistics Việt Nam trong quá trình xây dựng các quy trình kinh doanh sao cho hợp lý, không chồng chéo, không quá phức tạp, dễ nhớ đối với nhân viên…
Trong quá trình kinh doanh, vấn đề khó khăn nhất và vấn đề kiểm sốt. Việc thiếu nhân lực có trình độ là vấn đề khơng thể khơng nhắc đến, mà trình độ cịn hạn chế thì việc quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa việc quản lý những nhân viên chưa được qua đào tạo lại càng khó khăn hơn vì họ chưa xây dựng được cho mình tác phong và mục tiêu làm việc. Ngồi ra NYK Logistics chỉ mới phát triển thị trường tại Việt Nam trong khi dịch vụ Logistics mới hình thành có lẽ thế thị trường dịch vụ Logistics chưa hoạt động theo một quỹ đạo ổn định cộng thêm nền kinh tế phát triển “tổng hợp” nên việc xây dựng quy trình kinh doanh cịn thiếu tính chính xác, chưa ổn định. Hiện nay mặc dù quy trình kinh doanh đã có nhiều thay đổi theo hướng hợp lý và phù hợp với Việt Nam nhưng cũng cịn một số thiếu sót khách quan điều này địi hỏi NYK Logistics Việt Nam phải không ngừng nâng cao, cải tiến liên tục để hợp lý hóa các hoạt động, đem lại hiệu quả cao nhất.